Z5853. M2 FIME V542

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2 TM Z5853. M2 FIME V

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4 UNIVERSIDAD AUTNMA DE NUEV LEN FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISIN DE ESTUDIS DE PST - GRAD AUDITRIAS INTERNAS DE CALIDAD CN FUNDAMENT EN IS 9000 PR ING. JESUS VILLAFAÑA MARTINEZ TESIS EN PCIN AL GRAD DE MAESTR EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN CN ESPECIALIDAD EN PRDUCCIN Y CALIDAD SAN NICLAS DE LS GARZA, N.L. DICIEMBRE 1999

5 Y&lJv- FND TESIS

6 UNIVERSIDAD AUTNMA DE NUEV LEN FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISIN DE ESTUDIS DE PST - GRAD Ls miembrs del mité de tesis remendams que la tesis "Auditrías Internas de Calidad n Fundament en IS 9000", realizada pr el alumn Ing. Jesús Villafaña Martínez, Matríula sea aeptada pa su defensa m pión al gd de Maestr en Cienias de la Administión, n espeialidad en Prduión y Calidad. El Cmité de Tesis M.C. Esteban Báez Villarreal r\ rr l /Casesr M.C. Rbert Villarreal Garza B. M.C. Rbert Villarreal Garza División de Estudis de Pst -Gd San Nilás de ls Garza, N.L. a Diiembre de 1999

7 DEDICATRIAS A Dis pr id l que me ha dad en la vida. A mis Padres pr su inndiinal apy. A mis hermans. Y a tdas aquellas persnas que de una u t frma han ntribuid a mi desarrll persnal y prfesinal. GRACIAS

8 AGRADECIMIENTS Agdez a Dis la prtunidad de superme en tds ls aspets. A mis maestrs pr tnsmitirme sus enseñanzas y nimients. A mi amig y mpañer Salvadr Gnzález Wallmart pr su amistad y apy. Al ing. Mars Avila Saueda pr tda su nfianza y apy en la elabión de la presente Tesis. Y muy espeialmente al M.C. Esteban Báez Villarreal pr su mprensión, enseñanza y apy en mi desarrll prfesinal.

9 PRLG La Nrmalizaión ha permead las diferentes áreas de la siedad y ls negis n sn la exepión, ahí ls lientes han tmad el mand de las aines, sugiriend, sliitand u bligand a las empresas a la ertifiaión de sus sistemas de asegumient de alidad, est hae que el negi, se mantenga, intente penetr en ls meds glbales, reginales, nainales e internainales. La ppularidad de la nrma IS 9000 ha elsinad en ls ans 90 gias al interés reiente pr la alidad en el mund industrializad y a la glbalizaión de ls meds hehs ésts que junt n el meanism de la ertifiaión han atuad m atalizadres en la difusión de estas nrmas en el mund empresarial. Las Auditrías Internas nstituyen un aspet bási dentr del pres de Adaptaión de la nrma IS En el entrn atual de intensa mpetenia glbal, ya n funinan ls antigus y ntrvertids métds de busar, señalar y ulpar. Al utilizar alguns prinipis básis de Auditría es psible examinar la utilidad y subseuente implantaión de ntrles gereniales en relaión n las peines internas y externas de la empresa. Hy en día existen rganizaines que utilizan n éxit las auditrías (internas y externas) junt n ts frmas de evaluaión, m hermientas pa determinar si funinan n efiaia ls ntrles interns y sbre ls prveedres. Cabe señalar que m resultad de la aeptaión genel de ests nepts básis, prliferó el interés pr las auditrías, en virtud de dih interés se desarrllarán nuevas ideas y ténias de auditrías dand rigen a la Nrma IS Guías pa auditr, sistemas de alidad, la ual expliarems en frma más detallada en el presente tbaj de tesis.

10 INDICE Página Síntesis 1 1. Intrduión Planteamient del Prblema bjetiv de la Tesis Definiión de la Hipótesis Justifiaión Limitaines del Estudi Metdlgía Determinaión de la Muest Desarrll y Hermientas de Apy Muest pa Identifiar el Avane Hermienta de Apy pa el Desarrll Revisión Bibligráfia 4 2. Auditrías Definiión Caterístias de la Auditría Interna bjetivs de la Auditría Interna Tips de Auditría Auditría Interna Auditría Extema Auditría fiial (Tere Parte) Pr espeialistas Ajens a ellas Cn bjet de evaluar la situaión Pr persnal Extern a la rganizaión Pr persnal Intern a la rganizaión Categrías de Auditrías Sistema de Calidad Auditría de Prduts Auditría de Pres Auditrías de Calidad Atributs del Persnal Invlud en la Auditría Habilidades Persnales y Capaidades Experienia Atributs Persnales Cualidades Prfesinales del Auditr Códig de Etia Entrenamient Etia Prfesinal 15

11 3.3. Experienia Auditr Líder Califiaión de ls Auditres Eduaión y entrenamient ig Experienia Seleión del Auditr Líder bjetivs del Auditr Líder bjetiv de la Auditria y Respnsabilidades Prpósit bjetivs de la Auditría Raznes Respnsabilidad de ls Auditres Respnsabilidad del Auditr Líder Administión al Prgma de Auditría Etapas Planeaión de la auditría Requisits de la Planeaión de Auditría Examinaión bservaines de la Auditría Reprte de la Auditría Hallazgs Titular de la alidad Cnlusines Geneles Asistentes Lgrs sbresalientes Respuesta requerida Distribuión del Infrme Seguimient de la Auditría Terminaión de la Auditría Dumentaión Reunión de salida ierre Asistentes Cnduión de la reunión Brdr de nlusines Infrme final Intrduión Resumen Genel Cnlusines Adversas Lgrs sbresalientes Anexs Tamañ del Infrme Distribuión del Infrme 45

12 6.4. Reapitulaión Cierre Cierre Frmal Registrs Fase de ierre Aión rretiva Respuesta al Infrme de Auditría Crreión de la Respuesta Cmuniaión al auditad sbre 54 la respuesta 6.6. Aines Crretivas Cmpnentes fundamentales de la aión 57 rretiva Respuesta al Infrme de Auditría Crreión de la respuesta Registrs Cnrdania n Nrmas Internainales Intrduión IS IS Pautas pa auditar sistemas de alidad Prpósit Referenia Nrmativa Definiines Rles y Respnsabilidades Equip auditr Atividades del auditr Cliente Auditria Inii de la auditría Freuenia de la auditría Revisión preliminar del sistema de alidad 71 del auditad Prepaión del plan de auditría Plan de la auditría Asignaines al equip auditr Ejeuión de la Auditría btenión de evidenia Distribuión del infrme Retenión de registr 77

