BIENVENIDO. Adelante! MANUAL PARA EL APORTANTE PENSIÓN VOLUNTARIA

Transcripción

1 BIENVENIDO 1 Porque con SOI tiene más, hemos diseñado el siguiente manual con el objetivo de guiarlo durante la liquidación y pago de los aportes a Pensiones Voluntarias de sus empleados. La información aquí contenida está recreada con imágenes reales de la página, que le facilitarán la búsqueda y el mecanismo de liquidación y pago de la planilla. SOI siempre piensa en facilitarle sus procesos de nómina, ahora usted cuenta con la mejor forma de liquidar y pagar las pensiones voluntarias de sus empleados, paso a paso. Adelante!

2 2 Contenido INGRESO A PAGOS COMPLEMENTARIOS... 3 LIQUIDACION PENSION... 6 EDITAR Y MODIFICAR PLANILLAS CONSULTAS... 17

3 3 INGRESO A PAGOS COMPLEMENTARIOS

4 4 USUARIO NUEVO Ingrese a la dirección electrónica y seleccione el botón Pagos Complementarios Ingrese a través del botón pagos complementarios. Si aún no tiene clave de acceso, seleccione la opción requerida (Empresa o Independiente) y diligencie el formulario. Si desea conocer el detalle para el diligenciamiento de este proceso, ingrese a opción conozca y pruebe y realice el proceso de descarga del manual correspondiente (Manual para el aportante Empresa y/o Manual para el aportante Independiente).

5 Seleccione el Manual del Aportante. 5 USUARIO EXISTENTE Si ya cuenta con clave de acceso a Nuevo SOI, realice el proceso de autenticación ingresando a seleccionando el botón pagos complementarios, diligencie los datos de autenticación requeridos por el sistema y haga clic en el botón Ingresar.

6 6 LIQUIDACION PENSION

7 EN LÍNEA Planilla nueva Seleccione la opción En Línea del menú Planillas, diligencie los campos requeridos por el sistema, teniendo en cuenta: Medio de pago: el medio habilitado para pago es a través del botón de pagos PSE. Información de Servicios: seleccione la opción Pensión Voluntaria. Tipos de Planilla 1 : o o o Dependiente: descuentos por nómina. Independiente: aportes persona natural. Institucional: plan colectivo. 7 Haga clic en el botón Siguiente. Seleccione esta opción. Clic aquí para continuar. 1 Verifique con su fondo de pensión voluntaria el tipo de planilla a elaborar.

8 Registro de empleados: Para ingresar la información básica y aportes a pensión voluntaria de un empleado, haga clic en el botón Agregar Empleado. Tenga en cuenta diligenciar la información requerida por el sistema tanto en la información Básica del Empleado como en la Información de Liquidación: 8 Clic aquí para agregar un empleado. Información Básica del Empleado: registre la identificación, nombres, apellidos (opcional datos de contacto) del(os) empleado(s): Información de Liquidación: ingrese la información asociada a los aportes a pensión voluntaria. Habilite el tipo de aporte a realizar (afiliado o empresa) y haga clic en el botón Agregar. En caso de no existir más liquidaciones 2 para este empleado haga clic en el botón Finalizar: 2 Si para el empleado que está liquidando existe más de un contrato/convenio o aportes a más de un fondo de pensión voluntaria, dando clic en el botón Agregar podrá registrar el resto de liquidaciones. El contrato/convenio no puede repetirse para en un mismo empleado.

9 9 Clic aquí para continuar. En el paso 2 de 2 - Liquidación Detallada el sistema le brindará las siguientes opciones: Eliminar Cotizantes: permite la selección de uno o varios empleados para su eliminación de la planilla. Exportar Cotizantes: permite exportar un archivo en Excel con la información de los empleados ingresados y guardados en la planilla. Editar Cotizante: permite ingresar a la información del empleado correspondiente para su edición. identificación Cotizante: permite realizar la consulta para la edición de información del empleado, digitando el número de cédula y haciendo clic en el botón Editar. Guardar: guarda la información de los empleados registrados en la planilla asignando un número de planilla. Si desea agregar más empleados a su planilla realice los pasos descritos en la sección Registro de Empleados del paso En Línea de este instructivo. Si desea continuar con el proceso para pago haga clic en el botón Finalizar.

10 10 Clic aquí para editar el empleado. Clic aquí continuar. El sistema mostrará el Resumen de la liquidación asignando Número de planilla, valor Total por pagar y permitiendo la descarga del Comprobante previo al pago: Clic para realizar el pago.

