Sistema de Gestión de Contactos y Administración CAPACITACION USUARIO FINAL CURSO TEORICO PRÀCTICO DE TACTICA CRM VERSION 6.7

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1 Sistema de Gestión de Contactos y Administración CAPACITACION USUARIO FINAL CURSO TEORICO PRÀCTICO DE TACTICA CRM VERSION 6.7 0

2 TABLA DE CONTENIDO CAPACITACION USUARIO FINAL 1. ADMINISTRACION DE CONTACTOS MODULO EMPRESAS Como crear una empresa Direcciones y Teléfonos alternativos Búsqueda de empresas Contactos Búsqueda de contactos Actividades Crear una actividad Completar una actividad Lista de Actividades Ayuda en video Modulo Empresas MODULO CONTACTOS Creación de un contacto Creación y Cierre de Actividades Ayuda en video modulo Contactos MODULO CORREO Configuración de la Cuenta de correo Configuración de firmas de correo Ayuda en video modulo correos MODULO CALENDARIO Configuración del Modulo calendario Vista del Calendario Programar Actividades Completar actividad Análisis de Actividades por usuario Actividad Recurrente Ayuda en video Modulo Calendario MERCADEO Y MARKETING Filtros y Grupos Crear un filtro MODULO PLANTILLAS... 17

3 Crear una Plantilla: Ayuda en video Modulo Plantillas MODULO CAMPAÑAS Crear una Campaña Modificación de la Información de las campañas Seguimiento y medición de la Campaña Ayuda en video Modulo Campañas

4 CAPACITACION USUARIO FINAL 1. ADMINISTRACION DE CONTACTOS 1.1. MODULO EMPRESAS El Módulo empresa es el que se va a encargar de contener todas las empresas, ya sea clientes, proveedores, transporte, competidores, etc. Con las cuales nuestra empresa va a tener una relación comercial o no. El módulo esta compuesto por una barra lateral izquierda compuesta por varias opciones, a su lado el listado con las empresas creadas alfabéticamente incluyendo nuestra empresa. A la Izquierda arriba tendremos todos los datos de la empresa; Nombre, Dirección, Localidad, teléfonos, Correo electrónico, Pag WEB. Etc. La serie de solapas que se encuentran en la parte central derecha se utilizan para introducir los datos necesarios para conocer la estructura organizacional de la empresa. Contactos: En esta solapa o etiqueta se encuentra la base de datos de las personas que trabajan en la empresa seleccionada. Notas Podremos ingresar notas referentes de la empresa indicando el usuario y la fecha de quien creo la nota automáticamente. Detalles Se utilizan para introducir información alternativa, creando solapas personalizadas, y en cada solapa se genera una tabla, con diferentes campos. (Solo Se crean en el módulo de administrador). Fiscal 3

5 Contiene los datos fiscales de la empresa: Datos fiscales: es obligatorio sin ellos no es posible generar una operación comercial. Sobre el panel en blanco presione clic derecho y seleccione la opción nuevo. En la ventana que emerge digite la información como en el ejemplo, esta debe coincidir con el nombre de la empresa, recuerde que a esta razón social se generara la facturación. Seleccione la etiqueta: Cliente Ingrese las condiciones de venta de acuerdo a las opciones que se despliegan Cobranzas Le da la opción de definir la fecha de cobro o retiro de dinero. Comercial Permite configurar la forma con que vamos a trabajar con esta empresa en general, es posible predeterminar descuentos, plazos de entrega, dirección de entrega, condición de pago, transporte, formas de pago. Seleccione las opciones de acuerdo al criterio que se maneje con cada cliente Como crear una empresa. Para la creación de una empresa, puede seleccionar en el modulo empresas la opción Nuevo o en la lista de empresas clic en el botón derecho y seleccionar la opción nuevo, aparecerá la siguiente ventana. Empresa: Es el nombre de la empresa, sin este, no abra forma de crearla. Fuente: Podremos ingresar la fuente, esto quiere decir, como conocimos a la empresa, vía telefónica, vía correo, etc. Tipo: El tipo es la relación que la empresa tiene con la nuestra. Ejemplo cliente, proveedor, un prospecto, etc. Industria: Sector al que pertenece la Empresa. Subindustria: la subsector al cual pertenece esta empresa. 4