13 8. Cas Práti bjetiv Alane Respnsabilidades Jefe Gerente del Departament Auditad Auditr Líder Crdinadr de Asegumient de Calidad Definiines y/ palabs laves Desripión de Atividades Seleión del Grup Auditr Freuenia de Auditrías Prgma de Auditrías Ejeuión de la Auditría Reunión iniial de Auditría Pres de Auditría Reunión final de la Auditría Auditrías de Seguimient El auditr líder Pst-Auditría Cierre de la Auditría Referenias a Duments y Registrs 83 Relainads 8.7 Anexs Cnlusines y Remendaines 136 Bibligfía 137 Listad de Figus 138 Listad de Tablas 139 Glsari 140 Autbigfía 143

14 SINTESIS Las Auditrías de Calidad aban ds imprtantes nepts: el umplimient de ls requerimients esrits y su efiaia en el umplimient n ls ntrles gereniales. Pdems nsider a las auditrías m un pres que mpa realidades n requerimients. En esta tesis expng un tbaj de investigaión sbre auditrías internas de alidad que al ser llevadas a la prátia benefiiarán ls press de mej ntinua de ualquier empresa. Esta tesis ntiene, entre trs temas: Tips de Auditrías. bjetivs de las Auditrías y Respnsabilidades. * Administión del Prgma de Auditrías. * Infrme y Aines Crretivas. * Cas Práti. La extensión de esta tesis, n lg agtar ls temas ttads, n bstante, he prud expner la más mpleta infrmaión de las Auditrías Internas de Calidad.

15 1. INTRDUCCIÓN 1.1. Planteamient del Prblema La partiipaión de las empresas en un med mpetitiv exige que se umplan ls estándares de alidad estableids en la nrma IS 9000, pa ell las auditrias internas de alidad prprinan la diferenia entre empresas que implantan sistemas de alidad n fines de ertifiaión y n dan seguimient ni retlimentaión y aquéllas que l implantan m una filsfía enfada al Cliente: Calidad bjetiv Este tbaj pretende validar en frma prátia las auditrias de alidad, a tvés de las nrmas IS 9000/ que frman parte de un njunt de hermientas neesarias m lave de la rganizaión pa alanzar ls bjetivs estableids en la plítia de alidad de un rganism Definiión de la Hipótesis Pr medi de la dumentaión de Auditrías Internas de Calidad y la apaitaión del persnal auditad se pdrá lgr la prduión de artíuls y/ serviis de alidad que permitan una partiipaión en el med y una rreta administión Justifiaión Desarrllarems un experiment en una empresa de la lalidad n la finalidad de validar la anterir, tmand muests pa determinar si la rganizaión está realizand efetivamente el suministr de prduts serviis a ls lientes.

16 1.5. Limitaines del Estudi La Nrma de Calidad IS 9000 y la Nrma de Auditría IS sn de natule7a genel, esta tesis mprende ambas nrmas así m la implantaión en el as práti Metdlgía Determinaión de la Muest Determinarems lamente l que se va a auditar nt ls estándares estableids, la muest se nside representativa de la pblaión Desarrll y hermientas de apy El registr de dats es llevad al manual de auditrías IS 10011, que desribe de mane la la repilaión de la infrmaión Muest pa identifiar el avane Pa ell realizarems preauditrías, auditrías y evaluaión del pres, teniend siempre retr al mentaión Hermienta de apy pa el desarrll La serie IS 9000 enfatiza la imprtania de las auditrías de alidad, esta parte de la IS 10011, prprina las pautas pa llevar a ab una auditría de un sistema de alidad de una rganizaión.

17 1.7. Revisión Bibligráfia Las auditrías del sistema de alidad prprinan evidenia bjetiva nernientes a la neesidad de reduión, eliminaión y espeialmente prevenión de n nfrmidades, ell es la alternativa que se pretende alanzar en el planteamient de esta tesis a diferenia del material nsultad.

18 2.AUDITRÍAS 2.1. Definiión Empeems definiend el términ Auditría. Según el diinari, "la Auditría es un examen de las peines finanies, administtivas y de tr tip de una entidad públia de una empresa pr espeialistas ajens a ellas y n bjet de evaluar la situaión de las misma". Es un examen sistemáti e independiente pa determinar si las atividades de alidad y ls resultads relainads umplen n ls auerds planeads y si ests auerds están implementads efetivamente y sn ls adeuads pa alanzar ls bjetivs. Pr definiión, la auditría es un análisis estudi frmal, planead e independiente, la ual es realizada pr persnal alifiad, de auerd n ls predimients esrits. El prpósit de las auditrías es verifiar pr medi del examen y evaluaión de evidenia bjetiva, que ls ntrles gereniales están dumentads y están implementads efetivamente. Una auditría de la alidad es una revisión independiente realizada pa mpar alguns aspets de la alidad de ls resultads n las nrmas rrespndientes. Las empresas utilizan las auditrías de la alidad, sbre td pa evaluar su prpia alidad final y la de sus prveedres, agentes, etéte y demás, ls rganisms reguladres pa evaluar ls resultads finales de las rganizaines a las que se han de ntrlar.

19 2.2 Caterístias de la Auditría Interna Es una funión insrita en la estrutu de la rganizaión. Analiza la veidad de la infrmaión que se reprta a la gerenia. Infrma sbre el umplimient y mantenimient de la efiaia, efiienia y enmía en ls sistemas y predimients dentr de la rganizaión. 2.3 bjetivs de la Auditría Interna Evaluar permanente e independientemente pa determinar si el ntrl intern está pend en frma efetiva y efiiente. Dar remendaines a la alta gerenia pa frtaleer ls ntrles interns existentes pa sugerir trs nuevs. Prmver la efiienia de ls predimients existentes. Tener una psiión rítia frente a la exatitud de la infrmaión y bservar el umplimient de ls predimients en la gestión de la rganizaión. Evalúa atividades de Administión Cntabilidad Finanies petivas Prteión dei patrimni ptimizaión de reurss

20 2.4 Tips de auditrías Auditría Interna Esta es una auditría realizada pr una rganizaión un departament n base a su prpi sistema predimients. Ls auditres deben frmar parte de la rganizaión Auditría Externa Esta es una auditría efetuada pr una rganizaión extema. La auditría también puede llevarse a ab pr rganizaines que venden serviis de auditrías Auditría fiial (Tere Parte) Es una auditría realizada pr un uerp auditr que es una instituión areditada n el fin de que la empresa auditada btenga la aprbaión y renimient nainal internainal "Pr espeialistas", l que ns die que se debe ntar n un grup de espeialistas en el tema. Pa haer una auditría se requieren nimients sbre el deber ser de la parte auditada, además de ser bjetiv y just, entre ts sas "Ajens a ellas". Dad que n es bjetiv que un mism se audite, el deber ser ns die que se debe realizar pr persnas externas ajens a la entidad auditada, est es, al haer una auditría a la parte de Manufatu, se debe haer pr persnal que n tenga que ver n esta área, más n neesariamente persnal extern a la empresa^u rganizaión.

