REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 Información sobre documentos de análisis y recomendaciones frente a los procesos judiciales y extrajudiciales donde intervenga la entidad. Información de intervenciones realizadas en los procesos judiciales y extrajudiciales Documentos de análisis y recomendaciones frente a los procesos judiciales y extrajudiciales donde intervenga la entidad. 1. Demandas presentadas en contra de la Entidad. 2. Demandas falladas a favor de la Entidad. 3. Demandas falladas en contra de la Entidad. 4. Denuncias instauradas por la Entidad. Información sobre requerimientos de autoridades judiciales y administrativas Requerimientos de autoridades judiciales y administrativas, atendidas por la. Información referente a los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica. Conceptos emitidos por la. Información de propuestas de incidencias normativa o política Propuestas de incidencias normativa o política analizadas en la Oficina Asesora Jurídica Proyectos actos normativos elaborados Actos administrativos proyectados que modifican el marco normativo del Proceso de Reintegración. Actos administrativos proyectados de primera o de segunda instancia que resuelve la Suspensión /Pérdida de Beneficios por Causal Sobreviniente. Actos Administrativos para el cumplimiento de sentencias y acuerdos conciliatorios que den lugar al surgimiento de obligaciones patrimoniales a cargo de la Entidad. Procedimientos, manuales, instructivos, formatos, mapas de riesgos, planes de mejoramiento, entre otros requeridos para la operación y control del proceso. Manuales, instructivos, formatos, mapas de riesgos, planes de mejoramiento, entre otros requeridos para la operación y control del proceso. Informes de Auditorias y Planes de Mejoramiento por auditorías de Gestión o de Calidad Información de las auditorias de gestión o de calidad realizadas a la Oficina Asesora Jurídica Comportamiento de los PQR S-D recibidos Cantidad de Peticiones, Quejas y Reclamos, Sugerencias y Denuncias que recibe la Entidad, por los diferentes canales de atención: Presencial, Telefónico, Escrito, Virtual. Grupo de atención al ciudadano Informes de ejecución mensual Seguimiento del presupuesto asignado a la Agencia, teniendo en cuenta la ejecución mensual. Grupo de Presupuesto Información de seguimiento al Plan de Compras Ejecución mensual de plan de compras, evidencia el nivel de cumplimiento de las actividades planeadas por la Entidad. Grupo de Presupuesto Presupuesto Aprobado en Ejercicio Detalle Anexo Decreto de Liquidación del presupuesto asignado para la vigencia Grupo de Presupuesto Información de los estados Financieros Plan Anual de Adquisiciones Informes que reflejan la situación económica y financiera de la Entidad a una fecha o periodo determinado. Es una herramienta para: (i) facilitar a la entidad, identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Grupo de Estudios Previos

2 Información de la contratación Relación de todos los contratos y convenios suscritos por la ACR durante la vigencia actual, sin importar la cuantía Grupo de Gestión Contractual Información de las convocatorias en el SECOP y página Web de la Entidad Relación con la información sobre las convocatorias que realiza la ACR Grupo de Gestión Contractual Información de planta provista y vacantes existentes Información sobre el estado de la planta de personal, empleos provistos, vacantes, y su denominación (nivel, código y grado). Grupo Administración del Talento Humano Información Manuales de Funciones Información de funciones, requisitos, y competencias, de los empleos aprobados en la planta de personal. Grupo Administración del Talento Humano Información sobre el programa de Inducción Contenido de la inducción a la cultura de la organización y entrenamiento en el puesto de trabajo. Información sobre el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo Resolución de adopción anual del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y cronograma de trabajo. Información del plan de capacitación Resolución de adopción anual del Plan de Capacitación y cronograma de trabajo Plan de Bienestar Social e Incentivos Resolución de adopción anual del Plan de Bienestar Social e Incentivos y cronograma de trabajo. Nómina de Funcionarios Fichas de países cooperantes y aliados en el proceso DDR Información sobre las misiones Políticas es del Director ACR Información de las nóminas de salarios y prestaciones de los funcionarios de la entidad. Antecedentes, posibilidades de cooperación técnica, seguimiento e intercambio de comunicaciones. Contiene los siguientes datos: visita, objetivo de la visita, comentarios generales, resumen de visitas anteriores al país de destino. Grupo Administración de Salarios