Segundo Taller Práctico LOPD: Obligaciones técnico-organizativas y medidas de seguridad. Documento de Seguridad. Auditorías bienales

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1 Segundo Taller Práctico LOPD: Obligaciones técnico-organizativas y medidas de seguridad. Documento de Seguridad. Auditorías bienales Vitoria Gasteiz a 9 de julio de 2.014

2 Objetivos específicos de este 2º Taller LOPD 1 Repaso del concepto de fichero LOPD y resolución de posibles dudas o consultas en relación a la inscripción de ficheros 2 Mostrar el contenido del Documento de Seguridad 3 Proporcionar una visión práctica de los aspectos organizativos y técnicos relacionados con la implantación de la Ley Orgánica de Protección de Datos y de su Reglamento 4 Informar a los asistentes del proceso de implantación de medidas técnico organizativas: recomendaciones y soluciones 5 Dar a conocer en qué consisten las auditorías bienales reglamentarias 2

3 Repaso: Ficheros LOPD Dudas sobre la inscripción de ficheros en RAEPD? 3

4 4 1. Obligaciones LOPD Derecho a la seguridad de los datos: Los RF deben adoptar las medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los DCP y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado (Art. 9 LOPD)

5 5 1. Obligaciones LOPD TÍTULO VIII RDLOPD: De las medidas de seguridad en el tratamiento de datos de carácter personal CAPÍTULO I.- I.- Disposiciones generales Artículo 79 Alcance Los responsables de los tratamientos o los ficheros y los encargados del tratamiento deberán implantar las medidas de seguridad con arreglo a lo lo dispuesto en este Título, con independencia de cual sea su sistema de tratamiento. Artículo 80 Niveles de seguridad Las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamientos se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto.

6 6 1. Obligaciones LOPD TÉCNICAS ORGANIZATIVAS NIVELES: BÁSICO MEDIO ALTO Por ej.: Llaves en armarios, contraseñas de accesos, copias de seguridad, Documento de Seguridad

7 2. Roles de seguridad Roles funcionales en LOPD 7

8 8 2. Roles de seguridad Responsable de ficheros Persona Jurídica (RF): de cara al exterior Persona Física (RFF): internamente Funciones: Tomar las decisiones sobre la finalidad y usos de los ficheros Nombrar, en su caso, a una o varias persona/s como Responsables de ficheros Notificación de Fichero/s en el Registro de la AEPD La interlocución con las personas titulares de los datos (ejercicio de Dº ARCO) Difusión de la normativa de seguridad internamente Otros

9 2. Roles de seguridad Responsable de seguridad (RS) Debe ser designado formalmente y hacer constar esta designación en el Documento de Seguridad. Puede ser uno o varios RS Funciones: Controlar y coordinar el cumplimiento de las medidas de seguridad exigidas reglamentariamente 9

10 10

11 11 Artículo 88 del RDLOPD: Documento de Seguridad El responsable del fichero o tratamiento elaborará un documento de seguridad que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acordes a la normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los sistemas de información.

12 12 Cómo debe ser el Documento de Seguridad? Podrá ser único y comprensivo de todos los ficheros o tratamientos, o bien; Individualizado para cada fichero o tratamiento

13 13 Cómo debe ser el Documento de Seguridad? Pueden elaborarse distintos documentos de seguridad agrupando ficheros o tratamientos según el sistema de tratamiento utilizado para su organización, o bien; Atendiendo a criterios organizativos del responsable

14 14 Cómo debe ser el Documento de Seguridad? En todo caso, tendrá el carácter de documento interno de la organización NO HAY QUE PUBLICARLO NI ENVIARLO A NINGÚN SITIO!

