Pinceladas: Ley Orgánica de Protección de Datos

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1 1.- CUÁNDO SE TRATAN LOS DATOS PERSONALES? Es habitual que prácticamente para cualquier actividad sea necesario que los datos personales se recojan y utilicen en la vida cotidiana. La LO 15/99, 13 de diciembre, sobre Protección de datos de Carácter Personal, LOPD regula el tratamiento de cualquier tipo de dato personal con independencia de que éste pertenezca o no la vida privada del titular. La LOPD se aplica a los tratamientos de datos personales privados y públicos. Si se recogen y tratan el nombre, los apellidos, la fecha de nacimiento, la dirección postal o la dirección de correo electrónico, dirección IP, el número de teléfono, el número de identificación fiscal, la huella digital, el ADN, una fotografía, el número de seguridad social,... se están usando datos que identifican a una persona, ya sea directa o indirectamente. Se están tratando datos personales y se deben cumplir las obligaciones que impone la LOPD salvo que sea en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas. Facilitamos nuestros datos personales cuando: a) abrimos una cuenta en el banco; b) cuando nos matriculamos en un curso de idiomas, c) cuando navegamos por Internet; d) cuando nos apuntamos al gimnasio; e) cuando solicitamos participar en un concurso; f) cuando reservamos un vuelo o un hotel; g) cuando se pide hora para una consulta médica; h) al buscar trabajo; i) cada vez que efectuamos un pago con tarjeta de crédito... No obstante existen excepciones a las obligaciones fijadas por la LOPD. De acuerdo, al artículo 2.2 de la LOPD, dicha norma no será de aplicación: A los ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas. A los ficheros sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas. A los ficheros establecidos para la investigación del terrorismo y de formas graves de delincuencia organizada. No obstante, el responsable del fichero comunicará previamente la existencia del mismo, sus características generales y su finalidad a la Agencia Española de Protección de Datos. Igualmente, por su parte, el Reglamento de Desarrollo de la LOPD (RDLOPD 1720/2007) en su artículo 2.2, estipula que el reglamento no será aplicable: 1

2 A los tratamientos de datos referidos únicamente a personas jurídicas. A los datos de las personas fallecidas. 2.- CALIDAD Y PROPORCIONALIDAD DE LOS DATOS Los datos deben recogerse con fines determinados explícitos y legítimos No usarlos para otros fines. Los datos deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con esa finalidad No recogerlos si no son necesarios. Los datos deben ser exactos y responder con veracidad a la situación del titular Mantenerlos actualizados. Los datos sólo deben conservarse durante el tiempo necesario para las finalidades del tratamiento para las que han sido recogidos Cancelarlos si ya no son necesarios. El artículo 4 de la LOPD incluye todos estos principios bajo el concepto de calidad de los datos. Establece las siguientes excepciones: I) permite el tratamiento para fines distintos a los de recogida, en el caso de uso posterior para fines históricos, estadísticos o científicos; II) permite por excepción conservar datos que no sean ya necesarios de acuerdo al tratamiento para el que hubieran sido recogidos en caso de valor histórico, estadístico o científico fijado por Ley. Constituye infracción de carácter grave, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 44.3.f) 'Mantener datos de carácter personal inexactos o no efectuar las rectificaciones o cancelaciones de los mismos que legalmente procedan cuando resulten afectados los derechos de las personas que la presente Ley ampara. 2

3 3.- MEDIDAS DE SEGURIDAD Se deben adoptar las medidas de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. El artículo 9 de la LOPD condiciona estas medidas al estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. La aplicación de las medidas de seguridad se ordena a garantizar la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos. La seguridad constituye un instrumento esencial para garantizar el derecho fundamental a la protección de datos. Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos. Las medidas de seguridad deben aplicarse tanto por el responsable del fichero, como por el encargado del tratamiento. Deben aplicarse medidas de seguridad a ficheros y tratamientos en soportes no automatizados. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 44.3.h) de la LOPD, constituye infracción grave, mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen. 4.- NIVELES DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamientos de datos personales se clasifican en tres niveles: BÁSICO MEDIO y ALTO. Los niveles de seguridad son acumulativos de modo que un fichero de nivel alto deberá aplicar también las medidas previstas en los niveles, básico y medio. 3

