SMS Gestión. manual de uso

Transcripción

1 SMS Gestión manual de uso

2 índice qué es SMS Gestión 2 acceso al servicio 3 01 acceso con la clave de servicios de Orange 4 02 acceso personalizado cómo personalizar su acceso a la aplicación entorno de trabajo 8 funcionalidades de SMS Gestión 9 01 envío de SMS enviar mensajes cortos (SMS) a un número introducido manualmente enviar mensajes cortos (SMS) a un contacto de la lista enviar mensajes cortos (SMS) a un grupo de contactos enviar mensajes largos consultar los mensajes enviados exportar mensajes enviados lista de contactos introducir un contacto o un grupo de contactos en la agenda modificar/eliminar contactos y grupos de contactos exportar contactos de SMS Gestión mensajes programados plantillas para mensajes 26 anexo 1: cómo trabajar con ficheros con extensión.csv qué es un fichero con extensión.csv desde un cliente de correo Microsoft Outlook desde una hoja de cálculo Microsoft Excel desde cualquier editor de texto 31-1-

3 qué es SMS Gestión Bienvenido a la guía de uso de SMS Gestión. En este documento podrá encontrar toda la información necesaria para aprovechar al máximo todas las ventajas del servicio de envío de mensajes cortos (SMS). Nuestro servicio SMS Gestión es la solución perfecta para enviar mensajes a uno o varios destinatarios de forma sencilla y rápida. Con SMS Gestión disfrutará de las ventajas de gestionar sus envíos de mensajes cortos a través de internet sin necesidad de comprar o instalar ninguna aplicación en sus sistemas, lo único que necesita es estar conectado a internet. -2-

4 01 acceso al servicio Para acceder a SMS Gestión tiene dos posibilidades: Acceso con la clave de servicios (LOGIN) Acceso personalizado (LOGIN PERSONALIZADO) Si es la primera vez que utiliza SMS Gestión, necesariamente deberá acceder a través de la opción Acceso con la clave de servicios de Orange. -3-

5 acceso con la clave de servicios de Orange Para autentificarse en SMS Gestión debe introducir: Su número de teléfono Su clave de servicios de Orange (Clave del 222) Después de acceder a la aplicación, recibirá en su teléfono móvil, mediante un mensaje corto, una clave de sesión necesaria para poder enviar SMS. Para conseguir su clave del 222, si aún no dispone de ella, deberá realizar una de las siguientes opciones: Por teléfono: Es muy sencillo, tan sólo debe marcar el número 222 en su teléfono móvil y realizar la llamada. A continuación encontrará todas las instrucciones para que, a través del teclado de su teléfono, pueda elegir la clave que prefiera. Con un mensaje corto (SMS): Envíe un mensaje corto completamente gratis al teléfono 222 con el siguiente texto CLAVE XXXXX es decir, la palabra CLAVE seguida de un espacio y, a continuación, la clave elegida. -4-

6 La clave debe ser exclusivamente numérica y con una longitud de entre 6 y 8 dígitos. A continuación recibirá un SMS confirmando la activación de la clave elegida. Por otro lado, existe la clave de sesión, que es una clave temporal que recibirá en su teléfono móvil cada vez que acceda a SMS Gestión y que necesitará introducir cuando quiera enviar un mensaje. Es distinta cada vez que utilice SMS Gestión. La clave de sesión le aporta mayor seguridad y le asegura que sólo usted puede realizar envíos de mensajes desde SMS Gestión con su teléfono móvil. La longitud de la clave de sesión es de sólo 3 caracteres, manteniendo así la garantía de seguridad, pero haciendo más fácil su introducción en la aplicación. -5-

7 02 acceso personalizado Puede personalizar su acceso a la aplicación, de forma que no necesite ninguna clave de sesión cuando desee enviar un mensaje. Con está opción, para acceder a SMS Gestión debe introducir: Alias: Su identificador de Usuario Clave: Su clave personal No obstante, antes de acceder de este modo debe personalizar su acceso a la aplicación. Personalizar su acceso significa que utilizará un alias y una clave definidas por usted. Esta personalización tiene las ventajas de que le resultará más fácil de recordar su clave de acceso y no utilizará la clave de sesión que se le envía al teléfono móvil, es decir, podrá mandar un SMS desde cualquier acceso a internet sin necesidad de llevar su teléfono móvil. -6-

