Guía Para Los Nuevos Negocios

Transcripción

1 Guía Para Los Nuevos Negocios

2 Números de Identificación Para Pago de Impuestos (Tax ID number) Esta es una de las preguntas más frecuentes: Cómo obtengo un número de identificación para el pago de impuestos?. El principal problema con esta pregunta es que la mayoría de los pequeños empresarios es que asumen que definitivamente necesitan uno, cuando posiblemente no, por otro otro lado éste mismo término (Tax ID por sus siglas en inglés) podría ser confundido con un permiso de ventas (sales tax permit). Qué Es Este Número de Identificación? Y Por Otro Lado Necesita Ud. Uno? Tax ID Number es el termino más comunmente aplicado para referirse a EIN (Employers Identification Number) o número de identificación del empleador. Este número se obtiene en la oficina Federal del Servicio de Recaudación de Rentas ( al cual nos referirémos como IRS por sus siglas en inglés), y no a través de las oficinas del Estado de Oklahoma. Usted tiene que Contar con un Número de Identificación (Tax ID number) sí Sí su empresa esta dada de alta bajo alguno de los tipos de corporaciones Porqué, si su empresa esta dada de alta como corporación o en sociedad, bajo los ojos de los códigos de pago de impuestos y la ley, ésto es algo así como un ser viviente independiente. Así como toda persona en Los Estados Unidos necesita un Número de Seguro Social como identificación, una empresa que es una entidad por sí misma necesita éste número. Sí Ud. Tiene Empleados Sí su negocio esta dado de alta como único propietario y no hay nadie mas trabajando para Ud., no necesita este número, sin embargo sí Ud. tiene empleados, sin importar como esté dado de alta su negocio, tendrá que tener un número de identificación (EIN) Sí Ud. Está Realizando Retenciones a Alguna Persona No Residente. Sí su negocio está dado de alta como propietario único pero está dentro del plan Keogh (plan para el retiro), alcohol, tabaco o manejo de armas. Nota: La mayoría de los nuevos pequeños empresarios piensa que necesitan un número de identificación (Tax ID o EIN) para comprar materiales o materias primas para la elaboración de su producto, sin embargo esto no es necesario, lo único que necesitan es un permiso de ventas, el cual será explicado en la siguiente sección.

3 Cómo Obtener un Número de Identificación (Tax ID) Recuerde que este número es Federal y se obtiene a través del IRS, la forma que se requiere para hacer la solicitud es la SS-4. Su contador podría tener este formato en su oficina. Esta forma tambien se incluye dentro del paquete general de registro en el Estado de Oklahoma, el número de forma es R6-88, de la Comisión Reacudadora de Rentas del Estado de Oklahoma. Tambien puede obtenerla vía fax o vía internet en: Usted puede tambien solicitarla por correo, sólo que tomaría de 4-6 semanas. La dirección es: Internal Revenue Service Attn: Entity Control Austin, TX Esta es la manera más rápida de obtener un número de identificación: El IRS y La Comisión Recaudadora de Rentas del Estado de Oklahoma, tienen una oficina en Shepherd Mall en la ciudad de Oklahoma (NW 23 rd y Villa). Este es el único sitio en el Estado dónde Ud. practicamente puede entrar y salir de ahí con su número de identificación y su permiso de ventas al mismo tiempo. La Segunda Manera Más Rápida de Obtener su Número (Tax ID) Obtenga y complete una forma ss-4, llame enseguida al IRS (512) y pida lo comuniquen a Entity Control, ellos le darán su número de identificación por telefono, y enseguida le darán un número de fax al cual Ud. puede enviar su solicitud ya elaborada, para obtenerlo por escrito.

4 Permiso de Ventas El cual se usa tambien para compra de inventario de su proveedor o distribuidor, libre de impuestos. En muchas de las ocaciones los propietarios de negocios lo que realmente estan buscando es ese número que les permite comprar inventario de mayoreo y libre de impuestos. Este número tambien es conocido como certificado de excención de impuestos o permiso para re-venta. Cómo obtener un Certificado de Exención de Impuestos para Reventa Contacte a : (OTC) Oklahoma Tax Commission (405) Comisión Estatal Recaudadora de Rentas, para registrarse en uno de sus talleres y solicite una forma de registro R6-88, una vez completa, envíela para su aprobación. La manera más rápida de obtener este certificado es yendo de manera directa a OTC, a su oficina principal localizada en: 2501 N. Lincoln Blvd., o en Shepherd Mall en la esquina de la calle 23th y Villa en la ciudad de Oklahoma. Sería muy conveniente que Ud. asístiera a uno de sus Seminarios, pues en ellos se explica con gran detalle acerca de los diferentes tipos impuestos y de como llenar los formularios para cada uno de ellos, ademas de solicitar su permiso en ese mismo momento, el costo es de $ y el permiso tiene vigencia por tres años. El Impuesto Sobre Ventas Los gobiernos locales y estatales reciben fondos para operación a traves de éstos impuestos sobre ventas, en el Estado de Oklahoma, solamente las ventas de productos causan impuestos, las ventas de sevicios no. Algunos negocios son combinaciones de venta de productos y servicios, y algunos negocios tienen la opción de vender el producto y el servicio o unicamente el servicio, no importa la manera en que Ud. opere los impuestos deberan pagarse de una manera u otra. A continuación tenemos una lista muy general de respuestas a preguntas que con frecuencia recibimos, para mayor información en cuanto a una situación en específico, es recomendable que asista a uno de los Seminarios que la OTC ofrece de manera mensual, y que son llevados a cabo en diferentes partes del Estado. Además de estos Seminarios ofrecidos por ellos mísmos, El Centro para el Desarrollo de la Pequeña Empresa trabaja tambien en conjunto con la OTC ofreciendo éstos mismos Talleres y Seminarios. Definitívamente éste esfuerzo vale la pena, para contactar directamente a una persona en la OTC, quienes por cierto son los que brindad la información (y no tienen que ver directamente con quien ejerce la acción de autoridad ), llame al (405) En nuestra opinion estos Talleres y Seminarios son la mejor manera de encontrar respuesta a sus preguntas de manera específica.