21 "Cn bjet de evaluar la situaión". La palab evaluar ns menina lamente que la finalidad de una auditría es determinar el estad en que se enuent el área, n ver punts mals y ulpables; de una auditría se exten desviaines y punts buens y se haen sugerenias y renimients. Dependiend de quien haga la Auditría de Calidad, esta se lasifia: Pr persnal Extern a la rganizaión Auditría de Calidad heha al Prveedr Auditría de Calidad n fines de Certifiaión Auditría heha pr un asesr Pr persnal Intern a la rganizaión Auditría heha pr el Presidente Auditría heha pr el Jefe de Unidad Auditría heha pr el persnal de Asegumient de Calidad Auditría mutua de Cntrl de Calidad En tdas las Auditrías se debe seguir un predimient que ns gantie, en ierta frma, el éxit de las mismas. Este predimient se enuent dentr de un ntext genel que debe iniiar n un pres de Sensibilizaión, este ntext sería el siguiente:

22 2.5. Categrías de auditrías Sistema de Calidad Una auditría interna del Sistema de Calidad es una evaluaión detallada del sistema de alidad pa su nfrmidad n las plítias de la mpañía, bligaines nttuales y requisits de regulaión. Est inluye la prepaión de planes frmales y listas de heque basadas en ls requisits estableids, evaluaión de la implantaión de las atividades detalladas dentr de ls prgmas de gantía de alidad y sliitud frmal pa la apliaión de aines rretivas, uand sea neesari.

23 2.5.2 Auditría de Prduts La auditria interna de un prdut mprende la evaluaión pr revisión, examen, inspeión prueba de un prdut, el ual ha sid previamente aeptad basad en las aterístias que están siend auditadas. La auditría medirá el nivel de nfrmidad del prdut pa umplir las nrmas de man de b espeifiada Auditría de Pres Una auditría interna de pres es una verifiaión pr evaluaión de una atividad pres Auditrías de Calidad 1. Auditría de plítias y bjetivs. La revisión es realizada al más alt nivel petiv de la mpañía y, pr l tant, genelmente es llevada a ab pr la alta direión. 2. Auditría de ls resultads en mpaión n ls bjetivs de la empresa. Cm ls bjetivs de la empresa sn muy amplis, esta revisión debe ser nduida pr la alta direión y basada fundamentalmente en ls dats presentads en ls infrmes ejeutivs de alidad. 3. Auditría de planes, sistemas, estas auditrías sn las que se llevan a ab pa juzgar si sn adeuads pa que la mpañía umpla n sus plítias y bjetivs de alidad. Cmprenden sistemas infrmátis pa detetar errres en ls prgmas del sistema mputaión al. 4. Auditría de la ejeuión. Se realiza pa determinar si la ejeuión sigue ls planes, sistemas y predimients. La expresión "auditría de sistema de alidad" es, n

24 freuenia utilizada en ntpsiión a "auditría del prdut" desrita a ntinuaión. 5. Auditría del prdut. Se lleva a ab pa determinar si el prdut umple n las espeifiaines y las neesidades de aptitud pa el us.

25 3. ATRIBUTS DEL PERSNAL INVLUCRAD EN LA AUDITRÍA 3.1. Habilidades persnales y apaitaión Experienia Ls andidats a auditres deben tener uatr añs de experienia prátia aprpiada a tiemp mplet (sin inluir el entrenamient), ds añs de ls uales, m mínim deben haber sid en atividades de asegumient de la alidad. Antes de asumir la respnsabilidad de realizar auditrías m auditr, el andidat debe haber btenid experienia en el pres mplet de auditría. Es experienia debe haber sid ganada mediante la partiipaión en un mínim de uatr auditrías, pa un ttal mínim de 20 días, inluyend la revisión de dumentaión, atividades en sí de auditría y reprtes de auditría Atributs persnales Ls andidats a auditres deben ser de mente abierta y madurs, pseer juii signifiativ, habilidades analítias y tenaidad, tener la habilidad de peribir situaines de una mane bjetiva, mprender peines mplejas desde una perspetiva amplia, y mprender el rl de las unidades individuales dentr de una rganizaión mpleta. El auditr debe ser apaz de apliar ess atributs n el fin de: btener y evaluar evidenia bjetiva de una mane rreta.

26 Permaneer ajustad al prpósit de la auditría sin temr favr. Evaluar nstantemente ls efets de las bservaines de la auditría y las inteines persnales dunte una auditría. Ttar al persnal invlud de md que se alane el prpósit de la auditría de la mejr mane. Reaina: n sensibilidad a ls nvenis nainales del país en el ual se realiza la auditría. Desarrlla: el pres de auditría sin desviaines debidas a distines. Cmprmeter ttal atenión y apy al pres de auditrías. Reainar efetivamente en situaines estresantes. Llegar a nlusines genelmente aeptables basadas en las bservaines de la auditría. Permaneer firme a una nlusión sin imprtar la presión a ambiar que n esté basada en evidenia. La persna que debe estar en el mité de manej del prgma de la auditría tendrá nimient práti del predimient de auditría del sistema de alidad y ptiarl. El mité debe nsider ls siguientes fatres uand seleine a ls auditres tmand en uenta l siguiente: a) Debe ner el tip estándar del Sistema de Calidad nt l que se va a auditar. b) Cnimient del tip de servii prdut reglament requerid. ) Es neesari ser prfesinal y tener experienia ténia en una disiplina partiular Cualidades Prfesinales del Auditr Las ualidades que se requieren de un auditr, básiamente sn las siguientes: Cntar n un ampli nivel de experienia en asunts de auditría.

27 Tener riteris juii prfesinal pa determinar qué predimients sn neesaris de auerd n las irunstanias. Tener místia en su tbaj y lealtad pa n su rganizaión y superires jerárquis. Tener retitud a tda prueba, y demstión de hndez en tds sus ats. Pseer buen bagaje ultul sbre diverss aspets de la siedad, l ual failitará el buen desarrll de su tbaj. Tener lidezg, indispensable pa lgr el éxit y esalar psiines imprtantes en ualquier prfesión. Ser nstrutiv y psitiv en sus apreiaines, ya que parte de su funión dia en haer sugerenias y remendaines pa mejr ls niveles de efiienia de las rganizaines. 3.2 Códig de Etia La étia es el imient sbre la ual la tnsfrmaión de una rganizaión se nstruye. L más imprtante del tbaj en equip es la nfianza. La nfianza viene desde la apliaión nsistente de un entendimient mún de ls prinipis de rret erróne. La étia es l que da uerp a ls prinipis rrets. Nstrs identifiams a aquellas persnas uyas deisines de negis sn gbernadas pr prinipis étis, y pr la nsistenia entre l que dien y l que haen. Est hae que nfiems en ells. En una rganizaión étia, las aines de la rganizaión sn nsistentes n el mensaje y valres de la rganizaión. Las rganizaines étias ttan a su persnal m el reurs más valis. Ells entienden que las persnas aprenderán a ttar a sus lientes de la misma frma que ells sn ttads. En estas rganizaines las persnas sn entrenadas, apyadas, delegand respnsablemente la autridad, y mtivadas pa ser l mejr que se pueda.

