SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PAGO A PROVEEDORES

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1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PAGO A PROVEEDORES SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 30/08/07

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Financieros Gerencia de Situación Viaducto Miguel Alemán 105 1º. Piso Col. Escandón México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 30/08/07

3 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Leticia Campos Trejo Gerente de Situación Revisó Víctor Sánchez Torres Director de Recursos Financieros Aprueban Víctor Sánchez Torres Director de Recursos Financieros Lic. Amado Treviño Abatte Subdirector General de Administración SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 1 de 14 30/08/07

4 Revisión Página (s) Modificada (s) SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha de Emisión 01 1 y 10 Actualización de firmas de autorización. Diciembre Descripción clara de la documentación a la que se refiere el punto 9.1 No cambia versión Se incorpora en el paso 8 la recomendación de mejora propuesta por el Órgano Interno de Control, que consiste en indicar en forma clara a quienes y con que requisitos se entregan cheques. No cambia de versión Agosto Todo el documento 1 4 y 5 6 y y 14 Cambia el número de versión y la fecha. Se actualizan nombres y firmas de los responsables. Se modifica el objetivo y se integran políticas de operación. Se redefinen responsabilidades. Se modifica diagrama de flujo. Se actualiza la descripción de actividades del procedimiento. Se actualiza el apartado de registros y anexos. 30 de agosto 2007 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 2 de 14 30/08/07

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 6 6 Definiciones 7 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 9 8. Registros Anexos 14 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 3 de 14 30/08/07

6 1. OBJETIVO Definir la en forma clara la secuencia de las actividades para el Pago a Proveedores, así como establecer las políticas y responsabilidades que coadyuve a la transparencia de las operaciones realizadas y la rendición de cuentas. 2. ALCANCE El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todas aquellas áreas que dentro del presupuesto disponible, hayan solicitado la adquisición de algún bien o servicio, un pago anticipado, viáticos, transferencia de efectivo a las Oficinas en el exterior y pagos relativos a campañas de publicidad y relaciones públicas. 3. REFERENCIAS 3.1 Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Pago a Proveedores. 3.2 Contratos, pedidos, ordenes de trabajo en los que se indiquen condiciones especiales de pago por la adquisición de bienes ó servicios. 3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos de la Subdirección General de Administración. 4. POLITICAS El pago de bienes o servicios adquiridos por diversas áreas deberá solicitarse mediante el formato FO-DRF-GCAC-01 Solicitud de Pago a Proveedores (DRF- 01), el que deberá ser requisitado de acuerdo a las instrucciones de llenado, de igual forma lo serán los formatos FO-DRF-GCAC-02 Vale de Caja (DRF-03) ; FO- DRF-GCAC-03 Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar (DRF-04) ; y FO-DRF- GCAC-04 Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes (DRF-05). El pago a proveedores por campañas publicitarias y de relaciones públicas, así como la transferencia de recursos a las oficinas del exterior se hará mediante solicitud expresa en la que se indiquen datos de contratos ó nombres de las oficinas, importes, moneda en la que se realizará la transferencia y deberán estar autorizadas por el Director de Recursos Financieros en lo relativo a las oficinas y por el Subdirector General de Promoción ó Director del área respectiva. Las solicitudes de pago se deberán tramitar considerando el tiempo del procedimiento de elaboración de cheques y elaboración de oficios de transferencia que corresponda, de acuerdo al tipo de pago. Para aquellas excepciones en la solicitud deberá especificarse en forma detallada si el pago debe realizarse en términos diferentes a los establecidos en las políticas por alguna cláusula especial en el contrato ó pedido. Las solicitudes de pago por cualquier concepto, serán entregadas en la Gerencia de Presupuestación para su fiscalización y registro presupuestal. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 4 de 14 30/08/07

