GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA

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1 26 GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA

2 PROCEDIMIENTO: Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la Fundación. OBJETIVO: Realizar una gestión adecuada de las labores administrativas que se llevan a cabo en la fundación, para cumplir con los objetivos planteados. NORMA ESPECÍFICA: - Se deben establecer los mecanismos de control que permitan evaluar las labores administrativas. 1. Evalúa cada una de las labores administrativas que se realizan en la fundación. 2. Analiza los mecanismos de control necesarios para que cada una de las labores administrativas se cumplan de forma eficiente. 3. Diseña los formatos necesarios, para realizar los mecanismos de control a cada una de las labores administrativas que lo requieran. 4. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las labores administrativas. 5. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados.

3 PROCEDIMIENTO: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión. OBJETIVO: Realizar una gestión adecuada de las labores administrativas que se llevan a cabo en la fundación, para cumplir con los objetivos planteados. NORMA ESPECÍFICA: - Se deben establecer los mecanismos de control necesarios para evaluar las actividades y funciones. 1. Evalúa cada una de las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a la (Coordinación de Presupuestos, Unidad de Servicios Generales y la Coordinación de Finanzas y Contabilidad). 2. Analiza los mecanismos de control necesarios para que cada una de las actividades y funciones se cumplan de forma eficiente. 3. Diseña los formatos necesarios para realizar los mecanismos de control a cada una de las actividades y funciones que lo requieran. 4. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las actividades y funciones. 5. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados. 6. Si alguna Coordinación o Unidad presenta fallas, evaluar el origen de la falla. 7. Si la falla se originó por hechos fortuitos se pautan desarrollos estratégicos a seguir, si la falla se originó por falta de conocimientos se gestiona un curso de capacitación para la Coordinación o Unidad (Ver procedimiento: Planificación y gerencia de los cursos de formación que han de tomar el personal de la fundación.pag. 41 ). Si la falla no se originó por ninguna de las anteriores, se evalúa el caso, y la Gerencia de Gestión tomará las medidas que considere necesarias.

4 PROCEDIMIENTO: Consolidar el Plan Operativo Anual. OBJETIVO: Consolidar toda la información levantada por los distintos coordinadores en un documento único. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe establecer reunión entre los Gerentes de Gestión y el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. - Determinar si el Plan Operativo Anual de cada Coordinación cumple con los lineamientos y directrices establecidos. Coordinaciones y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación 1. Recibe el Plan Operativo Anual de cada coordinación asignada a la (Ver procedimiento: Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual Pág. 356). 2. Se reúnen los Gerentes de Gestión y el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. 3. Analiza el Plan Operativo Anual de cada Coordinación y determina si cumplen con los lineamientos y directrices anteriormente expuestos. 4. Si no presenta fallas se va consolidando el Plan Operativo Anual. si presenta fallas se envía a la Coordinación responsable para que corrija las fallas encontradas. y Gerencia de Planificación y Desarrollo en C. T. e Innovación. 5. Estructura el Plan Operativo Anual preliminar con la información anteriormente recabada y analizada. 6. Elabora el Plan Operativo Anual preliminar. 7. Envía al Presidente el Plan Operativo Anual preliminar.

5 32 Presidencia Presidencia Presidente, Gerencia de Gestión y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación Presidente, Gerencia de Gestión y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. Presidencia Asistente de Presidencia Asistente de Presidencia 8. Analiza el Plan Operativo Anual. 9. Convoca a los Gerentes de Gestión y al Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. 10. Discutir el Plan Operativo Anual. 11. Si no presenta fallas se envía a la Asistente de Presidencia para que lo transcriba y lo imprima.- Si presenta fallas se establecen cuáles son las modificaciones que se deben realizar al Plan Operativo Anual. 12. Envía a la Asistente de Presidencia. 13. Transcribe 14. Imprime 15. Envía a la Coordinación de Presupuestos, para la posterior elaboración del Presupuesto Anual de la fundación (Ver procedimiento: Planificar el Presupuesto Anual de la fundación Pág. 25 M. N. y P. P.)