28 La administión del prgma de auditrías debe nsider la neesidad de inluir un ódig de étia dentr de la peión y administión de ls prgmas de auditrías Entrenamient Ls andidats a auditres deben tener el entrenamient neesari y sufiiente, pa asegur su mpetenia en las habilidades requeridas pa efetuar y administr auditrías. El entrenamient debe inluir entre trs, l siguiente: a) Cnimient y mprensión de las nrmas nt las uales pueden realizarse las auditrías a sistemas de alidad. b) Ténias de evaluaión de exámenes, uestinamients, evaluaines e infrmes. ) Habilidades adiinales requeridas pa administr una auditría, tales m planeaión, rganizaión, muniaión y direión Etia Prfesinal La atuaión de ls auditres está regida pr prinipis étis prfesinales que se deben tener en uenta, además de ls deberes y bligaines de aráter espeífi. El auditr prfesinal tiene respnsabilidades haia la munidad. La nduta de étia nsiste en alg más que aatar prhibiines explíitas. Requiere un mprmis inndiinal de mprtamient hnble.

29 Es respnsabilidad del auditr umplir n ls siguientes prinipis étis en el ejerii de la auditría. Independenia, integridad y bjetividad. El auditr debe mantener su integridad y bjetividad y debe tener independenia mental y de riteri. Cmpetenia y nrmas ténias. El auditr debe bservar y umplir las nrmas ténias de la prfesión y realizar esfuerzs ntinus pa mejr la mpetenia y alidad de sus serviis prfesinales. Respnsabilidad haia sus legas. El auditr debe br de frma tal que fmente la peión y buenas relaines entre ls mpañers de tbaj; deberá abstenerse de frmular, sin justa ausa, nepts u pinines que tiendan a peijudiar a tr lega. ts respnsabilidades y prátias. El auditr debe atuar en frma tal que reale el prestigi de su instituión y de su respetiva dependenia. Hnris u bsequis. El auditr n deberá, baj ninguna irunstania, aeptar bsequis pr asunts relainads n su tbaj. Cnfidenialidad. El auditr será prudente en el us de la infrmaión que btenga en el desarrll de sus deberes. N utilizará infrmaión pa benefii persnal ni en frma alguna que pueda perjudiar a la rganizaión área auditada. Cumplimient de funines. Td auditr deberá umplir n las funines que le sean asignadas Experienia Ls andidats a auditres deben tener un mínim de uatr añs de experienia prátia adeuada (sin inluir entrenamient), ds añs de ls uales, pr ls mens, deben haber sid en atividades de asegumient de alidad. Antes de asumir la respnsabilidad pa efetuar auditrías m auditr, el andidat debe haber btenid experienia en el pres mplet de auditría según l desrit en las Nrmas Mexianas NMX-CC-7/1 y NMX-CC-7/1. Esta experienia debe haber sid btenida partiipand en un mínim de uatr auditrías n duión ttal de pr l mens

30 veinte días, inluyend revisión de la dumentaión, atividades prpias de auditría e infrmes. Tda la experienia relevante debe ser znablemente reiente Auditr líder Califiaión de ls Auditres a) El andidat a auditr debe umplir m mínim n la eduaión prepatria. b) Capaitaión: Cnimient de estándares. Debe tener la apaidad de examinar, preguntar, evaluar y reprtar. Debe saber planear, rganizar, muniar y detetar.

31 Debe tener étia. Ls respnsables de la Auditría de la Calidad sn persnas que n tiene respnsabilidad direta de las áreas auditadas. El mtiv de la Auditría de Calidad es la evaluaión de neesidades de mejmient y aines rretivas Eduaión y entrenamient Ls auditres deben tener un nivel sufiiente de eduaión pa permitir el entendimient bási de las atividades a ser auditadas. Ls andidats deberán haber terminad al mens la eduaión seundaria y ser apaes de expresarse lmente y pr esrit n laridad y fluidez Experienia La eduaión y entrenamient, junt n a prbidad genel del auditr y aprpiad tt persnal, están inmplets sin la experienia prátia relainada n la auditría. Una persna talentsa y dediada gana experienia más rápidamente que trs Seleión del Auditr Líder El auditr líder pa una auditría espeifia debe ser seleinad pr la administión de prgmas de auditría, entre ls auditres alifiads, usand ls fatres desrits en la Nrma Mexiana NMX - CC 7/2, de auerd a ls siguientes riteris adiinales.

32 a) Ls andidats deben haber atuad m auditres alifiads en pr l mens, tres auditrías mpletas efetuadas de auerd n las remendaines dadas en NMX -CC 7 1. b) Ls andidats deben haber demstd apaidad pa muniarse efiientemente, tant en frma l m esrita, en el idima ardad pa la Auditría bjetivs del Auditr Líder El Auditr Líder Auditr deberá alanzar l siguiente: a) El entendimient del prpósit y bjetiv de realizar auditrías de alidad. b) Cnimient de las tareas. ) Entendimient de ls tips y ategrías de auditrías. d) Tener nimient del sistema de Administión de la alidad. e) Tener la habilidad pa evaluar un manual de la alidad y predimients. f) Entender la imprtania de las fases de la auditría. g) Tener la habilidad pa prepar y nduir una auditría de alidad. h) Tener la habilidad pa reprtar y dar seguimients de la auditría. i) Cner uáles registrs de la auditría sn imprtantes y uáles mantener. El auditr líder debe: a) Definir ls requisits de ejeuión de la auditría, inluyend las alifiaines requeridas de ls auditres. b) Cumplir n ls requisits de la auditría y de ts diretries apliables. ) Planear la auditría, prepar ls duments de tbaj e instruir al equip auditr. d) Revisar la dumentaión sbre las atividades del sistema de alidad existente pa determinar su adeuaión.

33 e) Infrmar n nfrmidades rítias inmediamente al auditad. f) Infrmar ualquier bstául imprtante enntd al efetuar la auditría. g) Infrmar lamente ls resultads de la auditría en frma nluyente y sin dem.

