Propuesta de utilización de DotProject como herramienta de software libre para la gestión de proyectos socio - técnicos - comunitarios.

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1 XXVII Cngres de la Asciación Latinamericana de Scilgía. Asciación Latinamericana de Scilgía, Buens Aires, Prpuesta de utilización de DtPrject cm herramienta de sftware libre para la gestión de pryects sci - técnics - cmunitaris. Pariata, Tahyca y Rdríguez, Jesús. Cita: Pariata, Tahyca y Rdríguez, Jesús (2009). Prpuesta de utilización de DtPrject cm herramienta de sftware libre para la gestión de pryects sci - técnics - cmunitaris. XXVII Cngres de la Asciación Latinamericana de Scilgía. Asciación Latinamericana de Scilgía, Buens Aires. Dirección estable: Acta Académica es un pryect académic sin fines de lucr enmarcad en la iniciativa de acces abiert. Acta Académica fue cread para facilitar a investigadres de td el mund el cmpartir su prducción académica. Para crear un perfil gratuitamente acceder a trs trabajs visite:

2 Prpuesta de utilización de DtPrject cm herramienta de sftware libre para la gestión de pryects sci - técnics - cmunitaris Pariata, Tahyca Universidad Blivariana de Venezuela Rdríguez, Jesús Universidad Nacinal de las Fuerzas Armadas PDVSA Cmplej Refinadr Paraguana RESUMEN Ls Prgramas de Frmación de Grad de la Universidad Blivariana de Venezuela (UBV) integran al currícul un cmpnente académic denminad "Pryect", pr medi del cual tant estudiantes cm prfesres realizan pryects de aplicación scial real en cmunidades específicas y/ Institucines del Estad. En particular en el Prgrama de Frmación de Grad Infrmática para la Gestión Scial (PFGIGS), el pryect, busca desarrllar slucines infrmáticas para la implantación del Gbiern electrónic y la alfabetización tecnlógica, que permitan acercar las tecnlgías al ciudadan y a su vez prmver la frmación de un ciudadan prfesinal cn alt sentid de respnsabilidad y ética scialista, que cntribuya a la cnfrmación de un nuev estad scial de justicia y de derech. En tal sentid y tmand en cuenta que existen herramientas tecnlógicas de sftware libre que pueden brindar el sprte necesari para mejrar ls prcess y el desarrll de ls sftware que se están desarrlland en el PFGIGS, es que la Crdinación de Pryect del PFGIGS de la UBV se plantea cm bjetiv realizar un estudi de las ptencialidades de Dtprject cm herramienta para ser implementada en la Gestión de ls Pryects que actualmente se desarrllan en la UBV

3 PROYECTO SOCIO TÉCNICO - COMUNITARIO Un Pryect sci - técnic - cmunitari tal y cm se cncibe en el PFGIGS de la Universidad Blivariana de Venezuela, permite la articulación entre la enseñanza y el aprendizaje, la pryección y la indagación hacia la sciedad y el bien cmún. En este sentid se prpnen pryects ligads a las líneas de investigación teniend en cuenta que el desarrll del pryect debe adecuarse a las cmpetencias que van adquiriend ls estudiantes y cn bjetivs sci-tecnlógics claramente definids, en dnde se busca: identificar, planificar y ejecutar cnjuntamente cn las cmunidades, pryects que puedan dar respuesta a las principales necesidades desde el punt de vista tecnlógic que afectan a la cmunidad y su entrn. [2] El Pryect se desarrlla en las siguientes fases y actividades a realizar en cada una: Pryect I Infrmática y Desarrll Cmunitari: diagnstic de prblemáticas scitécnicas-cmunitarias para ser analizadas cm bjet de estudi, analizar y evaluar prblemáticas actuales de la cmunidad en el área técnica y frmular la prblemática priritaria existente para ser evaluada. Pryect II Aplicación de Gestión Scial para el manej de cntenids en la Sciedad del Cncimient: planificar cada una de las etapas del Pryect, seleccinar una metdlgía para su desarrll y diseñar slucines infrmáticas a prblemáticas planteadas. Pryect III Inserción e Integración de Slucines Infrmáticas para la Gestión Scial: implantar ls Pryects desarrllads en Pryect II, realizar evaluación y pruebas a ls pryects, elabrar manuales de usuari y realizar el mantenimient de sftware La utilización de herramientas de gestión de pryects permitirán al PGFIGS brindar un mejr y mayr cntrl de cada una de las actividades que se desarrllan durante tdas las etapas del pryect, que permitan a su vez el mejramient de la cmunicación entre cada un de ls equips de trabaj que clabran en la realización del pryect. En este artícul la Crdinación de Pryect del PFGIGS de la UBV se plantea cm bjetiv realizar un estudi de las ptencialidades de Dtprject versus MS Prject, cm herramientas para ser implementads en la Gestión de ls Pryects que actualmente se desarrllan en la UBV. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA GESTIÓN DE PROYECTOS Qué metdlgía es la más adecuada? Se puede afirmar que n existe una metdlgía de gestión de pryects única, la misma debe adaptarse a las necesidades del pryect en particular y de las - 2 -

