Generales. 1. Acceso al sistema

Transcripción

1 1

2 Contenido Generales Acceso al sistema Buzón de quejas y sugerencias Recuperar contraseña Solicitudes Estados de una solicitud Estado Vo.Bo Estado Por aceptar Estado Por asignar Estado Atendiéndose Estado Histórico Informes Agregar solicitud Actividades Procesos Agrega proceso Ocupación Calendario General Asuetos Reporte de Actividades ANEXO Correo notificación de avance de solicitudes

3 Generales El sistema de flujo de trabajo de la Dirección de Educación Continua y a Distancia (DECyD) es un desarrollo propio para dar seguimiento y cumplimiento a los procesos de la Dirección, especificar las funciones de cada área y estimar la ocupación del personal. Este sistema es de uso interno y externo a la Dirección. 1. Acceso al sistema 1- Pantalla de acceso 3

4 Para ingresar al sistema es necesario contar con un usuario y una contraseña para que pueda dar seguimiento al avance de su solicitud. Para acceder ingrese su usuario y contraseña del Portal SEDUCA. Si ya cuenta con su usuario pero olvidó la contraseña, puede ingresar a la opción de Recuperar contraseña para que le llegue a su correo electrónico sus datos nuevamente. También se cuenta con la opción de buzón de quejas y sugerencias a la cual se puede acceder desde la pantalla de acceso al sistema Buzón de quejas y sugerencias El buzón de quejas y sugerencias se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de acceso al sistema. 2- Ubicación de buzón de quejas y sugerencias 4

5 Para agregar una queja o sugerencia se deben proporcionar los datos requeridos, una ves que haya completado el formulario se le pedirá que confirme los datos que ha proporcionado para luego enviarlos a la dirección de la DECyD, al final del proceso se muestra un mensaje de confirmación de que la queja o sugerencia ha sido enviada. 3 - Pantalla de buzón de quejas y sugerencias 5

6 1.2. Recuperar contraseña En caso de que necesite recuperar sus datos de acceso al sistema de flujo de trabajo existe la opción de recuperar contraseña que se encuentra ubicada en la parte inferior derecha en la pantalla de acceso al sistema. 4 - Ubicación de recuperar contraseña 6

7 Al seleccionar recuperar contraseña se muestra una página que le indica que debe introducir la cuenta de correo electrónico a la cual se le enviaran los datos necesario para acceder al sistema. 5 - Pantalla para recuperar contraseña 7

8 2. Solicitudes Al ingresar al sistema encontramos la pantalla de solicitudes ingresadas al sistema, solo podrá ver las que son: Generadas por el usuario conectado Que el usuario conectado sea responsable de alguna actividad dentro del proceso o del mismo proceso solicitado 6 - Solicitudes ingresadas en el sistema 8

9 A continuación se describen los elementos de la página principal de solicitudes 1. Nombre del usuario En la parte superior ubicará el nombre del usuario conectado. 2. Informes Envío de información del proceso por correo. 3. Agregar Opción para registrar solicitudes. 4. Procesos Presenta el listado de servicios ofrecidos por la Dirección de Educación Continua y a Distancia, cada uno formado por un listado de actividades que permiten cumplir con calidad y orden el servicio solicitado. Solo personal autorizado puede ingresar a esta sección. Actualmente hay 5 procesos disponibles a usuarios externos e internos y 5 más dirigidos solo a usuarios internos de la DECyD. 5. Ocupación Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. 6. Calendario Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. 7. Asuetos Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. 8. Reporte de actividades Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo. 9.? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. 10. Salir Salir del sistema. 9

10 Cada renglón de la lista de actividades muestra los siguientes datos de las solicitudes: 1. Id: numero consecutivo que identifica a cada solicitud 2. Descripción: 3. Fecha: Fecha de creación de la solicitud 4. Solicitante: nombre del usuario que elaboró la solicitud 5. Proceso: proceso al que pertenece la solicitud 6. % Avance: avance que mostrará los colores verde, amarillo y rojo de acuerdo al seguimiento 7. Sig. Act.: fecha de la siguiente actividad a atender Para consultar una solicitud basta con dar un clic sobre la misma Estados de una solicitud En la pantalla principal se muestran las solicitudes clasificadas por el estado en el que se encuentren. Al seleccionar la pestaña de algún estado, ésta cambiara de color indicando que se encuentra en dicho estado. A continuación se describen los estados. 7- Estados de la solicitud 10