6 PROCEDIMIENTO: Controlar el cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundación. OBJETIVO: Realizar seguimiento continuo de la ejecución presupuestaria realizada por la coordinación de Presupuesto. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe recibir la Planificación Presupuestaria de cada mes. - La Coordinación de Presupuestos y Servicios Generales deberá presentar puntos de Cuenta a la cada mes. Coordinación de Presupuestos y Coordinación de Presupuestos 1. Recibe la Planificación Presupuestaria de cada mes (Ver procedimiento: Elaborar la ejecución financiera del presupuesto de gastos de la fundación Pág.36 M. N. y P. P.) 2. Presenta puntos de cuenta a la mensuales. 3. Discutir el alcance de la Planificación Presupuestaria. 4. Si se encuentran fallas o problemas se pautan desarrollos estratégicos a seguir. 5.-Si no es necesario se continua con la planificación anteriormente realizada.

7 PROCEDIMIENTO: Elaboración de informes sobre estudios económicos solicitados por las autoridades de la Fundación. OBJETIVO: Dar repuesta a las solicitudes de información económica y administrativa solicitada por las autoridades de la institución o entes externos. NORMAS ESPECÍFICAS: - Recibir la Solicitud de la elaboración del Informe por la autoridad respectiva. Presidencia 1. Recibe la solicitud de la elaboración de un informe, con sus respectivas especificaciones. 2. Analiza los requerimientos. 3. Elabora el estudio económico (si es necesario se solicita asesoramiento externo). 4. Prepara el informe (dependiendo de los requerimientos). 5. Saca una (1) copia del informe elaborado. 6. Lleva el informe con la respectiva copia al solicitante. Solicitante 7. Firma la copia. 8. Entrega la original al solicitante. 9. Archiva la copia del informe.

8 PROCEDIMIENTO: Realización de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos vigentes. OBJETIVO: Garantizar la operatividad y vigencia de los procedimientos administrativos. NORMA ESPECÍFICA: - La deberá evaluar periódicamente al personal en las actividades que esta desarrollando. 1. Evalúa periódicamente al personal, en las actividades que está desarrollando (Ver procedimiento: Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la fundación Pág. 27) 2. Analiza las evaluaciones. 3. Compara las evaluaciones obtenidas con los Manuales de Sistemas y Procedimientos existentes en la fundación. 4. Si es necesario se realizan las respectivas actualizaciones.

9 PROCEDIMIENTO: Planificación y Gerencia de los cursos de Formación que han de tomar el personal de la Fundación. OBJETIVO: Garantizar que se mantenga un adecuado nivel formativo del recurso humano que forma parte de la institución. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe establecer un Curso que cubra la necesidad. - La gerencia de Gestión y la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación deberá discutir el contenido del curso programado. - Se debe elaborar un Taller al Personal de la Fundación que no asistió una vez finalizado el Curso. Gerencias o Coordinaciones Gerencia, Coordinación o Unidad que asistió al curso. 1. Recibe las necesidades determinadas en las distintas Coordinaciones o Unidades de la fundación (Ver procedimiento: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Pág. 29) 2. Analiza la necesidad. 3. Solicita o busca un curso que cubra la necesidad determinada. (En la base de datos de la Gerencia de Gestión, o se solicita asesoramiento externo). 4. Discute el contenido programático con el Gerente de Planificación y Desarrollo de Ciencias Tecnologías e Innovación. 5. Gestiona el pago 6. Terminado el curso el personal que asistió al mismo deberá presentar un taller, para transmitir los conocimientos adquiridos al personal restante de la fundación

10 PROCEDIMIENTO: Elaboración y actualización de los expedientes del personal. OBJETIVO: Garantizar un exacto control del historial de cada miembro del personal de Fundacite Mérida. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe actualizar periódicamente el expediente con los soportes necesarios. - Solicitar anualmente una síntesis curricular para actualizar los expedientes. Secretaria Ejecutiva 1. Recibe el contrato de la persona que va a ingresar a la fundación (Ver procedimiento: Elaboración de contratos de personal Páginas 68,69) 2. Habilita una carpeta. 3. Divide la carpeta en varias secciones (datos personales, estudios realizados, movimiento de personal, permisos y amonestaciones, evaluaciones y varios). 4. Actualiza la carpeta con los soportes necesarios periódicamente (vacaciones, permisos, entre otros). 5. Solicita anualmente al personal una síntesis curricular para actualizar los expedientes.