5 El impuesto sobre ventas y el impuestos sobre uso, son las áreas más comunes dónde los negocios entran en relación con la OTC. Lo que a continuación describimos es únicamente información básica y no discusión y cobertura a fondo. Negocios que Venden Productos Definitívamente Ud. necesitará un permiso de reventa, y tambien tendrá que cobrar y reportar en su momento éste impuesto sobre ventas, el cual se carga al consumidor. Por ejemplo, La Compañia ABC, compra producto el cual es vendido al consumidor. Cuando ABC compra el producto, lo compra de mayoreo y no paga impuestos, despues ésta misma empresa vende el producto al consumidor final a un precio mayor y entonces cobra y posteriormente reporta este impuesto sobre el precio final de venta. Negocios que Venden Unicamente Servicios Los negocios de servicios no pagan impuestos sobre ventas, sí por ejemplo yo tuviera una compañia de limpieza de oficinas, y existiera un contrato para limpiar su edificio, entonces yo no le cobraría impuestos sobre la venta, sín embargo al comprar los productos que yo uso para proveer el servicio tales como jabón, trapeadores y cubetas tendré que pagar impuestos pues mi compañía está siendo el consumidor final. Negocios que Venden Productos y Servicios Sí por ejemplo, yo tengo un taller mecánico, en la fáctura Ud. podría ver que por el trabajo de frenos que efectué, le estoy cobrando impuestos por las refacciones que usé, en otro renglón, encontraría lo referente a mano de obra, que es un servicio y no esta sujeto a impuestos, si yo compre estas refacciones en $ al mayoreo, en ése momento no pague impuestos por que mi compañía no es el consumidor final, y suponiendo que esas refacciones yo las cobre a $ y el servício en $ 75.00, resultaría que en éste caso mi compañia le estaría cobrando $ más el impuesto sobre venta y $ adicionales por mano de obra. Negocios que Venden Productos y Servícios, pero cobran todo como Servícios Utilizando el mismo ejemplo del taller, pudiera ser que yo decidiera hacer esto un poco más sencillo y evitarme toda la papelería y trabajo de cobrar y enviar los impuestos, haciendo lo siguiente: En la factura pondría que el cargo total por la reparación de los frenos es de $ el cual incluye refacciones, suponiendo que yo estuviera cobrando todo esto como servicio, al momento de estar comprando las mísmas refacciones por $ yo le tendría que pagar impuestos al mayorista pues en este caso yo estaría siendo el consumidor final (recuerde solamente estoy vendiendo el servicio), mi cargo total por el servicio de frenos sería de $ lo cual incluye refacciones. Muchos negocios prefieren ésta manera de operar pues no desean verse envueltos en el manejo de los

6 impuestos. El único problema sería que sí en un momento dado yo lanzo una campaña publicitaria ofreciendo servicio y reparación frenos a $ incluyendo refacciones, y al final dependiendo del modelo de auto las refacciones se elevan un poco yo tendría que absorber ese incremento de costo, así es que lo ideal es realizar un estudio a profundidad de los costos y ver que es lo que más conviene, es necesario revisar todos los pros y contras y finalmente tomar una decisión respecto a cual es el mejor camino. Vender Productos a Través del Internet y/o por Correo. Vender productos por internet es algo muy similar a tener un negocio de ventas por correo. Si Ud. vende un producto dentro del Estado de Oklahoma, Ud. está obligado a cobrar impuestos, y éste se calcúla de acuerdo a dónde se originó la venta. Por ejemplo sí tengo mi base operación en Lawton y alguien me ordena algo desde Duncan, tengo que cobrar impuestos de acuerdo a la tasa que se cobra en Duncan, por que fue ahí donde la venta se realizó. Si Ud. vende a otras comunidades en Oklahoma, cuando solicite su permiso de ventas, Ud. tiene que anotar en la forma que realiza ventas en más de una localidad, la OTC le enviará mes con mes una forma y tambien la información de acuerdo a las diferentes tasas de impuestos en los diferentes condados. A menos que tenga una presencia significativa en otro estado, (como una oficina o tienda), Ud. no está obligado a cobrar impuestos. Esto posiblemente cambiará en un futuro próximo, pues el uso del internet para realizar ventas está creciendo día con día. Por otro lado mientra que Ud. no está obligado a cobrar impuestos, la persona que compra en otro estado está sujeta a declarar impuesto de uso, las reglas concernientes a las ventas por internet pueden ser encontradas en la página de la OTC : Búsque dentro de Rules

7 Impuesto Por Uso, Un Gravámen Muy Poco Conocido Muchas personas en Oklahoma ven algun anuncio en televisión o reciben una oferta en el correo para comprar artículos de alguna empresa localizada fuera del Estado. Una vez que ellos han hecho la orden la compañía y les llega el recibo, se dan cuanta que les estan cobrando un impuesto para el Estado de Oklahoma, recibimos con mucha frecuencia preguntas acerca de éstos cargos, preguntandonos si son cobros indebidos o sí efectivamente el Estado recibe algo de estos impuestos. Este cargo de impuestos es conocido como Impuesto por uso, técnicamente diferente del impuesto de ventas, sín embargo la gente debería pensar en él como sí fuera el mismo impuesto de ventas. Así como cualquier vendedor en Oklahoma quien cobra impuestos, estos vendedores de otros estados, quienes están registrados con el Estado de Oklahoma, los remiten y hacen una declaración de ellos. La razón principal de la existencia de éste impuesto por ley en el Estado de Oklahoma, o en cuálquier otra ley estatal, es proteger a los negocios locales de la competencia desleal, dónde los compradores tratan de obtener mejores precios evitando el pago de impuestos. Las leyes del impuesto de uso tambien protegen a los negocios locales, requiriendo a los compradores que paguen este impuesto cuando los que estan vendiendo no los cargan. Este impuesto de uso al consumidor, se produce cuando se hace una compra de alguno de estos vendedores de fuera del Estado y el artículo es traído para uso personal o del negocio, y no se ha efectuado pago algúno de impuestos al momento de hacer la compra. La comisión recaudadora registra y provee formas de reporte a negocios locales que efectuan compras de manera regular, para uso interno o consumo. Las tarifas son las mismas que las del pago del impuesto de venta, en éste caso los condados no han adoptado éste sistema impositario para los impuestos de uso. Esta revisión ha sido muy general, sín embargo existen algunas diferencias que se tornan difíciles entre los impuestos de uso y de ventas. En muchas ocaciones el impuesto se genera dónde se originó la venta, o algunas otras dependiendo del metodo de envío, antes de determinar lo que se tiene que hacer es importante revisar la facturación y el proceso de la venta. Si Ud. tiene alguna pregunta a este respecto, lláme o visite Oklahoma Tax Commission OTC, en el departamento de asistencia a contribuyentes. Declarando el Impuesto Sobre Ventas Una vez que Ud. obtenga su permiso de ventas, el Estado le empezará a mandar formas de reporte mensual, incluso si no ha vendido nada todavía, si Ud. recibe estos reportes antes de que Ud. inicie operaciones, mande el reporte con tasa 0 y firmelo, ésto es muy importante! Sí Ud. recauda más de $50.00 en impuestos de ventas al mes, tendrá que declararlo de manera mensual. Si la cantidad es menor lo podrá hacerlo dos veces al año. A menos que Ud. específicamente decida reportarlo de manera semestral, la comisión le mandara