11 Estado Vo.Bo. El estado Vo.Bo. solo aparece para los jefes de departamento y los empleados de la DECyD que han agregado alguna solicitud. En este estado los jefes de departamento pueden ver las solicitudes que han sido agregadas por los empleados que están a su cargo. (ver imagen 8) La siguiente tabla describe las acciones que pueden realizar las distintas partes que intervienen en estado de la solicitud. Acepta Cancela Correo Jefe Solicitante Jefe Proceso Director Solicitante 8- Detalle de solicitud en Vo.Bo. 11

12 Estado Por aceptar En este estado el jefe del proceso y el director de la DECyD visualizan las solicitudes que están pendientes por aceptar, según sean solicitudes internas o externas. El solicitante puede ver las solicitudes que agrego y que están pendientes de ser aceptadas. (ver imagen 8) Los jefes de departamento pueden ver las solicitudes de sus empleados. La siguiente tabla describe las acciones que pueden realizar las distintas partes que intervienen en estado de la solicitud. Jefe Solicitante Jefe Proceso Director Solicitante Acepta Cancela Correo Procesos internos Procesos externos 12

13 Estado Por asignar El jefe del proceso y el director asignan fechas y responsables a las actividades de la solicitud. La asignación se da siempre y cuando el jefe del proceso de clic en el botón Asignar del menú de las actividades. El jefe del proceso, el director y el solicitante pueden cancelar la solicitud. Al seleccionar alguna solicitud en este estado se carga la pantalla con el detalle de la solicitud. 9 - Detalle solicitud por aceptar Las opciones resaltadas con un ovalo en la imagen se describen a continuación. 1. Detalle: muestra el detalle de la solicitud. 2. Actividades: muestra la lista de actividades de la solicitud. 3. Cancelar: cancela la solicitud. Opción disponible para el director, el jefe del proceso y el solicitante 13

14 4. Correo: la herramienta de correo en este estado permite enviar correo electrónico a las siguientes figuras: Dirección de Educación Continua y a Distancia Departamento de Tecnologías para la Educación Coordinación de Educación a Distancia Responsable del proceso Usuario Al dar clic en el botón Actividades se muestra la pantalla de actividades como se muestra en la siguiente imagen Lista de actividades solicitud por aceptar Las opciones resaltadas con un ovalo en la imagen se describen a continuación. 1. Detalle: muestra el detalle de la solicitud. 2. Actividades: muestra la lista de actividades de la solicitud. 3. Figuras: muestra una ventana en la que se pueden elegir los responsables por cada figura participante en la solicitud. Esta opción solo está disponible para el jefe del proceso y el director (ver imagen 10) 4. Guardar: guarda los cambios de fecha y responsables de las actividades, pero no se considera como asignación definitiva de fechas y responsables. 5. Asignar: asigna fechas y responsables a las actividades. 14

15 11 - Figuras responsables de las actividades Estado Atendiéndose Una vez que se han asignado fechas y responsables a una solicitud pasa al estado Atendiéndose en el que los responsables de las actividades suben sus evidencias en las fechas y orden asignado. Las evidencias son evaluadas por el jefe del proceso, quien da su Vo.Bo. poniendo automáticamente la actividad al 100% o quien la rechaza poniendo la actividad al 50% con posibilidad de agregar un comentario con las observaciones correspondientes para el responsable de la actividad rechazada. El director, el jefe del proceso, el solicitante y todos los responsables de las actividades pueden ver las solicitudes en las que participan. Al seleccionar alguna solicitud en este estado se carga la pantalla con el detalle de la solicitud. 15

16 12 - Detalle solicitud por aceptar Las opciones resaltadas con un ovalo en la imagen se describen a continuación. 5. Detalle: muestra el detalle de la solicitud. 6. Actividades: muestra la lista de actividades de la solicitud. 7. Cancelar: cancela la solicitud. Opción disponible para el director, el jefe del proceso y el solicitante 8. Correo: la herramienta de correo en este estado permite enviar correo electrónico a las siguientes figuras: Dirección de Educación Continua y a Distancia Departamento de Tecnologías para la Educación Coordinación de Educación a Distancia Responsable del proceso Usuario Todos los responsables de las actividades cuyo porcentaje sea menor de 100% 16