8 02.1 cómo personalizar su acceso a la aplicación Para personalizar su acceso: Acceda a la aplicación con la clave de servicios de Orange y haga clic en la pestaña Lea el mensaje de advertencia. Introduzca la clave de sesión (Clave recibida en el móvil) Establezca el usuario y la clave con los que desea personalizar su acceso al servicio. Pulse En el momento en que los datos sean aceptados, ya podrá acceder a SMS Gestión utilizando sus claves personales a través del acceso personalizado. -7-

9 02.2 entorno de trabajo Antes de comenzar a trabajar con SMS Gestión le invitamos a que se familiarice con su entorno de trabajo. Desde esta ventana de la aplicación se puede acceder a todas las herramientas que le ofrece SMS Gestión. -8-

10 funcionalidades de SMS Gestión 01 envío de SMS Enviar mensajes cortos desde SMS Gestión resulta muy sencillo. Puede elegir entre distintas posibilidades: Enviar un SMS a un número que introduzca manualmente. Enviar un SMS a un contacto de su lista de contactos. Enviar un SMS a un grupo de contactos. Enviar mensajes largos. Si inició la sesión a través del Acceso con la clave de servicios de Orange al realizar un envío aparecerá la siguiente ventana: Para enviar su mensaje, en el campo Clave debe introducir la clave de sesión que ha recibido vía SMS en su teléfono móvil: Mensaje de 2610: -SMS Gestión- Le informamos que su clave para la sesión iniciada el a las 09:53 es xyz Este mecanismo garantiza su seguridad en el uso de SMS Gestión. Únicamente necesita introducir esta clave al enviar el primer mensaje de cada sesión. -9-

11 01.1 enviar mensajes cortos (SMS) a un número introducido manualmente Para enviar un SMS a un número introducido manualmente: Escriba el número del teléfono móvil al que desee enviar su mensaje, en el campo Número de destino Haga clic en el icono para incluirlo en la lista de destinatarios. Redacte su mensaje y, una vez finalizado, haga clic en el botón -10-

12 01.2 enviar mensajes cortos (SMS) a un contacto de la lista Para enviar un SMS a un contacto de su lista: Haga clic sobre el botón para añadir el contacto deseado a la lista de destinatarios. El teléfono del destinatario aparecerá en la lista. Escriba el mensaje que desea enviar y pulse sobre el botón -11-

13 01.3 enviar mensajes cortos (SMS) a un grupo de contactos Para enviar un SMS a un grupo de contactos: Haga clic sobre la opción Seleccione el/los grupo/s a los que desea enviar su mensaje haciendo clic en el botón Los números de los componentes del grupo elegido se añadirán a la lista de destinatarios. Escriba el mensaje que desea enviar y pulse sobre el botón -12-

14 01.4 enviar mensajes largos Con SMS Gestión tiene la posibilidad de enviar mensajes de más de 160 caracteres, que es el número máximo de caracteres que admite un SMS. Mediante la opción Mensajes largos puede comunicarse de forma más sencilla sin necesidad de utilizar abreviaturas o de reducir el mensaje a enviar. Esta opción le permite enviar hasta 640 caracteres. Recuerde que se enviarán los mensajes de 160 caracteres necesarios hasta enviar todo el texto introducido. Para enviar un mensaje largo: Seleccione la casilla Mensajes largos. Siga los mismos pasos descritos anteriormente para enviar un mensaje corto (SMS). -13-

15 01.5 consultar los mensajes enviados SMS Gestión le proporciona la posibilidad de visualizar todos los mensajes que ha enviado desde la aplicación. Acceda a la pestaña Aparecerá una lista con todos los mensajes enviados. Pulse para eliminar un mensaje de la lista. Pulse para ver el contenido de un mensaje y el estado de su envío: Entregado o Pendiente. Si desea reenviar un mensaje, pulse Para buscar un mensaje enviado, haga clic en el botón Indique los criterios de búsqueda. Pulse. Los resultados de la búsqueda aparecerán por pantalla. -14-

