CLIENTES ENTREGABLES REQUERIMIENTOS PROCESOS INDICADORES

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1 CLIENTES ENTREGABLES REQUERIMIENTOS PROCESOS INDICADORES QUIÉNES SON QUÉ QUIEREN O NECESITAN CÓMO LO QUIEREN CÓMO LO HACEMOS CÓMO SE CONTROLA CIUDADANÍA, ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES LOGÍSTICA DE EVENTOS APOYO LOGÍSTICO (CILORAMA, INVITACIONES, PAPELERÍA, SILLERÍA, MANTELERÍA, AUDIO Y VIDEO, MAESTRO DE CEREMONIAS, COFFEE BREAK O BRINDIS) DIPUTADAS Y DIPUTADOS LOGÍSTICA DE EVENTOS APOYO LOGÍSTICO (CILORAMA, INVITACIONES, PAPELERÍA, SILLERÍA, MANTELERÍA, AUDIO Y VIDEO, MAESTRO DE CEREMONIAS, COFFEE BREAK O BRINDIS) ÁREAS INTERNAS DEL PODER LEGISLATIVO DE GUANAJUATO LOGÍSTICA DE EVENTOS APOYO LOGÍSTICO (CILORAMA, INVITACIONES, PAPELERÍA, SILLERÍA, MANTELERÍA, AUDIO Y VIDEO, MAESTRO DE CEREMONIAS, COFFEE BREAK O BRINDIS) INSTITUCIONES EDUCATIVAS REUNIONES DE VINCULACIÓN CIUDADANA APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA, MANTELERÍA, COFFEE BREAK) ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES REUNIONES DE VINCULACIÓN CIUDADANA APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA, MANTELERÍA, COFFEE BREAK) INSTITUCIONES EDUCATIVAS FECHA Y HORA DE LA VISITA, NÚMERO DE ASISTENTES, INSUMOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA Y MANTELERÍA) AGENDA DIPUITADAS Y DIPUTADOS FECHA Y HORA DE LA VISITA, NÚMERO DE ASISTENTES, INSUMOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA Y MANTELERÍA) AGENDA ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES FECHA Y HORA DE LA VISITA, NÚMERO DE ASISTENTES, INSUMOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA Y MANTELERÍA) AGENDA CIUDADANÍA FECHA Y HORA DE LA VISITA, NÚMERO DE ASISTENTES, INSUMOS PARA EL APOYO LOGÍSTICO (AUDIO, VIDEO, SILLERÍA Y MANTELERÍA) AGENDA

2 ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS CONTRATACIÓN DE EDECANES SOLICITUD A SECRETARÍA GENERAL PARA QUE SE SUBA A LA AGENDA INSTITUCIONAL EL EVENTO Y SE LLEVE A CABO LA CONTRATACIÓN DE UN COFFEE O BRINDIS MONTAJE DEL EVENTO ENCARGADO DE LOGÍSTICA Y EVENTOS OFICIO, HERRAMIENTAS, MATERIA PRIMA (MADERA, CLAVOS, TORNILLOS, PINTURA, CABLES), MOBILIARIO, AUDIO Y VIDEO ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y GUIÓN PARA EL MAESTRO DE CEREMONIAS REVISAR EL CHECK LIST DEL EVENTO SUPERVISIÓN DEL DESARROLLO DEL EVENTO PÚBLICAS O PÚBLICAS Y AUDIO, VIDEO, MOBILIARIO, EDECANES Y PERSONAL OBSERVACIONES Y COMENTARIOS PÚBLICAS Lic. Alfredo Zetter González

3 Versión 001 PROCESO "LOGÍSTICA DE EVENTOS" Fecha Septiembre /2014 Codificación Comunicación Coordinador de Relaciones Públicas Jefe de Vinculación Encargado de Logística de Eventos Coordinación de servicios Generales social Recibe petición Contacta a peticionario Solicita especificaciones al peticionario Revisa factibilidad del evento con el Secretario Notifica resolución al peticionario Solicita mayor información al peticionario Solicita diseño de invitaciones, ciclorama, micrositio, banners, papelería y tarjetas informativas para el evento Solicita impresión de insumos para evento (invitaciones, banners, micrositio, papelería y tarjetas informativas Imprime insumos para evento Envia invitaciones Da seguimiento a invitaciones Contrata edecanes Solicita a Secretaría General el apoyo para la incorporación del evento en la agenda institucional Solicita a Secretaría General la contratación de brindis y/o coffee Solicita apoyo a Servicios Generales para montaje de evento Monta mobiliario para evento Elabora orden del día y guión para maestro de ceremonias Revisa check list del evento SI Todo listo? NO Asegura que esté todo listo Supervisa el desarrollo del evento FIN Coordinador de Relaciones Públicas Lic. Alfredo Zetter Gonzalez Secretario General