17 Estado Histórico Se listan las solicitudes canceladas y terminadas, son visibles para el director, el jefe del proceso, el solicitante y los responsables de las actividades. En la siguiente imagen se muestra el detalle de una solicitud cancelada, además de un comentario que describe el motivo de la cancelación y el botón de Actividades que muestra el listado de las actividades Solicitud cancelada El detalle de una solicitud terminada aparece como en la siguiente imagen donde las únicas opciones disponibles serán Detalle y Actividades para poder visualizar la lista de actividades que se realizaron y regresar al detalle de la solicitud. 17

18 14 - Detalle solicitud terminada 3. Informes Pantalla en la que se consulta o se agrega el detalle de una solicitud, podrá ser modificado hasta antes de ser aceptada por la Dirección Pantalla de enviar informes de procesos 18

19 Los botones disponibles en esta pantalla son Limpiar, borra los datos que se hayan ingresado en el formulario sin enviar nada. Enviar, una vez que se hayan proporcionado los datos se enviara un corro electrónico a la persona que solicito la información y se mostrará una mensaje de confirmación de envío de informes. En caso de que no cuente con usuario del Portal SEDUCA, un usuario con acceso al sistema podrá generarle un usuario, para esto deberá ingresar los datos solicitados en el apartado de informes y con esto le llegará un correo electrónico con una clave de usuario y una contraseña para acceder al sistema y dar seguimiento a sus solicitudes. Datos de quien solicita informes para envío de información: Correo electrónico (dato obligatorio) Nombre (dato obligatorio) Apellido paterno (dato obligatorio) Apellido materno (dato obligatorio) Usuario (dato obligatorio, para nuevos usuarios introducir número de cuenta, usuario de correo electrónico o RFC) Teléfono (dato obligatorio) Instancia (dato obligatorio) Proceso que se enviará (dato obligatorio) 19

20 4. Agregar solicitud Pantalla en la que se consulta o se agrega el detalle de una solicitud, podrá ser modificado hasta antes de ser aceptada por la Dirección Agregar solicitud 4.1. Detalle para agregar una solicitud Datos del proceso: Nombre (dato obligatorio) Responsable de las actividades, de acuerdo al proceso Departamento que da seguimiento, de acuerdo al proceso 20

21 Información de la solicitud: Id, consecutivo Externo (al checar ésta casilla se indica que la solicitud se registrará con un usuario distinto al usuario en sesión ) Usuario solicitante Fecha de registro (dato obligatorio) Instancia (dato obligatorio) Descripción del servicio (dato obligatorio) Adjuntar oficio (dato obligatorio) Detalle (a usarlo en caso que el usuario lo necesite) Adjuntar anexo (opcional) Estado de la solicitud, puede ser: o Vo.Bo o Por Aceptar o Por asignar responsables o Atendiéndose o Terminada o Cancelada Los estados se vieron más afondo en el punto 2.1 En caso de ser requerido en el proceso, mostrará un calendario donde se seleccionan las fechas requeridas para el servicio. Fechas: Disponibles Listas para reservar un servicio Reservadas Servicios pendientes de aceptar por la Dirección Ocupadas Seleccionadas para servicios Matutino Servicio requerido de 9 a 3 Vespertino Servicio requerido de 5 a 8 21

22 5. Actividades En las actividades de la solicitud resaltan en color verde claro las que puede modificar Pantalla de actividades Datos de la actividad: #: numero de actividad de acuerdo al proceso Descripción: descripción de la actividad Inicio: fecha de inicio de la actividad Término: Fecha de término de la actividad Responsable: responsable de atender y registrar la evidencia de la actividad Evidencia: evidencia registrada 22

23 %: porcentaje de avance de la actividad, cuando el responsable sube la evidencia sube a 95% y cuando es revisada por el Jefe del Departamento y aceptada se agrega el 5% restante llegando al 100%. En caso de que no sea válida la evidencia el Jefe rechaza la evidencia, el porcentaje baja a 50%, deja un comentario que llega al responsable de la actividad para que suba una evidencia válida para lograr el 100% requerido. Pre: Numero de la actividad que precede a cada actividad. Menú en vista Actividades: Imprimir Genera documento en formato PDF de las actividades de la solicitud Detalle Muestra el detalle de la solicitud Actividades Muestra las actividades de la solicitud Figuras Abre una ventana que permite modificar el responsable de las actividades por instancias Guardar Guarda fechas, responsables y evidencias de las actividades 23

24 6. Procesos Presenta el listado de servicios ofrecidos por la Dirección de Educación Continua y a Distancia, cada uno formado por un listado de actividades que permiten cumplir con calidad y orden el servicio solicitado. Solo personal autorizado puede ingresar a esta sección. Actualmente hay 5 procesos disponibles a usuarios externos e internos y 10 más dirigidos solo a usuarios internos de la DECyD. 24