8 formas de manera mensual, sí despues de seis meses Ud. tiene un volumen pequeño de ventas, Ud. pagará impuestos dos veces al año. La comisión recaudadora siempre manda una forma de reporte y un sobre, de ésta manera le recuerda a Ud. de hacer la declaración. Además del impuesto sobre ventas, la comisión maneja otro tipo de formas para pagos, enseguida encontrará algunos códigos relativos a los diferentes impuestos. Si Ud. necesita algun tipo de ayuda al momento de efectuar sus reportes, contacte a la oficina de asistencia al contribuyente más cercana. Informacion General de Pago de Impuestos Para solicitar formas (405) Apremios (405) Catastro (405) Impuestos sobre la renta (405) Vehículos motorizados (405) Formas vía fax (405) Formas de impuestos sobre la renta Información para Pago de Impuestos de Negocios Créditos y devoluciones (405) Alcohol y tabaco (405) Máquinas de monedas (405) Auditorias (405) Franquicias (405) Combustibles (405) Ventas (405) Retenciones (405) Oficinas de asistencia al contribuyente dentro del Estado sin cargo ext Ciudad de Oklahoma Tulsa 2501 N. Lincoln Blvd 440 S. Houston (405) (918) McAlester Lawton 1533 South Main 1602 NW Lawton Avenue #B (918) (580) Ardmore 301 West Main #316 (580)

9 Reportes de Crédito Cuando inicie su negocio se dará cuenta que su historia de crédito será un punto importante, le recomendamos que obtenga su reporte de crédito y lo analice para verificar que lo que se encuentra ahí está en orden. Y ésto es especialmente importante sí desea solicitar un crédito al banco. Su historia crediticia es extremadamente importante para el banco o insitución financiera, el obtener su reporte con anticipación le ayuda a clarificar cualquier tipo de disputa o error, preocupese por solucionar cualquier pequeño problema que pudiera afectar la obtención del crédito y prepárese para explicar las circunstancias bajo las cuales ocurrió éste problema. A continuación le daremos los nombres de tres empresas nacionalmente reconocidas quienes brindan servicio de reportes de crédito: Experian Equifax Trans Union Asesoría de Crédito al Consumidor (Consumer Credit Counseling) Mientras Ud. se prepara para iniciar su negocio, las instituciones financieras pudieran rechazar su solicitud de crédito, debido a que sus deudas en tarjetas de crédito o algún otro tipo de crédito son muy grandes, como mencionamos anteriormente su reporte de crédito es extremadamente importante. Si ha experimentado problemas en el manejo de su crédito personal, es posible que tambien tenga problemas en el manejo de su crédito en el negocio. Sí el banco percibe que han existido problemas en el pasado para cumplir con sus compromisos, esto definitivamente no será tomado bien. Hemos tenido muchos dueños de negocios y algunos otros con buen potencial de serlo, quienes con algo de ayuda de Consumer Credit Counseling (CCC), han vuelto a la senda de las buenas bases financieras. CCC tiene relaciones con muchas instituciones de crédito, lo cual les permite trabajar con Ud. para mejorar sus finanzas.

10 Empleados Muchos dueños de negocios inician ellos mismos, su esposa u otros quienes tienen ciertos derechos de propiedad en la compañía. Sín embargo cuando Ud. decide tener a alguien más como empleado, existe muchísima más documentación que llenar ademas de empezar a tratar con agencias Federales y Estatales. Tiene Ud. un Empleado o un Contratista Independiente? La primera situación a considerar es Tiene Ud. un empleado o un contratista independiente?. En nuestra experiencia, es muy raro que Ud. haya establecido una relación de trabajo con un contratista independiente. La mayoría de las veces hemos observado que los propietarios de negocios lo que quisieran es precisamente tener a un contratista en lugar de un empleado para evitarse toda la papelería, costos e implicaciones que ésto tiene, desafortunadamente, éste estatus puede ser malentendido y mal utilizado por ambas partes, el empleador y el contratista independiente/empleado. El Departamento del Trabajo, el Servicio de Recaudación de Rentas(IRS), la Comisión de Recaudación del Estado de Oklahoma (OTC), y la Comisión de Empleos del Estado de Oklahoma, son las agencias que tienen relación con el empleado, quienes además confían en nosotros y definitivamente Ud. quiere que estas personas trabajen con Ud. previniendo y no ejecutando acciones en su contra, pues la verdad es que Ud. puede exponer su empresa a grandes multas y cargos por actuar en contra de los reglamentos; los empleados gubernamentales de manera general son amables y estan dispuestos a ayudarle y cooperar con Ud. La Definición de Contratista Independiente Hecha por El Servicio de Recaudación de Rentas (IRS). El IRS ha formulado 20 preguntas para determinar por ley quienes están dentro de la categoria de contratista independiente y quienes no, Ud. puede solicitar éstas preguntas, la forma es : SS-8, además puede ver algunos ejemplos en: Se dan instrucciones? Se da algún tipo de entrenamiento? Los servicios están integrados al negocio? Los servicios se brindan de manera personal? Los asistentes son contratados por el negocio? Existe una relación de continuidad? Quién determina el horario de trabajo? Se requiere que trabaje de tiempo completo? El trabajo se realiza déntro de las instalaciones? Quien determina el orden o la secuencia? Se requieren reportes? Como se efectúan los pagos? Como se cubren los gastos?