11 Planilla nueva a Partir de una existente: Elabore una nueva planilla tomando como base la información de una planilla ya existente dentro del sistema. Para realizar este proceso, seleccione la opción En Línea del menú Planillas. El sistema mostrará el siguiente mensaje de advertencia al cual dando clic en el botón Si, contará con la información de las diez (10) últimas planillas 3 : 11 Seleccione la planilla que tomara como base para la elaboración de la nueva planilla, haga clic en el botón Continuar y posteriormente realice la edición y/o pago de su planilla de pensión voluntaria: Recuperación de Información de una Planilla no Guardada También podrá realizar la recuperación de información de una liquidación que no terminó el proceso de generación de planilla (no asignación de número de planilla). Para esto, ingresando con la misma sesión que estaba realizando la liquidación por la opción En Línea del menú Planillas, el sistema mostrará el mensaje de advertencia relacionado a continuación. Dando clic en el botón Si, recuperará la información de la liquidación que no fue guardada exitosamente: 3 Usted podrá utilizar la información de las últimas 10 planillas elaboradas (en estado guardada o pagada) a través del servicio Pagos Complementarios de SOI.

12 12 POR ARCHIVO Seleccione la opción Por Archivo del menú Planillas, diligencie los campos requeridos por el sistema, realice la búsqueda del archivo que contenga la información de pensión voluntaria dando clic en el botón Examinar. Posteriormente haga clic en el botón Siguiente. En el caso que no cuente con un archivo de pensión voluntaria el cual cumpla con la estructura requerida por el sistema, podrá generarlo diligenciando la Plantilla de Liquidación Pensiones Voluntarias. Clic aquí para descargar la Plantilla de Liquidación Pensión Voluntaria.

13 El sistema iniciará el proceso de validación del archivo. Si el archivo contiene inconsistencias ya sea de contenido o de estructura, el sistema permitirá realizar la descarga de un archivo en Excel con el detalle de inconsistencias correspondientes. Haga clic en el botón Descarga de Archivo de Errores y realice las modificaciones correspondientes para ajustar el archivo. 13 Clic aquí para descargar el archivo de inconsistencias. Cuando el resultado de la validación del archivo es exitoso, el sistema mostrará el Resumen con el número de planilla, valor Total por pagar y la opción de descargue del soporte previo al pago. Realice el pago haciendo clic aquí:

14 14 EDITAR Y MODIFICAR PLANILLAS

15 Realice la, edición y Consulta de las planillas no pagadas, a través de diferentes criterios de búsqueda habilitados. ESPECIFICA Digitando el número de planilla y haciendo clic en el botón Buscar, obtendrá la información de la planilla consultada: 15 Seleccione esta opción. Clic aquí para realizar la consulta. En la sección Resultados de la Búsqueda usted podrá: Eliminar planillas: seleccione las planillas a eliminar y haga clic en el botón Eliminar Seleccionadas. Editar: realice la edición de la información de la planilla. Pagar: realice el proceso de pago de la planilla.

16 GENERAL Seleccionando al menos un criterio de búsqueda para realizar la consulta: 16 Seleccione esta opción. Clic aquí para realizar la consulta.

17 17 CONSULTAS

18 Realice la consulta de la planilla (s) pagada (s) y descargue el Comprobante de pago y Soportes de pago 4 según sea su necesidad. La consulta podrá realizarla a través de las siguientes opciones: ESPECÍFICA Digitando el número de planilla y haciendo clic en el botón Buscar, obtendrá la información de la planilla consultada: 18 Seleccione esta opción. Clic aquí para realizar la consulta. A través de las siguientes opciones generadas en la sección Resultados de la Búsqueda, usted podrá: N de planilla: realizar la consulta detallada de la liquidación contenida en la planilla. Comprobante de Pago: realizar la descarga del Comprobante de Pago. Soportes de Pago: realizar la descarga de soportes de pago de forma: General: contiene el detalle de la planilla. 4 El Comprobante de pago y los Soportes de pago son generados para ser descargados en formato PDF.

19 Sistema y Entidad: permite la generación de soportes por administradora o por sistema (ejemplo: puede generar los soportes para una administradora o para todas las administradoras). Departamento y Municipio: permite la generación de soportes por departamento o por municipio (ejemplo: puede generar los soportes para un municipio o para todos los municipios). Empleado: permite la generación de un soporte para cada empleado. La consulta podrá realizarla general (todos los empleados) o detallada (para uno o varios empleados). 19 GENERAL Seleccione uno o más criterios de búsqueda para realizar la consulta: Seleccione esta opción. Clic aquí para realizar la consulta. A través de las siguientes opciones generadas en la sección Resultados de la Búsqueda, usted podrá elegir: Comprobante de Pago: realizar la descarga del Comprobante de Pago. Soportes de Pago: realizar la descarga de soportes de pago (General, Por Administradora, Por empleado) entre otros.