Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN, CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS LITIGIOSOS EN LOS CUALES LA NACIÓN RAMA JUDICIAL ES PARTE DEMANDADA 1. OBJETIVO Establecer la metdlgía para generar, cnslidar, remitir y registrar cntablemente la infrmación sbre el estad de ls prcess judiciales en ls cuales la Rama Judicial es parte prcesal cm demandada, ls cuales serán cntabilizads, garantizand la adecuada presentación y revelación en ls Estads Financiers de la Entidad. 2. ALCANCE Desde la generación fidedigna y cnfiable de ls dats sbre el estad de ls prcess judiciales, pr ls abgads de las Direccines Seccinales de Administración Judicial y de la División de Prcess de la Administración Judicial, hasta su adecuad registr cntable pr la División de Cntabilidad de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y ls Respnsables de la Cntabilidad en las Direccines Seccinales de Administración Judicial. 3. RESPONSABLE Directres Seccinales de Administración Judicial Directr Ejecutiv de Administración Judicial Directr Unidad de Asistencia Legal - Administración Judicial Directr Unidad de Presupuest - Administración Judicial. 4. DEFINICIONES Prces Judicial: Cnjunt de prcedimients y trámites establecids pr las nrmas legales a través del cual, se slicita la slución de una cntrversia pr un despach judicial. Prcess Judiciales Cntra la Rama Judicial: Sn litigis en ls cuales un tercer demanda a la Rama Judicial para que un juez recnzca la existencia de un derech y rdene a la Rama Judicial el pag del mism. Prcess Activs: Se cnsideran cm tales ls prcess judiciales desde el mment de la ntificación del aut admisri de la demanda hasta la ejecutria de la sentencia definitiva. Obligacines Cntingentes pr actividad litigisa: crrespnden al riesg legal al que se enfrenta la Nación ante la psible pérdida de litigis que cursan cntra de Nación Rama Judicial, cn base en las nrmas y jurisprudencia sbre respnsabilidad estatal. Metdlgía para la valración de la prbabilidad del fall en cntra: metdlgía pr medi de la cual se establece el valr prbabilístic estimad de las bligacines cntingentes asciadas a cada un de ls prcess litigiss en ls que la Nación - Rama Judicial es demandada, a partir de la calificación del riesg pr parte del abgad a carg de la defensa judicial, cnfrme l establece la circular DEAJ , del 6 de septiembre de Pasiv Real: Sn las bligacines de bligatri cumplimient para la entidad, generadas cm cnsecuencia de prcess judiciales cn que cndenan a la Rama Judicial, frente a las cuales n prcede recurs algun, que se encuentren pendientes de pag a la fecha de crte establecida. Sentencia Ejecutriada: Es el fall judicial que ha quedad en firme, prque cntra el mism, n prcede recurs algun, prque ls prcedentes ya han sid resuelts, estas cbran fuerza de csa juzgada y su cumplimient es bligatri a tal punt que sirven cm títul ejecutiv para efects de slicitar el cumplimient a Pág. 1 de 6