11 Quien provee el material y equipo? Tiene la persona algun tipo de inversión en la compañía? Esta persona trabaja para más de una empresa o firma? Existe algun tipo de potencial de pérdidas? Los servícios se ofrecen al público en general? Esta persona puede ser despedida? Esta persona tiene el derecho a renunciar? Regla de oro (no oficial): Sí las dos terceras partes de su tiempo son utilizadas como contratista independiente con otras personas o empresas, mientras esta trabajando con su empresa, Ud. esta a salvo, sí mas de un tercio de sus servicios son para Ud., o sus otras actividades no estan relacionadas, o el resto de su tiempo trabaja como empleado de algún otro lugar, entonces ellos son empleados no Contratistas Independientes. Maneras Sencillas de Evitarse Problemas y Manternerse Dentro del Marco de la Ley Contrate empleados de manera temporal o utilice los servicios de un subcontratista Las ventajas de esto es que prácticamente todo esta hecho, no solamente el empleado recibe su pago de manera puntual, sino que el es empleado del sub-contratista, éste último se encarga de todos los costos inherentes al trabajador, tales como seguros, retenciones etc, etc., la desventaja es que esos costos finalmente los absorbe Ud. y el sub-contratista cobra una pequeña comisión por ésto, sín embargo muchas compañías consideran que esto vale la pena. Utilice un servicio de pago de nómina (existen varios en el directorio telefónico), o utilice los servicios de un contador o asistente que le ayude con esta papelería. La ventaja de ésto es que una vez que la papelería está completa Ud. sabe exactamente por cuanto tiene que hacer su cheque, y es mucho menos caro que lo anterior. La desventaja es que hay que enviar cheques a distintas partes por que hay que reportar impuestos a varias agencias. Formas Requeridas y Agencias Relacionadas con los Empleados Departamento de Justicia de los Estados Unidos ( Servico de Inmigración y Naturalización) Forma I-9 Verificación de Autorización para Trabajar en los Estados Unidos

12 Esta forma lo ayuda a saber sí su empleado está autorizado para trabajar legalmente en los Estados Unidos, ésta forma debe mantenerse con los expedientes de su personal, y puede ser obtenida marcando este número ( por favor, tenga en cuenta que este número es solamente para solicitar ésta forma, es de forma automática y quien le contesta es una máquina contestadora.) Oficina del Servicio de Inmigración y Naturalización 4149 Highline Blvd., #300 Oklahoma City, OK (405) Formas del Servicio de Recaudación de Rentas (IRS) Las formas se pueden obtener de la siguiente manera: IRS , Otra muy buena página para obtener formas es Llame a su contador Forma SS-4 Número de Identificación como Empleador (EIN). Nota: ésta forma tambien la encontrará en el paquete de registro de la OTC. Forma W-4-Certificado de retención, obtengalas del IRS, y manténgalas en sus archivos. Forma W-9-Certificado de Identificación como Contribuyente- utilícelos para los Contratistas Independientes. Forma W-2-Reporte ésta al final del año y muestre las retenciones hechas a sus empleados, las formas vienen del IRS pero al final del año se mandan a la oficina del Seguro Social. Forma 940-Impuesto Federal de Desempleo (FUTA, Federal Unemployment Tax)- Se paga anualmente, sí el monto de impuestos es mayor de $ , entonces se paga cada cuatro meses. Forma 941- Se utiliza para reportar el FICA y las retenciones Federales, ésta forma se envía cada cuatro meses. Forma 1099-Misc.- Esta forma se llena una vez al año y muestra los pagos mayores de $ hechos a contratístas independientes. Comisión de Empleo del Estado de Oklahoma (búsque en formas)

13 OES-1 Employer Status.- (SUTA) Esta forma se utiliza para el Seguro Estatal de Desempleo y se completa cada cuatrimestre. Nota: Si Ud. recibiera esta forma en el correo y Ud. no tiene empleados, llénela marcando cero en los renglones pertinentes y envíela. Comisión Recaudadora del Estado de Oklahoma (OTC) Llame al (405) Formas Estatales de Retención- de la OTC. Esta forma deberá completarse, ya sea mensualmente o cuatrimestralmente dependiendo de cuanto sea el monto de retención. NOTA: Si Ud. recibe una forma de estas antes de haber contratado empleados llenela en ceros y envíela. Seguro de Compensación para los Trabajadores El Seguro de Compensación para los Trabajadores se necesita para cada uno de los empleados. Las tarifas y costos varían dependiendo del tipo de trabajo, por ejemplo el costo en un empleado que trabaja en la construcción es mucho mas alto que el de uno que trabaja en una oficina, por ejemplo, estas tarifas se basan en el peligro potencial de ser lesionado en el trabajo. Donde Conseguir el Seguro de Compensación al Trabajador De manera privada Informese con su agente de seguros de manera particular A través del Fondo de Seguros del Estado de Oklahoma Fondo de Seguros del Estado de Oklahoma 410 N. Walnut P.O. Box Oklahoma City, OK (405) Nota: Cuando Ud. llama al Fondo de Seguros del Estado de Oklahoma, lo mas probable es que Ud. sienta que ellos son un poco agresivos en la manera en que hacen las preguntas. Por favor comprenda que ellos prefieren que Ud. trabaje con agentes externos que directamente con ellos, sí Ud. todavia no se encuentra en operaciones, sea muy claro y tajante acerca del hecho de que en este momento se encuentra recolectando información que le ayudara a estar seguro de cuales serán los costos totales en los cuales Ud. incurrirá.