4 CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA SECRETARÍA GENERAL DEL CONGRESO UNIDAD ORGANIZACIONAL COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CODIGO SG/RP-002 COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS TIPO DE PROCESO DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE X NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL REUNIONES DE VINCULACIÓN CIUDADANA OBJETIVO DEL PROCESO QUE SE LLEVE A CABO EL EVENTO CONFORME A LO PLANEADO INICIA EN UNA PETICIÓN LIMITES TERMINA AL CULMINAR EL EVENTO ENTRADAS FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO ESPECIFICACIONES ENTREVISTA, CORREO ELECTRÓNICO Y/O LLAMADA TELEFÓNICA NOMBRE DEL PETICIONARIO, ESPECIFICACIONES DEL LUGAR, FECHA Y HORA A REALIZARSE LA REUNIÓN PROVEEDORES INSTITUCIONES EDUCATIVAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE DESARROLLO DE UNA REUNIÓN DE VINCULACIÓN CUBRIR CON LA PETICIÓN INICIAL O ACORDADA CLIENTES INSTITUCIONES EDUCATIVAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES INDICADORES NÚMERO DE REUNIONES SOLICITADAS CONTRA ATENDIDAS PROCESO ANTERIOR PROCESO POSTERIOR DUEÑO DEL PROCESO DUEÑO DEL PROCESO ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS ENVÍO DE UNA INVITACIÓN A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA POR PARTE DE LA COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS, PARA AGENDAR UNA REUNIÓN DE VINCULACIÓN RECIBO DE UNA LLAMADA TELEFÓNICA O CORREO ELECTRÓNICO CON LA RESPUESTA A LA SOLICITUD REUNIÓN CON EL SECRETARIO GENERAL PARA VERIFICAR LA FACTIBILIDAD DEL EVENTO PÚBLICAS INFORMACIÓN DETALLADA DE LOS REQUERIMIENTOS DEL PETICIONARIO ENVÍO DE LA CONFIRMACIÓN DE LA REUNIÓN A LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE UN CORREO ELECTRÓNICO SOLICITUD DE UNA VISITA PARA CONOCER SUS INSTALACIONES Y LAS CARACTERÍSTICAS Y RECURSOS CON LOS QUE SE CUENTA PARA LLEVAR A CABO LA REUNIÓN

5 ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS REUNIÓN CON EL COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS PARA DARLE A CONOCER LOS DETALLES PARA LLEVAR A CABO LA REUNIÓN DE VINCULACIÓN, INFORMACIÓN DETALLADA DEL LUGAR DEL EVENTO ELABORACIÓN Y ENVÍO DE LA INVITACIÓN PARA LA ASISTENCIA DE LAS O LOS DIPUTADOS A LA REUNIÓN (HORA, FECHA, LUGAR) NOTIFICACIÓN DE RESPUESTA POR PARTE DE LAS Y LOS DIPUTADOS RESPECTO A LA INVITACIÓN PÚBLICAS O PÚBLICAS O OFICIO, PLANEACIÓN DE LA LOGÍSTICA DEL EVENTO JUNTO CON EL ENCARGADO DE LOGÍSTICA Y EVENTOS (ACOMODO DEL ESCENARIO, INSUMOS PARA EL EVENTO, ORGANIZACIÓN, PRESIDIUM, AUDIO, VIDEO, PROTOCOLOS) Y ENCARGADO DE LOGÍSTICA Y EVENTOS ENVÍO DEL TEMARIO A LAS Y LOS DIPUTADOS QUE ASISTIRÁN A LA REUNIÓN PÚBLICAS O IMPRESIÓN DE PAPELERÍA PARA EL EVENTO (FORMATOS DE REGISTRO, PERSONIFICADORES, TALONES DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS) TELEFONO,, IMPRESORA SOLICITUD AL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES PARA TRANSPORTE, SILLERÍA Y MANTELERÍA (DEPENDIENDO DE LOS RECURSOS DE LA INSTITUCIÓN) OFICIO, SOLICITUD A SECRETARÍA GENERAL DE LA CONTRATACIÓN DE UN COFFEE O BRINDIS PARA EL EVENTO OFICIO, MONTAJE DEL EVENTO ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA REVISAR EL CHECK LIST DE LA REUNIÓN ENCARGADO DE LOGÍSTICA Y EVENTOS HERRAMIENTAS, MATERIA PRIMA (MADERA, CLAVOS, TORNILLOS, PINTURA, CABLES), MOBILIARIO, AUDIO Y VIDEO SUPERVISIÓN DEL DESARROLLO DE LA REUNIÓN PÚBLICAS Y AUDIO, VIDEO, MOBILIARIO Y PERSONAL OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DIFUSIÓN, COBERTURA Y CONVOCATORIA A MEDIOS DE ESTOS EVENTOS DE VINCULACIÓN, POR PARTE DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL PÚBLICAS Lic. Alfredo Zetter González