6 Dirección: podremos incluir la dirección de la empresa, el país, la provincia, y la ciudad a la cual pertenece, como así también los teléfonos de esta empresa (relacionados con la dirección que cargamos en este mismo formulario). Sitio Web: Dirección del sitio web de la empresa Direcciones y Teléfonos alternativos El la pantalla principal del modulo de empresas, de clic sobre la flecha de la opción Dirección. El la ventana emergente seleccione la opción nuevo e ingrese en la nueva ventana los datos solicitados, esta opción es útil para sucursales dentro y fuera de la ciudad y país. Es importante recordar que los teléfonos siempre están relacionados con una dirección, por lo tanto para cada nueva dirección que carguemos en una empresa, vamos a tener que cargar sus nuevos teléfonos Búsqueda de empresas Para ubicar una empresa lo podemos hacer por cualquiera de los campos que tenemos guardados en la base (Nombre, Razón Social, Teléfonos, dirección, CUIT, etc.). Adicionalmente se puede realizar la búsqueda por distintos criterios (contiene, es igual, empieza con, etc.) Para hacerlo puede seleccionar en la barra lateral izquierda la opción Buscar o en la pantalla principal del modulo empresas, en la parte inferior escribir parte del nombre de la empresa y hacer clic en la flecha Contactos 5

7 Para crear un nuevo contacto, nos ubicamos en la solapa contactos hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos nuevo, es importante tener un contacto, ya que si no tenemos uno, se nos imposibilitara la creación de una actividad dentro de TACTICA (reuniones, llamadas, presupuestos, pedidos, etc.). En esta ventana los campos obligatorios son el nombre y el apellido. Se debe ingresar el cargo de la persona dentro de la empresa, el sector en donde trabaja, podremos ingresar el correo electrónico de esta persona, como así también el teléfono donde trabaja, de quien depende esta persona, y la dirección laboral (la cual será una de las direcciones que le cargamos previamente a la empresa donde lo estamos cargando). Saludo: La forma de dirigirse a la persona. Cargo: Que cargo ocupa dentro de la empresa. Sector: El sector que ocupa dentro de su empresa. Correo: Dirección electrónica. Dirección Laboral: La dirección laboral donde se encuentra. Tel.: Teléfonos y Celulares Id.: Es el grado de prioridad que tenemos con respecto a otros contactos dentro de la empresas Ej. Primaria, Secundaria, Terciaria. Dependencia: Es de quien depende dentro de la empresa en la cual trabaja. Con esta Opción vamos a poder generar el organigrama de sus contactos Sexo. Sexo de la persona. En la solapa Personal, ya ingresaremos información mas personal sobre este contacto, como ser la fecha de cumpleaños, su dirección personal y demás Búsqueda de contactos Para ubicar un contacto lo podemos hacer por cualquiera de los campos que tenemos guardados en la base (Nombre, Razón Social, Teléfonos, dirección, CUIT, etc.). Adicionalmente se puede realizar la búsqueda por distintos criterios (contiene, es igual, empieza con, etc.) Para hacerlo puede seleccionar en la barra lateral izquierda la opción Buscar o en la pantalla principal del modulo contactos, en la parte inferior escribir parte del nombre o apellido del contacto y hacer clic en la flecha Actividades. Las actividades son acciones, reuniones, llamadas, entre otras, ejecutadas con uno o más contactos de una empresa. Estas se pueden crear desde cada uno de los módulos de táctica o de manera general siguiendo estos pasos: Crear una actividad. En el modulo empresas, desde la solapa de contacto o desde el modulo de contactos, nos posicionaremos sobre un contacto, y haremos clic derecho sobre el mismo, seleccione la opción Programar actividad. En la ventana que emerge seleccione la actividad a realizar. 6

