CONCEPTOS, FINALIDADES Y ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN CON ENFOQUE PARTICIPATIVO

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1 CONCEPTOS, FINALIDADES Y ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN CON ENFOQUE PARTICIPATIVO A. Objetivo de aprendizaje: Participantes han mejorado sus capacidades para desarrollar un sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de agua y saneamiento para poblaciones indígenas con un enfoque intercultural orientado al aprendizaje de todos los actores involucrados B. Contenido 1. Palabras clave (según orden de aparición) Conceptos y finalidades del seguimiento y evaluación Tipología de seguimiento y evaluación Secuencia del proceso de seguimiento y evaluación Contenido de un sistema de seguimiento y evaluación Enfoque participativo en el proceso de seguimiento y evaluación 2. Seguimiento y evaluación: finalidades y definiciones Para quienes trabajamos en proyectos de desarrollo social, las palabras seguimiento (o monitoreo) y evaluación no son palabras desconocidas. Siempre escuchamos la necesidad de hacer un seguimiento de las actividades y acciones; así también escuchamos sobre la importancia de evaluar los proyectos para saber qué resultados, qué efectos y qué impactos conseguimos. Existen varias definiciones de seguimiento y de evaluación así como de sistemas de seguimiento y evaluación. De hecho, los términos van cambiando según los enfoques qué se van generando en Agencias de Cooperación, Universidades y Consultores. Pero no estamos en un curso universitario, sino en un curso para personas que trabajamos en el campo. No vamos a abrir toda la discusión. Lo que buscamos es específicamente tener un mejor desempeño y lograr mayores y mejores impactos. Para este fin daremos los elementos conceptuales comunes a diversos enfoques. Seguimiento y evaluación comprenden un proceso con dos dimensiones complementarias: El seguimiento es el proceso desde la recolección hasta el uso de la información (es decir la aplicación de lo aprendido) mediante el cual los distintos actores participantes revisan en forma continua el cumplimiento de las actividades y productos según el plan trazado. Tiene por finalidad: Ser una herramienta de apoyo a la gestión, en especial para la solución de problemas que se plantean durante la ejecución (no es entonces para informar al superior) Contribuir al desarrollo de capacidades de gestión de los actores participantes al analizar por qué no se ha cumplido una determinada actividad o logrado un producto Ser fuente de información para la evaluación Página 1 de 6

2 La evaluación es un proceso orientado a determinar mediante una mirada integral a la intervención: 1. Si se logran los objetivos previstos (impactos y efectos del proyecto) 2. Si se han generado otros resultados (impactos, efectos o productos) no esperados significativos 3. Si la intervención es pertinente o relevante de acuerdo al contexto social, político, económico en el que se desarrolla 4. Si los efectos e impactos logrados son consecuencia de las actividades y productos desarrollados por el proyecto; o es debido a otros factores Tiene por finalidad: Aprendizaje para capitalizar la experiencia en otras intervenciones en la misma localidad o en otras con similar metodología y/o temática Validar o reorientar la direccionalidad del proyecto Generar capacidades en los actores participantes para el manejo y uso de la información que les permita mejorar sus posibilidades de gestionar su propio desarrollo En conjunto los procesos de seguimiento y evaluación se articulan en un sistema de seguimiento y evaluación (que incluye a todos los actores y acciones en el marco del seguimiento y evaluación que llevan a cabo) que está dirigido a: 1. Facilitar la identificación de logros, problemas y alternativas de solución mediante análisis sistemático con información clave, oportuna y de calidad 2. Mejorar capacidades de análisis y negociación basados en evidencia en los diversos actores involucrados en el proyecto 3. Identificar y sistematizar lecciones para mejorar los efectos e impactos del grupo de trabajo 3. Tipología de seguimiento y de evaluación Uno puede distinguir múltiples tipologías en cada caso pues una tipología es un mecanismo de clasificación en subcategorías de un tema. En seguimiento hay un acuerdo general que por su carácter de acompañamiento de las actividades y productos se trata de una actividad continua que involucra a todos los actores relacionados. En algunos casos se habla específicamente de monitoreo del impacto pero esto es más propiamente evaluación en sentido estricto, por lo que no lo tocamos. En cuanto a evaluación podemos hacer la siguiente distinción central: X: Factible de ejecutarse XX: Factible y más frecuente Actores Interna Mixta Externa Participativa Momento Continua XX X Intermedia X XX XX X Final X XX XX XX Ex post X X XX X Página 2 de 6

