Instructivo Revisión Avales Investigación

Transcripción

1 Instructivo Revisión Avales Investigación Convocatorias Externas para proyectos de Investigación y avales de movilidades / eventos Instructivo dirigido a las Facultades para avalar el proyecto. Publicado por Vicerrectoría de Investigación, Ciudad Universitaria, 1ra Edición, 2014 Control de Revisiones Fecha Elaborado por Versión 2.0 Febrero de 2014 Paola Andrea Castillo Rozo Versión 3.0 Julio de 2014 Paola Andrea Castillo Rozo

2 Tabla de contenido ALCANCE DEL DOCUMENTO... 3 RESPONSABLE... 3 DISPOSICIONES GENERALES... 3 LINEAMIENTOS ROL DE UAB VICEDECANATURA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN REVISIÓN DE FACULTAD O INSTITUTO INGRESO AL SISTEMA INGRESO A REVISIÓN DE AVAL REVISIÓN DE AVALES INGRESO A REVISIÓN DE AVAL ADJUNTAR DOCUMENTOS AVAL FACULTAD DEVOLVER PARA CORRECCIONES CONSULTAR AVAL ACTUALIZAR AVAL GENERAR REPORTE DE AVALES REVISIÓN DE AVAL DE LA DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN INGRESO AL SISTEMA INGRESO A REVISIÓN DE AVAL REVISIÓN DE AVALES INGRESO A REVISIÓN DE AVAL GENERAR PLANTILLA DE AVAL AVAL DIRECCIÓN ADJUNTAR DOCUMENTOS GUARDAR REVISIÓN AVAL CONSULTAR AVAL DIRECCIÓN ACTUALIZAR AVAL DIRECCIÓN

3 INTRODUCCIÓN El presente documento buscar ser un guía para la revisión de los avales a convocatorias externas en las facultades o institutos y las direcciones de investigación Alcance del documento Abarca a los usuarios de las facultades e institutos. Responsable Vicerrectoría de Investigación - Sistema de Información de la Investigación Hermes. Disposiciones generales El usuario que desee ingresar al sistema, deberá contar con acceso a internet, navegador Web (Chrome, Opera Explorer) y el software AdobeAcrobat Versión 9. Estos avales son revisados por quien tenga asignado el rol de UAB (Vicedecanatura de Inv y Ext.), que puede revisar, consultar y generar reportes de avales, Nota: para revisar actividades y lineamientos del rol de UAB UAB (Vicedecanatura de Inv y Ext.), debe revisar el instructivo del rol correspondiente. Lineamientos rol de UAB Vicedecanatura de Investigación y Extensión Este rol es asignado a docentes quienes ejercen como vicedecanos de investigación y extensión, coordinadores de investigación o quien haga sus veces en las facultades o institutos, por delegación puede asignarse a profesionales o personal de apoyo. De esta manera a quien se le asigna el rol de Aval UAB Vicedecanatura de Inv/Ext, debe contemplar que tiene la responsabilidad, de avalar proyectos para su postulación en convocatorias externas, así como los informes finales de proyectos internos. 3

4 1. Revisión de facultad o instituto En este capítulo se indican una serie de pasos a seguir, para realizar revisión de aval en la Facultad o Instituto. 1.1 Ingreso al sistema En su navegador web, en la barra de dirección ingrese los datos que le fueron asignados (Usuario y Contraseña) como se muestra en la Figura 1. Ingreso al Sistema. Figura 1. Ingreso al sistema 1.2 Ingreso a revisión de aval Una vez ingrese al Sistema debe dirigirse a la siguiente imagen y dar clic, como se presenta en la Figura 2 Pantalla principal Vicedecanatura de Inv /Ext (UAB) Figura 2. Pantalla Principal Vicedecanatura de Inv /Ext. 4

5 1.3 Revisión de avales Posteriormente, le aparece el listado de solicitudes (proyectos o movilidades), como aparece en la siguiente figura, que debe revisar en la Facultad o Instituto, le indica el código, tipo, fecha de solicitud y el clic para avalar en el siguiente cuadro Figura 3.Revisión de avales 1.4 Ingreso a revisión de aval Una vez ingrese al link de avalar, puede revisar la información, le aparecerá el código, el nombre del solicitante, y dos reportes: Proyecto: Corresponde al proyecto asociado a la solicitud; En el caso de movilidades/eventos, es el proyecto que está asociado a la solicitud, ya sea porque es parte del desarrollo o la presentación de resultados del mismo, el proyecto puede estar propuesto, activo o finalizado. En el caso de la solicitud de aval de proyectos, corresponde a la información registrada del proyecto, y sobre el cual se está solicitando el aval, por lo tanto aparece como propuesto. Información específica del aval: Aparece la información registrada en la solicitud de aval; En el caso de las movilidades/eventos, aparece la información detallada de la convocatoria, participantes e información financiera. En el caso de los proyectos la información general de la Convocatoria, ya que la información detallada de participantes e información financiera aparece en el registro del proyecto. Usted puede dar clic sobre cada uno de los reportes, para revisar la información detallada y la solicitud. Así mismo puede dar clic sobre el icono para descargar los archivos adjuntos de la solicitud de aval. Recuerde que los documentos pueden variar según la convocatoria, no obstante siempre se debe adjuntar como mínimo i) el proyecto a postular, ii) el presupuesto respectivo discriminado por fuente y rubros, iii) la aprobación de la respectiva UAB de la dedicación de los docentes participantes para la ejecución del proyecto y demás soporte de contrapartidas. 5