14 Otras Leyes Laborales Otras leyes laborales tales como American Disabilities Act (Discapacitados) el Titulo VII de los Derechos Civiles establecida en 1964 son algún tipo de reglas con las que hay que cumplir. Existe un publicación gratuita del Departamento del Trabajo titulado: Manual del Pequeño Negocio: Leyes, Reglamentos y Asistencia Técnica (Small Business Handbook: Laws, Regulations and Technical Assistance). Esta publicación se puede obtener escribiendo a la siguiente dirección o tambien vía internet en: Esta página tambien es interactiva y la cual le puede ayudar contestando algunas de sus preguntas en linea. Departamento del Trabajo de los Estados Unidos U.S Department of Labor 200 Constitution Ave., NW Washington, DC 20240

15 Formas de Estructura Legal Cada negocio tiene algún tipo de estructura legal. Muy a menudo cuando algún posible emprendedor le preguntamos que clase de estructura legal piensa tener en su empresa o negocio, normalmente se les dibuja una gran signo de interrogación en la cara, BBBueno, solamente seré yo, y la verdad es que independientemente de si és Ud. solo o se asociará con alguien mas para iniciar el negocio, Ud. necesita saber que cada negocio tiene una forma de estructura legal y algúnas implicaciones impositarias de acuerdo a esto. Las Diferentes Opciones de Estructura Legal Existen varios tipos de Estructura Legal para los negocios, ellas son: Propietario único (sole proprietorship) Sociedades Sociedades Generales Sociedades limitadas Sociedades de Responsabilidad Limitada Compañía de Responsabilidad Limitada Corporaciones Corporación C Subcapitulo S Existen diferencias en cada una de estos tipos, la mayoría de estas diferencias estan ligadas al tipo de responsabilidad y a como se manejan los impuestos. La manera más simple y barata de todos los diferentes tipos de estructura legal es el Propietario único, en cualquier momento Ud. podría cambiar hacia un tipo mas sofistícado de estructura legal en caso de que Ud. lo necesítara. Si Ud. está iniciando un negocio con bajos riesgos, es nuevo o relativamente pequeño, este tipo de estructura podría ser el mejor para Ud. Por otro lado si estuviera en una posición donde fuera fácil que alguien lo demandara por algúna razón y hacerlo responsable, definitívamente sería recomendable buscar ótro tipo de estructura. Por ejemplo, una persona que hace costura y reparaciones désde casa es mas difícil que álguien quiera demandarlo, comparado por ejemplo con una empresa que fabríca cuchillos o navajas. El Tipo de Negocio Soy solamente yo. Propietario Unico La manera más simple de iniciar un negocio se le conoce como Propietario Unico, ésto es un solo dueño. (Nota: Un matrimonio puede operar como propietario único). Es solamente Ud. si quisiera invitar a alguien más al negocio, entonces necesitaría algun otro tipo de estructura legal. Este tipo de estructura podría ser muy bueno para algunos

16 negocios durante todo el tiempo que permanezcan en operaciones mientras que para otros será solo el inicio. Necesita Ud. Algún Tipo de Licencia Para Empezar a Operar Bajo Este Tipo de Estructura? No. Existen algúnas cosas que Ud. deberá cumplir, incluso para algunos tipos de negocios se le pedirá que Ud. cuente con una licencia profesional o comercial. El Nombre del Negocio y Sér el Unico Propietario Es posible que Ud. Desee algun nombre para su negocio, pero al ser único propietario ni siquiera necesita eso, Ud. Puede realizar actividades comerciales bajo su propio nombre, sin embargo la mayoría de las personas desean algún tipo de nombre para su compañía, algunos otros negocios desean proteger el nombre de su compañía, todo éste tipo de información la revisaremos más adelante. Algunas veces, para el caso de ser propietario único, los bancos piden un Certificado de Nombre Ficticio, para cuando Ud. abre una nueva cuenta para su negocio, la verdad es que lo que ellos realmente buscan es algo que diga que Ud. se encuentra legítimamente registrado como negocio. Si su empresa esta como único propietario, trabaja desde casa, provee algun tipo de servicio que no requiere de licencias especiales, entonces no existe ningun tipo de documento especial para que el banco pueda verificar que efectivamente Ud. está realizando alguna actividad comercial. La verdad es que no se necesita nada más, pero ellos quieren algo que lo compruebe, un Certificado de Nombre Ficticio es un término anticuado, lo que probablemente Ud. necesita es un reporte de Nombre Comercial de la oficina del Secretario de Estado. Vea la información acerca de que es y de como llenar la forma en la página 21. Ventajas de Ser Unico Propietario Es muy sencillo y barato empezar actividades, y el tipo de papelería que se tiene que llevar sera sólamente una forma que se llena al final del año y que se le conoce como Schedule C, la cual se adjunta a su declaración personal de impuestos ante el IRS (forma 1040), pagando en este momento los impuestos correspondientes a las ganancias así como lo correspondiente al Seguro Social. Ud. no tendrá que preocuparse por tener juntas de comite una vez al año ni llevar minutas de éstas. Desventajas de Ser Unico Propietario Si a Ud. lo demandan por algúna razón, puede resultar responsable por ambas partes, es decir por el negocio y de manera personal, existen algun tipo de ventajas que Ud. puede tener siendo Unico Propietario. Cualquier tipo de ganancias del negocio irán diréctamente a la página frontal de su declaración 1040 y será considerado como ingreso personal sujeto a pago de impuestos.

17 Por Qué las Personas Forman Corporaciones y Sociedades? Existen tres razónes principales: 1) Si son más de un dueño o siendo único propietario desea integrar a alguien más dentro del negocio. 2) Si la compañía finacieramente hablando está creciendo y 3) Si Ud. tambien está un poco preocupado acerca de algún tipo de responsabilidad o de ser demandado. Si existe alguien además de Ud., o si Ud. desea ingresar dinero a la compañía vendiendo una parte de la propiedad de ésta, entonces, vender acciones o atraer socios o inversionistas pudiera ser una manera de hacerlo. Si la compañía esta logrando buenas metas financieras, entonces sería ventajoso ser una corporación y tomar algunos beneficios fiscales los cuales no están disponibles a los Unicos Propietarios, sólo tiene que estar conciente que las corporaciones podrían pagar mas impuestos. Normalmente el pago es doble, esto significa que Ud. como dueño es tambien un empleado de la compañía, y su salario tambien es gravado, y Ud. de manera personal por todas las ganacias o ingresos obtenidos. Más que nada, lo que lo lleva a formar una corporación o sociedad son las posibilidades de responsabilidad en caso de demanda. Desgraciadamente nuestra sociedad es felíz demandando, así es que ésta es una buena manera de proteger sus bienes personales y propiedades. Advertencia tenga cuidado!!! Si Ud. decide formar una sociedad o corporación, existen algunas reglas y documentación que hay que llenar, sí Ud. no lo hace estaría expuesto a algunos problemas con el pago de impuestos y sí alguna instancia gubernamental fuera en contra de la corporación o la sociedad, podrían traspasar el velo de la corporación y demandar tanto al negocio como a Ud. Tipo de Corporaciones Regular o Corporacion C Corporacion Subcapitulo S (Subchapter S)- El nombre de subacpitulo S viene del código fiscal donde se encuentran las específicaciones para este tipo de corporación. Compañía de Responsabilidad Limitada ( Esta es realmente un híbrido entre lo que es una Corporación y una Sociedad.)