2 través de prcess ejecutivs de cbr cactiv. SIIF NACIÓN: El Sistema Integrad de Infrmación Financiera SIIF Nación, es una herramienta mdular autmatizada que integra y estandariza el registr de la gestión financiera pública, cn el fin de prpiciar una mayr eficiencia en el us de ls recurss de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar infrmación prtuna y cnfiable. (Art. 2 Decret 2789 de 2004) 5. NORMATIVIDAD Ver Listad Maestr de Dcuments Externs y Nrmatividad 1 Registrar en el cuadr denminad prcess litigiss activs y efectuar evaluación de la prbabilidad de pérdida de la demanda 2 Remitir trimestralmente a Cntabilidad Nivel Central y Seccinal Ls abgad(as)s de las Seccinales y de la División de Prcess de la Administración Judicial, dentr de ls tres (3) días siguientes, a aquel en que se ntifique el aut admisri de la demanda cnsignarán en el CUADRO DE PROCESOS LITIGIOSOS y calificarán el riesg de pérdida de la demanda, cnfrme cn ls lineamients técnics establecids para la calificación del riesg en la circular DEAJ , del 06/09/2012, utilizand para tal fin la herramienta suministrada y actualizada pr la Administración Judicial. La infrmación crrespnderá a ls prcess que cursen en juzgads, tribunales y Cnsej de Estad, y cntendrá: Ítem, Númer de Prces, Despach, Ciudad actual del prces, Fecha Aut Admisri, Fecha Ntificación, Calidad en que actúa la entidad, Especialidad, Clase Prces, Fuente, Demandante Demandad, Apderad, Frma de Terminación Anrmal, Valr del Acuerd, Cuantía Estimada en la Demanda, Etapa, Fall Sentencia, Valr Fall Sentencia, Instancia del Fall, Fecha de terminación, Prcentaje de Riesg, Pasiv a Cntabilizar. La infrmación suministrada pr ls Abgads de las Direccines Seccinales y de la División de Prcess de la Administración Judicial, será remitida dentr de ls primers cinc (05) días del mes siguiente al vencimient de cada trimestre, a ls respnsables de la Cntabilidad en las Direccines Seccinales de Administración Judicial y a la División de Cntabilidad de la Administración Judicial. Prcess - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y Direccines Seccinales. Abgads División Prcess - Administración Judicial y Abgads Direccines Seccinales Pág. 2 de 6

3 3 Hacer el registr cntable de la cntingencia para la pérdida de prcess litigiss en ls cuales la entidad es parte demandada 4 Hacer registr cntable de la prvisión para la pérdida de prcess litigiss en ls cuales la entidad es parte demandada 5 Registrar en el cuadr de pasiv real las ejecutriadas El prfesinal Universitari de la División de Cntabilidad, y ls respnsables de cntabilidad de las Direccines Seccinales, verificarán la infrmación recibida de la División de Prcess de la Administración Judicial y de ls Abgads de las Seccinales, y efectuarán ls registrs cntables manuales en SIIF NACIÓN, recnciend en CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 9120 Litigis y mecanisms alternativs de slución de cnflicts, Obligacines cntingentes pr el valr ttal de la clumna cuantía estimada de la demanda, del cuadr PROCESOS LITIGIOSOS ACTIVOS, registrand un crédit a las subcuentas Civiles, Labrales, según crrespnda y un débit a la subcuenta Litigis y mecanisms alternativs de slución de cnflicts, de la cuenta 9905 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA El prfesinal Universitari de la División de Cntabilidad, y ls respnsables de cntabilidad de las Direccines Seccinales, verificarán la infrmación recibida de la División de Prcess de la Administración Judicial y de ls Abgads de las Seccinales, y efectuarán ls registrs cntables manuales en SIIF NACIÓN, recnciend cm pasivs estimads, el valr definid cm pasiv a cntabilizar del cuadr PROCESOS LITIGIOSOS ACTIVOS, registrand un crédit a las subcuentas Litigis de la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un débit en la subcuenta Litigis de la cuenta 5314 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, previa la cancelación de las cuentas de rden cnstituidas. Ls abgad(as)s de las Seccinales y de la División de Prcess de la Administración Judicial, dentr de ls tres (3) días siguientes, a aquel en que se ntifique una sentencia que cndene a la Rama Judicial de única instancia, de segunda instancia dentr de ls tres (3) días siguientes al vencimient del términ para apelar la sentencia de primera instancia, sin que se hubiese presentad el recurs, cnsignarán en el CUADRO DE PASIVO REAL la siguiente infrmación de ls prcess que cursaban en El prfesinal Universitari de Directr Administrativ División de Cntabilidad - Administración Judicial y ls respnsables de la Cntabilidad en las Direccines Seccinales Prfesinal Universitari División de Cntabilidad - Administración Judicial y ls respnsables de la Cntabilidad en las Direccines Seccinales Prcess - Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y Abgads Direccines Seccinales. Pág. 3 de 6