8 Cuando elijamos una de las opciones, nos aparecerá el formulario correspondiente, con los datos cargados del contacto al cual le generamos la actividad. Para las actividades de Llamada, Reunión y Acción, emerge una ventana en la que se debe selecciona la prioridad, fecha y la hora de la actividad, su duración además podemos crear una alarma para que nos informe con cierta anticipación la actividad a realizarse, también se pueden adicionar notas de referencia. Una vez completados todos los datos, damos clic en aceptar para poder crear la actividad, una vez creada, nos aparecerá en la lista de pendientes Completar una actividad Esta ventana es muy similar a la de Nueva Actividad, sin embargo este formulario es el que en definitiva va a cargar en la base de datos el Registro Histórico, es decir, lo que finalmente se concreto en nuestra actividad. Todos los cambios que se le vayan haciendo a la actividad antes de que se proceda con su finalización, quedan registrados en la solapa Auditoria. Para completar una actividad de tipo Llamada, Reunión y Acción, Desde el modulo de calendario o sobre el modulo empresa en la pestaña pendientes, presione Clic derecho sobre la actividad, seleccione la opción completar, y realice las notas de cierre, finalmente en la opción resultado haga referencia a uno, de clic en aceptar para terminar. Un registro histórico puede cargarse en la base de cualquier contacto sin necesidad de cargar el pendiente con anterioridad (Ej. Llamada entrante, reunión sin previa programación, etc.). Para esto seleccionamos la solapa Historial y dentro hacemos clic en la opción elegimos la opción Completar Actividad no Programada, se nos desplegara una lista con las opciones que tenemos (Llamada, Reunión y Acción) y al seleccionar una nos aparecerá el formulario de Nuevo Registro Histórico. 7

9 Lista de Actividades La opción Lista de actividades nos permite ver en pantalla y de una manera cómoda para importar e imprimir todas las citas que tengamos en nuestros calendarios, tanto pendientes como históricos. Cuenta con varios filtros para hacer una búsqueda mas especifica, por ejemplo por prioridad, Pendientes y/o históricos, Con y/o sin alarma, sin hora programada, por intervalo de fechas, llamadas, reuniones, acciones, correos, alertas, todo, por usuarios y por contactos o particulares. Podemos exportar fácilmente este listado haciendo clic con el botón derecho sobre la lista y seleccionando la opción Exportar a Excel y luego listado Ayuda en video Modulo Empresas 8

10 1.2. MODULO CONTACTOS Desde este modulo, es posible agregar nuevos contactos a la base de datos y ver con mas en detalle cada dato de los mismos, presupuestos o cotizaciones y en general todas las actividades que se realicen (Historial) o estén pendientes. En las solapas del contacto se encuentra: Empresa: la empresa donde trabaja. Otros contactos: Lista los contactos de la empresa. Notas: alguna nota referida al contacto. Detalles: Podemos agregar unos campos extras que necesitemos implementar en todos los contactos. Estos se construyen en el módulo de administración. Personal: Tenemos la información personal del contacto. Resumen: Resumen de las actividades que se tienen con el contacto, Por quien fue creado y la fecha, y por quien fue modificado. Actividades pendientes y e históricas Creación de un contacto Descrito en el punto Contactos Creación y Cierre de Actividades Descrito en el punto y , ampliación en la descripción del modulo de Calendario Ayuda en video modulo Contactos 9

11 1.3. MODULO CORREO El Módulo Correo tiene la sección carpetas, donde seleccionamos los por ver. Arriba a la derecha la lista de correo según la carpeta, abajo se muestra el remitente, el emisor y Asunto. Abajo el mensaje Configuración de la Cuenta de correo Para configurar las cuentas de correo de TACTICA debe dirigirse hacia el modulo correos y en el panel izquierdo debe ubicar la opción cuentas tal cual como lo muestra la imagen: En la ventana que se despliega en Cuentas debe dar clic en la opción nuevo Al crear la cuenta debe ingresar el nombre de la misma, nombre de la persona, la empresa y las direcciones de correo como lo muestra la imagen 10