18 Tipos de Sociedades Sociedad general Sociedad Limitada Sociedad de Responsabilidad Limitada. Tipos de Estructura Legal que Son Muy Raro Encontrar en Nuevos Negocios Regular o Corporacion C, estas son raras para los nuevos negocios. Esta es la que tiene mas implicaciones fiscales y la que necesita mas pepelería y formas que llenar. Mientras que existen algunos beneficios fiscales que tambien puede aprovechar, la mayoría de los nuevos negocios les irá bien durante los primeros años, así es que los beneficios pueden ser a futuro. Si Ud. tiene muchísimas, y de verdad digo muchísimas ventas, muchos empleados y puede pagar seguros de retiro y beneficios para cada uno de ellos, entonces podría considerar ésta forma. Es muy raro que un negocio que inicie pudiera estar dentro de esta categoría, es por eso que no profundizaremos mas explicando esto para un negocio nuevo, sí de cualquier forma Ud. siente que ésta es la forma de estructura legal que necesita le aconsejamos que consulte con un abogado y con su contador. Sociedad de Responsabilidad Limitada, éstas estuvieron muy de moda cuando existio en el estado el rápido crecimiento por los descubrimientos petrolíficos, dónde un gran número de personas invertían un poco de dinero en una sociedad, normalmente en una renta de campo petrolero o en desarrollos de habitacionales. El socio perteneciente a esta no tenía voz ni voto simplemente a la posibilidad de perder su inversión, la mayoría de las personas que invierten en un nuevo negocio definitivamente querrán poder tener voz y mando. Tipo de Estructura que No Recomendamos Sociedad General, ser parte de una compañía con una o más personas, no importando la estructura legal de ésta, es una relación legal, es decir es como si se estuviera casado con esa o más personas. En una sociedad general, todos son responsables de todo. Sí por ejemplo yo fuera su socio y tomara una mala decisión que implicara a la compañía, Ud. como mi socio estaría totalmente obligado a responder, tal como sí Ud. mismo hubiera tomado la decisión, la verdad es que existen demasiados problemas con este tipo de sociedad.

19 Tipos de Corporaciones y Sociedades más Comunes para Empresas que Inician Corporacion Subcapitulo S Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLP) Compañia de Responsabilidad Limitada (LLC) Estos tipos de Estructura tienen muchísimas cosas en común Cada una de ellas protege al dueño de ser sujeto de cargos de responsabilidad en caso de demandas. Cada una de ellas tendrá una forma y una tarifa diferente en la Oficina del Secretario de Estado de Oklahoma. Cada una de estas compañias tiene que tener algún tipo de reglas y politicas por escrito, en el caso de Subcapitulo S se les conoce como artículos de incorporación, en una Compañía de Responsabilidad Limitada como Artículos de Asociación, y en una Sociedad de Responsabilidad Limitada como Acuerdo de Sociedad. De alguna manera esto podría compararse a lo que sería un arreglo pre-nupcial, y trata de prevenir situaciones entre los miembros o dueños ademas de brindar posibles soluciones a posibles problemas antes de que éstos ocurran. En cada una de éstas compañías, los ingresos o pérdidas le afectaran de manera personal, cada una de ellas tiene una forma del IRS que deberá ser anexada a su declaración anual, lo que Ud. pierda o gane será determinado por la participación en cuanto a porcentaje de acciones que Ud. tenga en la compañía. Ud. de manera personal es responsable del pago de impuestos y seguro social de acuerdo a la parte proporcional de ganancias que le corespondan a Ud. En cada una de éstas formas, podrá Ud. mismo ser contratado como empleado de la mísma, solamente obtener ganancias o una mezcla de ambas. En algunas ocaciones éstas empresas se les conoce como de doble gravámen, pues como empleado su salario causa impuestos y Ud. tambien es responsable de pago de impuestos sobre las ganacias de la empresa. Cada una de estas compañías mantiene cierta papelería que documenta las decisiones efectuadas, ademas de que juntas directivas deben ocurrir con regularidad. La Subcapitulo S es la que cuenta con mayor papelería. Como Decidir De manera general creemos que su contador puede ayudarle a Ud. y a sus socios a decidir que tipo de estructura es más conveniente desde el punto de vista del pago de impuestos. Existe un buen numero de libros y programas que le pueden ayudar con la documentación

20 básica, de cualquier manera siempre recomendamos que un Abogado lo revise para mayor protección. Donde Solicitar y Entregar la Formas Apropiadas. La Oficina del Secretario de Estado de Oklahoma es dónde Ud. entrega su papelería para dar de alta su empresa, puede obtener las formas ahí mismo, o vía internet en: Secretaría de Estado de Oklahoma 2300 Lincoln Blvd. Room 101 State Capitol Building Oklahoma City, OK (405) Podría Realizar toda la Documentación sin Abogado? Mientras que nosotros le recomendamos que siempre obtenga asistencia legal de un abogado, tambien reconocemos que existen que muchos propietarios que hacen hasta lo imposible por ahorrar dinero haciendo todo ellos mismos. Existen algunos recursos disponibles para ayudarle a establecer su corporación. Su Centro de Desarrollo Empresarial local pudiera contar con ellos, tambien podría llamar al Centro de Información Comercial al (405) , localizado en la Universidad Central de Oklahoma en el Centro del Desarrollo para la Pequeña Empresa, el cual cuenta con libros y programas de computación que puede utilizar, algunos de ellos estan disponibles para la venta y pueden ayudarle con la documentación básica, de cualquier manera le aconsejamos que tenga algun tipo de asesoria legal, una hora de este tipo de consultoría puede ahorrarle muchos problemas en el futuro. Los Pequeños Negocios y El Servicio de Recaudación Interna (IRS) Muchos propietarios de negocios creen que aprender todos los requerimientos del IRS es una tarea sumamente difícil, durante los ultimos años, el IRS se ha esforzado tratando de trabajar mejor en lo que se refiere a dar información al contribuyente. Si Ud. entiende que es lo que Ud. necesita, es mucho más fácil que cumpla con los requerimientos. El IRS ofrece entrenamiento en la Ciudad de Oklahoma y Tulsa, de como llenar la forma Schedule C, la cual se utiliza para aquellas personas quienes tienen dado de alta su negocio como único propietario, además de información de como llenar las formas necesarias para cuando Ud. tiene empleados. Para mayor información llame al IRS al Departamento de Entrenamiento en la ciudad de Oklahoma al (405)

