INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS Departamento de Proveeduría INS. PROV de mayo del 2017

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1 Máster Francisco Cordero Fallas, Jefe Departamento Proveeduría INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS PROV de mayo del 2017 Referencia: Informe para adjudicación. Contrato Directo N A17029M (2017CD M-UC) Alquiler de local para ubicar punto de servicio para el Instituto Nacional de Seguros, en la zona de Norte Pital. Vencimiento para adjudicar: 26 de mayo del Estimado Máster: I. ANTECEDENTES: Mediante orden de inicio del 01 de mayo del 2017 (folio N 00031), y solicitud SIFA N el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento solicitó la contratación citada en la referencia, para lo cual remitió la finalidad pública, justificación de la necesidad y especificaciones técnicas del cartel: Finalidad pública: Que el INS brinde los servicios en la zona de Pital, en un mejor edificio y condiciones para los clientes; manteniendo la contención de gastos y garantizando el mejor uso de los recursos institucionales. Justificación de la necesidad: La presente necesidad se desprende la solicitud de la Dirección de Operaciones según oficio DOP_ de contar con un local adecuado para instalar el Punto de Servicio de Pital. (SIC) Por lo anterior, se tramitó la presente contratación con el siguiente resultado. Página 1 de 8

2 II. OFERTA: La invitación a participar y el cartel se enviaron mediante correo electrónico del 02 de mayo 2017 (Folio N 00049) al oferente único para el concurso La Perla Pitaleña S.A. III. Justificación de Oferente Único La presente contratación se tramita de conformidad al artículo 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, inciso j) "Arrendamiento o compra de bienes únicos"; esto por cuanto la Unidad Usuaria (Departamento de Ingeniería y Mantenimiento), mediante oficio INGM del 19 de abril 2017 (folio N ), presenta como justificación lo siguiente: El local de la Perla Pitaleña S.A. cumple con todas la necesidades del INS a su vez la zona donde se encuentra es de alto tránsito comercial. Así mismo el costo del alquiler es menor al otro local y son más metros cuadrados, también se encuentra en el parámetro de costo de alquiler en la zona. Además se cuenta con el aval de todas las dependencias que se presentaron a realizar la visita al sitio (Dirección de Operaciones, Ingeniería y Mantenimiento, Mercadeo, Redes, Salud Ocupacional) IV. ANÁLISIS DE LA OFERTA: a. Desde el punto de vista formal Estudio efectuado por el Departamento Proveeduría, quienes en oficio PROV del 12 de mayo del 2017 (Folios N ), determinaron que el oferente único La Perla Pitaleña S.A. cumple con todas las condiciones formales solicitadas en el pliego de condiciones. Cuadro resumen de la oferta a la vista en el expediente (Folio N ). b. Desde el punto de vista técnico Estudio realizado por el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, mediante oficios INGM y INGM , del 15 y 16, ambos de mayo 2017 (Folios N y ) respectivamente, quienes recomiendan adjudicar la presente contratación, al oferente único La Perla Pitaleña S.A., por cumplir con las condiciones técnicas establecidas en el pliego de condiciones. Página 2 de 8

3 c. Razonabilidad de precios: INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS Para razonar los precios, el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, mediante oficios INGM y INGM , del 15 y 16, ambos de mayo 2017 y memorando del 18 de mayo 2017 (Folios N , y ) respectivamente, indicaron lo siguiente: Partida Única Precio por metro cuadrado del inmueble recomendado Precio por metro cuadrado del avalúo Diferencia Absoluta Diferencia Porcentual Alquiler Local Pital 5.000, ,33-991,33-16,54% Así las cosas, según lo señalado por la Unidad Usuaria en el detalle del método utilizado para el cálculo de la razonabilidad, se desprende que la oferta recomendada es conveniente para la Administración. V. RECOMENDACIÓN: En virtud de lo expuesto y con sustento en el artículo Nº144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, recomienda adjudicar según el siguiente detalle: Detalle Monto Costo del alquiler mensual ,00 Cuota de mantenimiento ,00 Costo Total mensual ,00 Monto del depósito de garantía (única vez) ,00 Monto máximo por los tres años ,00 VI. PRESUPUESTO: Para cubrir el costo de la adjudicación, se dispone de suficientes recursos en la solicitud SIFA N (folio N 00001) y según lo indicado por la Unidad usuaria en oficio SDSERV del 03 de mayo 2017 (folio 00054). Página 3 de 8