12 En la segunda pestaña correo entrante se debe dar el nombre o la dirección IP del servidor de correo, se especifica el puerto, el usuario del correo y su clave. Si el servidor de correo maneja https debe entonces marcar la opción de requiere conexión segura SSL. En caso de que la configuración del correo saliente sea la misma que el entrante entonces se marca la última opción habilitar esta cuenta para recibir. En caso de que la configuración del correo saliente sea distinta a la entrante, entonces se da clic en la pestaña correo saliente y se ingresan los mismos campos de acuerdo a la configuración De clic en la pestaña avanzadas debe marcar la opción mantener una copia de los mensajes en el servidor, puede usar otras opciones como el fijar en cuantos días los correos se eliminan del servidor Configuración de firmas de correo En la opción de Cuentas, nuevo, etiqueta Avanzadas, ubique en la zona central la opción de configuración de firmas, debe dar clic en la pestaña para crear la firma 11

13 En la ventana que se genera, en el primer marco se hace clic derecho y seleccione la opción nuevo Esto genera una nueva ventana en la que se crea la firma, la sección en rojo corresponde al nombre de la firma, la zona de herramientas de edición es la sección en negro, ahí encontramos opciones como cortar, pegar, centrar, alinear, negrita, etc. El cuadro azul hace referencia a la herramienta para agregar imágenes tener en cuenta que el tamaño afecta en que aparezca o no la imagen. De clic en aceptar para guardar la firma, es posible crear más de una firma. Una vez se termina la configuración de la cuenta y la firma entonces debe configurar que la firma aparezca por defecto para ello diríjase a opciones en la barra lateral izquierda del modulo de correos. En esta sección habilite en la opción firmas en que tipo de correos quiere que aparezca por defecto la firma. De clic en aceptar y ahora pruebe si su configuración de la cuenta quedo bien hecha, para ello sobre la barra lateral izquierda encuentra una flecha para desplazarse sobre los iconos, en la parte de arriba se encuentra uno llamado enviar y recibir todo, si al dar clic se hace el envió y recepción sin errores entonces su cuenta ya esta correctamente configurada Ayuda en video modulo correos

14 1.4. MODULO CALENDARIO En este modulo se puede ver las actividades programadas pendientes por realizar o las ques e encuentren en estado completado. Desde este modulo es posible programar y completar Actividades de igual forma obtener gráficas, estadísticas y listados Configuración del Modulo calendario Es posible configurar la vista del calendario, como también otras opciones, haciendo clic sobre el icono Opciones de la barra lateral izquierda. Incluir AM/PM: Permite ver el horario corrido por ej: 14:00 hs. será. 2:00 PM Tiempo Militar: ver de 0 a 24 hs. Inicio día laboral: Establecemos el horario inicial de la jornada laboral de la empresa. Unidad de tiempo: Establecemos la escala del horario de la vista del calendario. Cada 5, 10, 15, 30, o 60. Comprobar solapamiento de actividades: Visualiza si hay actividades en la fecha programada, si hay informa que hay un conflicto de actividades. Donde podemos ignorar todo o cancelar la programación. Programar Automáticamente al completar: Cada vez que se complete una actividad, automáticamente aparezca la ventana para crear otra actividad. Intervalo Resaltado: Resalta con un color seleccionado las horas de inicio y final del día. 13

