Ciudad de México. Sistema de Servicio Social. Manual de usuario (responsable de área)

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1 Ciudad de México Manual de usuario (responsable de área) Enero de 2004

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3 ÍNDICE 1 ACCESO AL SISTEMA Pantalla de validación Inicio del módulo MENÚ Cambio contraseña Consulta usuarios Consulta instituciones Consulta proyectos Consulta alumnos Seguimiento Visitas Salir...14 I

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5 1 ACCESO AL SISTEMA Se puede acceder al mediante un navegador (Internet Explorer 6.0 y superior o Netscape 7.0 y superior) ingresando la dirección del directorio virtual: Pantalla de validación La primera pantalla mostrada es la de validación en donde se debe teclear el nombre de usuario y la contraseña. Una vez que se han ingresado los datos puedes desplazarte con la tecla <TAB> para activar el botón Aceptar y oprimir la tecla <ENTER> o simplemente hacer clic sobre el botón Aceptar. El botón Cancelar borra los datos ingresados. 1.2 Inicio del módulo En caso de que los datos ingresados correspondan a un usuario activo de tipo responsable de área, relacionado con alguna área, se despliega la siguiente pantalla. Encabezado Menú Contenido En caso contrario se visualiza la pantalla de validación con el mensaje mostrado a continuación. 1

6 2 MENÚ El marco correspondiente al menú (inferior izquierdo), incluye las siguientes opciones: Cambio contraseña Consulta usuarios Consulta instituciones Consulta proyectos Consulta alumnos Seguimiento Visitas Salir 2.1 Cambio contraseña Esta opción permite cambiar la contraseña del usuario responsable de área que originalmente es el mismo nombre de usuario registrado por el usuario administrador, es decir, si el nombre de usuario de un responsable de área es usuario entonces inicialmente su contraseña también es usuario. Para cambiar la contraseña se debe hacer clic en la opción Cambio contraseña del marco del menú, con lo que se carga la pantalla mostrada a continuación en el marco de contenido. En ella se debe ingresar la contraseña actual, la nueva contraseña y la confirmación de la nueva contraseña. 2

7 Si la contraseña es correcta y la nueva contraseña y su confirmación son iguales y válidas, al hacer clic sobre el botón Cambiar contraseña, el sistema carga la pantalla de validación para que el usuario ingrese con la nueva contraseña, es esta ocasión se carga también el mensaje ilustrado abajo. Se recomienda cambiar la contraseña una vez que se ha recibido el nombre de usuario y de forma periódica si el responsable de área lo considera necesario. 2.2 Consulta usuarios La consulta de usuarios permite consultar, registrar y modificar usuarios de tipo institución. Al hacer clic en la opción Consulta usuarios se muestra una lista de los usuarios de tipo institución registrados por el responsable de área. Las columnas de la consulta son: - USUARIO Es el nombre de usuario asignado por el responsable de área. - NOMBRE Es un campo que permite al responsable de área relacionar al usuario con la institución para la que el usuario fue creado. - ESTADO Es el estado del usuario (activo o inactivo). - INSTITUCIÓN Es el nombre de la institución ingresado por el usuario de tipo institución (no por el responsable de área). Para registrar a un usuario de tipo institución se debe hacer clic sobre el botón Nuevo usuario, con lo que se muestra la siguiente pantalla. 3

8 Se requiere que el responsable de área proporcione el nombre de usuario con que el usuario de tipo institución ingresará al sistema y un nombre que facilite la relación del nuevo usuario con la institución para la que éste fue creado. Es importante hacer notar que los usuarios siempre se registran como activos y que, al igual que para los usuarios responsables de área, la contraseña inicial del usuario de tipo institución es igual a su nombre de usuario. Si el nuevo nombre de usuario es válido y no se encuentra registrado en el sistema éste se registra al hacer clic sobre el botón Guardar usuario. El botón Regresar muestra de nueva cuenta la consulta de usuarios. Desde la consulta de usuarios se puede ir al detalle de cada usuario registrado haciendo clic sobre su nombre de usuario (columna USUARIO), con lo que se despliegan los datos del usuario. Desde esta pantalla se pueden modificar el nombre y el estado del usuario. El botón Guardar usuario guarda el nombre y estado del usuario mientras el botón Regresar tiene la misma función que en la pantalla anterior. Si se cambia el estado de un usuario a inactivo, dicho usuario quedará imposibilitado de acceder al sistema. 2.3 Consulta instituciones Al hacer clic en la opción Consulta instituciones se muestra una lista de las instituciones que han sido registradas por los usuarios de tipo institución. 4