34 4. BJETIV DE LA AUDITRÍA Y RESPNSABILIDADES 4.1. Prpósit Estableer ls prinipis básis de auditría, riteris, y prátias pa suministr linamients pa estableer, planear, llevar a ab y dumentar auditrías de sistemas de alidad. El prpósit de ualquier nrma es infrmar y dirigir. Se suminist riteris y requerimients estándar pa ls prinipis y efetividad de auditría, y la prátia adeuada pa prveer la administión nerniente n la infrmaión bjetiva y fehaiente neesaria pa tmar deisines. 4.2 bjetivs de la Auditría Pa que el auditr pueda desarrllar una buena planeaión, debe tener en uenta que diha atividad ndue a l siguiente: Determinar n preisión ls bjetivs de la auditría que se va a ptiar. Determinar el númer de persnas que nfrmarán el equip de auditría. Prepar ls prgmas de auditría teniend en uenta ls predimients pr apliar según las irunstanias. Determinar la extensión que se va a dar a las pruebas. Determinar la prtunidad de apliaión de las pruebas. Determinar ls papeles de tbaj en ls que se van a registr las pruebas. Cnsider el us de espeialistas. Estableer el tiemp que demandará la labr de auditría. Cnsider ualquier tr aspet que el auditr requie ner antes de iniiar el tbaj de amp.

35 4.3 Raznes Las znes que mtivan las auditrías. Estas znas tienen que haber sid disutidas n ls diretres. Es también neesari expliar a supervisres y n supervisres el "pr qué" de las auditrías. (N es sufiiente expliare que la alta direión quiere auditar). Se puede alar que ls diretivs, ls nsumidres, ls rganisms reguladres y trs entes asimism afetads quieren asegumient idealmente, ls diretivs de la atividad que se está auditand han de ser ls que explian el prpósit de la auditría a su persnal. Evitar una atmósfe de ensu. Una mane de deterir las relaines humanas es busar quién tiene la ulpa, en vez de ttar de nseguir una mej. Una atmósfe de ensu n slamente rea resentimient si n que ier las fuentes de infrmaión. Mstrse sensitiv a ls aspets humans que mprtan las auditrías reprta ts ventajas. Es nveniente pa el supervisr del área que está auditand, ampañar al auditr dunte su tbaj, est ayuda a eliminar psterires disusines sbre qué fue l realmente bservad dunte la auditría. 4.4 Respnsabilidades de ls auditres Ls auditres sn respnsables de: a) Cumplir n ls requisits de la auditría. b) Cmuniar y alar ls requisits de la auditría. ) Planear y ejeutar las respnsabilidades asignadas en frma efetiva y efiiente. d) Dumentar las bservaines y las n nfrmidades.

36 4.5. Respnsabilidad del auditr líder El auditr líder es el respnsable de tdas las fases de la auditría. El auditr líder debe tener la apaidad administtiva y experienia así m autridad pa tmar las deisines finales n respet a la nduión y a ualquier bservaión de la auditría. Las respnsabilidades del auditr líder también mprenden. a) Ayudar en la seleión de ls demás. b) Prepar el plan de auditría. ) Representar al grup auditr n la administión del auditad. d) Presentar el infrme de auditría.

37 5. ADMINISTRACIÓN DEL PRGRAMA DE AUDITRÍA 5.1. Etapas Planeaión de la Auditría rigen de la Deisión Ejeuión de la Auditría Reprte de la Auditría Seguimient de la Auditría Caterístias de la Empresa

38 Diagma de Fluj del pres de apliaión de la Auditría Interna del Sistema de Calidad INICI DE LA AUDITRIA Respnsable de la Auditría Ejeuión de la Auditría Equip de Auditres Infrme Prvisinal Disusión del Infrme Prvisinal n Set. Afet. t r- <A.2 V 3 u < < Cl u CC «J - > I Infrme Final de Auditría N Reunión pa Infrme y Disusión n Set. Afet. Auditria Prpiamente diha

39 5.2. Planeaión de la auditría La planeaión de la auditría es la determinaión sistemátia de uáles áreas deben ser auditadas y n qué freuenia. La freuenia depende de: a) Imprtania del área en uant al impat sbre la alidad y el Sistema de Asegumient de Calidad. b) Ls resultads de auditrías anterires, si es que existiern. ) Númer de n nfrmanias y su gd de imprtania de la desviaión. Se debe planear en larg plaz (un añ). La planeaión de asignaines de una auditría depende de: a) Cnimient de las áreas a ser auditadas. b) Seleión espeífia de las atividades a ser auditadas. ) Determinaión de ls reurss neesaris Requisits de la Planeaión de Auditría realizarse. Determinaión de ls requisits geneles nt ls uales la auditría debe ntts, et. Ests requisits sn definids en predimients, instruines, plans, Es vital que ls requisits estén determinads.

40 ANSI/ASQC india que las prinipales etapas de la realizaión de auditría sn iniiaión, planifiaión, implantaión, infrmaión y terminaión. Iniiaión de la Auditría. El dereh a realizar se deriva de la "arta" aprbada pr la alta direión. Permitiend la partiipaión de tds ls afetads. Planifiaión de la auditría. Un plan de auditría debe preparse infrmand al diretiv de la atividad rrespndiente y a ls auditres que la han de realizar pa que vayan pensand en ls detalles. Sn elements vitales del plan: Una definiión de la magnitud y de ls bjetivs de la auditría, la identifiaión del área a auditar, la identifiaión de ls auditres, un prgma que inluya la feha espeda de mienz y de terminaión, una referenia a ualquier nrma predimient imprtante y la dumentaión de la auditría. Prgmaión. La mayr parte de las auditrías se haen a base de un prgma. Est permite a tds ls afetads rganizar su arga de tbaj, asignar el persnal y llevar a ab ts atividades de mane rdenada. Est también minimiza las irritaines que inevitablemente se prduen uand ls auditres llegan sin ser anuniads. (Hay, sin embarg algunas situaines, pr ejempl, en las auditrías de ls bans, en las que, a fin de evitar psibles "enubrimients", puede ser neesaria la srpresa). Areas que han de ser auditadas. El tbaj que mprta un plan es simplemente enrme, l que bliga a determinar priridades. Cnseuentemente la auditría de la ejeuión debe basarse en el muestre; inlus la eleión del métd de muestre puede ser un prblema mpliad. En ambi el muestre pa la auditría de planes es muy simple. bjetividad. Se espe que el auditr sea bjetiv. Cuand se puede dispner de nrmas bjetivas, el auditr n ha de haer juiis subjetivs y, pr tant hay mens psibilidades de diferenia de riteri.