21 Solicitando Información Acerca del Pago de Impuestos Una contestadora automática puede ayudarle a recibir información acerca de las preguntas más comunmente hechas así como para solicitar publicaciones, así mísmo un buen número de formas pueden mandarsele vía fax. El número del IRS es 1 (800) o 1 (800) Cada uno de los Centros del Desarrollo para la Pequeña Empresa cuenta con un programa de información para pequeños negocios en cuanto al pago de impuestos, este programa se encuentra en disco compacto para computadora (CD-ROM), cuenta con autoentrenamiento y algúnos ejemplos. Aunque Ud. no lo crea la página de internet del IRS es divertida y sumamente informativa, la dirección es: En ésta página Ud. encontrará una sección de preguntas y respuestas además de poder obtener formas y publicaciones. De todas las formas en que le IRS trata de brindar ayuda y ofrecer información, en nuestra opinion, el Internet parece ser la más fácil. Nombres Comerciales, Marcas Registradas y Certificados de Nombre Ficticio Esto es algunas veces es un tanto confuso para los pequeños negocios, el punto principal es: Cómo protejo el nombre de mi negocio para que nadie más lo utilice?, bueno, mientras ésto es una preocupacion válida, con mucha frecuencia observamos que los propietarios de nuevos negocios pierden muchísimo más tiempo en esto de lo que realmente se necesita, analizemos que es lo que cada una de estas cosas puede o no hacer y que opciones existen. Que es un Registro de Nombre Comercial (DBA) Registrar un Nombre Comercial en la oficina del Secretario de Estado de Oklahoma, significa que Ud. esta dando a conocer al público que Ud. se encuentra dado de alta como dba (doing business as), es decir con un nombre diferente al suyo, por ejemplo Juan González, registrado como único propietario, solicita un Registro de Nombre Comercial, como: Soluciones Computacionales, el costo del Registro de Nombre Comercial es de $25. Porque Solicitar un Registro de Nombre Comercial? La Secretaría de Estado no registrará otro nombre igual al suyo Provee información acerca de que Ud. realiza actividad comercial bajo un nombre comercial en específico Especialmente si Ud. es único propietario y no tiene empleados, trabaja desde su

22 casa y vende algun tipo de servicio, algún empleado bancario querrá ver algo que indique que efectivamente Ud. se encuentra realizando actividad comercial, antes de que le abran una cuenta a nombre del negocio. Quien Solicita un Registro de Nombre Comercial? Empresas no incorporadas (Unicos Propietarios, Compañías de Responsabilidad Limitada y Sociedades), las Corporaciones tambien podrían solicitar un Registro de Nombre Comercial, si ellos tuvieran un nombre diferente (DBA) con el que legalmente están dadas de alta, por ejemplo Industrias Imperiales, Inc, DBA Tiendas Imperio. Este registro no ofrece protección de propiedad intelectual, es meramente un registro, para una mayor protección lea la parte dedicada a Registro de Marcas en el Estado. El Certificado de Nombre Ficticio Ya No Se Necesita, Excepto Para las Sociedades Generales. Hasta el año pasado, el Certifícado de Nombre Ficticio, era solicitado en las oficinas del condado, era la manera de hacer público el nombre de su empresa. La mayoría de estas oficinas ya no expiden este certificado, esperamos que la comunidad bancaria esté al tanto de esto y de los cambios que ha habido, existe todavía este certificado pero solamente para las Sociedades Generales (las cuales por cierto no recomendamos), y éste tambien se solicita en la Oficina del Secretario de Estado. Marcas Registradas en el Estado Revisaremos este punto con mucho más detalle en la sección de propiedad intelectual, justo enseguida de esta sección. Se puede obtener un registro de marca en Oklahoma, llenando un forma en la oficina del Secretario de Estado, la cuota es de $ Esto básicamente impide que otros negocios en Oklahoma utilicen el mismo nombre, y por otro lado establece un tiempo exacto de cuando fué que la marca se empezó a utilizar por la compañía. Ristro de Marcas a Nivel Nacional U.S. Trademark Este tipo de registro le brinda una mayor protección, utilizando un ejemplo para ilustrar esta situación, imagine que existiera algún tipo de disputa entre dos empresas una con resgitro en Oklahoma y otra con registro Nacional, aun cuando la compañía en Oklahoma fuera capaz de probar que empezó a utilizar el nombre mucho antes, y aun suponiendo que la empresa en Oklahoma pudiera seguir utilizando éste nombre dentro del estado, la compañía registrada a nivel Nacional, tendría muchos más priviliegios en más lugares. Sí a Ud. le preocupa que el nombre de su compañía tenga un alcance Nacional, o mucho más allá de su lugar de origen, entonces le recomendamos que invierta algo de dinero extra y obtenga ambos registros.