16 01.6 exportar mensajes enviados Puede exportar la lista de mensajes enviados a un fichero, para poder utilizarlos en otra aplicación o para llevar un control y un seguimiento de los SMS enviados. El formato del fichero donde se almacenan los mensajes enviados es CSV. Si tiene dudas sobre este tipo de ficheros lea el anexo de este manual cómo trabajar con ficheros con extensión.csv. Desde la lista de mensajes enviados: Pulse el botón Guarde el fichero en su PC seleccionando el destino. -15-

17 02 lista de contactos Para facilitar el uso de este servicio, SMS Gestión incorpora una agenda de contactos y de grupos de contactos que puede gestionar de una manera práctica y sencilla. SMS Gestión simplifica la manera de enviar mensajes a varios destinatarios, permitiendo la creación y gestión de grupos de contactos. Un Grupo de Contactos es una agrupación de un conjunto de contactos de su agenda. Un grupo de contactos: Representa una manera de organizar su agenda de contactos. Simplifica el envío del mismo mensaje a varios destinatarios. -16-

18 02.1 introducir un contacto o un grupo de contactos en la agenda En SMS Gestión existen dos formas de introducir datos de contactos y grupos en la aplicación: Manualmente uno por uno. Importando desde un fichero. Acceda a la pestaña para gestionar sus contactos. Desde esta pestaña puede consultar su lista de contactos y añadir contactos nuevos. Introducir contactos manualmente Para añadir contactos manualmente a su lista debe seguir los siguientes pasos: Haga clic sobre la opción Rellene los campos del formulario que aparecen a continuación. Para añadir los datos del contacto a la lista haga clic en el botón Volverá a la pantalla donde se muestran todos sus contactos. -17-

19 Para crear un grupo de contactos desde la aplicación: Seleccione la opción Aparecerán en pantalla los contactos que tiene en su agenda. Seleccione un contacto que desee agregar a un grupo de contactos. Pulse El destinatario pasará a ser un contacto del grupo. Repita la operación hasta seleccionar todos los contactos que desee. Si agrega algún contacto por error, puede eliminarlo del grupo pulsando Introduzca el nombre del Grupo. Pulse SMS Gestión le mostrará todos los grupos existentes y ahí podrá visualizar el nuevo grupo que ha creado. -18-

20 Importar desde un fichero SMS Gestión le permite importar su lista de contactos y grupos desde un fichero. Para realizar correctamente esta importación, debe tener en cuenta lo siguiente: SMS Gestión le permite importar contactos y grupos desde ficheros con extensión.csv. Si tiene dudas sobre este tipo de ficheros lea el anexo de este manual cómo trabajar con ficheros con extensión.csv. Una vez que ha obtenido el fichero.csv, siga los siguientes pasos para importar sus contactos y grupos a SMS Gestión: Haga clic sobre la opción Pulse el botón Seleccione su fichero con formato CSV. Para ello, Indique el directorio donde se encuentra el fichero o haga clic sobre el botón para buscarlo. Pulse Si se produce un error durante la importación, SMS Gestión le indicará por qué un contacto no ha sido importado o un grupo no ha sido creado. Deberá revisar el formato del fichero CSV y modificarlo de forma correcta. -19-

21 02.2 modificar/eliminar contactos y grupos de contactos Si uno de los contactos de su lista ha modificado sus datos de contacto puede introducir los cambios en SMS Gestión referentes a un contacto o a un grupo de contactos de la siguiente forma: Localice el contacto o grupo de contactos que desea modificar. Pulse el botón que se encuentra a la derecha del contacto o grupo para modificar los datos. Pulse el botón para eliminar el contacto o grupo de contactos. -20-