41 Desubrimient de ausas. En muhas mpañías, se espe que el auditr investigue las defiienias imprtantes, en un esfuerz pa determinar las ausas. Esta investigaión se nvierte en la base de las remendaines del auditr. En ts mpañías, se espe que el auditr enargue esa investigaión al persnal de línea; las remendaines del auditr inluyen las prpuestas pa que tal investigaión se lleve a ab. Cmpetenia de ls auditres. La frmaión básia y la experienia de ls auditres ha de ser tal que puedan aprender rápidamente ls aspets ténis de las peines que han de auditar. Si n tendrán que nfiar en el persnal petiv. Pr t parte, tendrán que reibir frmaión espeial en ls aspets humans de la auditría. Implantaión de la auditría. La esenia de esta fase es la regida, análisis y evaluaión de dats sbre ls hehs y la elabión de nlusines a partir de ell. Se prpne que sean uant ls elements a ubrir al auditar una atividad: 1) Persnal, 2) Prdut, 3) Equip y 4) Dumentaión. Cntat n el respnsable de las áreas pa: a) Alar ls bjetivs de la auditría. Realizar un pequeñ manual del métd predimient que se deberá utilizar dunte la auditría. b) Determinar n quién se debe muniar. ) Cnfirmar qué reurss failidades están dispnibles. d) Cnfirmar el tiemp y la feha. e) Clarifiaión de dudas sbre el plan de la auditría.

42 5.2.2 Examinaión Releión de evidenia. La evidenia se debe reletar pr: a) Entrevistas. b) Examinaión de duments. ) bservaión de atividades. d) Cndiines en las áreas auditadas. Ls dats sbre las n nfrmanias deben registrse uand sean signifiativs y deben investigarse. Cuand se tma infrmaión pr entrevistas se debe hear si está rret de ts fuentes m l sn la bservaión físia, mediión y registrs bservaines de la Auditría Tdas las bservaines de la auditría deben dumentarse. Después de tdas las atividades de la auditría el auditr debe registr las bservaines pa determinar uál se debe reprtar m n nfrmidad. El auditr debe estar segur que est será dumentad en frma la y nisa y respaldad pr la evidenia. rrespndió. Las n nfrmanias deben identifiarse expliand a uál nrma n Tdas las bservaines de n nfrmidades deben ser aeptadas pr las gerenias de las áreas auditadas. Se realizará una junta n el persnal del área auditada y las persnas respnsables al final de la auditría y antes de prepar el reprte de auditría. Est se

43 debe haer de tal mane que ls respnsables de esas áreas entiendan lamente ls resultads de la auditría. Esta junta debe dumentarse. Si se sliita, el auditr debe haer remendaines pa el mejmient del sistema de la alidad. Estas remendaines n sn bligatrias pa ls respnsables de las áreas auditadas Reprte de la Auditría Debe preparse un reprte de auditría que será exat y mplet. El ntenid del reprte debe tener sineridad y étia. Este debe ir fehad y firmad pr el jefe de auditres y ntener l siguiente. a) Detalles del plan de la auditría. b) Nmbres de ls auditres. ) Representante de las áreas auditadas. d) Feha de auditría. e) Identifiaión de las áreas auditadas. f) Identifiaión de duments refereniads nt ls uales fue realizada la auditría. g) bservaión de n nfrmidades. h) Cmentaris de ls auditres sbre el umplimient y apliabilidad de la nrma del sistema de Calidad. i) Si el Sistema puede gantizar la Calidad, j) Lista de la distribuión del reprte. El reprte debe distribuirse a ls respnsables de las áreas y a la gerenia. El reprte de auditría ntiene infrmaión nfidenial y debe guardarse uidadsamente pr ls auditres y ls lientes. El reprte de auditría debe haerse l más prnt psible, uand n se pueda haer dentr de una feha fijada debe expliarse la zón de la tardanza, así m prprinar una nueva feha.

44 Infrme de la auditria. Ls resultads de la auditría deben quedar reflejads en un infrme, uy brdr debe ser repasad (preferentemente en la reunión pstauditría) n la direión de la atividad que ha sid auditada. El infrme debe ser emitid njuntamente pr el auditr y el auditad, y, pa que se nsidere reíble, debe ser mesud y despersnalízad. Un infrme del estad glbal del tema en revisión. Pa ell el infrme debe de: a) Evaluar ls resultads glbales de la alidad, de mane que den respuesta a las prinipales uestines planteadas pr la alta direión (pr ejempl, es segur del prdut? Cumplims n las exigenias legales? El prdut, es apt pa su us? Es merializable? Es adeuad el rendimient del departament auditad?) b) Prprina evaluaines sbre el estad de las prinipales partes integntes del resultad glbal: ls sistemas y subsistemas de la alidad, las divisines, las plantas, ls predimients, et. ) Prprinar alguna estimaión de la freuenia de las disrepanias en relaión n el númer de prtunidades de que se prdujen. d) Prprinar alguna estimaión de la tendenia de las disrepanias halladas respet a disrepanias psibles, y de la efetividad de ls prgmas pa ntrlar la freuenia de urrenia. Publiaión del infrme. Ha de llegarse a un auerd en uand a frmat del infrme, respnsabilidad de la ediión, lista de ls diretivs que han de reibirl, et. En algunas rganizaines, el infrme se da slamente al diretr de la atividad que se ha auditad. Puede distribuirse a la alta direión el de una auditría de seguimient (sbre ls prgress que se realizan). El diseñ de ls infrmes de las auditrías deben ser emitids l más prnt psible y n más de un mes después de la reunión pstauditría.

45 5.4 Hallazgs La mayría de ls prgmas de auditría en Estads Unids usan el términ hallazg uand se presentan las nlusines insatisfatrias de una auditría. Cn freuenia, el signifiad de esta palab ambia de una empresa a t. Pr l genel signifia alg mal. Ras sn las asines en que un hallazg supne una nlusión psitiva neut. Un hallazg es una nlusión de la auditría que identifia alg que influye de mane adversa sbre la alidad de la atividad que se audita. Un hallazg tiene las siguientes aterístias: Es negativ. Falta alg. Es una vilaión a un requerimient. En un dument de nivel 1,2,3 4 se prmetió alg que n se umplió. Es signifiativ. Es alg imprtante. De alguna mane, se relaina n ls valres renids en el mund de negis y afeta en frma adversa a ls valres. Cada hallazg debe ser una delaión en frma la y nisa, y referirse a un prblema genéri, que se relaine n un grup, lase atividad glbales. Pr t parte, si existen varis ass de us de versines inrretas, es sí es un prblema genéri. N bstante, aún se tta de un as sólid ni se nvenerá a la gerenia de la existenia de un verdader prblema. Es neesari demstr que prblemas similares aen en el mism uadr. A la delaión de este hallazg deberá seguir una breve desripión del element espeífi de ntrl que requiere atenión. Un hallazg es una pinión subjetiva (juii) que se fundamenta en hehs. Cada un de ésts, pr sí sl, puede ser imprtante n.