15 Trasladar las actividades si no se cumplieron: Al tildar la opción de traslado de llamadas, Táctica traspasa automáticamente, todas las actividades (solo podemos habilitar esta opción para Llamadas y Acciones) que no se completaron al día siguiente Vista del Calendario Hay diferentes formas de visualizar el calendario. Mediante solapas seleccionaremos diario, semanal, mensual, o Anual. En la vista Diario, podremos observar el calendario, por el rango de fecha del día seleccionado. En la vista Semanal, observaremos el calendario, por los 7 días de la semana, y con el rango de fecha que hayamos seleccionado. La vista Anual, es la mas parecida a un calendario común, donde veremos cada uno de los meses, y los días correspondientes en cada uno de los mismo Programar Actividades Para generar una actividad nueva haremos el siguiente procedimiento: Seleccione el día en que va a programar la actividad y a continuación sombree con clic sostenido el intervalo de tiempo que se tomara como se ve en el grafico. Presione clic derecho y seleccione la opción programar actividad, seleccione la opción que desea programar Se puede elegir entre tres tipos de Actividades: Llamada, Reunión o Acción. En prioridad: Le indicamos el color de prioridad de la actividad. Rojo Alta, Amarillo Media, Verde Baja. Actividades: Nos permite cambiar de actividad seleccionada. Icono: Le indicamos el icono que va a representar la actividad. Tiempo: se muestra la fecha y hora de la actividad, tenemos la opción de cambiarla Duración: establecemos la duración de la actividad. Alarma: Podemos generar una alarma para recordarnos de la actividad con un tiempo de anticipación. Usuarios: Elegimos el o los contactos que vamos a tener la actividad. Con este buscador de empresa podemos seleccionar uno o varios contactos para relacionar con nuestra actividad. Podemos encontrar un contacto por su Apellido, Nombre o Empresa. O bien definir al búsqueda a través de un Filtro o un Grupo. 14

16 Notificar por correo: Con esta opción se la va a enviar un correo al o a los contactos notificando la actividad. Luego aceptamos. La actividad va a quedar registrada como pendiente en la fecha especificada dentro del o los Contactos seleccionados y en la vista del calendario con el color de prioridad Completar actividad Se define en el punto Análisis de Actividades por usuario Esta opción se encuentra en la barra lateral izquierda, icono de Actividades por ususario Nos permite analizar, graficar y contar todas las actividades un Usuario en un determinado rango de fechas. En el Gráfica de Actividades podemos visualizar la sumatoria de actividades realizadas por los usuarios del sistema. Podemos discriminar por tipo de actividad para que en el grafico se vea la suma de las opciones seleccionadas. Desmarcando las opciones de las actividades Actividad Recurrente Una actividad recurrente es una actividad que se va a repetir en un cierto determinado tiempo y veces., hasta una fecha final. Podemos configurarla para que se genere diariamente, semanalmente, quincenal, Anual, Mensual, o cada X días. Esta opción se selecciona en el momento de crear la actividad marcando la opción recurrente e indicando la periodicidad con la que se va a ejecutar. 15

17 Ayuda en video Modulo Calendario Filtros y Grupos 2. MERCADEO Y MARKETING Los filtros son una herramienta que permite obtener listados de datos de la base de datos de acuerdo a las condiciones con las que se arme el filtro. Es posible crear filtros a nivel de Empresas o contactos. Por ejemplo para labores de Marketing con una base de empresas segmentada perdemos enviar correos masivos a empresas de determinado Sector o industria creando previamente Filtros con esta información de la base de datos Crear un filtro. El la barra lateral General de TACTICA, seleccione la opción Filtro. 16