3 Veamos a continuación la definición del contenido de las celdas marcadas: Según el tipo de actor una evaluación puede ser: a. Interna: si está a cargo del personal ejecutor b. Externa: si la llevan a cabo personal que no participa en el proyecto (generalmente consultores) c. Mixta: si combina ambos (personal del proyecto y consultores; especialmente estos últimos como facilitadores) d. Participativa: cuando en el proceso se incluye a los beneficiarios como actores activos de la misma. Cabe precisar que el grado de involucramiento se refiere a que tanto los objetivos y análisis durante el proceso de evaluación se definen y llevan a cabo con estos actores. Así, una evaluación participativa implica que la población define qué se quiere evaluar, cómo se recoge, procesa y analiza la información y finalmente qué conclusiones, recomendaciones y lecciones se derivan de la evaluación. Se debe diferenciar entonces, una evaluación participativa de una evaluación no participativa con técnicas de recolección participativas (como por ejemplo la aplicación de grupos focales, entrevistas, uso de dibujos, etc.) Según el momento, una evaluación será: a. Continua en el sentido de que acompaña el proceso de ejecución con cortes trimestrales mediante reuniones de análisis. Generalmente se trata de evaluaciones internas. b. A la mitad del proyecto no siempre- y al final generalmente se lleva una evaluación con participación externa. La evaluación intermedia hace un énfasis en los procesos hacia el impacto, toda vez que estamos aún con posibilidades de reorientar acciones. La evaluación final tiene un énfasis en los cambios logrados en términos de efectos e impactos. c. La evaluación ex post se lleva a cabo una vez culminado el proyecto. Este tipo de evaluación no siempre se ejecuta por razones de costos o de relevancia. Sólo se hace una evaluación ex post de aquellos proyectos que se considera que pueden mostrar lecciones importantes por señales que presentan informalmente. 4. Secuencia de seguimiento y evaluación Toda actividad de seguimiento y evaluación pasa necesariamente por los siguientes pasos: a. Recolección: la obtención de la información para el análisis mediante visitas de campo (entrevistas, observaciones, registros, etc.) b. Procesamiento: consiste en la organización o almacenamiento de la información recolectada en base a los indicadores de seguimiento y evaluación que el proyecto ha definido, para permitir el análisis. Página 3 de 6

4 c. d. Análisis: actividad con frecuencia trimestral que partiendo de los objetivos de proyecto busca responder los por qué y cómo estamos logrando o no nuestros resultados desde el nivel de actividades hasta los impactos y efectos Reporte/Presentación: el análisis debe derivar en conclusiones, recomendaciones y lecciones que deben ser comunicadas a las personas relacionas con el asunto para la implementación de las acciones necesarias. Los reportes pueden ser escritos, presentaciones orales en reuniones comunitarias, entrevistas en medios de comunicación, presentaciones en afiches puestos en lugares como plazas, y en general todo medio de difusión o comunicación que sea pertinente e. Uso de la información: este último paso implica la aplicación efectiva de las conclusiones y recomendaciones del análisis en las actuales intervenciones y en otras. Este paso se le denomina cierre del círculo, en referencia a que, al aplicar las conclusiones y recomendaciones en la población de la cual obtuvimos la información en la etapa de recolección, estamos justificando ante esta misma población el esfuerzo inicial de pedirles información. 5. Cómo definimos el contenido, el qué, de un sistema de seguimiento y evaluación? Un sistema de seguimiento y evaluación tiene sentido si la información se analiza y es utilizada para la toma de decisiones e identificación de lecciones. Entonces, no nos interesa solamente decir si logramos o no unas metas esperadas 1. En realidad, la verificación del cumplimiento de las metas es el inicio del análisis. Por qué logramos o no una meta, si la superamos o no la logramos? Responder esta pregunta, que es el eje del seguimiento y evaluación, implica ir más allá del dato que representa la meta. Requiere una discusión en la que se incorporan los puntos de vista y reflexión de los actores del proyecto. Esta discusión requiere de lo que se denomina técnicamente información tácita. La información tácita o informal, subjetiva y no sistematizada que maneja cada persona relacionada con el proyecto. Se trata de las particularidades que cada persona percibe cuando reflexiona sobre su trabajo (incluso sin hacerlo en forma conciente). Esta información no es posible traducirla a indicadores en su totalidad. Debe ser incorporada en el sistema de S&E a nivel de los momentos de análisis, en especial en los análisis grupales. Durante las reuniones trimestrales de análisis de avances, el conductor de estos eventos deberá generar las condiciones para incorporar esta información. Las dos categorías de conocimiento que se producen, producto de la información provista por los indicadores y de aquella referida a la información informal, subjetiva y no sistematizada, se denominan conocimiento explícito y conocimiento informal respectivamente. Conocimiento explicito: está formalizado en indicadores y es fácil de transmitir por basarse en instrumentos de planificación S&E desarrollados e insertos en procedimientos de gestión normados. Recoge elementos del conocimiento tácito que una vez validados se transforman en explícitos 1 Una meta es un indicador con un valor determinado. Tenemos metas a todo nivel en la cadena lógica: actividad, producto, efecto e impacto. Página 4 de 6