4 5.- APLICACION DE NIVELES El RDLOPD determina que: NIVEL ALTO. Ficheros o tratamientos con datos: Que se refieran a datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual. Que contengan o se refieran a datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas. Que contengan datos derivados de actos de violencia de género. NIVEL MEDIO. Ficheros o tratamientos con datos: Relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales. Aquellos cuyo funcionamiento se rija por el artículo 29 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. (Solvencia Patrimonial y Crédito) Aquellos de los que sean responsables las Administraciones Tributarias y se relacionen con el ejercicio de sus potestades tributarias. Aquellos de los que sean responsables las entidades financieras para finalidades relacionadas con la prestación de servicios financieros. Aquellos de los que sean responsables las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y se relacionen con el ejercicio de sus competencias, y aquellos de los que sean responsables las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. Aquellos de los que sean responsables los operadores que presten servicios de comunicaciones electrónicas disponibles al público o exploten redes públicas de comunicaciones electrónicas respecto a los datos de tráfico y a los de localización. Estos ficheros aplicarán además lo previsto en el artículo 103 RDLOPD respecto del registro de accesos. Aquellos que contengan un conjunto de datos de carácter personal que ofrezcan una definición de las características o de la personalidad de los ciudadanos y que permitan evaluar determinados aspectos de la personalidad o del comportamiento de los mismos. NIVEL BÁSICO. Cualquier otro fichero que contenga datos de carácter personal. Como casos excepcionales, en cuanto al nivel de seguridad aplicar, tenemos que en caso de ficheros o tratamientos de datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen 4

5 racial, salud o vida sexual será suficiente la implantación de las medidas de seguridad de nivel básico cuando: Los datos se utilicen con la única finalidad de realizar una transferencia dineraria a las entidades de las que los afectados sean asociados o miembros. Se trate de ficheros o tratamientos no automatizados en los que de forma incidental o accesoria se contengan aquellos datos sin guardar relación con su finalidad. Se trate de ficheros o tratamientos que contengan datos relativos a la salud, referentes exclusivamente al grado de discapacidad o la simple declaración de la condición de discapacidad o invalidez del afectado, con motivo del cumplimiento de deberes públicos. 6.- REQUISITOS ÁMBITO PÚBLICO Y PRIVADO PÚBLICO PRIVADO Podrán crearse ficheros de titularidad privada que contengan datos de carácter personal cuando resulten necesarios para el logro de la actividad u objeto legítimos de la persona, empresa o entidad titular y se respeten las garantías establecidas en la LOPD. La creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el "Boletín Oficial del Estado" o diario oficial correspondiente (art de la LOPD) El artículo 20.2 de la LOPD indica los contenidos de la disposición general que también concreta el artículo 54 del Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de los datos de carácter personal (RDLOPD). La disposición deberá contener: La identificación del fichero o tratamiento, indicando su denominación, así como la descripción de su finalidad y usos previstos. La creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el "Boletín Oficial del Estado" o diario oficial correspondiente (art de la LOPD). 5

6 Podrán crearse ficheros de titularidad privada que contengan datos de carácter personal cuando resulten necesarios para el logro de la actividad u objeto legítimos de la persona, empresa o entidad titular y se respeten las garantías establecidas en la LOPD. El origen de los datos, indicando el colectivo de personas sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, el procedimiento de recogida de los datos y su procedencia. La estructura básica del fichero mediante la descripción detallada de los datos especialmente protegidos y los datos identificativos, así como las restantes categorías de datos de carácter personal incluidas en el mismo y el sistema de tratamiento utilizado en su organización. Las comunicaciones de datos previstas, indicando en su caso, los destinatarios o categorías de destinatarios. Las transferencias internacionales de datos previstas a terceros países, con indicación, en su caso, de los países de destino de los datos. Los órganos responsables del fichero. Los servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. El nivel básico, medio o alto de seguridad que resulte exigible, de acuerdo con lo establecido en el Título VIII del RDLOPD. Las disposiciones de supresión de los ficheros establecerán el destino de los mismos o, en su caso, las previsiones que se adopten para su destrucción (art LOPD). El art a) de la LOPD establece que proceder a la creación de ficheros de titularidad pública o iniciar la recogida de datos de carácter personal para los mismos, sin autorización de disposición general publicada en el BOE o diario oficial correspondiente, constituye una infracción grave. La falta de cumplimiento de todos los trámites citados anteriormente da lugar a que la inscripción no se actualice y el Registro General de Protección de datos, RGPD pierda su exactitud, en detrimento del derecho fundamental del ciudadano en relación con la protección de sus datos personales. 7.- LOS FICHEROS NO AUTOMATIZADOS Se definen por la LOPD como: 6

7 "todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso" (artículo 3.b) Los ficheros no automatizados también deben cumplir las obligaciones de la LOPD. El artículo 5.1 n) del RDLOPD ha completado esta definición. Fichero no automatizado: todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a su datos personales, ya sea aquél centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica. 8.- SANCIONES: Incumplir la Ley se sanciona! El artículo 45 de la LOPD establece las sanciones. Especifica que la cuantía se graduará atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad, a la reincidencia, a los daños y perjuicios causados a las personas interesadas y a terceras personas, y a cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de antijuridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora. Existe un régimen específico en el caso de los ficheros de titularidad pública, que no trataremos por no ser nuestro caso. No podrá imponerse una sanción más grave que la fijada en la Ley para la clase de infracción en la que se integre la que se pretenda sancionar. De a euros para infracciones muy graves De a euros para infracciones graves De 900 a euros para infracciones leves Quedo a vuestra disposición en caso de cualquier duda o comentario. Mabel Cueto

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