PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Gerardina Palacios Revelo Nombre: Daniel Alejandro Pajoy Bastos Cargo: Gerencia Cargo: Gerente Cargo: Gerente Fecha: 08/08/2017 Fecha: 08/08/2017 Fecha: 08/08/2017 Nombre: Daniel Alejandro Pajoy Bastos

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 08/08/2017 Elaboración del Procedimiento Gerardina Palacios R Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS...7 Página 3 de 7

4 ma 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, actividades necesarias para el correcto y óptimo funcionamiento de la caja menor de Gerencia. 2. DEFINICIONES Caja Menor: Es un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confía a un funcionario, con el objeto de cubrir en forma ágil y funcional ciertos gastos e imprevistos urgentes y de menor cuantía que requiere la empresa para las actividades que viene desarrollando y las que se adelantan en virtud de los nuevos procesos de contratación y en el cumplimiento de sus objetivos misionales. Arqueo de Caja: Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos y/o soportes existentes, en una fecha determinada soportes tales como: facturas o documentos equivalentes, y demás recibos objeto del gasto por caja menor. 3. CONDICIONES GENERALES La caja menor l se utilizará para los gastos de menor cuantía que se necesiten para suplir actividades que afecten el funcionamiento de los procesos, la cual no pueden superar el 10% del valor del monto asignado. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento HACER RESOLUCIÓN DE CAJA MENOR 1 Hacer Resolución de creación de caja menor la cual se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, suscrita por el Representante Legal de la empresa quien asigna el monto y la persona responsable. Gerente, Jurídica, Financiera Resolución Caja Menor 2 CREACIÓN DE CAJA MENOR Enviar la resolución de creación de caja menor a Gestión Contable para su creación en el sistema contable Apoteosys. Auxiliar de contabilidad Solicitud de Creación caja Menor Página 4 de 7

5 3 4 SOLICITAR PRIMER GIRO Solicitar el primer giro a presupuesto anexando: Resolución Vigente de caja menor Formato de Disponibilidad Presupuestal RECIBIR CHEQUE Recibir cheque en Tesorería de acuerdo al monto aprobado para realizar el trámite de cambio en efectivo. MANEJO DEL DINERO Resolución Caja Menor, GF.FR.01 Formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Cheque 5 El manejo del dinero de la Caja Menor se depositara en la Cajilla de seguridad. Nota 1: Para el manejo adecuado del efectivo de caja menor, se debe consultar la resolución vigente TRAMITE DE COMPRAS Tesorería Resolución Vigente Caja Menor 6 El personal que necesite efectivo de caja menor debe solicitar recibo de orden de gasto menor. 1. La solicitud de dinero debe ser aprobada por el Jefe Inmediato. 2. Debe estar sujeto a la disponibilidad de efectivo en la Caja Menor. 3. Buscar los precios más favorables del mercado, lo anterior no impide para que cuando la calidad de los elementos amerite un mayor valor, se autorice la compra. Jefe Inmediato Recibo de Orden de Gasto Menor GE.FR.05: Formato de Control de Gastos de Caja Menor 7 Nota 2: Los recibos deben ir registrados en el GE.FR.05: Control de Gastos de Caja Menor. REGISTRAR EN EL SISTEMA APOTEOSYS Registrar la los recibos de orden de gasto de caja menor en el Sistema Apoteosys, en la opción cajas menores, debidamente soportado por las facturas, Rut, e imprimir al arqueo de caja. Sistema Apoteosys Página 5 de 7

6 LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO: Legalización: 8 1. Relación de los gastos de acuerdo a los rubros presupuestales aprobados en el presupuesto del año vigente. 2. Facturas, Cuentas de Cobro o documentos soportes que deben ser presentados en original con identificación del nombre o razón social y el número del Rut actualizado (En caso de que no esté creado como proveedor de la empresa). 3. Los comprobante de orden de gasto menor deben estar firmados y sellados Por: Ordenador - Responsable del manejo Proveedor Firma y (Nit) 4. Todas las facturas deben estar registradas a nombre de la empresa. Resolución Vigente Caja Menor Reembolso: 5. Diligenciar GF.FR.01 Solicitud de Registro Presupuestal. LAS FECHAS PARA LA LEGALIZACION Y EL REEMBOLSO: 9 Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto autorizado en los respectivos rubros presupuestales, cuando se haya consumido más del 70% del valor autorizado. La Legalización al final del año de la Caja Menor se hará antes del 28 de diciembre y el funcionario encargada del manejo de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo. Resolución Página 6 de 7

7 5. ACCIONES CONTINGENTES En ausencia temporal del Gerente, la delegación de la Caja Menor recaerá en el primer suplente del Gerente. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución No. 01 del 20 de Enero de 2016 (verificar la resolución vigente) 7. REGISTROS DE CALIDAD GF.FR.01: Formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. GE.FR.05: Control de de Gastos de Caja Menor 8. ANEXOS N/A Página 7 de 7