5 Conocimiento tácito: es de carácter práctico y subjetivo. No está formalizado ni en indicadores ni incorporado en procedimientos o normas establecidos.tiene dos dimensiones: una técnica (pericia práctica de hacer una tarea) y otra cognoscitiva (creencias, percepciones, modelos mentales que reflejan nuestra visión de la realidad y del futuro) Ejemplos de conocimiento tácito son los cambios que una persona incorpora al desarrollar un taller de capacitación o en el levantamiento de información de campo más allá de las rutinas pre-establecidas. En el caso del taller de capacitación cambios en la secuencia de temas. Metodología de exposición, recoger demandas de los participantes, cambios en los mecanismos de evaluación, preparación de materiales, son todos informaciones tácitas que se pueden convertir en conocimientos tácitos cuando se compartan con otros. Como reflexión general sobre este punto vale la pena señalar que la experiencia de la empresa privada en el uso combinado de conocimiento tácito y conocimiento explicito es diversa. Se pueden identificar dos tendencias. En el campo de la gestión del conocimiento las empresas occidentales se concentran en el conocimiento explicito, en cambio las japonesas consideran el conocimiento tácito como una ventaja competitiva. 6. Enfoque participativo: como seleccionar a los actores y por que es importante la participación de actores locales en un contexto intercultural Hasta aquí hemos dado elementos propios de cualquier sistema de seguimiento y evaluación. En esta sección queremos remarcar la importancia de la participación de los diversos actores involucrados en el proyecto en el proceso de análisis. Un enfoque intercultural supone un aprendizaje mutuo y ello requiere una inter-actuación lo más directa posible. En este sentido, un enfoque participativo desde el diseño del sistema de seguimiento y evaluación y durante su operación es importante. Veamos entonces en qué momentos y cómo comprometer un enfoque intercultural en el seguimiento y evaluación de un proyecto de agua y saneamiento para poblaciones indígenas. 1. Durante el diseño del proyecto: selección de objetivos, productos y actividades e indicadores con participación activa de los representantes indígenas 2. Durante el proceso de ejecución: a. Sensibilización de los actores involucrados para una interacción intercultural en las actividades: formación de personas que estén atentas al desarrollo de un actitud intercultural en las discusiones y en los resultados b. Planificación de actividades de seguimiento y evaluación: determinación de preguntas de interés para evaluación del proyecto, definición de formas de uso de la información (para quien, para que y como la presentamos) y cronograma de recolección, procesamiento, análisis y reporte. Desarrollar estas actividades con una comisión de líderes locales que tengan un manejo mínimo de gestión para precisar los intereses de la comunidad en entender los avances y logros del proyecto, especialmente en su dimensión de impactos y efectos. Página 5 de 6

6 Lectura obligatoria: DAVIS CASE D'arcy 1992 Herramientas para la Comunidad: conceptos, métodos y herramientas para el diagnóstico, seguimiento y evaluación participativos en el desarrollo forestal comunitario. FAO, Roma Caps. 4.4, 5.3, 6 y 7.1 a FUNDACION W.K. KELLOG 1998 Manual de evaluación. W.K. Kellog Foundation Battle Creek, MI Pag Lecturas opcionales: DAVIS CASE D'arcy 1992 Herramientas para la Comunidad: conceptos, métodos y herramientas para el diagnóstico, seguimiento y evaluación participativos en el desarrollo forestal comunitario. FAO, Roma Cap. 2, 3, 4.1 a 4.3 GERMANN D. & GOHL E. 1994? Monitoreo participativo de impactos, folleto 1: Monitoreo de impacto a través de grupos de base GATE, GTZ Pag.4-27 SEGONE M Evaluación democrática UNICEF, Bogota Pag Página 6 de 6

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