6 Figura 4. Revisión de aval 1.5 Adjuntar documentos Posteriormente si la Facultad o Instituto, lo considera puede adjuntar documentos a la solicitud o avales, si así lo requiere. Para esto debe dar clic en seleccionar archivo para adjuntarlo. De esta manera serán incluidos en los archivos adjuntos de la solicitud. Figura 5. Adjuntar documentos 6

7 1.6 Aval Facultad En la parte de aval facultad, le aparece varias opciones: Pendiente de aprobación que se encuentra pendiente de revisar y es generado por defecto. Aprobado: Cumplió los requisitos y la Facultad considera aprobarlo. No aprobado: Facultad no considera aprobarlo. Devolver para correcciones: En este caso puede devolver el aval y el proyecto para que el docente modifique la información Figura 6. Aval Facultad 1.7 Devolver para correcciones Al colocar la opción de devolver para correcciones, le habilita una casilla para colocar las observaciones o modificaciones que debe realizar el docente. Al devolver, el docente puede modificar el aval y corregir información, sin embargo si es necesario modificar información del proyecto, debe habilitarle la edición del proyecto dando clic como se muestra la siguiente gráfica. Figura 7.Devolver para correcciones 7

8 1.8 Consultar aval Puede con esta opción consultar el trámite de un aval, con el código ID asignado en el Sistema de Información de la Investigación Hermes, revisar el estado (Evaluación de la Facultad, revisado Facultad, aprobado Dirección) y así mismo ver los reportes del proyecto y del aval. Figura 6..Consultar aval. 1.9 Actualizar aval Con esta opción puede cambiar, adicionar y eliminar documentos adjuntos, para tramitar el aval respectivo, esto con el fin de que no sea necesario devolver la solicitud de aval al docente. Le puede dar clic en eliminar para borrar el documento, o seleccionar archivo para agregar. 8

9 Figura 7..Actualizar aval 1.10 Generar reporte de avales Con esta opción puede generar el reporte de avales de la Facultad o Instituto, de acuerdo a fechas y a estado de avales, con la información requerida correspondiente Figura 8. Generar reporte 9

10 2. Revisión de aval de la Dirección Investigación En este capítulo se indican una serie de pasos a seguir, para realizar el aval institucional de la Dirección de Investigación. 2.1 Ingreso al sistema En su navegador web, en la barra de dirección ingrese los datos que le fueron asignados (Usuario y Contraseña) como se muestra en la Figura 1. Ingreso al Sistema. Figura 7. Ingreso al sistema 2.2 Ingreso a revisión de aval Una vez ingrese al Sistema debe dirigirse a la siguiente imagen y dar clic, como se presenta en la Figura 8 Pantalla principal Dirección de Investigación Figura 8. Pantalla Principal Dirección de Investigación 10

11 2.3 Revisión de avales Posteriormente, le aparece el listado de solicitudes (proyectos o movilidades), como aparece en la siguiente figura, que debe revisar en la Dirección de Investigación, le indica el código, tipo, fecha de solicitud, fecha de aprobación Facultad y el clic para avalar en el siguiente cuadro Figura 9.Revisión de avales 2.4 Ingreso a revisión de aval Una vez ingrese al link de avalar, puede revisar la información, le aparecerá el código, el nombre del solicitante, y dos reportes: Proyecto: Corresponde al proyecto asociado a la solicitud; En el caso de movilidades/eventos, es el proyecto que está asociado a la solicitud, ya sea porque es parte del desarrollo o la presentación de resultados del mismo, el proyecto puede estar propuesto, activo o finalizado. En el caso de la solicitud de aval de proyectos, corresponde a la información registrada del proyecto, y sobre el cual se está solicitando el aval, por lo tanto aparece como propuesto. Información específica del aval: Aparece la información registrada en la solicitud de aval; En el caso de las movilidades/eventos, aparece la información detallada de la convocatoria, participantes e información financiera. En el caso de los proyectos la información general de la Convocatoria, ya que la información detallada de participantes e información financiera aparece en el registro del proyecto. Usted puede dar clic sobre cada uno de los reportes, para revisar la información detallada y la solicitud. 11

