Estado Plurinacional de Bolivia Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda

Transcripción

1 Dirección General de Asuntos Administrativos MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE Aprobado por Resolución Ministerial Nº 123 De 12 de Mayo de 2015 MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 1 de 13

2 PRESENTACIÓN El presente Manual de Manejo y Aprovisionamiento de Combustible del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, es un instrumento administrativo que tiene por objeto establecer los lineamientos correspondientes para optimizar el correcto manejo y abastecimiento de combustible destinados a los vehículos del MOPSV. Este instrumento ha sido diseñado tomando en cuenta las necesidades y recursos actuales de la institución, en tal sentido se incluyen los objetivos, alcance, normativa y procedimiento de carácter obligatorio para los funcionarios que hagan uso del combustible en cumplimiento al servicio operativo, administrativo y, comisión oficial. El Manual describe el procedimiento correspondiente para la ejecución, seguimiento y control del manejo y aprovisionamiento de combustible. Así mismo, se incluyen dentro del manual anexos y formularios que deberán ser registrados en el Sistema de Combustible, que servirán de apoyo para la ejecución del procedimiento. Para garantizar la vigencia y efectividad del manual, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización oportuna, que permita realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes. Así también se constituye como una herramienta obligatoria que deberá cumplirse en cada dependencia que percibe combustible de la administración general. MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 2 de 13

3 MARCO LEGAL - Ley Nº 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. - Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobadas mediante Resolución Suprema Nº de 20 de mayo de Decreto Supremo Nº A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública. - Decreto Supremo Nº del 29 de junio del 2001 que modifica los artículos 12, 14 al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública. - Decreto Supremo Nº de 31 de enero de 2004 que establece un marco de austeridad, racionalizando el gasto de las entidades públicas. - Decreto Supremo Nº 1788 aprobado el 7 de noviembre de 2013, que hace mención a los viajes terrestres a nivel nacional en vehículo. - Reglamento Interno para Administración y Uso de Vehículos, aprobado por Resolución Ministerial Nº 349 de fecha 20 de diciembre de 2012, que menciona el aprovisionamiento de combustible. MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 3 de 13

4 Contenido OBJETIVO GENERAL... 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 5 ALCANCE... 5 NORMAS... 5 ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 4 de 13

5 OBJETIVO GENERAL Establecer procedimientos para el adecuado manejo y aprovisionamiento de combustible. El presente manual servirá como un documento de apoyo para la regulación de la asignación, manejo de combustible y control para el uso más eficiente de combustible utilizado en los vehículos del MOPSV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1) Establecer normas para la asignación de combustible para el cumplimiento de comisiones oficiales. 2) Establecer un procedimiento administrativo adecuado para manejo y control de combustible. 3) Que todo servidor público que utilice combustible de propiedad del MOPSV, tenga conocimiento de las disposiciones legales que regulan su labor. ALCANCE Aplica a todos los servidores públicos de todas las dependencias, unidades del ministerio, que en el desempeño de sus funciones requieren combustible para los vehículos que son propiedad del MOPSV. NORMAS 1) Se asignará combustible para servicios operativos y/o administrativos, comisiones oficiales; únicamente cuando se utilicen vehículos del parque automotor del MOPSV. 2) El Encargado de Servicios Generales es responsable de atender los requerimientos de provisión de combustible a los vehículos del MOPSV, mediante vales numerados previa solicitud de los responsables de los vehículos. 3) El Encargado de Servicios Generales, llevará control mediante el sistema de combustible sobre la asignación de vales de combustible, así como la documentación de respaldo. 4) El aprovisionamiento de combustible para Vehículo de Uso Oficial, no podrá exceder de 384 litros mensuales, que equivalen a 16 litros diarios de lunes a sábado, según lo estipulado en el Decreto Supremo Nº del 31 de enero de El requerimiento del combustible será en función sólo al servicio de cumplir y/o al kilometraje a recorrer, al tipo de vehículo y sus características de consumo, prevaleciendo la racionalización en el aprovisionamiento. MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 5 de 13