4 6 Cnslidar y reprtar el pasiv real 7 Hacer el registr cntable de las ejecutriadas 8 Registrar en el cuadr de prcess terminads juzgads, tribunales y Cnsej de Estad: Númer del Prces, Tribunal Juzgad que prfiere la sentencia, Clase de Prces, Fuente, Beneficiari, Valr del Fall Sentencia Esta infrmación será remitida a la División de Prcess de la Administración Judicial, que l cnslidará y remitirá, dentr de ls cinc (05) días del mes siguiente al Grup de Sentencias, encargad del trámite de pag al beneficiari. Cn la infrmación recibida de la División de Prcess de la Unidad de Asistencia Legal sbre las ejecutriadas, más la infrmación radicada directamente pr ls beneficiaris, el Grup de Sentencias, verificará que n se haya pagad y reprtará a la División de Cntabilidad dentr de ls cinc (5) días siguientes al vencimient del trimestre, el mnt estimad, incluyend intereses de mra e indexación, de las bligacines pr ejecutriadas, independientemente que se hayan radicad ls dcuments requerids para el pag. El Prfesinal Universitari de la División de Cntabilidad, verificará la infrmación recibida y efectuará el registr cntable manual en SIIF NACIÓN recnciend cm un pasiv real, el valr de la sentencia definitiva cndenatria acreditand la subcuenta Sentencias de la cuenta 2460 CRÉDITOS JUDICIALES, afectand en cntrapartida la subcuenta Litigis, de la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, previa verificación y ajustes del pasiv estimad dispuest para esta cntingencia, cnfrme a l establecid en el Régimen de Cntabilidad Pública. Ls abgads de las Seccinales y de la División de Prcess de la Administración Judicial, dentr de ls tres (3) días siguientes, a aquel en que se genere una sentencia de única instancia quede ejecutriada la sentencia definitiva de un prces judicial sin imprtar si la Rama Judicial fue absuelta cndenada, incluirán la infrmación en el Cuadr de Prcess Terminads, en el que permanecerá y se mantendrá, generand cn la infrmación acumulada el Archiv Históric de Prcess. Prfesinal Universitari del Grup de de la Administración Judicial Prfesinal Universitari División de Cntabilidad - Administración Judicial Las ejecutriadas se recibirán y estudiarán pr ls abgads de la División de Prcess y de las Seccinales, respect de ls prcess a su carg, quienes incluirán ls dats en Prcess Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y Direccines Seccinales, Pág. 4 de 6

5 9 Registrar las ejecutriadas que se hayan pagad. 7. REGISTROS NOMBRE Cuadr Prcess Litigiss Activs Cmprbante Cntable manual aprbad - en SIIF NACIÓN Cuadr Pasiv Real pr Sentencias Ejecutriadas Cuadr Prcess Terminads de Cuadr de ejecutriadas y pagadas. el cuadr denminad Prcess Terminads, cpia de la sentencia repsará en el expediente. El Prfesinal Universitari a carg del Grup de Sentencias de la Administración Judicial, dentr de ls tres (3) primers días del mes siguientes al vencimient del trimestre, registrarán en el Cuadr de Sentencias Pagadas, cuy pag, dentr del trimestre inmediatamente anterir, haya sid reprtad pr la División de Tesrería de la Unidad de Presupuest de la Administración Judicial y efectuará las validacines crrespndientes al cuadr PROCESOS CON SENTENCIA DE UNICA INSTANCIA Y SENTENCIA DEFINITIVA FALLADOS LA ENTIDAD. RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Prcess Unidad de Asistencia Legal - Prfesinal Universitari ó Asistente Administrativ - División de Cntabilidad. Prcess - Unidad de Asistencia Legal Prcess - Unidad de Asistencia Legal Integrantes grup de LUGAR DE ARCHIVO División de prcess - Unidad de Asistencia Legal. División de Cntabilidad - Unidad de Presupuest División de prcess de la Unidad de Asistencia. División de prcess Unidad de Asistencia Legal. Unidad de Recurss Humans CRITERIO DE ARCHIVO Prfesinal Universitari del Grup de Sentencias - Administración Judicial TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Pág. 5 de 6

6 8. ANEXOS - Cuadr de Cntrl de Prcess - Frmat 9 de la Cntralría General de la República 9. CONTROL DE CAMBIOS N aplica para esta versión. Pág. 6 de 6

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