1.1.1 ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL HOTELEROS E HISTORIA HOTELERA

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1 CAPÍTULO ANTECEDENTES El presente capítulo explica que son las empresas que se dedican al rubro de la hotelería, sus orígenes y etapas en la historia, sus principios básicos y la importancia de este tipo de empresas, en el desarrollo de la economía de un país ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL HOTELEROS E HISTORIA HOTELERA Es hasta la primera década del siglo XX, que se tiene información y registro de los hoteles y pensiones familiares que servían de hospedaje, y que fueron mencionados en el "Libro Azul de El Salvador " editado por la firma L.A. Ward y publicado por el Bureau de Publicidad de América Latina en el año de Sin embargo, se cree que ya en la época de la Colonia existan lugares de descanso y hospedaje para las personas que viajaban a la Capital. En los años 50, y con el auge de la industria turística los hoteles que funcionaban en San Salvador no eran suficientes, y fue entonces que comenzó a mayor escala la industria hotelera en el país con la construcción del Hotel El Salvador Intercontinental, el cual abrió las puertas al público en Tenía 210 habitaciones. El 1 de abril de 1975 pasó a formar parte de la Cadena Internacional Sheraton, con el nombre El Salvador Sheraton. En 1977 se construyó la torre VIP, la cual aumento su capacidad a 306 habitaciones. El objeto de estudio para esta investigación será el Hotel Tazumal, negocio familiar formado hace 6 años, a partir de una oportunidad bien aprovechada por parte de sus fundadores y dueños. El Hotel Tazumal inició como casa de huéspedes, con 5 habitaciones disponibles para brindar el servicio de hospedaje; actualmente cuenta con 10 habitaciones, 6 empleados y 5 aéreas para brindar un servicio de alta calidad a los clientes que los visitan, las cuales son: área administrativa, área de habitaciones, área de recepción, área de contabilidad y el área de servicios varios. Hotel Tazumal es hoy por hoy uno de los 15 pequeños y medianos hoteles certificado con la norma de calidad NRS de servicios e instalación en los pequeños y medianos Hoteles y Apartahoteles. También cuentan con la certificación M que significa moderniza esta es una certificación internacional basada en la modernización y actualización de las instalaciones de los hoteles. Dicha certificación en el país, es otorgado por el Ministerio de Turismo Y CORSATUR. Uno de los objetivos principales de este programa, es que las Mipymes turísticas nacionales busquen nuevos nichos de mercado para que promuevan y establezcan negocios con productos altamente competitivos. 3

2 Como resultado de las certificaciones anteriores, Hotel Tazumal se considera dentro de una categoría de dos estrellas. Para dar un concepto más detallado de la clasificación de Hotel Tazumal House, basadas en estrellas se muestra a continuación: La clasificación dos estrellas consta, en que se cuenta con mejores instalaciones que los de una estrella. Estos hoteles, son muy utilizados por personas en viajes de negocios de bajo perfil, que no desean pagar un precio muy alto, por una habitación. Todas las piezas cuentan con un baño y una ducha. El servicio, será más profesional, ya que no será manejado por una familia, sino por personas calificadas. Estos hoteles, de dos estrellas, por lo general entregan alimentación completa, al gusto del huésped, como asimismo, diversas bebidas y tragos. 2 En relación al ámbito tecnológico y de administración, el hotel cuenta con una forma de registro manual ya que todo el proceso de registro de clientes se realiza a través de papel ver anexo 3 y 4; además el Hotel Tazumal House está suscrito a un servicio brindado a través del internet, el cual les facilita o les permite la reserva de habitaciones por medio de la misma, que consiste en que el cliente llena una solicitud de reserva por medio de la web y después el administrador del servicio les notifica vía correo electrónico los datos de la reservación del cliente, luego el se presenta con sus datos personales y estos son almacenados en un archivo físico que requiere de mucho espacio. Luego de ello todos los registros diarios hechos de forma manual se transcriben a un archivo digital el cual lo realizan en Microsoft Excel. Hoy en día, el acceso a la tecnología no es de uso privativo y el factor económico no es una limitante como hace un par de décadas atrás, por lo que el uso de computadores de escritorio o portátiles, redes de información, telecomunicaciones y el desarrollo de software especializado para ámbitos específicos es de fácil adquisición, disponer de estos hace a las empresas mas competitivas, si se emplean adecuadamente y se aprovechan las ventajas que brindan. En el ámbito hotelero existen soluciones informáticas, algunas de estas distribuidas de forma comercial lo que implica un costo por su adquisición, soporte o actualización e incluso por su escalabilidad de algunos módulos. Dentro de estos sistemas se encuentran ZEUS sistema de administración hotelera versión 9.5 y Datahousecompany de Grandi y asociados; ambos sistemas tienen como finalidad el Control total de su establecimiento; supervisión de recursos a través de su interfaz de gestión, facturación de habitaciones en todas las modalidades posibles, manejo de reservas y delegaciones e historial de clientes

3 1.2 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Desarrollar un análisis de ingeniería de software con el fin de lograr el diseño de una aplicación para el control de habitaciones y cobros aplicando lenguaje de modelado para el Hotel Tazumal House OBJETIVOS ESPECÍFICOS Optimizar los recursos tecnológicos del objeto de estudio y mostrar como el uso de estos los hace ayudaría a ser mas competitivos. Brindar un análisis de los procesos actuales, para que los desarrolladores sean capaces de elaborar el sistema de control de habitaciones y cobros. Elaborar el diseño de la herramienta tecnológica basada en los métodos o procesos que se desarrollaran en el sistema, aplicando lenguajes de modelado para un entendimiento total del tráfico de información a lo largo del proceso del sistema diseñado. 5