6 5) En caso de viajes en comisión oficial al interior del departamento o interdepartamental que represente un mayor gasto de combustible a lo previsto, el servidor público responsable del vehículo conductor designado en comisión, deberá solicitar fondo con cargo a rendición de cuentas dirigido al Director General de Asuntos Administrativos. 6) En caso de entrega de combustible a través de fondos con cargo a rendición de cuentas, estos serán descargados por el servidor público solicitante, conforme señala el Reglamento Interno del Manejo de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas del MOPSV, adjuntando además un Control de Uso de Combustible para Vehículos Oficiales. 7) El Encargado de Servicios Generales, deberá llevar el control y conciliar los registros de entrega de vales de combustible mediante el sistema de combustible, con los registros del proveedor cruzando la información con los contenidos en los kardex de control de cada vehículo, este control se deberá realizar cada fin de mes. 8) El Encargado de Servicios Generales, deberá mantener un margen de seguridad del 25% respecto al cupo total asignado de combustible, para cubrir requerimientos imprevistos o de emergencia. 9) Las dependencias administrativas pertenecientes al Ministerio de deben de incluir dentro de su Plan Operativo Anual - POA la estimación del monto de combustible a utilizar para el cumplimiento de su plan de trabajo, de conformidad con su programación mensual y anual de comisiones oficiales. 10) El requerimiento de combustible será realizado por el servidor público a quién se le asignó el vehículo, la cual será por cuota semanal o por nombramiento de comisión, a través del llenado de Formulario de Solicitud de Vales de Gasolina debiendo complementar todos los campos requeridos y con el visto bueno del jefe inmediato superior de la dependencia a la que pertenece. (Ver anexo No.1). 11) Para la cuota que corresponde a comisiones la solicitud deberá ser remitida con un mínimo de un (1) día hábil de anticipación, con el fin de que los vales puedan entregarse antes del día previsto a la salida, adjuntando la documentación de respaldo. 12) La asignación del combustible para el cumplimiento de comisiones oficiales, se realizará tomando en cuenta la estimación del kilometraje a recorrer. 13) A los servidores públicos que no cumplan con la entrega del control de uso de combustible no se les hará efectiva una nueva solicitud de combustible. 14) El Encargado de Servicios Generales elaborará un resumen mensual de los vales utilizados, con el objeto de mantener actualizado el control de las existencias. MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 6 de 13

7 SOLICITUD, ASIGNACION DE COMBUSTIBLE RESPONSABLE Nº DESCRIPCION SOLICITUD DE COMBUSTIBLE 1 Completa formulario de Solicitud de Combustible vía sistema (ANEXO 1) Solicitante 2 Presenta solicitud de combustible acompañada de los requisitos correspondientes, al Área de Servicios Generales Recibe y revisa el formulario de solicitud de combustible. Encargado de Servicios Generales Si el formulario está debidamente llenado y cumple con los requisitos se verifica el recorrido solicitado. Continua en el paso Nº Si el formulario y los requisitos están incompletos o incorrectos, se devuelve al solicitante para que se corrija. Regresa al paso Nº 1. ASIGNACION DE COMBUSTIBLE Encargado de Servicios Generales 4 5 Verifica en base al recorrido que realizará, la cantidad de kilómetros a recorrer Con base a lo estimado en el Kilometraje y al rendimiento del vehículo, determina la cantidad de vales que corresponde. Jefe de Unidad Administrativa 6 Autoriza la asignación de vales de combustible Encargado de Servicios Generales 7 Asigna al solicitante los vales de combustible que corresponden. MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 7 de 13

8 8 Registra la cantidad en litros entregado de combustible vía sistema. SOLICITUD, ASIGNACION DE COMBUSTIBLE RESPONSABLE Nº DESCRIPCION Solicitante 9 Firma de recibido de la cantidad de vales en litros entregado. 10 Uso del combustible solicitado REGISTRO DE KARDEX Solicitante 11 Registra en el Sistema de Combustible el Cuadro de Control de Uso de vehículos Oficiales (ANEXO 2) 12 Entrega el Cuadro de Control de Uso de vehículos Oficiales al Encargado de Servicios Generales Verifica que el Cuadro de Control de Uso de Vehículos Oficiales este completo, y que lleve adjunta la documentación de respaldo Si los documentos están completos y correctos, recibe y procesa el kardex del vehículo entregado. (VER ANEXO 3) Continua el paso Nº 14 Encargado de Servicios Generales Si los documentos están incorrectos e incompletos, devuelve al solicitante para que complete, corrija o justifique. Regresa al Paso Nº 11 Archiva expediente del kardex 14 Realiza llenado Informe mensual de Consumo de Combustible vía sistema. (VER ANEXO 4) FIN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 8 de 13