4 características de la rganización, pr l que la metdlgía mas aprpiada según es aquella que:...permita cnseguir el éxit del pryect. Teniend en cuenta ls múltiples factres externs e interns que intervienen en el trabaj del equip del pryect, en casines es necesari dispner de diversas metdlgías para las distintas áreas del pryect. [1] Para pder realizar el estudi de las herramientas y determinar en que medida cumplen cn ls aspects básics a manejar en la gestión de pryects, se estudiaran las áreas de cncimient que se plantean en el PMBOK 1, que frece una guía de las prácticas mas aceptadas en el área de Administración de Pryects [5]: Gestión de la integración del Pryect: incluye ls prcess requerids para asegurar la adecuada crdinación de ls variads elements que participan en un pryect. Gestión de Alcance del pryect: Refiere a la definición del trabaj requerid para culminar el pryect de manera exitsa. Ls prcess que la cnfrman sn: iniciación, planificación del Alcance, definición del Alcance, verificación del Alcance, cntrl de cambis de Alcance. Gestión de Tiemp: Incluye prcess vinculads a asegurar la finalización del pryect en tiemp: definición de actividades, rdenamient de actividades, estimación de la duración de actividades y agenda del pryect. Gestión de Cst: Se refiere a asegurar la finalización del pryect cn el presupuest aprbad. Gestión de Calidad: Incluye tdas la actividades que determinan la plítica de calidad, bjetivs de calidad, respnsabilidades y las implementa mediante la planificación, aseguramient, cntrl y mejra de calidad. Gestión de Recurss Humans: planificación rganizacinal, cntratación de persnal y cnfrmación del Equip de Trabaj. Gestión de Cmunicacines (reprtes): Abarca ls prcess requerids para asegurar la generación aprpiada y en tiemp, la reclección, la distribución, el almacenamient y la dispsición de la infrmación del pryect. Gestión de Riesgs: La Gestión de Riesgs es el prces sistemátic de identificar, analizar y respnder a ls riesgs del pryect. 1 La Guía del PMBOK es un estándar en la gestión de pryects desarrllad pr el Prject Management Institute (PMI). Se encuentra dispnible en 11 idimas: inglés, españl, chin simplificad, rus, crean, japnés, italian, alemán, francés, prtugués de Brasil y árabe - 3 -