46 a. Ls hallazgs sn la enfermedad; ls hehs, ls síntmas de la misma. La inspeión es parte del pres de auditría, per la auditría es muh más que es. Ls inspetres infrman de faltas de umplimient; ls auditres dien pr qué urriern. Pa servir a ls lientes, ls auditres deben demstrles que ls sistemas de ntrl tbajan n. 5.5 Titular de la alidad Si el letr se tma la libertad de remendar, sugerir dirigir la aión rretiva que se requiere, entnes habrá asumid una titularidad del prblema pr l mens parial, per n reurss esass inexistentes pa rregirl. N se tta de una psiión óptima en la ual aer. Este nept de titularidad de la alidad reviste la mayr imprtania pa el éxit de una auditría. Sn ls gerentes, n el letr, quienes bn muh diner pr suministr prduts y serviis de alidad y, pr l tant, sn ells quienes deben rendir uentas pr el tbaj resultante. El tbaj del auditr nsiste en prprinar infrmaión analizada. Si el despah firma de auditría de alidad exige inluir remendaines en el infrme de auditría, entnes l que se debe haer es redatarlas de mane que prprinen un mar de referenia pa ls tbajs a efetuar, per sin entr en detalles. El letr debe ser uidads en su nversaión, de md que sea lar de que le sliitan su nsej y que n es usted quien requiere iertas aines. Est requiere redatar hallazgs de mane que despierten el interés de la gerenia y ls nvenza de la existenia de seris prblemas que se deben investigar y rregir.

47 Pr l genel, ls infrmes deberían limitarse a seis hallazgs mens. La gerenia pdrá reslver n efiaia in prblemas; per en definitiva n reslverá inuenta. Si el letr desubre que infrma en frma ntinua un gn númer de hallazgs, n estará auditand, sin inspeinand: n se determina el prblema gerenial mún a tds ls hallazgs. Es preis reunir ésts en grups. 5.6 Cnlusines Geneles A ntinuaión, es neesari desarrllar un resumen genel de l que se examinó. Qué bien vams? Asistentes La presentaión en la reunión de salida ha de haerse a ls gerentes del grup reién auditad. Si n se hae así y ala reunión asisten gerentes de varis niveles, sn prbables ls desauerds. Es una reaión humana ttar de defender la psiión prpia uand el jefe está presente, aún a sabiendas que es equivada. La reunión de salida es respnsabilidad del auditr líder. Después de td, sn inadmisibles las disusines entre ls miembrs del equip de auditría dunte la reunión de salida. El equip habla n una sla vz: la del auditr líder. Cm auditr líder, el letr debe menzar la reunión deland que la auditría ha nluid. A ntinuaión agdeerá las atenines reibidas pr el equip dunte la auditría. Lueg se anunian ls "próxims estrens". Presentaión del resumen. Presentaión de ls hallazgs y/ buenas prátias. Crreines y expliaines sbre ualquier área débil.

48 Disusión de las aines rretivas y del pres de seguimient (si se identifiarn prblemas). Presentar un breve rerdatri del alane y prpósit de la auditría y pasar de inmediat al resumen. La mejr mane de haerl es pr medi de una nversaión persnal entre el letr, m representante y la persna de mayr jerquía presente. Haerle sentir la gn imprtania de ls que se presenta y que es una persna imprtante. N entr en detalles. Si aún existen sas preupantes, se deben antar y alar preisamente en la reunión de salida. Es la última prtunidad. Si n se hae así, en partiular si ls hehs que se presentan sn rrets, surgirán dudas sbre el pres de auditría. Si se tta de una auditría de segunda parte, de prveedr, agregar la ubiaión y tamañ relativ de la planta, así m ls dats de la base de lientes. Al espeifiar quién hiz la auditría, enumer ls nmbres de ls integntes del equip de auditría, identifiand al que fungió m auditr líder. N bstante, al disutir n el auditad, es remendable n identifiar a ls auditres pr sus nmbres. El párf de intrduión n debería exeder una lngitud de ds pulgadas. Ls seres humans respnden mejr a ualquier rítia uand se les die que, en genel, el prgma funina bien, per algunas áreas requieren rreión Lgrs sbresalientes Est se hae dediand un párf independiente pa desribir la situaión y el impat benéfi sbre la alidad del prgma que se analiza. Est se identifia m prátia buena y se la al final del infrme. A ntinuaión siguen ls detalles de ada hallazg buena prátia. Es pulir las fses land primer ls más imprtantes. Ls letres pndrán más atenión a l que se enumeren primer.

49 Aún si existen muhs ejempls (hehs) pa sprtar un hallazg espeífi, n es buen presentar más de ls que quepan en una página. Ya n se efetúan inspeines: se está auditand Respuesta requerida Si dunte la auditría se identifiarn prblemas, la arta memrándum de enví deberá requerir una respuesta de tds ls hallazgs dentr de laps bien definid. Tda respuesta deberá ntener uatr sas: 1. La ausa del prblema. 2. Aión rretiva planeada pa ataar la ausa. 3. Aión de remedi pa ada heh negativ enumed. 4. Prgma y respnsable de estas atividades. N se exige la sluión inmediata de td, sin un plan de aión, serían 30 días a partir de la reepión del infrme. Es respnsabilidad del auditr espeifiar qué se neesita y uánd Distribuión del Infrme El infrme sól debe ir a uatr lugares: El auditad El liente Arhivs expedientes fiiales El letr y el equip de auditría El auditad haga tda la distribuión adiinal, es deisión de él.

50 Terminaión de la auditría. La auditría se ha mpletad uand el infrme es smetid al liente, exept en aquellas irunstanias en que la verifiaión de la aión rretiva frma parte del plan. 5.7 Seguimient de la Auditría Seguimient se refiere a las aines rretivas resultante de l enntd en las auditrías y su verifiaión a tvés de la auditría. El seguimient de una auditría nsiste de revisines e investigaines hehas pr la administión, aines rretivas pr el auditad, y verifiaión y reprte pr el auditr auditr líder. Un reprte de seguimient deberá ser prepad y distribuid de mane similar al reprte riginal. Seguimient de la Aión Crretiva. Es respnsabilidad del auditad determinar e iniiar las aines rretivas neesarias pa rregir una n nfrmidad, rregir la ausa de una n nfrmidad. El auditr es respnsable úniamente de identifiar la n nfrmidad. La aión rretiva y las auditrías de seguimient subseuentes, deben ser terminadas dentr de un laps nvenid pr el liente y el auditad, nsultand n el rganism auditr. Las áreas auditadas sn respnsables de determinar e iniiar aines rretivas de tdas las n nfrmidades. Debe meninarse que el auditr slamente es respnsable de identifiar las n nfrmidades. Las aines rretivas y el seguimient de la auditría deben mprenderse dentr de un perid ardad pr ls respnsables y auditres. Después de las aines rretivas el auditr puede prepar el reprte de seguimient y ser distribuid en la misma frma que el reprte riginal de la auditría.