22 02.3 exportar contactos de SMS Gestión SMS Gestión le ofrece la posibilidad de exportar la agenda de contactos creada para que pueda utilizarla en otras aplicaciones. Si desea utilizar la agenda de SMS Gestión en otras aplicaciones, siga los siguientes pasos: Desde la pestaña haga clic sobre la opción Pulse el botón Seleccione Indique el directorio donde desea guardar la agenda. Su agenda se guardará como un fichero con formato CSV. Si tiene dudas sobre este tipo de ficheros vea la sección de este manual qué es un fichero con extensión.csv. -21-

23 02.4 mensajes programados En SMS Gestión existe la posibilidad de utilizar mensajes programados, es decir, escribir un mensaje y programar la fecha y/o la hora en las que se desea realizar el envío. Un mensaje programado es un SMS que no se envía directamente después de escribirlo, sino que se almacena en SMS Gestión hasta la fecha y la hora que se haya definido para su envío. Este tipo de mensajes le será de gran ayuda como recordatorio de reuniones o eventos. Programar el envío de un mensaje Siguiendo los pasos descritos en esta sección, podrá definir de forma rápida y sencilla el envío de un mensaje programado. Si inició la sesión a través del Acceso con la clave de servicios de Orange, al programar un envío aparecerá la siguiente ventana: Para programar su mensaje, en el campo Clave debe introducir la clave de sesión que ha recibido vía SMS en su teléfono móvil. -22-

24 Para programar el envío de un mensaje siga los siguientes pasos: Redacte el texto de su mensaje. Añada los destinatarios. Si tiene alguna duda de este proceso, vea la sección envío de SMS. Pulse En SMS Gestión existen los siguientes tipos de programación de envío de mensajes: Enviar un mensaje en una fecha determinada Retrase el envío hasta la fecha y la hora que indique. Por ejemplo, si desea programar el mensaje para que se envíe el día 3 de octubre de 2006, debe introducir: Enviar periódicamente un mensaje todos los años en una fecha determinada Programe el envío periódico de un SMS todos los años en una fecha determinada. Por ejemplo, programe el envío de un SMS todos los días 3 de octubre de todos los años. Esta opción le será de utilidad para recordar aniversarios. Para ello debe introducir: -23-

25 Enviar periódicamente un mensaje todos los lunes de un periodo determinado Programe el envío periódico de un SMS un día determinado de la semana, todas las semanas de un año. Por ejemplo, puede programar el envío de un SMS todos los lunes de Debe introducir los siguientes datos: Enviar periódicamente un mensaje un día determinado de cada mes durante un periodo de tiempo determinado Esta opción le permitirá programar el envío de un SMS un día determinado de un mes, todos los meses de un año. Por ejemplo, puede programar el envío de un SMS todos los días 15 de Introduzca: Para finalizar la programación de un envío, pulse -24-

26 Consultar los mensajes programados Con SMS Gestión puede consultar un listado con los mensajes que ha programado y están pendientes de ser enviados. Con esta opción puede verificar los datos incluidos en un SMS programado o puede cancelar su envío. Para consultar todos los mensajes que ha programado: Acceda a la pestaña. Aparecerá la siguiente pantalla donde se muestran todos sus mensajes programados: Para cancelar un envío, pulse el botón del mensaje que desea cancelar. -25-

27 02.5 plantillas para mensajes Con SMS Gestión puede crear plantillas para mensajes de manera que le sea más cómodo utilizar esta herramienta. Una plantilla para mensajes es un texto almacenado en la aplicación para que pueda ser utilizado en posteriores envíos. Se trata de texto con formato de un SMS que puede tomar como punto de partida para crear nuevos mensajes. Crear una plantilla para un mensaje Para crear una plantilla, siga los siguientes pasos: Escriba el texto que quiere que aparezca en la plantilla. Pulse La plantilla quedará almacenada en la aplicación para poder ser utilizada cuando lo desee. -26-

28 Utilizar una plantilla para un mensaje Si para redactar un mensaje necesita utilizar una plantilla, debe seguir los siguientes pasos: Acceda a la pestaña Aparecerá una lista con todas las plantillas que haya creado. Pulse el boton que aparece al lado de la plantilla y el texto de la plantilla aparecerá en el texto del mensaje. Pulse el boton que aparece al lado de la plantilla para borrar una plantilla. -27-