y Prestaciones Ingles Tabla de Seguimiento de los diferentes proyectos en ejecución y ya ejecutados con la cooperación internacional cooperante, operador, socios o sinergias, titulo, resumen del proyecto, línea temática, población beneficiaria, lugar de ejecución, número de convenio, fecha de inicio por convenio, duración,fecha de finalización, fecha oficial de inicio de actividades, ajustes al convenio, estatus, unidad encargada, persona encargada, tipo de cooperación, aporte internacional, aporte nacional, total, contacto contraparte, comentarios. Información de análisis de los procesos de DDR en el mundo Informes de seguimiento de los proyectos de cooperación internacional Recoge las experiencias de DDR de países priorizados por la ACR. Describe si se tienen procesos y describe estos procesos y la oferta de Colombia en materia de cooperación. Contiene documentos que evidencian los avances, dificultades, costos, población objetivo de los proyectos en curso de cooperación internacional. Información de actores vinculados del Sector Privado Reporte del estado de los proyectos, protocolos/ documentos de gestión, población beneficiaria. Informes de Gestión/ Publicaciones de Actores Externos Archivo físico de informes de gestión de actores externos y/o Publicaciones de temas relacionados con sus respectivas competencias Información de reuniones y eventos director Perfiles, líneas de mensaje e información general de las reuniones a realizar Comportamiento de los derechos de Petición Temas, nombre del peticionario, respuestas proyectadas a las peticiones radicadas por los ciudadanos y cifras.

3 Número participantes que firmaron Acuerdo de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación. Cifras de las personas en proceso de reintegración que perdieron beneficios. Cifras de las personas en proceso de reintegración que tiene suspendidos los beneficios. Personas en proceso de reintegración que cumplen requisitos para suscribir el Acuerdo de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación. Personas en proceso de reintegración a quienes se les ha decretado pérdida de beneficios. Personas en proceso de reintegración a quienes se les ha decretado suspensión de beneficios. Beneficios jurídicos otorgados a las personas en proceso de reintegración Información consolidada en cifras de las personas en proceso de reintegración quienes han recibido beneficios jurídicos Cifras de las personas en proceso de reintegración postulados a la Ley 975 de Información sobre los procesos de suspensión y/o pérdida adelantados Personas en proceso de reintegración postuladas a la Ley 975 de 2005 (Justicia y Paz) Número de procesos de suspensión o pérdida adelantados. Número de procesos archivados. Número de procesos en trámite. Número de procesos cerrados. Información sobre el N. de personas en proceso de reintegración que ingresaron a la ACR por Estado/Por grado de escolaridad/por ocupación reportada/que han culminado el proceso de reintegración. No. De personas en proceso de reintegración que se encuentran en estado Activos, Inactivos, Suspendidos, En Investigación, Fallecidos, Perdida de Beneficios y Retiros Voluntarios/máximo nivel académico reportado especificando si es: (Primaria, Secundaria, Universitario, Diplomado, Especialista o Maestría)/ No. de personas que culminaron el proceso de reintegración. Información sobre las instituciones educativas con las que se tiene convenio Hace referencia a cuales, cuantas y la ubicación de las Instituciones Educativas con las que tiene convenio la ACR. Información sobre las unidades de Negocios, de acuerdo con el estado de seguimiento a través de ISUN Indica el Número de Unidades de Negocios que han sido financiadas con recursos de la ACR y su estado actual, (en Operación, En riesgo, Cerrado) Información sobre las empresas que se han sumado a alguno de los mecanismos de participación dispuestos por la ACR. Indica datos de las empresas, que se han vinculado a alguno de los mecanismos de participación, (Banco de Tiempo, Edupaz, Plan de Negocios, Responsabilidad Social, Contratos de Aprendizaje, Empleabilidad, FRE, Práctica laboral) N de personas en proceso de reintegración con casos de riesgo de acuerdo al estado registrado en el SIR Cantidad de personas en proceso de reintegración que se encuentran con casos de riesgo abiertos en SIR de acuerdo a la situación correspondiente. de reintegración que ingresan a la ACR a través de Hogares de Paz. Número de participantes que han ingresado a la ACR a través de hogares de paz (desvinculados del conflicto) de reintegración que se encuentran afiliados al Sistema de Seguridad Social en Salud. Numero de participantes que se encuentra afiliado al SSSS bien sea como cotizante o adscrita al SISBEN.