51 6. TERMINACIÓN DE LA AUDITRÍA 6.1. Dumentaión Reunión de salida ierre La reunión de salida ierre representa la prime prtunidad frmal que tiene el letr pa presentar el infrme a ls gerentes del grup que se audita. Es típi que la releión de dats termine dunte la mañana del últim día de auditría. Entnes, la reunión de salida se prgma pa la tarde de ese mism día, pr l que el letr dispne de ds hs pa preparse pa la reunión. Si se siguió la remendaión de n tener serets, de realizar reunines de infrmaión diarias y de infrmar a ls auditads del prgres de la auditría y de áreas prblemas psibles definitivs (hallazgs) este períd de ds hs serán sufiiente pa prepar un brdr de ls hallazgs, las buenas prátias y el resumen Asistentes La presentaión en la reunión de salida ha de haerse a ls gerentes del grup reién auditad. Si n se hae así v a la reunión asisten gerentes de varis niveles, sn prbables ls desauerds. Es una reaión humana ttar de defender la psiión prpia uand el jefe está presente, aún a sabiendas que es equivada. Así, un supervisr, pr ejempl, ttará de defenderse del hallazg del auditr en el área de su respnsabilidad si el gerente está presente. Asimism, si están en la reunión de salida, se disterán del tbaj tidian. El letr puede limitar las disusines, desauerds y el tiemp imprdutiv sliitand que sól estén presentes ls gerentes ejeutivs de mayr jerquía.

52 6.1,3 Cnduión de la reunión La reunión de salida es respnsabilidad del auditr líder. Es un tbaj dur y demandante, per ese es su tbaj. Después de td, sn inadmisibles las disusines entre ls miembrs del equip de auditría dunte la reunión de salida. El equip habla n una sla vz: la del auditr líder. Cm auditr líder, el letr debe menzar la reunión deland que la auditría ha nluid. A ntinuaión agdeerá las atenines reibidas pr el equip dunte la auditría. Lueg se anunian ls "próxims estrens": Presentaión del resumen Presentaión de ls hallazgs y/ buenas prátias Crreines y expliaines sbre ualquier área débil Disusión de las aines rretivas y del pres de seguimient (si se identifiarn prblemas) Presentar un breve rerdatri del alane y prpósit de la auditría y pasar de inmediat al resumen. La mejr mane de haerl es pr medi de una nversaión persnal entre el letr, m representante del equip de auditría, y la persna de mayr jerquía presente (pr el mment, lvidar a ls demás gerentes que asisten a la reunión). Mirl a ls js mients se le presentan las nlusines geneles. Haerle sentir la gn imprtania de l que se presenta y que es una persna imprtante. Lueg, presentar l más sbresaliente de ls hallazgs y las buenas prátias. N entr en detalles. Ir al gn al presentar las nlusines, respaldándlas n ls hehs de más pes. N es remendable presentar ada punt individual que l llevarn a las nlusines. 6.2 Brdr de nlusines Este mment es aprpiad pa entregar pias del brdr de hallazgs y/ buenas prátias. Este está manusrit y se redue a una sla página, pr las siguientes znes: bliga al letr a preparse pa la reunión de salida.

53 Permite reabar ualquier infrmaión faltante antes de abandnar el área que se audita. Se debe rerdar que el aes a estas áreas estará muy limitad uand termine la reunión de salida. Mantiene hnest al letr. Cn Freuenia, habrá presines pa ambiar el infrme final. Pr diferentes znes, habrá persnas que querrán ser ttads n suavidad. Y trs querrán dureza. Pr el sl heh de presentar el brdr de nlusines dunte la reunión de salida ierre, el letr estará mprmetid. Y estará en una mejr psiión pa resistir la presión de ambiar l se dij en la reunión. N es neesari que las nlusines en brdr sean perfetas. Es sufiiente esribirlas a man en uadern. N leerlas en vz alta; más bien se debe permitir que ada quien las lea. Expliar ls punts de mane lquial y tan breve m sea psible, per rerdar que la apaidad de esuhar de ls gerentes disminuye nsideblemente mients se lee. Al preparse pa la reunión de salida, es de gn imprtania saber que las nlusines que se presenten en la reunión n pdrán ambiar en el infrme final. Si aún existen sas preupantes, se deben antar y alar preisamente en la reunión de salida. Es la última prtunidad. Si n se hae así, en partiular si ls hehs que se presentan n sn rrets, surgirán dudas sbre el pres de auditría. Cnsider ls punts de vista de ls demás Al preparse pa la reunión de salida, vale la pena pnerse en el lugar del letr de su infrme y ver las sas desde su punt de vista. N lvidar que el bjetiv es haer que las sas ambien pa bien ( bien exhrtar a las persnas a seguir n las buenas prátias). El arte en las reunines de salida dia en persuadir al auditad (y al liente) que las nlusines representan el verdader estad de las sas. Si n se desubren ls prblemas existentes, habrá serias nseuenias y alg tendrá que haerse. Est es muy difíil y demandante pa el auditr líder. Una vez terminada la

54 reunión de salida ierre, el letr y su equip de auditría estarán exhausts en l físi, mental y eminal. Deberán abandnar la sala de inmediat y dispersarse. Reunión de reapitulaión en las auditrías de pres L anterir aplia a las auditrías de sistema, más gndes. Si se tta de una auditría de pres, más pequeña, n es neesari nvar a muhas persnas a la reunión de salida. Una vez que se nluya n el tbaj de amp, ir a un lugar tnquil. rganizar ls pensamients y prepar ls hallazgs y/ buenas prátias. Pensar l que se dirá m nlusión. Después ir a la fiina del supervisr de turn. Expliar que la auditría ha terminad, presentar el resumen y resaltar ualesquie nlusines psitivas negativas. Lueg indiar que el infrme final se enviará en una semana y salir de inmediat. 6.3 Infrme Final El infrme frmal es la muniaión final sbre la auditria a ls tres lientes (el auditad, quien nttó al letr y la prpia rganizaión de éste). El infrme deberá ser autsufiíente: ualquier persna n un nimient znable de la materia debe entenderl sin neesidad de haer demasiadas preguntas. Debe emitirse dentr de un laps znable después de la reunión de salida. Es preis rerdar que mients más tiemp tme la revisión del infrme, disminuirá más la imprtania del mism a ls js del auditad: debería emitirse dentr de las ds semanas siguientes a la reunión de salida; en el as de las auditrías de pres, una semana después. N será difíil seguir estas remendaines si el letr se astumb a esribir las nlusines en brdr (y tal vez el mism resumen) antes de la reunión de salida. El infrme esrit ntendrá de ds a in seines: Intrduión Resumen Genel Cnlusines adversas (hallazgs) Lgrs signifiativs (buenas prátias)