9 Las columnas de esta consulta son: - NOMBRE Es el nombre de la institución registrado por el usuario de tipo institución. - TIPO Es el tipo de la institución registrado por el usuario de tipo institución. Para ver el detalle de cada institución se debe hacer clic sobre su nombre (columna NOMBRE), con lo que se muestra la siguiente pantalla. El botón Regresar carga nuevamente la consulta de instituciones. 2.4 Consulta proyectos La consulta de proyectos permite consultar y modificar los proyectos y sus plazas. Al hacer clic en la opción Consulta proyectos se despliega una lista de los proyectos que han sido registrados por las instituciones. Este listado puede ser filtrado por año, periodo e institución al seleccionar tales criterios en las listas desplegables Año, Periodo e Institución. Las columnas de la consulta de proyectos son: - AÑO Año para el cual el proyecto fue registrado - PERIODO Periodo para el cual el proyecto fue registrado - INSTITUCIÓN Institución que registró el proyecto - CLAVE Clave de proyecto - NOMBRE Nombre del proyecto El detalle de cada proyecto se muestra al hacer clic en su nombre (columna NOMBRE). 5

10 El Guardar proyecto proyecto actualiza la clave del proyecto y su estado. El botón Guardar proyecto esta disponible solo cuando el estado del proyecto es Revisión o Evaluación y para guardar el proyecto es necesario ingresar su clave. Resulta importante mencionar que mientras el proyecto se encuentre en estado de Revisión la institución que lo registró puede actualizarlo, pero, cuando se le da el estado de Evaluación la institución sólo puede consultarlo. El botón Regresar carga la consulta de proyectos. Cuando el estado del proyecto es Revisión o Evaluación también se puede acceder al detalle de las plazas al hacer clic en el nombre de la carrera (columna Carrera de la tabla PLAZAS). El detalle mostrado es el siguiente: Donde el botón Guardar plaza actualiza el número de plazas autorizadas y el botón Regresar carga nuevamente el detalle del proyecto. 2.5 Consulta alumnos 6

11 La consulta de alumnos permite consultar, dar de baja del proyecto y expedir constancias de terminación a los alumnos inscritos. La consulta de alumnos inscritos se despliega al hacer clic en la opción Consulta alumnos como una lista de los alumnos que han sido inscritos en proyecto por las instituciones. La lista anterior puede ser filtrada por año, periodo, cuenta, nombre, apellido paterno, apellido materno, carrera, institución y proyecto al seleccionar o teclear dichos criterios en los controles con tales nombres. En el caso de las listas desplegables basta con seleccionar la opción del filtro, sin embargo, para el caso de las cajas de texto es necesario hacer clic sobre el botón Buscar después de haber tecleado el texto del filtro. Las columnas de esta consulta son: - ÁREA Área a la que pertenece la institución que registró el proyecto. - INSTITUCIÓN Institución que registro el proyecto. - CLAVE Clave del proyecto - PROYECTO Nombre del proyecto - CARRERA Carrera solicitada - CUENTA Cuenta del alumno inscrito - NOMBRE Nombre del alumno inscrito Del mismo modo que en otras consultas, el detalle del alumno inscrito es mostrado al hacer clic sobre su nombre (columna NOMBRE) en una pantalla como la ilustrada a continuación. 7

12 El botón Baja proyecto da de baja al alumno inscrito del proyecto poniéndolo en estado Preinscrito y liberando la plaza que estaba ocupando en el proyecto. El botón Detalle horas sólo aparece cuando el alumno tiene horas de servicio social registradas por la institución y muestra tales registros de la siguiente forma. En esta pantalla el botón Regresar nos envía al detalle del alumno inscrito. Otra vez en el detalle del alumno inscrito, el botón Constancia terminación está disponible si el número de horas de servicio social registradas por la institución es de 480 o más y carga la siguiente pantalla: En la que se solicita el nombre de la persona a quien va dirigida la carta (Nombre), el cargo de la persona a quien va dirigida la carta (Cargo), la fecha de inicio del servicio 8