5 Gestión de adquisicines Prcura: Ests prcess sn: planificación de cmpras, planificación de slicitud, selección de prveedr, administración del cntrat y cierre del cntrat. En el cas del PFGIGS tds ls pryects están rientads al desarrll de sftware, pr l que se plantea utilizar una metdlgía de gestión de pryects que se adapte a las metdlgías de desarrll de sftware utilizad para llevar a cab ls bjetivs del pryect en cada una de sus fases. En un desarrll de sftware, una metdlgía de gestión de pryects y una metdlgía de desarrll de sftware pueden ensamblarse para llevar a cab ls bjetivs del pryect; pr l que la metdlgía seleccinada puede cnsiderarse también dentr de este ámbit, aunque cuand usams la palabra herramienta en la mayría de ls cass ns estams refiriend a prducts sftware, ls EPM (Enterprise Prject Management) herramientas de gestión de pryects, dan sprte de frma integral a la gestión y sirven para subrayar ls prcess que se llevan a cab.[1] En este sentid y tmand en cuenta las áreas del cncimient planteadas en PMBOK se utilizaran ls siguientes aspects a ser manejads pr una herramienta de gestión de pryects: Sprte a la gestión del pryect, a través de la planificación del pryect, cn sus fechas, recurss y csts del pryect. Gestión de la dcumentación del pryect: tiene que ver cn que la herramienta maneje el cntrl de versines de la dcumentación desarrllada. Ofrecer un entrn clabrativ sbre el que llevar a cab la gestión del pryect. Generación de infrmes, incluyend infrmes de pryect y del prtafli de pryects. A partir de ests aspects es que cmenzarems a esbzar un cuadr cmparativ entre las ds herramientas prpuestas, que ns permitirá ver las ptencialidades de cada una. DOTPROJECT Dtprject es una herramienta para la gestión de pryects basada en Web, está escrita en PHP y MySQL, incluye móduls para cmpañías, tareas (cn gráficas Gantt), frs, manej de archivs, calendaris, sprte multilenguaje, entre trs. Esta herramienta permite gestinar las distintas fases y tareas que cmpnen un pryect, en dnde se puede llevar cntrl de ls recurss - 4 -

6 humans y materiales; además prprcina un entrn de trabaj clabrativ, permitiend a ls integrantes del equip trabajar cmpartiend infrmación relativa a ls pryects. [3] Móduls cn ls que cuenta la herramienta Dtprject: Cmpañías: Sn las entidades que agrupan pryects, actividades y usuaris. Departaments: Sn áreas dentr de las cmpañías, que permiten agrupar usuaris en dich nivel. Usuaris/Cntacts: Usuaris que interactúan cn el sistema. Están asciads a empresas y pryects. Pueden tener diferentes rles dentr del sistema, variand su nivel de permislgía en cada un de ells. Pryects: Es la entidad que cntiene el grup de tareas necesarias para desarrllar un determinad prduct. Actividades: sn las tareas asignadas dentr de un pryect. Sn ls cmpnentes sbre ls cuales se cntrla: la duración, dependencias, recurss asignads y prgres. Las actividades deben de pertenecer a un únic pryect. Diagramas de Gantt: Permite ver en frma grafica las actividades rdenadas jerárquicamente, mstrand las dependencias y slapamients de las mismas. Tickets: Sistema que utiliza Dtprject cm Helpdesk. Cada ticket representa un prblema que se le ha presentad a un usuari del sistema. Archivs: Permite almacenar archivs dentr de un pryect permitiend un versinad básic de ls misms. Frs: Permite la creación de frs de discusión dentr de cada pryect para distribuir infrmación y discutir temas relativs al pryect del fr. Administración del Sistema: Cntiene las actividades relacinadas a la administración de usuaris, rles y cnfiguración del sistema. Recurss: Permite asignar recurss n humans (ficinas, equipamient, entre trs) a un pryect. Características más imprtantes de Dtprject: Permite la gestión y planificación de pryects en entrns clabrativs. Basad en platafrma Web permite la participación nline de ls miembrs de un pryect