18 En la Etiqueta de Búsqueda aparecerán registrados los filtros creados previamente. En la Etiqueta de Opciones seleccione la opción Nuevo En la ventana que emerge se tomaran las condiciones para crear un nuevo filtro con las empresas o contactos que estén registrados en táctica. Para el ejemplo vamos a dar las condiciones para crear un filtro de Empresas cuya ciudad sea Bogotá y su industria sea Manufactura. La variabilidad y calidad de los filtros depende de la información ingresada al sistema. Es posible armar condiciones compuestas con (, ), Y, O. Para borrar todas las condiciones para crear una nueva presionamos seleccione el l botón Limpiar. Una vez que termine de armar todas las condiciones antes de guardarlas presionamos el botón Vista Previa para revisar si son correctos los datos de la búsqueda. Una vez verificados los datos presione el botón Aceptar. Para Modificar, Eliminar o Cambiar el Nombre del filtro ubique en la opción Filtro pestaña Búsqueda el filtro de interés y de clic derecho sobre el nombre. Las mismas opciones de edición aparecerán en la pestaña Opciones MODULO PLANTILLAS En este modulo es posible generar los formatos de los correos masivos que van a ser enviados a los usuarios del sistema. 17

19 Crear una Plantilla: En la barra lateral izquierda seleccione la opción Nuevo, sobre la ventana que emerge están la opciones Campos en la que puede definir de forma dinámica los campos de la base de datos que se desean agregar dentro del cuerpo de la plantilla, estas pueden ser: Nombre de la Empresa, saludo, cargo, entre otros de la ficha de la Empresa o Cliente La opción Funciones permite hacer modificaciones al texto de la plantilla, distinguir género y otras opciones de formato de texto. La opción Nombre se refiere al nombre de la plantilla dentro del sistema. En Asunto se puede escribir el asunto del correo masivo, en este se puede agregar Campos dinámicos de la base de datos para personalizar el correo enviado. 18

20 TACTICA permite dar formato a la plantilla de acuerdo a sus necesidades, insertar imágenes, utilizar hipervínculos, formularios o utilizar un Código Fuente, adjuntar documentos, entre otros. La opción Seguimiento le permite configurar a través de plantillas prediseñadas enviar nuevos correos de seguimiento, las características se pueden definir de acuerdo a la información de la imagen: : Ayuda en video Modulo Plantillas 19

21 2.3. MODULO CAMPAÑAS Crear una Campaña En el panel superior ubique el módulo de campañas. Desde la barra lateral o sobre la zona de filtrado seleccione la opción nuevo Grafica 1 En la ventana que se despliega ingrese los datos de la campaña. Grafica 2 Introduzca el nombre de la campaña, ejemplo: ANDINA-PACK El campo tipo sirve para definir el tipo de campaña, estas opciones estarán disponibles posterior a una parametrizacion realizada por el administrador del sistema. Puede agregar productos a la campaña dependiendo del enfoque, sirven a nivel de información. El presupuesto se refiere al monto de inversión requerida por compras relacionadas. Las fechas de inicio y finalización se refiere al periodo de tiempo en el que se trabajara la campaña. 20

22 El objetivo de la campaña puede previamente definido y parametrizado por el administrador, ejemplo: Promoción de producto, Incrementar Clientes, etc. El grupo Objetivo: Pueden ser seleccionado a través de un filtro o grupo previamente creado. Respuestas Potenciales es equivalente al número de contactos seleccionados en el punto anterior. Expectativas de ventas: Valor de las ventas estimadas de la campaña. Escenario: desde el listado previamente podemos asignar un estado a la campaña parametrizado con anticipación, ejemplo: activo, en proceso etc. Estos estados pueden ser modificados posteriormente a la creación de la campaña. Responsable: Usuario con permisos para modificar los datos de la campaña. Al dar clic en Aceptar quedara creada la campaña Modificación de la Información de las campañas De acuerdo al avance o necesidades de las campañas esta puede ser modificada así: Desde la barra lateral o desde la parte inferior de la zona de filtrado busque la Campaña sobre el nombre presione clic derecho y la opción modificar. Grafica 3. En la nueva ventana puede modificar los campos necesarios de la campaña según la necesidad Seguimiento y medición de la Campaña Esta opción le permite visualizar de forma integral las actividades históricas o pendientes generadas de las campañas, con el fin de realizar el seguimiento de las mismas, así mismo su efectividad y/o análisis a través de las herramientas como Estadísticas o Tareas. 21

23 Ayuda en video Modulo Campañas 22

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