15 15 Contenido mínimo del DS Cuerpo del DS: Ámbito de aplicación Medidas de seguridad, normas y procedimientos Funciones y obligaciones del personal Estructura de los ficheros y descripción de los sistemas de información Notificación, gestión y respuesta ante incidencias Copias de respaldo y recuperación, etc. Medidas para el transporte de soportes y documentos y para la destrucción Anexos al DS

16 16 Modelo de DS de la AEPD Otros modelos de DS - Política de Seguridad - DS - Estructura de Datos por cada fichero - Anexos

17 17 Difusión del DS El responsable del fichero adoptará las medidas necesarias para que el personal conozca de una forma comprensible las normas de seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones así como las consecuencias en que pudiera incurrir en caso de incumplimiento

18 18 Desconocimiento de obligaciones y funciones de seguridad

19 19 Soporte físico: Automatizado: Objeto físico que almacena o contiene datos o documentos, u objeto susceptible de ser tratado en un sistema de información y sobre el cual se pueden grabar y recuperar datos No Automatizados: Documentación en general en soporte papel

20 20 Inventario de soportes: Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado para ello en el documento de seguridad.

21 21 Registro de Salida de soportes: La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento deberá ser AUTORIZADA por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad.

22 22 Registro de Entrada de soportes: Deberá establecerse un sistema de registro de entrada de soportes que permita, directa o indirectamente, conocer el tipo de documento o soporte, la fecha y hora, el emisor, el número de documentos o soportes incluidos en el envío, el tipo de información que contienen, la forma de envío y la persona responsable de la recepción que deberá estar debidamente AUTORIZADA.

23 23 Cifrado de soportes: Regla: Se evitará el tratamiento de datos de carácter personal en dispositivos portátiles que no permitan su cifrado. Excepción: En caso de que sea estrictamente necesario se hará constar motivadamente en el documento de seguridad y se adoptarán medidas que tengan en cuenta los riesgos de realizar tratamientos en entornos desprotegidos.

24 24 Incidencia: Cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar a la seguridad de los datos. Registro de incidencias: Deberá existir un procedimiento de notificación y gestión de las incidencias que afecten a los datos de carácter personal y establecer un registro en el que se haga constar el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, o en su caso, detectado, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de la misma y las medidas correctoras aplicadas. Nivel medio y alto Sera necesaria la autorización del RFF para la ejecución de los procedimientos de recuperación de los datos.

25 25 Control de acceso: Los usuarios tendrán acceso únicamente a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. El responsable del fichero se encargará de que exista una relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos.

26 26 Registro de accesos: En el caso de que el acceso haya sido autorizado, será preciso guardar la información que permita identificar el registro accedido. El período mínimo de conservación de los datos registrados será de dos años. El responsable de seguridad se encargará de revisar al menos una vez al mes la información de control registrada y elaborará un informe de las revisiones realizadas y los problemas detectados.

27 27 Registro de accesos: Excepción prevista: No será necesario el registro de accesos si se dan las siguientes circunstancias: a) Que el responsable del fichero o del tratamiento sea una persona física b) Que el responsable del fichero o del tratamiento garantice que únicamente él tiene acceso y trata los datos personales Se deberá reflejar esta excepción en el documento de seguridad.

28 28 Identificación y autenticación Sistema identificación personalizado (no passwords genéricas) Reglas de contraseñas Cambio periódico contraseñas (mín. 1 año) Listado de usuarios Control de accesos Perfiles del personal Almacenamiento ininteligible Registro de accesos realizados

29 29 Identificación y autenticación Bloqueo ante intentos reiterados de acceso a los SSII Bloqueo de pantalla manual Bloqueo de pantalla ante períodos de inactividad

30 30 Control de acceso físico Exclusivamente el personal autorizado en el documento de seguridad podrá tener acceso a los lugares donde se hallen instalados los equipos físicos que den soporte a los sistemas de información

31 31 Cifrado de telecomunicaciones Cuando deban implantarse las medidas de seguridad de nivel alto, la transmisión de datos de carácter personal a través de redes públicas o redes inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información no sea inteligible ni manipulada por terceros.

32 32 FNA: Soporte papel

33 33 4. Auditoría bienal RDLOPD AUDITORÍA BIENAL RDLOPD Artículo 96 RDLOPD 1720 / 2007, 21 de Diciembre A partir del NIVEL MEDIO..DOS AÑOS ANTES con carácter EXTRAORDINARIO

34 34 To be concluded 3 er Taller Práctico (Septiembre)

35 35 MUCHAS GRACIAS MILA ESKER

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