7 La emisión de cheques por concepto de viáticos y gastos a comprobar se elaborarán dos veces por semana, es decir los martes y jueves, con el fin de cubrir cualquier contingencia que se presentara. El pago a proveedores se realizará los días jueves de cada semana y comprenderá las solicitudes presentadas en la semana previa. La realización de las transferencias de recursos a las oficinas en el exterior, se efectuarán dentro de los 3 días estipulados en el procedimiento de Control del Gasto de Oficinas en el Exterior, esto incluye sólo los trámites administrativos y no contempla el tiempo que toma el banco para que los recursos sean abonados en el extranjero. Los recursos por concepto de nómina y prestaciones para el extranjero, se enviarán los días 15 y 26 de cada mes, debiendo ser solicitadas a más tardar los días 10 y 21. El trámite de las transferencias por concepto de pago a cuenta de campañas publicitarias y relaciones públicas, se realizarán dentro de los 3 días siguientes a la fecha de solicitud. PARA LAS OPERACIONES EN DIVISAS Las operaciones que se realizan en divisas, podrán ser de manera electrónica o a través de la emisión de un cheque. Para su compra, se tendrá que solicitar cotizaciones a las Casas de Cambio o Instituciones, con objeto de obtener los mejores beneficios que se presenten en el mercado. Por cada una de las operaciones efectuadas, deberán registrarse las diversas cotizaciones ofrecidas en el formato denominado Cotizaciones para Compra de Divisas. Cualquier transferencia de recursos en divisas que se requiera efectuar, tanto para las Oficinas en el Exterior, como para el pago a las Agencias de Publicidad, deberá estar acompañada de la petición del área solicitante, indicando el destinatario, intermediario financiero, cuenta bancaria, tipo de divisa y monto, así como la fecha en que debe realizarse dicha transferencia. La Gerencia de Situación elaborará el Programa Diario de Pago Electrónico y una vez realizada la transferencia, remitirá al área solicitante copia del documento que emita la Casa de Cambio o la Institución, donde se indiquen las características de la transacción, tipo de cambio considerado y comprobante del pago electrónico efectuado, asimismo, devolverá la documentación comprobatoria debidamente sellada como pagada. La Gerencia de Situación deberá de emitir dentro de los primeros cinco días de cada mes un informe donde indique todas las operaciones realizadas en divisas durante el mes anterior, utilizando para ello el formato denominado Informe Mensual de Operaciones Realizadas en Divisas. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 5 de 14 30/08/07

8 Con las áreas solicitantes de operaciones en divisas y con la Gerencia de Contabilidad, la Gerencia de Situación realizará de manera mensual la conciliación correspondiente. Las diferencias, que en su caso surjan, deberán ser aclaradas y documentadas. Las conciliaciones deberán ser firmadas por las áreas que intervienen, utilizando para ello el formato denominado Conciliación de Operaciones en Divisas. Comprobante 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Financieros 5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo. 5.2 Asegurar la aplicación y disposiciones y contenidos en esta Instrucción de Trabajo. 5.3 Firmar de autorización en cheques y transferencias. 5.4 Autorizar las operaciones que se realicen en divisas. Gerente de Situación 5.5 Revisar esta Instrucción de trabajo. 5.6 Coadyuvar con la Dirección de Recursos Financieros, en las funciones y responsabilidades que le corresponden. 5.7 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.8 Firmar de forma mancomunada los cheques y/o transferencias que le sean requeridos. 5.9 Llevar el control del manejo bancario de las transferencias Realizar las operaciones que se soliciten en divisas, ajustándose a los lineamientos correspondientes Elaborar informe mensual de las operaciones de divisas realizadas Conciliar mensualmente las operaciones realizadas de divisas, con las áreas que así lo solicitaron Presentar al Director de Recursos Financieros, el resultado de la conciliación mensual de las operaciones de divisas realizada. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 6 de 14 30/08/07

9 5.14 Elaborar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo Realizar el procedimiento a seguir de acuerdo a los programas de pago Elaborar cheques y oficios de transferencia bancaria Atender a los proveedores y personal del Consejo en relación a entrega de cheques y requerimiento de información. 6. DEFINICIONES 6.1 Formatos específicos.- Instrumento mediante el cual las diferentes áreas del Consejo formulan su solicitud de finiquito de obligaciones, de requerimientos para cubrir alguna comisión o realizar algún pago urgente y no se cuente con el documento fiscal. 6.2 Oficio de solicitud de transferencia.- Formato mediante el que se indican los pagos a realizar generalmente a empresas en el extranjero. 6.3 Cheque.- Título de crédito nominativo pagadero en una institución bancaria de la República Mexicana. 6.4 Transferencia.- Instrumento mediante el que se le indica a la Institución Bancaria el envío de una cantidad determinada a través de medio electrónico ó del sistema financiero. 6.5 Operaciones Realizadas en Divisas.- Transferencias Electrónicas de recursos o pagos que se realizan en moneda extranjera. 6.6 Áreas solicitantes.- Aquellas que de conformidad con las políticas y normatividad vigentes, solicitan a la Gerencia de Situación el pago de un bien ó servicio que fue recibido a satisfacción, recursos para el cumplimiento de una comisión ó cubrir un gasto urgente. 6.7 Proveedor.- Persona física ó moral que celebra con el Consejo contratos ó pedidos de adquisición de bienes y servicios o de arrendamiento Oficinas en el exterior.- Representación del Consejo en el exterior. 6.9 CPTM.- Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V DRF.- Dirección de Recursos Financieros GC.- Gerencia de Contabilidad GSF.-Gerencia de Situación 6.13 SG.- Gerencia de Presupuestación SCC.- Subgerencia de Control Contable. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 7 de 14 30/08/07

