Procedimiento para la Planificación y Ejecución de Auditorias Internas

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1 Ejecución de Auditorías internas Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 1 de 8 Ejecución de Auditorias Internas CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cambio de formato Adecuación a la Norma ISO 9001: Actualización y revisión del Procedimiento 11/11/15 Cambio de codificación de formatos Firmas de la revisión vigente Marco Valdez Asistente de CSSOMA Alfonso Quiroz Asistente de CSSOMA Joel Santana Ing. de Gestión de Calidad Joel Santana Ing. de Gestión de Calidad Martín Soto Jefe de CSSOMA Martín Soto Jefe de CSSOMA Claudia Reyes Jefe de Gestión de Calidad Claudia Reyes Jefe de Gestión de Calidad Cesar Coloma Gerente de Operaciones Cesar Coloma Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones

2 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 2 de 8 ITEM I. Tabla de contenido PAG I. TABLA DE CONTENIDO 2 1. PROPÓSITO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 3. DEFINICIONES DESARROLLO Planificación de la auditoría Ejecución de la auditoría Reunión de auditores Seguimiento de auditoría 5 6. MODO DE ACEPTACIÓN RESPONSABILIDADES ANEXOS Formato "Programa General de Auditoría Interna" PG-CAL-08-F Formato "Plan de auditoría Interna" PG-CAL-08-F Formato "Lista de Participantes" PG-CAL-08-F Formato "Acta de reunión de cierre" PG-CAL-08-F. 5

3 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 3 de 8 1. Propósito. Establecer los mecanismos necesarios para la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías al SGC. 2. Alcance. Este procedimiento aplica a todas las funciones y procesos que integran el SGC. 3. Documentos de referencia. MA-CAL-01 Manual de Gestión de la Calidad. Definiciones. Auditoría: Proceso sistemático e independiente para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas objetivamente para determinar la extensión en que los criterios de auditoría se cumplen. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Cliente de auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. Auditado: Organización o persona a ser auditado. Equipo Auditor: Uno o más auditores calificados que conducen una auditoría. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos u otra información, que sea importante para el criterio de auditoría acordado y verificable, la evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Observación: Resultado de la evaluación de la evidencia de la Auditoría, Inspección o reclamo por parte del Cliente, que representa un incumplimiento aislado de un requisito, que no afecta la eficiencia del proceso involucrado pues es un aspecto que podría mejorarse. No requiere de un análisis de causas pero si de una acción que permita levantar dicha observación. 5. Desarrollo Planificación de la auditoría. Las auditorías internas del SGC se programan en función del estado y la importancia de la actividad a ser auditada y son realizadas por personal independiente de aquellos que tienen responsabilidad directa por la actividad que está siendo auditada. La frecuencia mínima para ejecutar las auditorías internas es de doce (12) meses. El Jefe de Gestión de Calidad, establece cuando será ejecutada la Auditoría, registrando los datos en el formato Programa General de Auditoría Interna (PG-CAL-08-F1). La programación es anual, siendo actualizada periódicamente. Así cualquier unidad perteneciente al SGC de Cosapi puede ser auditada Ejecución de la auditoría Preparación El Jefe de Gestión de Calidad designa al(los) auditor(es) responsable(s).

4 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: de 8 El equipo auditor comunica a los responsables de las áreas auditadas los horarios y fechas para asegurar la asistencia en cada auditoría, adicionalmente el equipo auditor registra los datos del Plan de Auditoría en el formato Plan de Auditoría Interna (PG-CAL-08-F2). El Plan de Auditoría del SGC es revisado y aprobado por el Jefe de Gestión de Calidad, para posteriormente ser publicado en las áreas involucradas y se entrega una copia a los integrantes del equipo auditor. El Representante de la Dirección puede establecer la ejecución de una auditoría que no esté contemplada en el plan, basándose en resultados obtenidos en auditorías externas o internas, estatus de implementación del sistema y revisiones del sistema por la Dirección. Dicha auditoría debe ser comunicada al Jefe de Gestión de Calidad, para que la tome en cuenta en el programa e informe de la misma. De preferencia se deben realizar auditorías en aquel proyecto seleccionado para ser auditado, cuyo avance sea como mínimo 20% Reunión de apertura Él (los) auditor(es) realizará(n) una reunión de apertura, la que no debe exceder a 30 minutos, para presentar los miembros del Equipo Auditor a los responsables de la unidad a ser auditada, revisar el alcance y los propósitos y aclarar los detalles del Plan de Auditoría. El auditor es responsable de evidenciar la asistencia de los participantes a la reunión de apertura, entrevistas personales y reunión de cierre en el formato "Lista de Participantes" (PG-CAL-08-F3) Evaluación El auditor durante el proceso de auditoría emplea la técnica de investigación tomando como referencia la documentación aplicable al área auditada, así mismo realiza un muestreo del proceso con el fin de encontrar conformidad con los requerimientos especificados y en caso de ser necesario realiza el rastreo de la información, datos y actividades referidas Criterio de desviaciones Durante la auditoría, el auditor se asegura de encontrar conformidad con las actividades realizadas en el SGC de acuerdo a la documentación aplicada, así como de asegurar que no existe alguna de las siguientes situaciones en las áreas auditadas: Desconocimiento y falta de implantación de la política de calidad. Desconocimiento de las responsabilidades del personal entrevistado. Falta de aplicación de las acciones correctivas en problemas recurrentes y críticos referentes al Sistema y al servicio. Que la documentación del sistema no cumpla con alguno de los requerimientos de la norma internacional ISO 9001 aplicable. Que las actividades evaluadas no se realizan de acuerdo a los lineamientos descritos en la documentación correspondientes. Que no se están registrando los resultados de las actividades cuando sea requerido en procedimientos, contractualmente o por normativa. Que los registros no cumplen con los requerimientos de los documentos aplicables, tales como datos ambiguos, confusos e incompletos. Que exista documentación del sistema que no este controlada de acuerdo a los lineamientos aplicables. Nota. Al término del periodo de entrevista se notifican las desviaciones al área involucrada, así mismo se esclarece cualquier duda del personal involucrado.