25 Informes Agregar Ocupación Calendario Asuetos Reporte de actividades Envío de información del proceso por correo. Opción para registrar procesos. Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo.? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. Salir Salir del sistema En esta pantalla muestra la información del proceso: Id consecutivo Nombre del proceso Responsable para el seguimiento Departamento donde se da el servicio Para consultar un proceso basta con dar un clic sobre el mismo. 25

26 7. Agrega proceso Pantalla en la que se consulta o se agrega el detalle de un proceso. 26

27 Informes Agregar Ocupación Calendario Asuetos Reporte de actividades Envío de información del proceso por correo. Opción para registrar procesos. Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo.? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. Salir Solicitudes Detalle Actividades Guardar Salir del sistema Si esta en Procesos cambia a Solicitudes Si esta en actividades le muestra el detalle Si esta en el detalle le muestra actividades Graba los cambios realizados DETALLE Datos del proceso: Nombre (obligatorio) Descripción (obligatorio) Departamento que libera actividades (obligatorio) Responsable del proceso (obligatorio) Guía del proceso (obligatorio) Oficio (obligatorio) Anexos (si lo desea el usuario) Requiere calendario para identificar la fecha de cumplimiento del servicio Color del proceso que identificará las fechas de servicios en el calendario general Confirmar fechas seleccionadas para el servicio cuando se cumpla esta actividad Última revisión, fecha del último cambio en el proceso Publicado a los usuarios para que realicen solicitudes de ese proceso, al estar publicado podrá hacer cambios únicamente el jefe del departamento responsable 27

28 ACTIVIDADES Datos de la actividad: #: numero consecutivo de la actividad Actividad: descripción de la actividad Pre: numero de actividad que precede Días: días que dura la actividad Responsable: cargo responsable de atender la actividad Instancia: Instancia del responsable de la actividad Evidencia: tipo de evidencia, los tipos pueden ser los siguientes: 28

29 Archivo Cualquier tipo de archivo que indique el término de la actividad Lista de verificación Deberá marcar cada una de las tareas de esta lista hasta completar el porcentaje en las fechas programadas Envío de correo Formato de un correo electrónico, que puede incluir anexos, listo para enviarse como parte de la actividad Correo recibido Indica que algún correo fue recibido como evidencia de la actividad 29

30 Realizada Solo indicará si se realizó la actividad Vínculo Dirección web al que deberá tener acceso para completar la actividad En cada actividad tiene las siguientes opciones: Modificar Agregar Eliminar Grabar los cambios Cancelar la modificación 30

31 8. Ocupación Muestra en un calendario al personal de la DECyD que tiene actividades asignadas en algún proceso. Informes Agregar Procesos Envío de información del proceso por correo. Opción para registrar procesos. Presenta el listado de servicios ofrecidos por la Dirección de Educación Continua y a Distancia, cada uno formado por un listado de actividades que permiten cumplir con calidad y orden el servicio solicitado. Solo personal autorizado puede ingresar a esta sección. Actualmente hay 5 procesos disponibles a usuarios externos e internos y 5 más dirigidos solo a usuarios internos de la DECyD. 31

32 Ocupación Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. Calendario Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Asuetos Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Reporte de actividades Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo. Regresar Lo remite a la lista de solicitudes? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. Salir Salir del sistema Seleccionar todos Selecciona a todos los empleados para ver sus actividades. Flecha izquierda Carga el mes anterior Flecha derecha Carga el siguiente mes Mes Selecciona el mes que desea consultar Año Selecciona el año que desea consultar 32

33 9. Calendario General Muestra en un calendario las solicitudes que se están atendiendo. Informes Agregar Procesos Ocupación Envío de información del proceso por correo. Opción para registrar procesos. Presenta el listado de servicios ofrecidos por la Dirección de Educación Continua y a Distancia, cada uno formado por un listado de actividades que permiten cumplir con calidad y orden el servicio solicitado. Solo personal autorizado puede ingresar a esta sección. Actualmente hay 5 procesos disponibles a usuarios externos e internos y 5 más dirigidos solo a usuarios internos de la DECyD. Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes 33