11 PROCEDIMIENTO: Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal. OBJETIVO: Realizar un control adecuado en la gestión del recurso humano de la institución. NORMAS ESPECÍFICAS: - La será la encargada de elaborar un Cronograma de fechas de salidas para cada Trabajador. 1. Elabora un cronograma de fechas de ingresos del personal. 2. Calcula el período en el que a cada trabajador le corresponde las vacaciones, esto dependerá de lo que indique la ley vigente en ese momento. 3. Establece posibles fechas de salidas para cada trabajador. 4. Elabora un cronograma de las posibles fechas. 5. Comunica a cada trabajador las posibles fechas de salidas. 6. Selecciona fecha de salida. Beneficiario. 7. Elabora el cronograma final. 8. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que elabore los tramites respectivos (Ver procedimiento Calcular las vacaciones y bonos vacacional Pág. M. S. y P. C. ) 9.- Archiva todos los soportes en el expediente de la persona que va a disfrutar el beneficio (Ver procedimiento: Elaboración y actualización de los expedientes del personal Pág. 43 )

12 PROCEDIMIENTO: Llevar el control de los permisos del personal. OBJETIVO: Realizar un control adecuado en la gestión del recurso humano de la institución. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe analizar la solicitud de permiso la cual dependerá del motivo y de las veces que el solicitante haya pedido permiso durante el mes. Solicitante 1. Recibe la solicitud para ausentarse de la fundación (Ver procedimientos: Solicitud de Permiso Páginas 330,332,334,336 ). 2. Analiza la solicitud, esta dependerá del motivo y de las veces que el solicitante haya pedido permiso en el mes (según lo que indique la ley vigente en ese momento). 3. Autoriza si cumple con todas las normativas existentes. 4. Firma. 5. Recibe la original de la solicitud de permiso. 6. Archiva la original en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: Elaboración y actualización de los expedientes de personal Pág.43)

13 PROCEDIMIENTO: Solicitud para ingresar a la Fundación los fines de semana (ingresos especiales). OBJETIVO: Implementar mecanismos de control en resguardo de los bienes de la institución y para garantizar una adecuada gestión del personal de la Fundación. NORMA ESPECÍFICA: - La solicitud se recibirá en la hasta las 5:00 PM o en el horario que este indique. Coordinación o Unidad solicitante 1. Recibe la solicitud de las personas que requieren ingresar a la fundación. 2. Analiza la solicitud. 3. Informa al solicitante de la decisión tomada. 4. Elabora una lista con los nombre y demás datos que se consideren importantes de las persona que se les autorizó el ingreso. 5. Imprime 6. Firma la lista 7. Sella la lista 8. Saca tres (3) copias de la lista. 9. Archiva la original en la. 10. Entrega una (1) copia a la Secretaria Ejecutiva para que la archive, una (1) copia al vigilante, para infórmale de los datos de las personas que están autorizadas para ingresar a la fundación y la última copia va en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: Elaboración y actualización de los expedientes del personal Pág.43)

14 PROCEDIMIENTO: Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (ingresos mensuales). OBJETIVO: Implementar mecanismos de control en resguardo de los bienes de la institución y para garantizar una adecuada gestión del personal de la Fundación. NORMA ESPECÍFICA: - La deberá solicitar la autorización a Presidencia. 1. Detecta la necesidad de ingreso de personal a la fundación. 2. Solicita la autorización al Presidente. 3. Elabora una lista con los nombres y demás datos que se consideren importantes de las personas que se les autorizó el ingreso. 4. Imprime. 5. Firma. 6. Sella. 7. Envía a Presidencia para la firma. 8. Saca tres (3) copias de la lista. 9. Archiva la original en la Entrega una (1) copia a la Secretaria Ejecutiva para que la archive, una (1) copia al vigilante, para infórmale de los datos de las personas que están autorizadas para ingresar a la fundación y la última copia va en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: Elaboración y actualización de los expedientes del personal Pág.43)

15 PROCEDIMIENTO: Solicitud y canalización de pasantes para la Fundación (cuando se solicitan pasantes). OBJETIVO: Ofertar al mercado cupos para pasantias cuando exista tal necesidad, garantizando solventar esta necesidad de diversas instituciones. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe elaborar un Plan de Trabajo para el pasante o pasantes por la Coordinación o Unidad solicitante. - Se considerara a la persona que cumpla con el perfil exigido de acuerdo a la normativa existente en la Fundación. Coordinación o unidad 1. Detecta la necesidad de pasante(s) en cualquier Coordinación o Unidad. 2. Solicita a la Coordinación la elaboración de un Plan de Trabajo para el pasante o los pasantes. 3. Analiza el Plan de Trabajo. 4. Elabora una correspondencia a los diferentes entes de educación profesional, solicitando pasantes, esta solicitud debe contener el perfil del pasante o de los pasantes que se están solicitando, el Plan de Trabajo del mismo y demás especificaciones que se consideren necesarias. 5. Recibe de los entes de educación profesional los currículo de los estudiantes que se están ofertando. 6. Analiza cada uno de los currículos. 7. Escoge a la persona que cumpla con el perfil exigido, esto dependerá de las normativas sobre pasantes existentes en la fundación. 8. Envía al ente de educación profesional una correspondencia indicando la selección del bachiller (esta correspondencia debe indicar todas las especificaciones necesarias). 9. Recibe al pasante seleccionado.

