AMPLIACIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE ENTRECULTURAS: GESTIÓN DE DIVISAS

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1 AMPLIACIÓN FUNCIONAL DE LA APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE ENTRECULTURAS: GESTIÓN DE DIVISAS Autor: Gil Peña, Jorge. Director: Castejón Silvo, Pedro. Entidad Colaboradora: Entreculturas. Resumen del proyecto El presente proyecto tiene por objetivo ampliar la funcionalidad de GESPRO, la herramienta de gestión de proyectos de la ONGD Entreculturas. Entreculturas es una ONG de desarrollo promovida por la Asociación Fe y Alegría, que posee más de 500 colegios a lo largo de Latinoamérica. Su finalidad es impulsar y promover iniciativas para el desarrollo integral de los sectores más desfavorecidos, a través de la educación, usando esta como herramienta para acabar pobreza en el mundo. GESPRO es un desarrollo aplicado a los procesos de formulación, financiación, seguimiento de envíos o de pagos y cobros de los recursos económicos y cierre de los proyectos. La primera versión que se realizó de GESPRO cubrió las necesidades planteadas en un primer momento. Con el paso del tiempo se han ido detectando una serie de nuevas necesidades que no están contempladas actualmente. GESPRO es una herramienta intranet, actualmente está implantada en las oficinas de Entreculturas en Madrid, pero el origen de este proyecto surgió por la necesidad actual de adaptar GESPRO a las necesidades de sus contrapartes (plataformas locales de cada país que ejecutan los proyectos), de manera que la aplicación pueda ser utilizada allí también. I

2 La aplicación GESPRO se centra principalmente en la gestión de proyectos, entendiendo estos como una acción de desarrollo con un objetivo definido tendente a solucionar problemas específicos, acotada en el tiempo, espacio y beneficiarios. Un proyecto puede llevarse a cabo de forma autónoma (situación habitual), o puede desarrollarse integrado, junto a otros, en un programa o en un subprograma. El proyecto es la entidad más importante de Entreculturas. El proyecto ha sido desarrollado en las oficinas de Entreculturas, formando parte del equipo de desarrollo de la organización, y pasando continuos chequeos por parte de Accenture, empresa colaboradora. El proyecto se ha desarrollado en el entorno de programación Visual Studio 6.0, las páginas Web utilizan tecnología ASP con Javascript, la base de datos utilizada ha sido MS SQL Server 2000 y para la comunicación entre base de datos y aplicación se han utilizado DLL's programadas en Visual Basic. La ampliación funcional objeto del proyecto, se centra en dos objetivos principales sobre los que se desarrollan el resto, estos son: la implantación completa de Gespro con conexión contable en Latino América y manejar varias divisas en un proyecto (mejor control económico). Para cumplir estos objetivos ha sido necesario centrarse en tres módulos: Módulo de administración de monedas En este módulo se encontraba un listado con distintas monedas, en el que se podía modificar, añadir o borrar alguna moneda y cada moneda tenia algunas descripciones y II

3 atributos. En el hemos tenido que modificar y actualizar sus contenidos para que cualquier federación de Fe y Alegría pueda utilizar Gespro. Para que cada federación de FE y Alegría pueda establecer una moneda como su moneda local requiere la creación de un nuevo concepto denominado 'moneda de referencia', con el que cada contraparte podrá establecer su propia moneda de de referencia. Módulo Financiaciones El módulo de financiaciones de Gespro ha de poder trabajar con varias divisas debido a que dentro de la organización Fe y Alegría es muy normal que la parte solicitante de un proyecto (Ej. Entreculturas Euros ) trabaje con una divisa distinta a la utilizada por la contraparte (Ej. FyA Venezuela Bolívar Bs) y al realizarse un envió de dinero será necesario su control y almacenar el tipo de cambio. Módulo Cobros Un cobro es la recepción del capital donado por el financiador a la organización de Fe y Alegría. Los cobros están directamente relacionados con las financiaciones por lo que será necesario modificar los cobros al haber modificado las financiaciones. La gestión de divisas influirá en la creación de cobros, creándose nuevos tipos de cobros. III

4 FUNCTIONAL EXTENSION OF THE APPLICATION FOR THE MANAGEMENT OF ENTRECULTURAS PROJECTS: MANAGING FOREIGN EXCHANGE Author: Gil Peña, Jorge. Director: Castejón Silvo, Pedro. Collaborating organization: Entreculturas. ABSTRACT The present project has as its main objective to extend the functional character of GESPRO, Entreculturas' tool for project management. Entreculturas is a development NGOD supported by the organization "Fe y Alegria" (Faith and Happiness), that has over 500 schools among Latin-America. Its aim is to impel and promote initiatives for the integral development of the underprivileged sectors, through the education, using it to stop with the poverty in the world. GESPRO is a tool applied to the processes of formulation, financing, monitoring of send or economic resources payment and projects ending. The first version of GESPRO was developed for the necessities raised in a first moment. Nevertheless, with the passage of time, a set of new necessities not included have been detected. GESPRO is an intranet tool, at the moment it is installed in the Entreculturas offices in Madrid, but the objective of this project is aim to a future adaptation of GESPRO to the international partners, so the application will be able to be used for the international partners. GESPRO is mainly focused on the management of projects, understanding it as a development action with the objective of solving specific problems, an action limited in the time, space and beneficiaries. A project can be carried out in an autonomous way (this is the usual situation), o can be developed integrated with others, in a program or in a subprogram. The project is the most important item of Entreculturas. IV

5 The project has been developed in the offices of Entreculturas, being a part of the development team of the organization, and being continuously checked for Accenture, enterprise that collaborates with Entreculturas. The project have been developed with Visual Studio 6.0, the web pages use ASP technology with JavaScript, the data base used have been MS SQL Server 2000, and for the communication between data base and the application have been used DLL's developed with Visual Basic. The functional extension is focused on two main objectives, this are: the application will be able to be used completely for the international partners and managing several foreign exchange in a project (better economical control). To carry out these objectives it is necessary to focus on these modules: Foreign exchange module In this module there was a list with the foreign exchanges, there we could delete, modify or add another foreign exchange and each foreign exchanges had his details and characteristics. But we had to modified in order to Gespro could be borrowed to the international partners. If every international partner wants to establish his own exchange it is required the creation of a new concept reference exchange, with this each international partner can establish his own exchange coin. Financing module The financing module of Gespro it is needed to work with several foreign exchanges because a lot of times a project is going to be requested by a partner (ex. Entreculturas Euros ) that works with a different foreign exchange (ex. FyA Venezuela Bolívar Bs) so they can control the exact collection Collecting module V

6 A collection is the reception of the money given by the financer to the organization Fey Alegria. The collectings are directly related with the financings, so now it is needed to modify the collecting module. The managing foreign exchange would take over the creation of collection, creating new types of collections. VI