9 MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES SOLICITANTE ESTACION DE SERVICIO Recibe y revisa el Formulario de Solicitud INICIO Recibe e instruye emision de vale SI Da conformidad Llena el Formulario de Solicitud vía Sistema NO Rechaza Formulario de Solicitud y la devuelve Remite la solicitud con la firma y sello del inmediato superior Emite y entrega vales de gasolina Firma de recibido de la cantidad de vales en litros entregado Vale de Gasolina Registra la cantidad en Litros entregada Uso del Combustible solicitado Entrega Gasolina Verifica que el Kardex este completo y con la documentacion de respaldo Registra via sistema el Kardex de Control de Uso de Vehiculos Oficiales Entrega de Kardex de Control de Uso de Vehiculos Reporta detalle de vales consumidos Reporte de Vales Consumidos Recibe y procesa el Kardex entregado SI Da Conformidad NO Archiva expediente del Kardex Rechaza la documentacion y la devuelve Realiza llenado Informe mensual de Consumo de Combustible Da conformidad, recibe la documentacion y la custodia FIN MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 9 de 13

10 ANEXO 1 FORMULARIO DE SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA FECHA: SOL/DESP Nº NOMBRE SOLICITANTE: CARGO SOLICITANTE: UNIDAD SOLICITANTE: Objetivo y Justificación : Descripción del Vehículo: MARCA: MODELO: PLACA: CANTIDAD DE GASOLINA REQUERIDA Firma y sello Solicitante Firma y sello del Inmediato Superior Firma y sello del Jefe de la Unidad Administrativa CANTIDAD DE COMBUSTIBLE ENTREGADO Descripción del Vehículo: MARCA: MODELO: PLACA: Entregue Conforme RESP. SERVICIOS GENERALES Recibí Conforme SOLICITANTE OBSERVACIONES: MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 10 de 13

11 CONTROL DE USO DE VEHICULOS OFICIALES ANEXO 2 FECHA: PLACA: DESDE: DATOS DEL VEHICULO: COLOR: HASTA: MARCA: SOAT: KILOMETRAJE INICIAL: MODELO: KILOMETRAJE FINAL: LITROS SOLICITADOS: DESCRIPCION: MOTIVO: DETALLE DE USO DE VEHICULO FECHA HORA DE SALIDA DESTINO HORA DE LLEGADA REGISTRO FIRMA RESPONSABLE VEHICULO MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 11 de 13

12 Descripción del Vehículo: MARCA: MODELO: PLACA: NOMBRE DEL CONDUCTOR: KARDEX DEL VEHICULO ANEXO 3 REGISTRO DE KILOMETRAJE GASOLINA Km. RECORRIDO SALIDA LLEGADA Lts. RECORRIDOS DE: A: MOTIVO OBSERVACIONES * En caso de viaje con fondo con cargo a rendición de cuentas: * Debe registrar Kilometraje al momento de cargar combustible y en cada recarga de gasolina * Debe registrar Kilometraje de salida y llegada por cada tramo recorrido (viajes largos) * Debe registrar en Servicios Generales los Kilometrajes el día de partida y retorno del viaje (Vo Bo) * En todos los casos el conductor debe informar al Área de Servicios Generales sobre el combustible sobrante en el tanque de gasolina MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 12 de 13

13 ANEXO 4 INFORME MENSUAL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Mes de de 20 Tipo de Vehículo Nº Placa Kilómetros RECORRIDOS COMBUSTIBLE Litros Importe RENDIMIENTO Ltr/Km Trabajo Realizado. Firma y Sello: ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES MANUAL DE MANEJO Y APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE 13 de 13