10 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Pago a Proveedores. Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 8 de 14 30/08/07

11 7.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad Gerente de Situación Recibe, revisa y observa Recibe el requerimiento de pago del área solicitante mediante los formatos que correspondan, debidamente fiscalizados por la Gerencia de Presupuesto y que normalmente son por: Pago a Proveedores Vale de Caja Gastos a Comprobar Pago de Viáticos y Pasajes Operaciones en divisas Conforme al tipo de pago solicitado, programa de acuerdo a la fecha de recepción. Del tipo de pago que se requiera, observa. 2. Es operación en divisas? Documento de Trabajo Solicitud de pago a proveedores (Anexo 1) Vale de caja (Anexo 2) Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar (Anexo 3) Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes (Anexo 4) Solicitud de pago de las O.E. Gerente de Situación No, pasa a la actividad 3 Si, pasa a la actividad Revisa y determina 3.1 Revisa la solicitud y conforme al tipo de pago que se requiera, determina. 4. Es pago en caja? No, pasa a la actividad 5 Solicitud de pago a Proveedores Gerente de Situación Si, pasa a la actividad 9 Verifica cuenta bancaria del beneficiario y registra Verifica que el número de cuenta del proveedor este dado de alta, con el propósito de realizar la operación. Registra en control de bancos el compromiso que corresponda. En los casos en que la cuenta bancaria no este dada de alta, el interesado deberá presentar carta de aceptación para realizar pago electrónico, de los compromisos generados por el CPTM, debidamente validada por su ejecutivo de cuenta, anexando fotocopia de la carátula de su estado de cuenta. Control de bancos SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 9 de 14 30/08/07

12 Responsable Paso Actividad 6. Elabora formato de pago electrónico y turna para autorización Documento de Trabajo 6.1 Elabora el formato establecido para la transferencia, lo firma y lo turna para firma de autorización. Formato para pago electrónico Director de Recursos Financieros Recibe, revisa, firma de autorización y turna para trámite Recibe, verifica que la información corresponda a lo solicitado, firma de autorización y turna para trámite. Recibe, realiza transferencia y obtiene comprobante Recibe autorización, realiza transferencia y obtiene comprobante de la operación. Continua en el paso 11 Formato para pago electrónico Comprobante de depósito en cuenta Se realiza la conciliación de los movimientos efectuados entre la banca electrónica y lo registrado en el control de bancos. Registra y elabora cheque, obtiene firma de autorización Conciliación 9.1 Registra en control bancario la operación, elabora cheques con la póliza correspondiente. Cheque 9.2 Gestiona y obtiene firma de autorización. Gerencia e Situación Se registra en banca electrónica, en el modulo de servicios opción chequera seguridad. Entrega cheque a proveedor, obtiene acuse de recibo Entrega cheques a proveedores conforme a las fechas y horarios establecidos por el Consejo, y obtiene acuse de recibo del beneficiario. Cheque Póliza cheque La entrega de cheques al beneficiario se realizará mediante la presentación de identificación oficial, en los casos en que la persona que realiza el cobro sea distinta al beneficiario, ésta deberá presentar carta poder firmada por el otorgante y dos testigos y/o en su caso de tratarse del representante legal, presente el poder que le faculta para realizar cobros a favor de su representante. Sella de pagado la documentación soporte, integra a la póliza y entrega Sella de pagado la documentación original soporte del pago (Facturas, Recibos, etc.), la integra con la póliza original y la entrega. Elabora relación de entrega de documentos y la turna para su registro, control y custodia. Copia de la identificación por la entrega de cheque Póliza Documentación original soporte del pago Relación de entrega de documentos SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 10 de 14 30/08/07

