Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo

Transcripción

1 Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo PLAY. LEARN. GROW.

2 No dejes que tus s se conviertan en un obstáculo de tu productividad LA GESTIÓN DE TU CORREO Y TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL Tus s son una herramienta de comunicación. No deben ser un trabajo. No permitas que tus s determinen tus acciones y decisiones. Si permites que controlen tu trabajo, otros tomarán las decisiones por ti. Has sido contratado para vender, gestionar, atender clientes, investigar, supervisar. pero seguro que no has sido contratado para responder s como un robot. Necesitas recuperar el control sobre tus s. Son una herramienta a tu disposición y no al contrario. Te proponemos 14 consejos que cambiarán tu gestión de los s, y potenciarán tu productividad. Puedes encontrar más consejos, técnicas y estrategias en nuestro curso de gestión del tiempo en formato videojuego Triskelion Nunca respondas a los inmediatamente.

3 Los son un medio de comunicación asíncrono (las partes se comunican pero no simultáneamente). Esto significa que no es obligatorio contestar a un al minuto de recibirlo. Los s no están hechos para ser usados para resolver preguntas y tomar decisiones urgentes. Si este es el caso, deberías utilizar tu teléfono o hablar cara a cara. No acostumbres a tus compañeros a recibir tus respuestas inmediatamente. Se acostumbrarán a que sea así siempre. Un reciente estudio de Intel muestra que el 70 % de los s son gestionados dentro de los 6 minutos siguientes a su llegada, y un empleado medio es interrumpido cada 3 minutos haciéndole cambiar de tarea constantemente. El resultado es que cada trabajador desperdicia cerca de 6 horas a la semana debido a estas interrupciones. CIO Magazine 2. Abrir el correo no debe ser tu primera acción del día. Es muy tentador, pero debes resistirte. No hay nada peor que empezar el día leyendo tus s. Cuando lo haces, entras en un ciclo constante que durará todo el día. Si empiezas con tus s, ellos serán quienes dictarán las prioridades de tu día. Tu debes decidir cuales son tus prioridades, no otros. Decide las prioridades de tu día a primera hora de la mañana. Y después empiezas a trabajar en una de ellas. 3. Revisa tus s sólo 2 o 3 veces al día. Concéntrate en trabajar, y en completar tus tareas de tu lista de prioridades, aquellas que has decidido que son lo más importante del día. Por qué razón deberías cambiar tus prioridades porque alguien haya decidido enviarte un ? Cualquier experto en productividad te recomendaría revisar tus de 2 a 3 veces al día, una a media mañana, otra al terminar la mañana y otra durante la tarde. No pasa nada si no lees un en 2 horas. De hecho cuando estamos de viaje o en una reunión o visitando un cliente lo hacemos, y no pasa nada. 4. Cierra tu bandeja de entrada. La mayoría de la gente pasa su día revisando compulsivamente su . Haciendo esto, desperdician mucho tiempo y dificulta la concentración en el resto de tareas. Disfruta el sentimiento de estar concentrado en algo importante sin sufrir distracciones. 5. Desactiva tus alertas de nuevo mensaje. Estas alertas distraen constantemente y no te dejan concentrarte en las tareas que tienes enfrente. Nadie debería permitir que alguien, por cualquier razón, interrumpa su concentración en algo importante. Un estudio de Microsoft sobre los hábitos de los trabajadores gestionando su , demostró que una vez eran interrumpidos con una notificación de nuevo correo, tardaban 24 minutos de media en recuperar la tarea con la que estaban trabajando. Harvard Business Review. 6. Gestiona cada sólo una vez. Muy a menudo abrimos y cerramos s varias veces y no hacemos nada (sin haber tomado una decisión, sin borrarlo, sin contestarlo ). Si multiplicas el tiempo desperdiciado de esta manera por los cientos de s que recibes, te darás cuenta que esto afecta en tu productividad enormemente.