12 Figura 10. Revisión de aval 2.5 Generar plantilla de aval En la parte de aval dirección le aparece inicialmente la selección de nombre: que se refiere a varias plantillas para realizar los avales de las propuestas, usted puede seleccionar la plantilla que considere. Figura 11. Generar plantilla aval 12

13 Plantilla aval blanco: está determinada en caso de que el aval tenga un formato específico. Se genera con el encabezado, consecutivo, fecha y firma del Director, en esta plantilla se puede colocar en la casilla de texto complementario la información que considere del aval, para generarla Figura 12 a. Plantilla aval en blanco Antes de generar las plantillas mencionadas a continuación le va a preguntar Desea incluir delegación de contratación en Decanos?, en caso de que SI debe incluir el nombre del Sr. Decano en la casilla correspondiente. 13

14 Plantilla de aval proyectos de investigación - texto específico: esta plantilla le permite incluir información en el texto complementario, pero a diferencia de la anterior, le genera el cuadro de presupuesto de contrapartidas de manera automática con la información del aval, como muestra la siguiente gráfica Figura 12 b. Plantilla aval proyectos de investigación texto especifico 14

15 Plantilla de aval coinvestigador de la propuesta: esta plantilla aplica para el caso de que la Universidad Nacional de Colombia actué como entidad co-ejecutora, le permite incluir información en el texto complementario, sin embargo le genera el cuadro de profesores vinculados a la propuesta y el presupuesto de contrapartidas de manera automática con la información del aval, como muestra la siguiente gráfica Figura 12 c. Plantilla aval co-investigador de la propuesta 15

16 Plantilla de aval fortalecimiento de redes: esta plantilla aplica para la opción especifica del aval de fortalecimiento de redes, le permite incluir información en el texto complementario, sin embargo le genera la información de la red y la convocatoria, sin incluir contrapartida detallada Plantilla de aval eventos: esta plantilla aplica para la opción especifica del aval de eventos, le permite incluir información en el texto complementario, sin embargo le genera la información del evento registrada en la solicitud de aval Figura 12 c. Plantilla aval eventos 16

17 Plantilla de aval movilidad: esta plantilla aplica para la opción especifica del aval de movilidades, en cada uno de los casos para estudiantes, docentes y profesores visitantes, le permite incluir información en el texto complementario, sin embargo le genera la información de la movilidad especificada en la solicitud de aval. Figura 12 d. Plantilla aval movilidades 17

18 2.6 Aval Dirección Posteriormente a seleccionar la plantilla correspondiente, debe seleccionar APROBADO, para poder dar clic en generar aval, de tal manera que pueda crear la carta de acuerdo al tipo de aval, posteriormente debe guardarla y adjuntar el documento generado para que se adjunte a la solicitud de aval y el docente pueda descargarla. Sin embargo si las plantillas no se ajustan al aval, usted puede generar la carta de aval fuera del sistema, y adjuntar el documento, seleccionando el archivo, de esta manera el documento guardado puede ser descargado por el docente. Figura 13. Aval Dirección 2.7 Adjuntar documentos Si se considera puede adjuntar documentos adicionales, como documentos de representación legal o demás que el docente requiera presentar para la postulación de la propuesta en la Convocatoria. 18

19 Figura 14. Adjuntar documentos 2.8 Guardar revisión aval Finalmente debe dar clic en para guardar y de esta manera que el docente pueda descargar tanto el aval como los documentos soportes, desde su usuario de sistema Hermes. 2.9 Consultar Aval dirección Posteriormente, le aparece el listado de solicitudes (proyectos o movilidades), pendientes por revisar, en la parte izquierda de la pantalla le aparece una imagen como la siguiente figura, en la cual le muestra cuatro opciones, por favor de clic en Consultar aval. 19

20 Figura 15. Revisión de avales Dirección de Investigación Al ingresar al link de consultar aval, le aparecerá una pantalla como lo muestra la siguiente figura, por favor coloque el código del aval y de clic en consultar Figura 16. Aval Dirección Cuando consulte el aval, le aparecerá una información general de la solicitud de aval, en la cual se incluyen datos generales (profesor, proyecto, convocatoria), pero además le permite ver el estado (Evaluación en la Facultad, aprobado en la Facultad, aprobado en la Dirección), adicionalmente ver el reporte y descargar los archivos adjuntos. 20

21 Figura 17. Adjuntar documentos 2.10 Actualizar aval Dirección Para las Direcciones de Investigación, se cuenta con la opción de actualizar solicitud de aval, esto con el fin de incluir un documento faltante a la solicitud Figura 18. Actualizar solicitud de aval 21