7 Permite la asignación de recurss a un pryect varis, así cm la descmpsición en tareas. Permite clasificar y/u rdenar ls pryects en función de su estad: En curs, pendientes, terminad, entre trs. Permite Vista de events y tareas en calendari Permite la visualización de infrmes y estadísticas sbre ls pryects registrads. Ejempl de infrmes: Las hras asignadas (pr usuari pryect) para un perid de tiemp y las hras asignadas y las realmente incurridas, para pder extraer prcentajes de trabajs realizads y prcentajes de eficiencia en base a tareas cmpletadas. Estad de un pryect: tareas cmpletas, tareas que sufren desviacines, entre trs. Experiencias cn la implementación de Dtprject cm herramienta de gestión de pryects en Venezuela: Experiencia de SOLVE 2 : Según la experiencia de ls miembrs de esta rganización, han utilizad la herramienta Dtprject para Gestión de Pryects y afirman que la misma frece la psibilidad de incrprar móduls adicinales que permitan la adecuación de la herramienta a las distintas necesidades de las rganizacines que la utilizan. Ofrece la ventaja de ser Sftware Libre, l cual permite mdificarl para adaptarl e integrarl a trs sistemas para ptenciar sus facilidades. MS PROJECT El Micrsft Prject (MSP) es un prgrama de la suite Micrsft Office usad para la gestión de pryects, es un sftware de administración de pryects diseñad, desarrllad y cmercializad pr Micrsft para asistir a administradres de pryects en el desarrll de planes, asignación de recurss a tareas, dar seguimient al prgres, administrar presupuest y analizar cargas de trabaj que ayuda al usuari a crear planes de pryects, cmunicarls a trs usuaris y adaptarse a ls cambis a medida que ésts se van prduciend. [4] Características más imprtantes de MS Prject Estimacines reales de tiemps. Establecer estimacines reales de ls equips de trabaj, administradres de pryects y clientes a menud dependen de cm se estimen ls calendaris, ls recurss necesaris y ls presupuests. 2 SOLVE una rganización sin fines de lucr que busca prveer una platafrma sólida para la participación y el intercambi de infrmación en td l relacinad cn el Sftware Libre - 6 -

8 Planificación y administración de pryects guiada. La guía de MS Prject psee un asistente interactiv de planificación pas pr pas, que es de gran ayuda para administrar ls prcess del pryect. Seguimient y reprte de ls pryects. Permite ptimizar la exactitud y la puntualidad de ls reprtes de ls pryects. Generand reprtes clars puede mejrar la infrmación sbre el status del pryect para su equip y su administración. Asignación de recurss, cn Prject se puede asignar tareas a ls recurss fácilmente y ajustar cm sn asignadas para reslver cnflicts y superpsicines. Est le brinda un mayr cntrl y flexibilidad en el manej de recurss, calendaris de pryects y csts. Presentación efectiva de la infrmación de pryect. Ls administradres de pryects pueden presentar infrmación en una gran variedad de frmats de manera fácil y rápida. Mediante un nuev asistente, es psible dar frmat e imprimir calendaris en una sla página. Integración de dats. Prject Standard 2003 está ttalmente integrad cn ls demás prgramas de Micrsft Office System, de tal frma que se puede cnvertir una lista de tareas existente en Micrsft Office Excel y Micrsft Office Outlk en una planificación de pryect. Prprcina una interfase ptimizada para el usuari, que facilita la cmprensión de Prject y el acces funcinal a las herramientas necesarias. Barras de tareas, menús y demás características permiten aprpiarse rápidamente de las funcinalidades básicas para la administración de pryects aún siend un usuari nvat. Asistencia inmediata, tant para usuaris nvats cm para experimentads. Prject incluye un ptente mtr de búsqueda para ayuda, smart tags y asistentes. Persnalización: un ampli rang de características pueden ser persnalizadas, cnvierten para reslver las necesidades específicas de cada pryect; es psible mdificar barras de tareas, frmulas, indicadres gráfics y reprtes. Psee una amplia cmunidad de usuaris y prveedres de slucines independientes altamente calificads que se especializan en slucines persnalizadas, móduls adicinales, cnsultría y entrenamient en línea