4 Información de las acciones de servicio social que se desarrollan en los Grupos territoriales o Puntos de Atención Cantidad de acciones de servicio social, así como el nombre de la iniciativa, organizaciones vinculada para el desarrollo en cada centro de servicios, de acuerdo a la línea establecida.( Embellecimiento de Espacios públicos, La recuperación ambiental, El acompañamiento en la atención a salud, recreación, arte cultura y deporte La multiplicación de conocimiento, El acompañamiento en atención alimentaria) Información sobre las ofertas de empleo registradas Información como cantidad, temas, entidad, organizaciones o empresas sobre las ofertas de empleo que se registran en el sistema. de reintegración que han culminado su proceso, por Grupos Territoriales o Puntos de Atención Cantidad de personas en proceso de reintegración que han culminado su proceso de reintegración y están próximos a graduarse del mismo de reintegración que han culminado uno o más beneficios o componentes de su ruta de reintegración Cantidad de participantes que han culminado uno o más beneficios o componentes de su ruta de reintegración. Información de familiares beneficiados del componente de Formación Académica o Formación para el Trabajo luego de realizada la gestión por parte de la ACR Cantidad de familiares beneficiados de los componentes FA y FPT del programa- Información de familiares afiliados al sistema de SSSS, SISBEN Cantidad de familiares vinculados al SSSS Información de soporte a usuarios Información de Soporte a Usuarios ACR, gestionada por el DAPRE y atendidos por la ACR. Inventario de aplicativos Información que relaciona los aplicativos utilizados por la entidad. Infraestructura nueva Políticas de seguridad Información de la Infraestructura tecnológica, para soportar el funcionamiento de la Entidad (inventario de software y hardware). Información documentada de las políticas de seguridad a aplicar en tecnología para la entidad (en desarrollo). Mantenimiento Información documentada de los planes de mantenimiento y soporte Convenios Información relacionada de los convenios existentes que están bajo la supervisión de la oficina de tecnología, que no afectan recursos. Casos de uso Información relacionada con los requerimientos de los usuarios el SI Plan estratégico, Plan de acción institucional, Plan operativo anual de inversiones. Informes de seguimiento a la Gestión Institucional. Listado maestro de documentos del Sistema de Gestión Integral. Métodos de operación y control. Contiene información relacionada con el marco estratégico, las estrategias, indicadores, metas, actividades, responsables y recursos financieros. Contiene el resultado al seguimiento de la gestión, el análisis y recomendaciones. Contiene el inventario de la documentación el Sistema de Gestión Integral. Contiene todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión para la Reintegración - SIGER

5 Informes de Investigaciones apoyadas por la ACR Información sobre los proyectos de inversión de la Entidad. INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACION VIGILANCIA Y CONTROL Información detallada de investigaciones en proceso y documentos de investigaciones terminadas. Fichas de proyectos registrados en el banco de proyectos del DNP y reportes de seguimiento a la ejecución de los mismos. Contiene la información requerida por los Entes de control INFORMES A OTRAS ENTIDADES Información institucional requerida por otras Entidades INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL Datos sobre la ejecución presupuestal de la Entidad - periódica Boletines informativos Información institucional y no institucional de interés general y actual. Grupo de comunicaciones Piezas comunicacionales de audio Información de interés y actualidad del proceso de reintegración, en audio. Grupo de comunicaciones Documento audio visual Piezas comunicacionales de video Información de interés y actualidad del proceso de reintegración, en audio. Grupo de comunicaciones Documento audio visual Auditorías externas Informe, comunicaciones, plan de mejoramiento y seguimiento a acciones Control interno de gestión Auditorías internas Justificación Técnica del Programa Anual de Auditoria, Programa Anual de Auditoría, Plan Auditoria, Lista de Verificación, Acta de Apertura, Evaluación de Auditoria, Pruebas, Acta Reunión de Cierre, Informe de Auditoría, Plan de Mejoramiento y Seguimiento a Plan de Mejoramiento. Control interno de gestión Informes a organismos de regulación