23 El Registro de Marcas se Discute con Mucho Mayor Detalle en la Seccion de Propiedad Intelectual. Seguros que se Necesitan para su Negocio Existen muchos tipos diferentes de seguros que Ud. podría necesitar, o querría tener. Este manual ha sido elaborado para los nuevos negocios y pudiera ser que no necesitara o estuviera en la posición de pagar todos los seguros que le gustaría tener. Conforme vaya creciendo el negocio, irá requiriendo más seguros, pues se tendría mucho mas que perder y sería indispensable proteger aquello por lo que Ud. ha luchado tanto. El agente de seguros que maneja el seguro de su auto o casa, podría ayudarle a decidir acerca de las necesidades de seguro para su negocio. Sin embargo existen agentes especializados en seguros comerciales, si Ud. prefiere utilizar uno de ellos, le recomendamos busque en el directorio telefonico. Seguros Personales Desempleo Sí Ud. tiene empleados, Ud. tendrá que tener seguros de desempleo y seguros de compensación, vea la sección acerca de empleados dónde se cubre este punto con más detalle. Seguros Médicos Lo más seguro es que como nuevo negocio no cuente con seguros de gastos médicos, normalmente éste es el primer tipo de prestación que alguna compañía quisiera brindar a los dueños y empleados, cuando existe la posibilidad. Ud. deberá tener por lo menos dos empleados para solicitar una póliza de grupo, de otra manera tendrá que buscar algún tipo de póliza de manera individual. Existen muchas opciones con respecto a seguros médicos, sería recomendable checar esto con alguna asociación en su industria, o algunas otras agrupaciones tales como las camaras de comercio, quienes en ocaciones ofrecen planes de seguro en grupo para pequeños negocios. Las Organizaciones de Mantenimiento de la Salud (HMO por sus siglas en inglés), pudieran tambien ser una opción, busque en el directorio telefónico este tipo de información acerca de grupos que ofrecen este tipo de seguro. Seguros para Lugares y Cosas Ya sea que Ud. trabaja desde casa o en un local comercial, será recomendable asegurar y buscar protección para el lugar de trabajo así como como el equipo y para los utensilios de uso diario.

24 Seguro de Responsabilidad General General Liability Esto lo cubre a Ud. contra posibles daños que personas pudieran sufrir dentro del área de trabajo o de alguna manera relacionado con el mísmo. Este seguro cubre tambien negligencia de sus empleados, sí su negocio se encuentra en su casa, hable con su agente y pregunte sí el seguro de su casa, tambien lo cubre contra éste tipo de daños. Propiedad y Desgracias Personales Property and Casualty Aquí existen dos consideraciones, una es la estructura del local y la otra lo que éste contiene. Si Ud. está arrendando un local comercial, el dueño del negocio tendrá asegurada su propiedad, pero esto no cubre todo su equipo y materiales. El tipo de póliza que Ud. necesita se llama seguro para equipo y material comercial (contents insurance), si Ud. trabaja desde casa hable con su agente de seguros, acerca de la póliza de seguro de su casa y acerca del tipo de equipo comercial que estará en casa. En muchos casos su póliza cubre este equipo, o en su defecto habrá que añadir claúsulas a la póliza, sí Ud. esta rentando la casa, asegurese de tener una póliza que cubra su morada y equipo contenido dentro de la misma. Otros Tipos de Seguros que Ud. Podría Necesitar Fianzas Fianza de Seguridad (Surety Bond) Este tipo de seguro es para las empresas o negocios de construcción, esto garantiza de que en caso de que el contratista no cumpla con lo pactado y complete el proyecto, este será terminado con dinero de la póliza. Este tipo de fianzas se encuentra en compañías que se especializan en seguros comerciales. La mayoría de los negocios que inician no cumplen con los requisitos para solicitar una fianza como ésta, por que no existe ningún tipo de historia previa de trabajos completados o no se cuenta con historia financiera. Para que una compañía de seguros expida uno de este tipo, necesitan asegurarlo tal como si fuera un crédito. Si acaso un nuevo negocio lógrara obtener un tipo de seguro como éste, sería depositando efectivo como garantía, mientras dura la operación. Responsabilidad Existen varios tipos de seguros de responsabilidad, por ejemplo, si Ud. manufactura algún producto, sería bueno contar con un seguro de protección en caso de que alguien salga lastimado o perjudicado con el uso de su producto. Algunos otros negocios, como en el caso de los contadores, tienen pólizas contra omisiones o errores, en caso de que por culpa de este error u omisión su cliente haya perdido dinero y decida demandarlo. Su agente de seguros podrá aconsejarle mas acertadamente acerca de sus necesidades.

25 Miscelaneos Existen otra formas de seguros para su negocio, algunos podrían o no ser usados, sólo por citar algunos ejemplos son, producto u trabajo completado, daños personales o seguro por interrupción. Como Recibir Tarjetas de Crédito En esta sociedad moderna, muchas de las transacciones comerciales se realizan a diario a través de una tarjeta de crédito o ultimamente tambien de débito, en lugar de efectivo y cheques. Obviamente muchos negocios desean ser capaces de vender productos y/o servicios recibiendo tarjetas de crédito. Si Ud. desea que sus clientes puedan utilizar sus tarjetas de crédito cuando le pagan, Ud. necesitará abrir lo que se conoce como Cuenta Comercial (Merchant Account). Como Establecer una Cuenta Comercial Contacte a su banco Busque en el directorio telefónico bajo Servicios Comerciales Pregunte directamente a alguna asociación en su industria, si ellos mantienen relación con algún distribuidor especializado. Busque en la Internet Contacte a la Asociación de Negocios que Operan desde Casa Una Cuenta Comercial es Como un Crédito En un sentido muy realista, el banco o institución crediticia, con quien Ud. abre esta cuenta comercial, está tomando el riesgo y prestando el dinero, como resultado de ésto, cuando ellos están evaluando su negocio, existen varios factores que ellos toman en consideración. Estos factores incluyen el estudio del mercado para su producto o servicio, como anuncia sus productos o servicios, información de como es que se completa la transacción, así como la historia financiera de la compañía. Desafortunadamente no existe una fórmula especial, cada compañía es evaluada de manera individual. Lo que Ud. Necesita Saber Acerca de las Leyes que Rigen las Compras, Disputas y Retornos, Efectuados con Tarjeta de Crédito. Existen ciertas medidas de protección que la ley brinda al consumidor que compra con tarjeta de crédito. El cliente tiene el derecho disputar alguna transacción dentro de los primeros treinta días posteriores al recibir su estado de cuenta. Si el cliente tiene razón en su demanda, el dinero se acredita de nuevo a su cuenta y se carga a la cuenta comercial.