SCCP.ESC.02. Seguimiento y elaboración de informes
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- Juan Carlos Miguel Ángel Montes Rubio
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1 y Contrataciones Públicas Página: 1 de 6 Vers. Fecha Preparado por: Historia e Identificación de los Cambios Revisado Cambios Efectuados por: de Sistema Coordinador de de la Primera Versión de Sistema Coordinador de de la -Se incorpora en el flujo del procedimiento la referencia a las actividades definidas en el procedimiento Producto No Conforme. -Se elimina del flujo la actividad de decisión para remitir Informe PMG a la Chilecompra de Sistema Coordinador de de la -Se incorpora en el flujo del procedimiento la referencia a las actividades definidas en el procedimiento Producto No Conforme en el caso de los reclamos recibidos por Plataforma Activa.
2 y Contrataciones Públicas Página: 2 de 6 1. OBJETIVO El objetivo del presente documento es definir una metodología para efectuar seguimiento a la gestión de adquisiciones del Servicio tomando acciones correctivas y/o preventivas cuando se requiera y elaborar los informes requeridos por la Chilecompra en las fechas establecidas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la gestión de adquisiciones de DIFROL. 3. RESPONSABLES PROVEEDORES USUARIOS CLIENTES Chilecompra Jefe(a) DEPAD Adquisiciones Jefe(a) de Servicio Chilecompra 4. DEFINICIONES DEPAD: Departamento Administrativo. DIPRES: de Presupuesto. 5. INDICADOR DE GESTIÓN (IG) CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO PERIODICIDAD INDICADOR BUENO REGULAR MALO DE MEDICIÓN Informes enviados en las fechas establecidas por la IG=SI - IG=NO Anual Chilecompra AC/AP determinadas por análisis de indicadores de gestión de adquisiciones implementadas en los plazos definidos = (Nº de AC/AP implementadas en los plazos / Nº de AC/AP determinadas)*100 IG>80% 70%<IG<80% IG<70% Trimestral
3 y Contrataciones Públicas Página: 3 de 6 6. REFERENCIAS Ley de Públicas N y su reglamento. Guía Metodológica para medios de verificación vigente Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. Procedimiento Producto No Conforme. 7. REGISTROS Identificación Informe ejecutivo Análisis Indicadores de gestión y reclamos Informe PMG Responsable(s) Tiempo 3 años Impreso 3 años Digital Almacenamiento Medio de Lugar y Responsable Soporte Archivador PMG / Encargado PC Encargado / Sistema Disposición Eliminar registro obsoleto Eliminar registro obsoleto Certificado de recepción 3 años Impreso Archivador PMG / Encargado Eliminar registro obsoleto
4 y Contrataciones Públicas Página: 4 de 6 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES NOTAS / RESULTADOS RESPONSABLES INICIO Seguimiento mensual de los indicadores de gestión y reclamos El último día hábil del mes se extrae la información acerca de los indicadores de gestión del Portal Mercado Público y se analiza la tendencia respesto al mes anterior y meta definida. Registro indicadores de gestión y reclamos Portal. Análisis de los indicadores de gestión y reclamos Trimestralmente se efectúa el análisis del estado de los indicadores respecto a las metas establecidas y a su tendencia. 1 Informe Ejecutivo indicadores de gestión y reclamos. NO Se requiere tomar acciones? SI SGC.OBL.04 Acciones Correctivas y Preventivas En el caso de presentarse indicadores en rojo, se realizan las actividades definidas en el procedimiento "Acciones Correctivas / Preventivas". 1 SGC.OBL.03 Producto No Conforme En el caso de presentarse reclamos en la plataforma Probidad Activa, se realizan las actividades definidas en el procedimiento "Producto No Conforme". -Formato PMG Chilecompra. -Guía Metodológica para medios de verificación vigentes. Elaboración informe PMG El elabora el Informe PMG de acuerdo al formato establecido por la Chilecompra. Informe PMG. 2
5 y Contrataciones Públicas Página: 5 de 6 ENTRADAS ACTIVIDADES NOTAS / RESULTADOS RESPONSABLES 2 Envío a Jefe de Servicio El envía el Informe PMG al Jefe de Servicio para revisión y aprobación. NO Existen observacion es? Jefe de Servicio SI SGC.OBL.03 Producto No Conforme En el caso de presentarse observaciones, se realizan las actividades definidas en el procedimiento "Producto No Conforme". Envío a Chilecompra El Informe PMG es enviado a la Chilecompra, a través del Portal en los plazos establecidos y el sistema emite certificado de recepción. Jefe de Servicio -Informe PMG. -Certificado de recepción Portal. FIN Criterio de Éxito: Informes de Gestión enviados en los plazos establecidos por la Chilecompra.
6 y Contrataciones Públicas Página: 6 de 6 9. ANEXOS Este procedimiento no cuenta con Anexos.
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