13 Responsable Paso Actividad Subgerencia de Contabilidad Gerente de Situación Recibe, registra y archiva Recibe la póliza con la documentación original, registra en controles y archiva. Verifica cuenta bancaria del beneficiario Verifica que el número de cuenta del proveedor este dado de alta, con el propósito de realizar la operación. Documento de Trabajo - Póliza - Documentación original soporte del pago - Relación de entrega de documentos En los casos en que la cuenta bancaria no este dada de alta, el interesado deberá presentar carta de aceptación para realizar pago electrónico, de los compromisos generados por el CPTM, debidamente validada por su ejecutivo de cuenta, anexando fotocopia de la carátula de su estado de cuenta. Cotiza divisas, elabora propuesta y turna Dirección de Recursos Financieros Gerencia de Situación Solicita a Casas de Cambio o Instituciones s las cotizaciones de las divisas que se deberán adquirir. Elabora la propuesta de las diferentes opciones para someter a la autorización correspondiente y la turna. Recibe, revisa, firma y turna para trámite Recibe y revisa las diferentes cotizaciones para la compra de divisas, selecciona la mejor opción para el Consejo, firma de autorización y entrega para la adquisición y trámite. Recibe, registra, solicita compra y transferencia de divisas Recibe el formato debidamente autorizado, registra en control de bancos, elabora la instrucción al proveedor seleccionado para que realice transferencia a la cuenta del beneficiario que se indica en la instrucción. Cotizaciones para Compra de Divisas Cotizaciones para Compra de Divisas Cotizaciones para Compra de Divisas Relación de pago de divisas 16.2 Solicita a la Casa de Cambio o Institución en la que se realizó la operación de compra de divisas, la factura correspondiente, así como el comprobante del depósito en cuenta del beneficiario. Instrucción para compra y transferencia de divisas 16.3 Se elabora la conciliación de operaciones en divisas con las Gerencias de Coordinación Administrativa de Oficinas en el Exterior, de Coordinación Administrativa de Contratos de Campañas, así como con la Gerencia de Contabilidad Se elabora informe mensual de operaciones de divisas generadas. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 11 de 14 30/08/07

14 Responsable Paso Actividad 17. Obtiene factura y comprobante del depósito en cuenta Documento de Trabajo Factura 17.1 Obtiene factura, comprobante del depósito, de este último se le entrega copia al área solicitante en el que se da constancia de la operación realizada. Continua en el paso 11 Comprobante de depósito en cuenta SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 12 de 14 30/08/07

15 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRF-GSF-01 (DRF-01)* FO-DRF-GSF-02 (DRF-03)* Solicitud de Pago a Proveedores Vale de caja Subgerente de 5 Años Contabilidad Gerente de Situación 5 días naturales / Destrucción FO-DRF-GSF-03 (DRF-04)* Solicitud- Recibo de Gastos a Comprobar Subgerente de Contabilidad 5 Años FO-DRF-GC-04 (DRF-05) Solicitud Pago de Viáticos y Pasajes Subgerente de Contabilidad 5 Años FO-DRF-GSF-05 Cotizaciones para Compra de Divisas Gerente de Situación 5 Años FO-DRF-GSF-06 Conciliaciones de Operaciones en Divisas Gerente de Situación 5 Años FO-DRF-GSF-07 Informe Mensual de Operaciones realizadas en Divisas Gerente de Situación 5 Años S/N Relación de documentos turnados a la Gerencia de Contabilidad Gerente de Situación 2 Meses/ Destrucción Nota: Los Vales de Caja se regresan al deudor una vez comprobado el importe solicitado. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 13 de 14 30/08/07

16 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Solicitud Pago a Proveedores 2 Vale de caja 3 Solicitud-Recibo Gastos a Comprobar 4 Solicitud Pago Viáticos y Pasajes FO-DRF-GSF-01 (DRF-01)* FO-DRF-GSF-02 (DRF-03)* FO-DRF-GSF-03 (DRF-04)* FO-DRF-GC-04 (DRF-05)* 5 Cotizaciones para Compra de Divisas FO-DRF-GSF-04 6 Conciliaciones de Operaciones en Divisas FO-DRF-GSF Informe Mensual de Operaciones realizadas en Divisas Relación de pólizas cheque y transferencias entregadas a Contabilidad FO-DRF-GSF-06 S/N * Formato de la Guía Electrónica de Servicios Administrativos SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 14 de 14 30/08/07