9 ESTUDIO DE POTENCIALIDADES DOTPROJECT Y DE MS PROJECT COMO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS SOCIO TÉCNICOS COMUNITARIOS Para realizar el estudi de las ptenciales de las ds herramientas prpuestas para la gestión de ls pryects sci técnics cmunitaris que se desarrllan en el PFGIGS se realiz un cuadr cmparativ (Tabla 1) en dnde se incluyen 5 de ls aspects recmendads para la gestión de pryects de desarrll de sftware mencinads anterirmente en este articul, que permitirá esbzar cuales de ess aspects sn manejads pr Prject y Dtpryect. Característica MS Prject Dtprject Planificación de fechas Psee un mdul de cnstrucción de calendaris, incluye días n labrales y hras a trabajar pr día. Permite visualizar la agenda del pryect, cn sus recurss asignads y actividades. Planificación de recurss Brinda un mayr cntrl y flexibilidad en el manej de recurss, ya que permite definir ls recurss y asignar tareas a ls misms fácilmente, además de ajustar su asignación para reslver cnflicts. Permite la asignación de recurss a un pryect varis, así cm la descmpsición en tareas. Permite asignar recurss n humans (ficinas, equipamient, entre trs) a un pryect Gestión de dcumentación MS Prject permite asciar ntas e incluss trs pryects a las tareas per n dcuments adicinales. Permite asciar dcuments a las tareas, de esta frma, cuand una tarea sea un entregable puede asciarse la dcumentación al mism. Psibilidad de ambientes clabrativs Tiene la deficiencia de que es una aplicación Stand alnne Pr ser en ambiente Web permite la creación de frs de discusión dentr de cada pryect para distribuir infrmación y discutir temas relativs al pryect. Generación de infrmes Psee reprtes persnalizads y lists para usar Permite la visualización de infrmes y (diagrama de Gantt, de Recurss y trs), estadísticas sbre ls pryects registrads: las generand reprtes clars que pueden mejrar hras asignadas para un perid de tiemp, la infrmación sbre el status del pryect para prcentajes de trabajs realizads y prcentajes el equip y su administradr. de eficiencia en base a tareas cmpletadas. Tabla 1: Cmparación de herramientas de Gestión de Pryects - 8 -

10 CONCLUSIONES Se pude afirmar que Dtprject se perfila cm una herramienta cn muchas ptencialidades para la gestión de ls pryects sci - técnics- cmunitaris que actualmente se desarrllan en el PFGIGS de la UBV sede Caracas, ya que cn esta herramienta se puede: Trabajar en entrns clabrativs, permitiend a ls integrantes del equip trabajar cmpartiend infrmación relativa a ls pryects. Gestinar las actividades a realizar en el pryect permitiend la división del pryect en tareas. Generar distints tips de infrmes Permite ver el estad de un pryect: tareas cmpletas, tareas cn desviacines, entre trs. Estadísticas sbre pryects: el prcentaje de avance de las diversas tareas, las hras incurridas pr ls usuaris, entre trs. Pr su parte MS Pryect es la herramienta mas usada para el manej de pryects pr aplicar ls prcedimients descrits en el PMBOK, per pr ser una herramienta privativa psee un cst asciad a cada instalación y dependiend de la rganización ls gasts se elevan, en cambi DtPrject pr ser una herramienta diseñada en Sftware Libre n genera ls csts de licencia y adicinal ls beneficis que ya se mencinarn, pr l que se recmienda la implementación de la herramienta Dtprject para la gestión de ls pryects del PFGIGS

11 Referencias [1] Metdlgía. Material Web tmad de: [2] Diseñ Curricular del Prgrama de Frmación de Grad en Infrmática para la Gestión Scial. May, [3] Ernest Serran, (2008). Gestión de Pryects cn DtPrject. Material Web, tmad de: [4]Micrsft Office, (2003). Micrsft Office Prject 2003, 01/02/09. [5] Prject Management Institute. PMBOK Guide Digital Editin. Ministeri del Pder Ppular para la Educación (MPPE), (2007). Manual de Dtpryect, Dirección General de Tecnlgía de la Infrmación para el Desarrll Educativ. Yapci Bell, (2008) DtPrject, 11/10/

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