34 de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. Calendario Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Asuetos Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Reporte de actividades Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo. Regresar Lo remite a la lista de solicitudes? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. Salir Salir del sistema Seleccionar todos Selecciona a todos los procesos para ver sus solicitudes. Deseleccionar todos Deselecciona a todos los procesos para ver sus solicitudes. Flecha izquierda Carga el mes anterior Flecha derecha Carga el siguiente mes Mes Selecciona el mes que desea consultar Año Selecciona el año que desea consultar 34

35 10. Asuetos Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Informes Agregar Procesos Ocupación Calendario Asuetos Reporte de actividades Envío de información del proceso por correo. Opción para registrar procesos. Presenta el listado de servicios ofrecidos por la Dirección de Educación Continua y a Distancia, cada uno formado por un listado de actividades que permiten cumplir con calidad y orden el servicio solicitado. Solo personal autorizado puede ingresar a esta sección. Actualmente hay 5 procesos disponibles a usuarios externos e internos y 5 más dirigidos solo a usuarios internos de la DECyD. Muestra un calendario con las fechas en que los integrantes de cada departamento tienen alguna actividad por realizar. Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Muestra un calendario donde se configuran los días de asueto y los días laborables para disponibilidad de las solicitudes, pueden ser cambiados por el administrador del sistema. Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en 35

36 determinado tiempo. Regresar Lo remite a la lista de solicitudes? (Ayuda) Muestra descripción de las opciones de flujo de trabajo, la opción para descargar el manual, el instalable del Adobe Acrobat Reader y la guía para la firma digital. Salir Salir del sistema Flecha izquierda Carga el mes anterior Flecha derecha Carga el siguiente mes Mes Selecciona el mes que desea consultar Año Selecciona el año que desea consultar 11. Reporte de Actividades Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo. 36

37 Agregar Enviar información Procesos Ocupación Calendario Asuetos Reporte de actividades Regresar Salir Desde Hasta Seleccionar todos Generar reporte Opción para registrar solicitudes Envío de información del proceso por correo Muestra los procesos de la DECyD. Muestra en un calendario al personal de la DECyD que tiene actividades asignadas en algún proceso. Muestra un calendario con las fechas en las que se tienen solicitudes programadas. Calendario que muestra los días de asueto y los días laborables. Se genera archivo de Word con las actividades de las solicitudes que el personal de la DECyD atiende en determinado tiempo. Lo remite a la lista de procesos Salir del sistema Fecha de inicio del reporte. Fecha de término del reporte. Selecciona todos los empleados del departamento Genera el reporte de las fechas y empleados seleccionados. ANEXO Opciones Agregar Enviar información Solicitudes Procesos Ocupación del personal Calendario general Actividades por periodo Días de asueto Salir Opción para registrar procesos Envío de información del proceso por correo Si esta en Procesos cambia a Solicitudes Si esta en Solicitudes cambia a Procesos Muestra en un calendario al personal de la DECyD que tiene actividades asignadas en algún proceso. Muestra en un calendario las solicitudes que se están atendiendo. Actividades realizadas en un periodo de tiempo seleccionado por área o general Días en los que se evita programar eventos Salir del sistema 37

38 Perfiles Opciones Dirección Coordinación Jefatura Resp. Resp. Usuario Prc. Act. Acceso Recuperar contraseña Registro usuario Procesos Propios y Consulta y Consult no no a liberados liberados Consulta Ocupación del personal X X X Calendario general X X Reporte de actividades por X X periodo Agregar solicitud Envío información SOLICITUDES Por aceptar De sus DECyD procesos X X X Por asignar De sus responsables procesos X X X Atendiéndose De sus procesos X Propias Propias Terminada Depto. X Propias Canceladas X X X X ACTIVIDADES: modifica # consecutivo X X X X X X Descripción X X X X X Inicio X X X Término X X X Responsable X X X Evidencia Propias Propias Propias % porcentaje Automátic o Automático Automátic o Automátic o Automá tico Automáti co 38

39 Correo notificación de avance de solicitudes. Este correo se envía automáticamente por la madrugada de los días laborales al director, jefes de procesos y responsables de las actividades, en caso de existir solicitudes con avance de color distinto al Verde Notificación de avances Al director se le notifica las solicitudes en el estado Atendiéndose cuyo avance esta en color Rojo y el nombre del responsable de la actividad. Al jefe del proceso se le notifican las solicitudes en el estado Atendiéndose correspondientes a sus procesos cuyo avance esta en color Amarillo y Rojo. Al responsable de la actividad se le notifican aquellas solicitudes en el estado Atendiéndose cuyo avance esta en color Amarillo o Rojo. 39