4 ALCANCE, LIMITACIONES Y DELIMITACIÓN ALCANCE Realizar el análisis y diseño de una aplicación para la administración de habitaciones y cobros del Hotel Tazumal. Utilizando lenguaje de modelado, el cual permite una fácil comprensión para el desarrollador LIMITACIONES El uso de la herramienta escogida para implementar la solución limitantes de escalabilidad para el manejo de bases de datos El poco conocimiento previo sobre conceptos básicos sobre la administración de hoteles. La idea errónea que se tiene en considerar como un gasto las inversiones en tecnologías. No se cumplirá un ciclo de vida de sistema, por lo que no habrá retroalimentación sobre el análisis y diseño DELIMITACIÓN Analizar y diseñar de un sistema para la administración de habitaciones y cobros, no llegará a ser implementado; únicamente cubrirá las actividades siguientes: la Investigación comprende la determinación de los requerimientos del sistema su análisis y diseño. Más no su implementación. 1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En qué medida la falta de herramientas tecnológicas y de utilización de software adecuados, hace poco competitivos a los pequeños y medianos hoteles, disminuyendo así sus capacidades, y provocando una mala manipulación de la información? En algunos pequeños y medianos hoteles de El Salvador se ha podido identificar la falta de herramientas tecnológicas para la administración de habitaciones y cobros, lo que hace que se vuelvan poco competitivos en el mercado. También se ha podido identificar que los pequeños y medianos hoteles, utilizan para la administración y cobros plataformas de prueba, con un periodo limitado de funcionamiento, lo cual dificulta las tareas administrativas, dando como resultado una falta de información precisa. Por lo cual se cae en un efecto de espiral, que consiste en buscar otra herramienta de trabajo e instalar dicha plataforma, teniendo que capacitarse para poner el instrumento en funcionamiento, lo que conlleva a una sub utilización de tiempo. 6

5 Aparte de la utilización de software demos, hay algunos de estos pequeños y medianos hoteles que no cuentan con ninguna plataforma y todos sus registros son llevados de forma manual, dificultando la optimización de recursos. Los aspectos antes mencionados, se perciben como una falta de sistemas informáticos de administración que se ven reflejados en el objeto de estudio. Si estos se implementan podrá brindar una solución para la mejora administrativa de este. 1.5 JUSTIFICACIÓN Se presenta un diseño y análisis que consiste en brindar una herramienta tecnológica de ayuda, para el desarrollo de un sistema de administración y cobros en hoteles, teniendo como finalidad erradicar la utilización de software de prueba, los cuales tienen tiempo limitado de utilización, y reducen la manipulación de la información. Debido a que el Hotel Tazumal House pertenece al ramo de pequeños hoteles, no cuentan con los recursos financieros para implementar una solución informática de un costo muy elevado, impidiéndole invertir en hardware y capacitación de personal, siendo estos gastos en los que tendría que incurrir al implementar las soluciones antes mencionadas; además no se puede comprobar si el uso de estas soluciones logra alcanzar los resultados esperados, por lo que se deberá realizar una solución basada en las herramientas y software con los que cuenta y que no han sido explotados, actualmente el objeto de estudio cuenta con licencia del paquete de ofimática office 2007, de esta manera se dará una solución basada en dicha herramienta con lo cual no se incurrirá en gastos adicionales puesto que cuenta con la licencia legal de este programa. Tomando como fundamento el punto anterior, no será necesario capacitaciones para el personal, debido a que la herramienta está basado en un ambiente Windows y es amigable al usuario que esté familiarizado con las interfaces incluidas, al mismo tiempo la solución informática podrá ser configurable a las necesidades de los usuarios de Hotel Tazumal House, lo que sería más difícil en una solución cerrada. Aunado a esto el diseño y análisis también pretende transformar los niveles de administración eliminando los procesos manuales de registro y facturación, por tanto se permitirá reducir los costos de papelería y útiles, aumentará la eficiencia de atención al cliente. 7

6 1.6 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN TIPO DE INVESTIGACIÓN Se recolectara la información necesaria de los procesos actuales, se documentaran en lenguaje de modelado estos procesos para que ayuden al diseño y futuro desarrollo, por lo anterior nuestra investigación puede ser catalogada como exploratoria Se tiene como objetivo principal, con la investigación exploratoria, conocer los procesos más importantes que se llevan a cabo en el registro, facturación y asignación de habitaciones, para poder brindar la información pertinente, sobre la situación del problema a Hotel Tazumal House. Para aportar se hará uso de la investigación descriptiva, la cual ayudará a conocer más sobre quiénes son los clientes actuales con los que se cuenta, detallando también, el estudio sobre las opiniones de los clientes más significativos con los que cuenta la empresa en la actualidad y llegando así a análisis generales MÉTODO DE INVESTIGACIÓN La metodología de la investigación está relacionada con los objetivos del trabajo, para ello se ha tomado como base el método cualitativo, el cual consta con el instrumento de la entrevista personal, ya que se busca puntos de vista específicos, como lo son la atención al cliente y la agilización en el registro de clientes y la asignación de habitaciones. Para la recopilación de información se pueden aplicar varios métodos, entre ellos la documentación de los procesos. Durante la entrevista y la visita se recogió información sobre que procesos siguen actualmente para las funciones administrativas del objeto de estudio en este caso entrevistando a las personas encargadas del registro y control de huéspedes, los cuales exponen los procesos que se; con el segundo método se recopila información, como formularios de ingresos y salida de huéspedes. Se determinó que el objeto de estudio necesita contar con una herramienta informática que le ayude a automatizar los procesos de: registro de usuarios, control de habitaciones y facturación, además de poder contar con reportes actualizados sobre los clientes, habitaciones, montos de facturas, obtener estos servirá para poder tomar mejores decisiones administrativas, logísticas y mercadológicas. 8

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