4 VII. NIVEL DE ADJUDICACIÓN Acorde con el Artículo 37: Límites para adjudicar y resolver los recursos, Capítulo II la Organización, funciones y responsabilidades del Departamento de Proveeduría y conformación y responsabilidad del Órgano Director, Título III Contratos Administrativos del INS del Manual de Reglamentos Administrativos, le corresponde adjudicar al Departamento Proveeduría, para lo cual el plazo legal se fijó para el 26 de mayo Atentamente, Original firmado por Hecho por: Greivin Madrigal Rojas, Analista Unidad de Contratos Directos Revisado por: Licda. Keiryn Leiva Gamboa Coordinadora Unidad de Contratos Directos Página 4 de 8

5 ANEXO N 1 ACUERDO DE ADJUDICACIÓN Contratación Directa N A17029M (2017CD M-UC) Alquiler de local para ubicar punto de servicio para el Instituto Nacional de Seguros, en la zona de Norte Pital En concordancia con las facultades conferidas por el Artículo 37: Límites para adjudicar y resolver los recursos, Capítulo II la Organización, funciones y responsabilidades del Departamento de Proveeduría y conformación y responsabilidad del Órgano Director, Título III Contratos Administrativos del INS del Manual de Reglamentos Administrativos, así como artículo Nº144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el Departamento Proveeduría con sustento en las consideraciones de orden legal y técnico dictaminadas en oficio PROV del 22 de mayo 2017, acuerda adjudicar en los siguientes términos: I. ADJUDICACIÓN Única oferta: La Perla Pitaleña S.A. Cédula: Renglón único: Servicio de alquiler de edificios (zona de Norte Pital). Folio real finca Cantidad de metros cuadrados: 188 m 2 Monto Máximo de alquiler mensual: ,00 Monto Máximo de alquiler hasta por tres (3) años: ,00 Monto depósito de garantía (única vez): ,00 Plazo de entrega del inmueble: 15 días naturales. II. CONDICIONES QUE APLICAN PARA EL ADJUDICATARIO A. Forma de Pago: La forma de pago será mensual,(mes vencido) adicionalmente para el primer pago la Administración podrá realizar el mismo, incluso dos meses de gracia, después de firmado el contrato para realizar los trabajos de remodelación para la puesta a punto del local. El Instituto Nacional de Seguros realiza la cancelación de bienes y servicios a través del sistema S.I.N.P.E; por ello el Oferente deberá indicar en su oferta el número de cuenta cliente (IBAN 22 caracteres) y el nombre del banco en el que desea sean depositados los pagos por medio de transferencia electrónica, con la sola indicación de esa información se tomará por cierta y válida y el Oferente asumirá la responsabilidad si la información proporcionada resulta incorrecta. En la tramitación del pago regirá lo dispuesto en la Ley N Página 5 de 8