5 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 5 de Reunión de auditores Durante esta reunión el Jefe de Gestión de Calidad (Sede Central) y/o Auditor Responsable (para los Proyectos) revisan y clasifican las desviaciones encontradas, considerando que: una observación no afecta la eficiencia del proceso involucrado, por lo que sólo se tomaran acciones inmediatas de ser necesario y para una no conformidad se requiere que se tomen acciones correctivas de acuerdo al Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (PG-CAL-05) Reunión de cierre y notificación de desviaciones. Al final de la auditoría, el auditor efectúa una reunión con el personal del área auditada para cubrir los siguientes aspectos: Presentación del acta de cierre el cual incluye el resumen de no conformidades encontradas por área, observaciones y la descripción de los hallazgos encontrados Aclarar las dudas del personal involucrado. El auditor es responsable de elaborar el acta de reunión de cierre en el formato "Acta de reunión de Cierre" (PG-CAL-08-F). 5.. Seguimiento de auditoría Las acciones correctivas, serán aplicadas en las mismas condiciones expresadas en el "Procedimiento de acciones correctivas y preventivas" (PG-CAL-05). El auditor asignado o el equipo auditor ejecuta la auditoría de seguimiento verificando la implementación y efectividad de las acciones correctivas tomadas y de acuerdo a los lineamientos establecidos en el "Procedimiento de acciones correctivas y preventivas" (PG-CAL-05). El proceso de auditoría se debe repetir en la medida de lo posible hasta que la implementación, levantamiento de no conformidades y acciones correctivas sean totalmente atendidas. Al concluir el cierre de todas las no conformidades por parte de las áreas, el Jefe de Gestión de Calidad prepara el reporte final al Representante de la Dirección como dato para las revisiones al SGC. El Jefe de Gestión de Calidad es el responsable de mantener los registros derivados de la auditoría. 6. Modo de aceptación. Cumplir con lo establecido en el presente procedimiento. 7. Responsabilidades. Jefe de Gestión de Calidad (Sede Central): Vela por el cumplimiento de este procedimiento; y administra los Registros que se generen en el proceso de auditoría. Es el responsable que se cumpla con el programa general de Auditorías Internas de la organización. Auditor Responsable (Ing. de Gestión de Calidad): Vela por el cumplimiento del presente procedimiento, es el encargado de realizar y cumplir con lo establecido en el programa general de Auditorías Internas de la organización. 8. Anexos Formato "Programa General de Auditoría Interna" PG-CAL-08-F Formato "Plan de auditoría Interna" PG-CAL-08-F Formato "Lista de Participantes" PG-CAL-08-F Formato "Acta de reunión de cierre" PG-CAL-08-F.

6 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 6 de Formato "Programa General de Auditoría Interna" PG-CAL-08-F1. Código: PG-CAL-08-F1 Revisión: 0 PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SGC Registro: Página : 01 de 01 MES/SEMANA C.R. DESCRIPCIÓN FECHA DE TÉRMINO ENERO MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE FEBRERO MARZO ABRIL OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Observaciones: Nombre/Función: Elaborado por: D: Nombre/Función: Revisado por: D: Nombre/Función: Aprobado por: D: Firma: M: Firma: M: Firma: M: A: A: A: 8.2 Formato "Plan de auditoría Interna" PG-CAL-08-F2. Código: PG-CAL-08-F2 PLAN DE AUDITORÍA INTERNA Revisión: 0 N Registro: TIPO DE AUDITORÍA N DE AUDITORÍA OBJETIVO ALCANCE PROGRAMA DE REUNIONES Tipo de reunion Fecha Hora No. Fecha Elemento a auditar Participante Hora de Inicio Hora de Finalización Auditor Observaciones

7 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 7 de Formato "Lista de Participantes" PG-CAL-08-F3. Lista de Participantes Código: PG-CAL-08-F3 Revisión: 05 N Registro: ALCANCE: Fecha: Hora: Lugar: Item AUDITORES Nombres y Apellidos (Auditor) Firma del auditor PARTICIPANTES Item Nombres y Apellidos Función Reunión Apertura Auditoría on Site Reunión Cierre

8 Código: PG-CAL-08 Revisión: Página: 8 de 8 8. Formato "Acta de reunión de cierre" PG-CAL-08-F. Acta de Reunión de Cierre Código: PG-CAL-08-F Revisión: 0 N Registro: Fecha: Hora: Lugar: Participantes ASISTENTES Auditor Firma del auditor COMENTARIOS SOBRE LA REUNION DESCRIPCION DE HALLAZGOS

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