13 social (Fecha de inicio) y la fecha de fin del servicio social (Fecha de fin) así como la actividad principal del servicio social. En esta pantalla el botón Guardar constancia guarda los datos de la constancia y presenta el formato de la misma, al final del cual el botón Imprimir permite mandar a imprimir la constancia. También en esta pantalla el botón Regresar nos envía al detalle del alumno inscrito. Ya en el detalle del alumno inscrito, el botón Regresar nos envía a la consulta de alumnos inscritos. 2.6 Seguimiento Esta opción permite registrar la información correspondiente al seguimiento de instituciones y proyectos para cada periodo. Estos datos son integrados al Reporte de seguimiento generado por el administrador. Al hacer clic en la opción Seguimiento se muestra la consulta de seguimiento por periodo en una pantalla similar a la siguiente. La consulta anterior puede ser filtrada por año y periodo al seleccionar tales criterios en las listas desplegables Año y Periodo. Las columnas de la consulta son: - PERIODO Periodo al que corresponde la información. - INS. REC. Instituciones recontactadas. - INS. NUE. ACE. Instituciones nuevas aceptadas. - INS. QUE CON. Instituciones que continúan. - INS. REC. Instituciones rechazadas. - TIP. AC Instituciones de tipo AC. - TIP. IAP Instituciones de tipo IAP. - TIP. GOB Instituciones de tipo GOB. - TIP. UIA Instituciones de tipo UIA. - TIP. OTRO Instituciones de tipo OTRO. - PRO. NUE. ACE. Proyectos nuevos aceptados. 9

14 - PRO. QUE CON. Proyectos que continúan. - PRO. REC. Proyectos rechazados. El botón Nuevo periodo permite ingresar información de un periodo que no ha sido registrado con la siguiente pantalla. En ella se debe seleccionar el año y periodo a los cuales corresponde la información que se va a capturar y completar todos los datos solicitados. En esta pantalla el botón Guardar seguimiento almacena la información para el año y periodo seleccionados, mientras el botón Regresar muestra de nuevo la consulta de seguimiento por periodo. Desde la pantalla de consulta de seguimiento por periodo se puede acceder al detalle de cada registro al hacer clic sobre su periodo (columna PERIODO). El detalle es mostrado del siguiente modo. 10

15 En esta pantalla el botón Guardar seguimiento actualiza los datos del periodo seleccionado; el botón Eliminar seguimiento borra el registro seleccionado y; el botón Regresar muestra de nuevo la consulta de seguimiento por periodo. 2.7 Visitas Esta opción permite registrar las visitas que se han hecho a las instituciones para dar seguimiento a los alumnos que están registrados en sus proyectos. Al hacer clic en la opción Visitas se despliega un listado de las visitas registradas en la siguiente pantalla. 11

16 Las visitas pueden ser filtradas por año y periodo al seleccionar tales criterios en las listas desplegables Año y Periodo. Las columnas de esta consulta son: - INSTITUCIÓN Institución que registró el proyecto en el que se encuentra registrado el alumno. - CLAVE Clave de proyecto en el que se encuentra registrado el alumno. - PROYECTO Nombre del proyecto. - CUENTA Número de cuenta del alumno. - ALUMNO Nombre. - CARRERA Carrera que cursa el alumno. - FECHA Fecha de la visita. - COMENTARIO Comentario de la visita. El botón Nueva visita permite registrar una nueva visita mediante la siguiente pantalla. 12

17 Aquí debe seleccionarse la institución que registro el proyecto donde se encuentra registrado el alumno al que se realiza la visita. Una vez seleccionada la institución se puede elegir el proyecto en el que se encuentra registrado el alumno y, después, se indica el alumno al que se le hace la visita. Dado que los proyectos se recuperan cuando se selecciona la institución y los alumnos cuando se selecciona el proyecto, este proceso podría tardar varios segundos dependiendo de la conexión a Internet. También se debe ingresar la fecha de la visita en formato dd/mm/yyyy, es decir, dos dígitos para el día del mes, dos dígitos para el mes de año y cuatro dígitos para el año, separando el día del mes y el mes del año con diagonal (/). Es necesario también escribir el comentario correspondiente a la visita. En esta pantalla el botón Guardar visita registra la visita mientras el botón Regresar despliega el listado de las visitas registradas. Es importante considerar que no se puede registrar más de una visita para la misma institución, proyecto, alumno y fecha. Nuevamente en el listado de las visitas registradas, se puede ver el detalle de cada visita al hacer clic sobre su fecha (columna FECHA) con lo que se muestra una pantalla similar a la anterior. 13

18 En esta pantalla el botón Guardar visita actualiza el comentario; el botón Eliminar visita borra la visita, y; el botón Regresar despliega el listado de las visitas registradas. 2.8 Salir Al hacer clic en la opción salir el sistema despliega la pantalla de validación para iniciar una nueva sesión. 14

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