4 Si no tienes pensado hacer nada con el , para que lo abres? Una vez que abres el , debes tomar una decisión. Vas a hacer algo con el? si no, bórralo o archívalo. Si vas a tomar una decisión en torno a él rápido, hazlo ahora. Si necesitas más tiempo, conviértelo en una tarea, delégalo, crea una reunión o déjalo como lectura pendiente o sácalo de tu correo. 7. No uses tu correo como un almacén de tareas. Tu bandeja de entrada debería contener sólo los s que vas a leer o que vas a responder. Debes mover las tareas a tu To-Do-List (la lista que debería recopilar todas tus tareas pendientes). 8. Ajusta tu bandeja de entrada a tu pantalla. No acumules mas s en tu bandeja de entrada de los que tu pantalla puede mostrar (máximo 30 mensajes). Tomar decisiones sobre tus s cuando estás gestionando 20 es mucho más fácil, más rápido, y mucho más efectivo y motivador que cuando tienes que gestionar cientos de ellos. Una bandeja de entrada con cientos de s es lo mismo que una mesa desordenada. Te estresará, afectará a tu concentración y a tu productividad. Esta bandeja de entrada debe ser sólo a dónde tus correos llegan. Un punto de tránsito antes de ser movidos a su lugar correcto. Una vez que haya tomado una decisión con respecto a tu este debe desaparecer de tu bandeja de entrada. Tu inbox no es una carpeta. Tu es un software que te permite archivar temas rápida y fácilmente, así que no almacenes s innecesarios. 9. Envía menos s. Cuantos más envies, más s envíes más s recibirás. Intenta enviar sólo s relevantes. Habla directamente o comunicate por teléfono. No uses tu si puedes evitarlo. 10. Ve al grano. Puedes ahorrar mucho tiempo si escribes s breves. Vete al grano. Si puedes decirlo en 3 frases, no utilices más. 11. Desactiva tus notificaciones de redes sociales. No necesitas estar informado de cada actualización en tu muro, Al igual que las alertas de , estas son graves interrupciones que limitarán tu concentración y productividad. 12. Marca el correo no deseado inmediatamente. Siempre que recibas s comerciales marcalos rápidamente como spam. Puedes hacerlo en tan sólo un click. Una vez lo has hecho, tu filtro de correo, los identificará rápidamente como no deseados. También ayudarás a identificar s spammers lo que beneficiará a otros. Si te has suscrito previamente no lo marques como spam date de baja Date de baja en lo que no leas. Todos los blogs, Newsletters, Feeds,... que no vayas a leer están saturando tu bandeja de entrada. Date de baja de todos ellos. Puedes hacerlo uno a uno o todos a la vez con programas como unroll.me.

5 14. Define reglas de empresa con respecto a los s Si lo piensas, la mayoría de tus s son con tus compañeros de trabajo. Si tu equipo o empresa es capaz de implementar una política que regule el envío de s, todos os beneficiaréis enormemente. El uso incorrecto de s representa millones de horas desperdiciadas al año en tu empresa. Implementar una política que regule su uso es sencillo, sólo necesitas algunas reglas básicas que pueden ser negociadas y acordadas por todos. El asunto del debe ser corto y descriptivo. Debe indicar claramente de qué trata el . No debes enviar un sin asunto. Define una nomenclatura para los asuntos. Esta puede incluir abreviaciones como PTI (Para tu información) o PTR (Para tu respuesta) o FDM (Final del mensaje, cuando envías un sin cuerpo con sólo asunto) Un sólo por tema, no hables de diferentes temas en un mismo . Sé conciso en tus s. Debes ser tan concreto como puedas. El cuerpo del mensaje debe comenzar con una conclusión, pregunta o petición. Argumentos y explicaciones deben ir después. Limita el uso de etiquetas de Urgente. Reduce el uso de Reply all y evita los s masivos. Los s no deben ser usados para temas urgentes.

6 TARJETA PARA IMPRIMIR Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo by Triskelion Visita : Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo by Triskelion Visita :

7 Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo TRISKELION Puedes encontrar cientos de consejos como estos en nuestro curso en formato videojuego de gestión del tiempo y productividad personal, Triskelion. Para saber más sobre el Sistema de Productividad Personal de Triskelion que ya utilizan miles de personas en todo el mundo. Haz click AQUI SOBRE GAMELEARN Gamelearn es la empresa líder mundial en Serious Games para la formación. Pionera en el desarrollo de productos game-based learning, crea videojuegos y aplicaciones enfocadas a la gestión y mejora de habilidades directivas para la formación de empresas y particulares con las herramientas más innovadoras de gamificación. TRISKELION Curso de Gestión del Tiempo y Productividad Personal NAVIEROS Curso de Negociación y Gestión de Conflictos PACIFIC Curso de Liderazgo y Gestión de equipos BRILLIANT MEETING App Gamificada para la gestión eficaz de reuniones GAMELEARN Pioneros en Game-based learning para el desarrollo de habilidades PLAY. LEARN.GROW. Visitanos en : GUIA MAILS.indd 7 13/03/15 13:00