6 Versión 001 PROCESO "VINCULACIÓN CIUDADANA" Fecha Septiembre /2014 Codificación Comunicación Coordinador de Relaciones Públicas Jefe de Vinculación Encargado de Logística de Eventos Coordinación de servicios Generales social Envía invitación a institución para agendar reunión Revisa factibilidad del evento con el Secretario Confirma reunión Visita instalaciones de la institución Verifica instalaciones y recursos de la institución para la reunión Elabora invitación para diputados y diputadas a la reunión Recibe respuesta Planea logística de la reunión Envía temario de la reunión a diputados y diputadas Imprime papelería para evento (formato de registro, personificadores y talones de preguntas y respuestas) Solicita a Secretaría General el apoyo para la incorporación del evento en la agenda institucional Solicita a Secretaría General la contratación de brindis y/o coffee Solicita apoyo a Servicios Generales para montaje de evento Monta mobiliario para evento Revisa check list del evento SI Todo listo? NO Asegura que esté todo listo Supervisa el desarrollo del evento FIN Coordinador de Relaciones Públicas Lic. Alfredo Zetter González Secretario General

7 CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA SECRETARÍA GENERAL DEL CONGRESO UNIDAD ORGANIZACIONAL COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS CODIGO SG/RP-003 COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS TIPO DE PROCESO DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE X NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL OBJETIVO DEL PROCESO QUE SE LLEVE A CABO LA VISITA CONFORME A LO PLANEADO INICIA EN UNA PETICIÓN LIMITES TERMINA LA VISITA GUIADA ENTRADAS FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO ESPECIFICACIONES ENTREVISTA, CORREO ELECTRÓNICO, LLAMADA TELEFÓNICA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DIPUTADOS Y DIPUTADAS CIUDADANÍA INSTITUCIONES EDUCATIVAS NOMBRE DEL PETICIONARIO, ESPECIFICACIONES DE LA FECHA Y LA HORA, ASÍ COMO EL NÚMERO DE VISITANTES Y EL LISTADO DE NOMBRES PROVEEDORES ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS DESARROLLO DE LA VISITA GUIADA DIPUTADOS Y DIPUTADAS CIUDADANÍA ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE CLIENTES ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES INDICADORES CUBRIR CON LA PETICIÓN INICIAL O ACORDADA NUMERO DE SOLICITADAS CONTRA ATENDIDAS PROCESO ANTERIOR PROCESO POSTERIOR DUEÑO DEL PROCESO DUEÑO DEL PROCESO PUBLICACIÓN DE LAS FOTOGRAFÍAS DE LA VISITA GUIADA EN EL PORTAL DE INTERNET DEL PODER LEGISLATIVO DE GUANAJUATO COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS ENVÍO DE UNA INVITACIÓN A LA INSTITUCIÓN POR PARTE DE LA COORDINACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS, PARA AGENDAR UNA VISITA GUIADA RECIBO DE UNA LLAMADA TELEFÓNICA O CORREO ELECTRÓNICO CON LA RESPUESTA A LA SOLICITUD

8 ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS ENVÍO DE LA CONFIRMACIÓN DE LA REUNIÓN A LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE UN CORREO ELECTRÓNICO SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE LOS ESTUDIANTES, ASÍ COMO UN LISTADO CON LOS NOMBRES PARA LA ELABORACIÓN DE RECONOCIMIENTOS REUNIÓN CON EL COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS PARA DARLE A CONOCER LOS DETALLES PARA LLEVAR A CABO LA REUNIÓN DE VINCULACIÓN INFORMACIÓN DE LA VISITA DETALLADA ELABORACIÓN DE RECONOCIMIENTOS, ASÍ COMO PREPARACIÓN DE SOUVENIRS Y FOLLETERÍA DESARROLLO DEL RECORRIDO GUIADO A TRAVÉS DEL PALACIO LEGISLATIVO Y EN SU CASO PLÁTICA CON ALGUNA DIPUTADA O DIPUTADO, IMPRESORA, FOLLETERÍA Y SOUVENIRS DISPONIBILIDAD DE ESPACIOS EN EL PALACIO LEGISLATIVO TOMA DE FOTOGRAFÍA A LOS VISITATNES CÁMARA FOTOGRÁFICA ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS POR SU VISITA, FOLLETERÍA Y SOUVENIRS OBSERVACIONES Y COMENTARIOS RECONOCIMIENTOS IMPRESOS, FOLLETERÍA Y SOUVENIRS PÚBLICAS Lic. Alfredo Zetter González

9 Versión 001 PROCESO "" Fecha Septiembre /2014 Codificación Coordinador de Relaciones Públicas Jefe de Vinculación Envía invitación a institución para agendar visita Recepción de confirmación Solicita información de los visitantes (nombres) Elaboración de reconocimientos para visitantes Preparación de souvenirs y folletería Desarrolla recorrido Supervisa recorrido Toma foto de visita Entrega souvenirs y reconocimientos FIN

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