29 anexo 1: cómo trabajar con ficheros con extensión.csv A continuación le mostramos cómo puede extraer sus datos de diversas aplicaciones a un fichero.csv desde el que poder importarlos a SMS Gestión. 01 qué es un fichero con extensión.csv Un fichero con formato CSV es simplemente un documento de texto que contiene una tabla cuyos datos están separados por comas. A continuación le guiaremos paso a paso para transformar su agenda de contactos en un fichero con formato CSV. De una forma sencilla, puede exportar sus contactos a ficheros con formato CSV. Existen varias posibilidades de exportación de agendas de contactos: Desde un cliente de correo como Microsoft Outlook, Desde una hoja de cálculo como Microsoft Excel, Desde cualquier editor de texto. -28-

30 02 desde un cliente de correo Microsoft Outlook Siguiendo estos pasos podrá generar un fichero CSV desde su cliente de correo Outlook, y de forma similar, desde cualquier aplicación que utilice para gestionar contactos. Arranque su cliente de correo Microsoft Outlook. Selecciones dentro del Menú Archivo la opción Importar y Exportar. Elija Exportar a un archivo y pulse Siguiente. El tipo de archivo que debe elegir es Valores separados por coma (DOS). Indique que la carpeta que desea exportar es la carpeta de Contactos. Indique la ruta de destino dónde quiere guardar el fichero con formato CSV con sus contactos. Para que el fichero sea entendido correctamente por SMS Gestión pulse el botón Asignar campos personalizados En la nueva ventana que aparece, pulse el botón Borrar asignación. Elija los campos de la ventana de la izquierda que desea utilizar en SMS Gestión. Para ello, arrástrelos con el ratón a la ventana de la derecha siguiendo el siguiente patrón: Nombre: Nombre de los contactos. Apellidos: Apellidos de los contactos. Teléfono: Teléfono móvil de los contactos. Correo: de cada contacto. Una vez terminado, pulse Aceptar. Para concluir con la operación, pulse Finalizar. -29-

31 03 desde una hoja de cálculo Microsoft Excel Siga los siguientes pasos para crear/modificar y exportar su agenda de contactos a un fichero con formato CSV: Abra la Hoja Excel en la que almacena sus contactos. Si no tiene un listado de sus contactos en Microsoft Excel, abra una nueva Hoja Excel. Modifíquela o introduzca sus contactos para que tenga el siguiente formato: Debe tener cuatro columnas por fila en el orden indicado a continuación: Nombre: Nombre del contacto (obligatorio). Apellidos: Apellidos del contacto (opcional). Teléfono: Teléfono móvil del contacto (obligatorio). Correo: del contacto (opcional). Para los campos opcionales (Apellidos, Correo), si no desea introducir ningún valor, deje la celda en blanco. Recuerde que cada contacto debe estar en una fila. Si quiere que un contacto pertenezca a un grupo de contactos, añada una nueva columna con el nombre del grupo y guárdela en formato CSV: Pulse sobre el menú Archivo. Seleccione Guardar como. En la ventana que aparece, elija en Guardar como la opción CSV(delimitado por comas). -30-

32 04 desde cualquier editor de texto Si no desea utilizar ninguna aplicación para generar un fichero con formato CSV, puede crear su lista de contactos desde cualquier editor de texto (por ejemplo, NotePad). Para ello debe introducir los datos de cada contacto en una línea y separar cada uno de los campos por punto y coma (;). Al finalizar, debe guardar este listado con extensión.csv Recuerde que los contactos deben tener cuatro campos, y que si desea que pertenezcan a un grupo debe añadir un quinto. El formato será el siguiente: Nombre;Apellidos;Teléfono;Correo;Grupo Si no desea rellenar alguno de estos campos, por ejemplo los apellidos, debe dejar en blanco su valor: Nombre;;Teléfono;Correo;Grupo -31-