16 Remite a la Gerencia, Coordinación o Unidad solicitante. 11. Suministra el Plan de Trabajo que debe realizar o cumplir y todas las especificaciones necesarias.

17 PROCEDIMIENTO: Solicitud y Canalización de pasantes para la fundación (cuando se solicitan pasantías). OBJETIVO: Tramitar las distintas solicitudes de cupos para Pasantias cuando exista tal necesidad, garantizando solventar esta necesidad de diversas instituciones de la región. NORMA ESPECÍFICA: - Se debe elaborar un Plan de Trabajo para el Pasante o Pasantes por la Coordinación o Unidad solicitante. Solicitante 1. Recibe una solicitud de los institutos respectivos, ofertando a la fundación la realización de pasantías, esta solicitud debe complementarse con el currículo vitae de la persona solicitante. o Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. 2. Analiza la solicitud. 3. Si la solicitud cumple con los requisitos mínimos y existe disponibilidad para la realización de las pasantías se prosigue, si no se le informa al solicitante que no cumple con los requisitos exigidos o no hay disponibilidad. 4. Evalúa las condiciones de cada una de las Coordinaciones para determinar si hacen falta pasantes (Ver procedimiento: Planificación,, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Pág. 29) 5. Informa al pasante solicitante de que existe cargo vacante y se le convoca a una reunión. 6. Solicita a la Coordinación o Unidad solicitante la elaboración de un Plan de Trabajo para el pasante o los pasantes. 7. Informa al pasante del Plan de Trabajo a realizar y del posible tiempo de estadía en la fundación. 8. Si el solicitante acepta, recibe al pasante seleccionado. 9. Indica las demás especificaciones necesarias.

18 PROCEDIMIENTO: Elaboración de expedientes administrativos. OBJETIVO: Realizar el proceso de levantamiento de información y condensarla en expedientes administrativos, cuando sea requerido. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe recibir la solicitud del presidente de la Fundación. - La consultaría Jurídica será la encargada de analizar el caso y dar una recomendación. - Se le debe dar los días que indique la ley para aclarar situación Presidente 1. Recibe del Presidente la solicitud para la apertura de una averiguación o se detecta la necesidad por los continuos controles realizados (Ver procedimiento: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión, tanto de la como de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia Tecnología e Innovación Pág. 29 y 13.) 2. Analiza la solicitud. 3. Envía a Consultoría Jurídica una solicitud para que analice el caso y recomiende (Ver procedimiento: Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación Pág. 66) 4. Recibe las recomendaciones de la Consultoría Jurídica, dependiendo de esto, se procede (esto dependerá de lo que la ley vigente indique en ese momento). 5. Levanta información. 6. Evalúa la información.

19 61 7. Solicita a la persona a la que se le abre la averiguación un informe donde justifique las faltas. 8. Si no se justifican las faltas se prosigue con la investigación. 9. Informa la persona que tiene abierta la averiguación que tiene el expediente abierto, que el informe no satisface y se le da los días que la ley indique para aclarar la situación. 10. Elabora un informe final con las recomendaciones definitivas 11. Envía a Presidencia, quien decide sobre el caso..

20 PROCEDIMIENTO: Convocar a la Comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel. OBJETIVO: Convocar a reunión de la comisión para la revisión de ofertas varias. NORMA ESPECÍFICA: - El presidente deberá comunicar a la la necesidad de convocar a la Comisión. Presidente 1. Recibe del Presidente la solicitud para convocar a la Comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel, junto con los sobres que contienen las cotizaciones si es el caso o con cualquier otro requerimiento. 2. Propone una fecha tentativa. 3. Discute con los miembros de la comisión y se establece una fecha tentativa. 4. Prepara la reunión. (Ver procedimiento: Organización de las reuniones en la fundación Pág. 349). 5. Reúne la comisión.

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