UTILIZACIÓN Y CONSULTA

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1 Historial Académico GUIA DE UTILIZACIÓN Y CONSULTA DEL HISTORIAL ACADÉMICO Descripción general: Esta guía ofrece una descripción del proceso para emitir el reporte Historial Académico, además de una descripción de la información que contiene. Este reporte se encuentra en la sección UP Reports de Administración de Estudiantes, es para uso del área de Servicios Escolares de la Universidad. Objetivos: Al finalizar esta guía usted será capaz de: Generar e interpretar la información del reporte Historial Académico.

2 Página Historial Académico En esta página podrá generar el Historial Académico, el cual muestra las calificaciones de las materias oficiales y si se requiere de las materias no oficiales. Será para uso del área de Servicios Escolares de la Universidad. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparecerá la siguiente pantalla: Home Manage Student Records Establish Courses UP Reports Historial Académico El Run Control ID es un identificador que le permitirá generar procesos en el sistema. En caso de contar con un Run Control ID, haga clic en el botón Search y seleccione su Run Control ID. Si no cuenta con un Run Control ID, haga clic en la liga Add a New Value. Aparecerá la siguiente pantalla: Registre un nombre que describa su uso y haga clic en el botón Add. Pág. 2

3 Después de elegir o registrar su Run Control ID, el sistema mostrará la siguiente página: A continuación se describen los parámetros solicitados. Academic Institution Academic Career Academic Program Ingrese la institución según corresponda al Campus en que se encuentre. UPANA para el Campus México y UPGDL para el Campus Guadalajara. Registre el valor correspondiente al grado académico. Seleccione el programa del que desee generar el reporte. En esta sección se selecciona la forma en que se mostrará en el reporte, el momento en que se presentaron los exámenes las materias cursadas en la Universidad, no afecta las revalidaciones. Si las revalidaciones tienen fecha y número de oficio se muestran en la sección de revalidaciones del reporte. Las tres formas pueden ser: Forma Fecha Ciclo Periodo Descripción Se mostrará la fecha en el orden de día, mes y año. Muestra el ciclo escolar que maneja la SEP, esto es, indicando el año escolar y el número 1 ó 2 dependiendo del semestre del que se trata. El número 1 se utiliza para indicar el semestre de agosto a diciembre y el número 2 se utiliza para el semestre de enero a junio. Por ejemplo, para el año escolar 2005, los semestres se escriben de esta forma: : Para el semestre de agosto a diciembre de : Para el semestre de enero a junio de Muestra el periodo (term) utilizado en el sistema. Los periodos que finalizan en 8, abarcan de agosto a diciembre, y los que finalizan en 2, abarcan de enero a junio. Para más información consulte el Manual de Adscripción de Alumnos. Pág. 3

4 EmplID Incluir materias no oficiales Attr Value Term Acad Org En esta sección se indica si se requiere el reporte de alumnos activos (actualmente inscritos) o inactivos (egresados o dados de baja). Si selecciona el valor Inactivo, se mostrará el campo Attr Value. Puede generar el reporte por persona, registrando un EmplID; o por generación, registrando un valor en Attr Value (después de registrar este valor se bloqueará el campo EmplID). Si selecciona el valor Activo, se mostrarán los campos Term y Acad Org. Puede generar el reporte por persona, registrando un EmplID, o por grupo, registrando un valor en los campos Term y Acad Org. Registre el EmplID de la persona de quien desee generar el reporte. Este campo se utilizará para obtener el reporte de una sola persona, tanto en estatus activo como inactivo. Seleccione esta casilla si desea que se incluyan materias no oficiales, de lo contrario sólo se mostrarán materias oficiales. Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos inactivos. Seleccione la generación a la que pertenece el alumno. Este dato se registra en la página Student Attributes del grupo de páginas Student Program/Plan. Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos activos. Registre el term del que se trate. La información que se muestra será hasta antes del term seleccionado. Si no se llena este campo, se mostrará la información de los alumnos activos hasta la fecha en que se genera el reporte. Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos activos. Registre el grupo de los alumnos de los que desee obtener el reporte. Este dato corresponde al grupo en el que el alumno tenga inscritas la mayoría de sus materias. Por ejemplo, en el caso de que algún alumno tenga inscritas dos materias en el grupo MXGP_ECO2A y 5 materias en el grupo MXGP_ECO4A, su grupo sería este último. Una vez establecidos los parámetros con los cuales se generará el reporte, haga clic en el botón Run. El sistema presentará la página Process Scheduler Request, la cual contiene los siguientes campos: Historia académica V3 Type Format Active esta casilla. En esta columna seleccione el valor Web, como se muestra en la figura anterior. En esta columna seleccione el valor PDF, como se muestra en la figura anterior. Por último haga clic en el botón OK; el sistema volverá a la página Historial académico. Pág. 4

5 En esta página aparecerá el número de instancia del proceso (Process Instance), en el área superior derecha. UReport ManagerU Haga clic en este vínculo para acceder al grupo de páginas de seguimiento de procesos. El sistema mostrará activa la página Report List en la cual puede consultar el estado del proceso con el número de instancia. Prcs Instance Status Bajo esta columna aparecerá el número de la instancia de su reporte, y a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corrió, así como el estado de avance que guarda. Haga clic en el botón Refresh para actualizar el contenido de la página, hasta que el estado de avance (Status) muestre Posted.. Una vez que el Status se muestre como Posted, ya se ha generado el reporte. Pág. 5

6 UViewU Report/Log Viewer Haga clic en este vínculo para acceder al reporte. Aparecerá la página Report/Log Viewer. Haga clic en este vínculo para ver el reporte. El sistema volverá a solicitarle su ID de usuario y contraseña si es la primera vez que consulta un reporte después de iniciar la sesión, regístrelos y aparecerá la página Report/Log Viewer. UP0441V3_ PDFU Haga clic en el vínculo que contiene el número de reporte, en este ejemplo es UP0441V3_ PDF. Iniciará la aplicación Acrobat Reader y podrá ver el reporte en pantalla, el cual será semejante al siguiente: Pág. 6

7 La información que el reporte muestra es la siguiente: Sección Encabezado Datos personales y datos del programa Avance en créditos Asignaturas Información de materias Contenido Nombre de la Universidad, nombre del área y campus. Fecha de emisión, nombre del alumno, carrera, año del plan de estudios, número de acuerdo ante la instancia correspondiente, ciclo escolar de ingreso, sexo y matrícula. Muestra el número de créditos obligatorios y optativos y el avance en ellos, tanto en cantidad como en porcentaje. Número y promedio de materias aprobadas y no aprobadas, de la cantidad de asignaturas tomadas. Materias del programa listadas por semestre; seriación entre ellas; tipos de exámenes; número de veces que se han tomado; las fechas, el ciclo o el periodo en que se presentaron, y las equivalencias o revalidaciones que haya tenido el alumno, en caso de existir. Pág. 7

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