Informes a organismos de regulación vigilancia y control, informes a otras entidades e informes de evaluación y seguimiento. Control interno de gestión Base de datos nacional de personas en proceso de reintegración Datos de todos las personas que hacen parte del proceso de reintegración Subdirección de seguimiento Estudios proceso de reintegración Estudios proceso de reintegración (análisis de información) Subdirección de seguimiento Informes de saldo por imputar de ingresos presupuestales Informe de Saldos por Imputar de ingresos Presupuestales SIIF, Comprobante de Consignación y Registro de Reintegros Control de entrega de cheques Solicitud de Cheque y Fotocopia Cheque

6 Ordenes de pago Solicitud de Desembolso, Desembolsos de Fiducia, Base Desembolso Fiducia, Cuenta de Pago, Factura o Documento Equivalente, Certificación Coordinador Centro de Servicios, Comprobante Registro Presupuestal de Gasto, Comprobante Registro Presupuestal de Gasto, Planilla Relación de Pago, Copia resolución autorización anticipo o pago de viáticos, Certificado de Supervisión o Interventoría, Informe actividades, Certificación Pago Seguridad Social y Parafiscales, Comprobantes de Pago, Inventario, Solicitud Disminución Base de Retención en la Fuente, Solicitud Aportes Cuentas AFC/FPV, Acta de Liquidación, Fotocopia Resolución Ordenación del Pago, Solicitud de Reconocimiento y/o Legalización de Comisión, Certificación Recibido a satisfacción, Comprobante Entrada a almacén, Confirmación de Pago PSE, Nómina, Notificación de pago, Planilla Liquidada Aportes Integrales, Acta de Aprobación de Póliza, Copia Contrato, Certificado de Tradición y Libertad, Solicitud Apoyo Económico para Traslado, Acta de Compromiso, concepto, Comunicaciones, Conformidad de Beneficios de Inserción Económica, Conformidad de Beneficios de Inserción Económica, Fotocopia Cedula de Ciudadanía (Beneficiario), Fotocopia Documentos de Identificación (Vendedor/es), Certificación bajo gravedad de juramento dependientes y declarantes de renta (anexo 1), Carta de Instrucciones Desembolso, Registro Único Tributario RUT (Proveedor), Certificación Bancaria( Proveedor y/o beneficiario), Viabilidad Presupuestal, Fotocopia Documento de Identificación (Proveedor), Certificado Crédito Hipotecario, Certificación Laboral, Certificación de estudio, Registro de Matrimonio, Orden Bancaria SIIF, PAC Plan anual mensual izado de caja Comprobantes contables Comprobantes de diario, notas de contabilidad y conciliaciones administrativas de recursos Conciliaciones Conciliaciones administrativas de recursos, conciliaciones bancarias, conciliaciones de almacén, conciliaciones de fideicomiso y conciliaciones entre áreas asociadas. Declaraciones tributarias Declaración Informes estados financieros Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica Social y Ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo y Notas Estados Financieros Informes a organismos de regulación vigilancia y control Solicitud, respuesta, comunicaciones, CGN Saldos y Movimientos, Informe Presupuestal, Informe de Contratación y Informe Evaluación Control Interno Contable Libros contables Libro mayor, libros auxiliares y libros diarios y de bancos Historias de vehículos Licencia de tránsito o carta de propiedad, Declaración de impuestos, Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito SOAT, Improntas, Cambios de motor y legalizaciones, Certificación Revisión técnico-mecánica, Certificado Emisión de gases, Informe de accidentes, Acta de baja, Acta de donación (si aplica), Hoja de Vida Vehicular e inventario. Grupo de gestión administrativa

7 Actas de eliminación de documentos Acta de Eliminación, Inventario Documental y anexos Consecutivo de comunicaciones Copia de comunicaciones y anexos Inventarios documentales Inventarios Programa de gestión documental Programa PGD, Programa PGDE, Comunicaciones Tablas de retención documental Transferencias documentales Tabla de Retención Documental TRD, Encuestas Documentales, Guía de Aplicación, Guía de Actualización TRD, Acta de Aprobación Transferencias primarias, transferencias secundarias, plan, cronograma de actividades, Inventario documental. Traslados documentales Plan cronograma de actividades e inventario Cuentas mensuales de almacén Informe Grupo de almacén e inventarios Devoluciones de entrada a almacén Comprobante de devolución y anexos Grupo de almacén e inventarios Entradas y salidas de almacén Comprobante de entrada y de salida de almacén y anexos Grupo de almacén e inventarios