6 Ofertas en moneda extranjera se cancelarán en colones al tipo de cambio de referencia para la venta del colón con respecto al dólar calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente en la fecha efectiva del pago. Para efectos de pago únicamente se tramitará las facturas cuyo desglose y monto coincidan con la adjudicación. En ese sentido para someter la factura a trámite de pago, el Adjudicatario debe detallar en la factura lo siguiente: a. Las partidas y cantidades o servicios entregados, con la indicación en cada línea del código material SIFA (del INS) que corresponde. b. Detallar en cada línea el costo unitario y total, el cual debe coincidir con la orden de compra. c. Indicar cuando corresponda, las líneas cuya entrega es parcial. d. Indicar en la factura el número de la orden de compra. B. Inicio del Contrato: Debe iniciarse en el plazo indicado en el cartel, posterior a la formalización contractual, aprobación interna o refrendo por parte de la Contraloría General de la República, notificación de orden de compra o pedido, según corresponda; salvo que por indicación del Instituto se establezca otra fecha de inicio, aspecto que se comunicará con oportunidad al Adjudicatario. Por lo tanto, el plazo de entrega, así como el régimen de responsabilidad de las partes, correrá a partir de dicho inicio, aún y cuando el Contratista no haga retiro de dicha información. Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el Adjudicatario cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza y, en los casos que se exija la constitución de la garantía de cumplimiento, ésta sea válidamente otorgada, o se hayan cancelado las especies fiscales correspondiente. Esto se dará previa notificación formal. El plazo del alquiler comenzará a regir una vez el local sea recibido de manera definitiva, se haya firmado el contrato de arriendo y el adjudicatario haya realizado la remodelación y la misma se haya recibido a satisfacción. C. Vigencia del contrato: Será por tres (3) años; de conformidad con los artículos Nº 70 al 72 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, que a la letra dicen: Artículo Nº 70 Plazo del arrendamiento: La duración del arrendamiento no podrá ser inferior a tres años. Se entenderán convenidos por el plazo de tres años, los Página 6 de 8

7 arrendamientos para los que se haya fijado el plazo de ejecución. El plazo se contará a partir del día en que el Arrendatario recibe el bien. Artículo Nº 71 Prórroga Tácita: Habrá prorroga tacita del arrendamiento cuando el arrendador no haya notificado al arrendatario, la voluntad de no renovar el contrato, por lo menos tres meses antes de la expiración del plazo original o el prorrogado anteriormente. La prorroga tacita será por un nuevo periodo de tres años, cualquiera que sea el plazo inicial del contrato o el destino del bien. Con la prorroga tacita, quedan vigentes todas las estipulaciones del contrato. Sin perjuicio de la prórroga tacita operada, las partes podrán convenir en modificar las cláusulas del contrato. Artículo Nº 72 Extinción del contrato por el Arrendatario: Salvo pacto escrito en contrario, el contrato de arrendamiento se exangüe cuando el arrendatario avisa al arrendador, con tres meses de anticipación, su voluntad de terminar el arrendamiento. La extinción del contrato no altera las responsabilidades de las partes en cuanto a los demás derechos y obligaciones nacidos del arrendamiento"... D. Revisión de precios: De conformidad con el artículo 67 de la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, inciso a) un incremento fijo anual del 10%. (folio N 00115) E. Entrega de documentos: El Adjudicatario debe entregar los siguientes documentos en el Departamento Proveeduría: 1. Especies Fiscales: Copia del entero de Gobierno que acredite el pago de las especies fiscales o en su defecto las especies respectivas. 2. Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: En caso que proceda el Adjudicatario deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se indique la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, misma que debe valida la actividad económica para la cual está concursando. Demás condiciones y características técnicas según cartel y oferta (folios N y ) recibida el 12 de mayo del 2017 Atentamente, Original firmado por Msc. Francisco Cordero Fallas Jefe Página 7 de 8

8 Anexo N 2 Detalle de presupuesto Contratación Directa N A17029M (2017CD M-UC) Alquiler de local para ubicar punto de servicio para el Instituto Nacional de Seguros, en la zona de Norte Pital Renglón Solicitud SIFA Posición Descripción Cant Monto Solicitud Monto Adjudicado Diferencia 1 Alquiler PV Pital , , ,00* Único Depósito de Garantía , ,00 0,00 *Observación: Mediante oficio SDSERV del 03 de mayo 2017, la Unidad Usuaria encargada del Servicio indicó que para la formulación del presupuesto 2018, se encuentran considerados los costos correspondientes a los locales de alquiler para los nuevos puntos de servicio. Por tanto, el monto que se visualiza en la solicitud SIFA para lo correspondiente al servicio de alquiler corresponde al monto presupuestado equivalente a lo que resta del período Página 8 de 8

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