Mitos, escollos y realidades del software Configurar, Establecer el precio, Cotizar

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1 Mitos, escollos y realidades del software Configurar, Establecer el precio, Cotizar Edición del usuario de Salesforce.com para los compradores Todos sabemos que es difícil seleccionar e implementar un software empresarial. Sin embargo, CPQ tiene una reputación igualmente mala, si no es peor, por implementaciones fallidas. El mercado CPQ: 1. Está plagado de implementaciones fallidas de CPQ 2. Los costos finales totales para implementar soluciones son mucho más altos que los proyectados 3. La implementación es mucho más difícil de lo que se muestra en los demos del proveedor Por qué? La razón única y principal de que se den las implementaciones fallidas es la arquitectura obsoleta del software. Lea esta invaluable guía para los clientes de salesforce.com que quieren comprar el software para configurar, establecer el precio, cotizar (Configure Price Quote, CPQ). Este documento destaca los mitos del mercado comúnmente generalizados y le indica cómo exponer los escollos antes de comprar su software CPQ APTTUS 1 APTTUS Corporation apttus.com EE. UU.: =1 (650) EMEA: +44 (0)

2 Evitar arquitecturas obsoletas de software Muchos productos CPQ fueron diseñados para modelos de software antiguos. La demanda actual de funcionalidad mejorada requiere que la arquitectura original de los productos sea capaz de facilitar estas adiciones. Tal como la remodelación de una casa antigua, si descuida la infraestructura fundamental, y elige no renovar los cimientos, las tuberías y encargarse de las termitas que el dueño de casa no puede ver, la remodelación final podría verse cosméticamente atractiva con su nueva y brillante pintura, pero las estructuras y componentes cruciales debajo de esta superficie pulida se traerán problemas para la casa y ocasionarán reparaciones costosas. Construir una casa enteramente nueva desde cero con una moderna arquitectura y abordar todas las necesidades de código actuales asegurará un entorno eficaz, flexible y confiable Las arquitecturas antiguas ocasionan una necesidad de tener soluciones temporales de código personalizado debido a una funcionalidad insuficiente, a menudo consumiendo tiempo y recursos cuando se realizan implementaciones. Esto ocasiona marcos de tiempo extendidos y costos adicionales. Las arquitecturas antiguas suelen requerir sustancialmente más infraestructura de IT para hacer funcionar el producto que se vuelve caro. Los juegos de herramientas para administrar los productos son obsoletos y por lo tanto difíciles de usar y ocasionan plazos de tiempo prolongados. Estas limitaciones hacen que en última instancia la herramienta sea inútil para el usuario y se abandone la implementación. Resumen de los mitos Mito Realidad Las aplicaciones CPQ son fáciles de usar y simples de configurar La mayoría de aplicaciones CPQ no están diseñadas para tratar con la complejidad requerida, y la administración de las aplicaciones es una pesadilla. Automatizar el proceso de cotización solo es suficiente para alcanzar sus objetivos Las cotizaciones usualmente terminan en un contrato. Las cotizaciones y los contratos están interconectados y usted necesita ambas soluciones para alcanzar una implementación completa y exitosa. No existen costos adicionales diferentes de los que el proveedor me cotizó Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos costos escondidos. Conózcalos APTTUS 2

3 Todas las aplicaciones CPQ de AppEchange funcionan de la misma manera con Salesforce No lo hacen. Las aplicaciones originales de salesforce. com se comportan de una manera muy diferente y deben ser su opción preferida si le gusta la plataforma de Salesforce. Vale la pena pagar una prima por el software CPQ La mayoría de sistemas le pueden brindar lo que necesita. Siempre que el sistema pueda cubrir sus requerimientos y se hayan diseñado bien, el costo será bajo. Las implementaciones son rápidas y de rápida materialización Como resultado de las arquitecturas defectuosas y la necesidad de un código personalizado, las implementaciones pueden ser largas y costosas. Las aplicaciones CPQ son fáciles de usar y simples de configurar La mayoría de aplicaciones CPQ no se diseñaron para tratar con la complejidad de los requisitos de cotización actuales. El resultado: administración difícil y funcionalidad poco intuitiva. A menudo las aplicaciones CPQ parecen fáciles de configurar y usar. Desafortunadamente esta no es la realidad. Las herramientas pueden parecer fáciles de usar, pero terminan tomando muchos más clics, introducen complejidades en la interfaz del usuario y están mal estructuradas. Configurar es aún peor. Las herramientas no se diseñaron apropiadamente y la mayoría de códigos personalizados a menudo deben escribirse, incluso solo para configurar una plantilla de documento. La realidad es que la mayoría de aplicaciones CPQ se diseñaron hace muchos años para tipos de casos de uso muy diferentes. Y como el proveedor se ha dado cuenta que sus herramientas tenían funcionalidad inadecuada, la funcionalidad se agregó sobre la marcha sin una arquitectura que estuviera diseñada para favorecer la funcionalidad agregada. El resultado: la configuración de la aplicación es altamente compleja. Los clientes de Salesforce se han acostumbrado a esperar herramientas de administración que son accesibles para los usuarios no técnicos. La realidad es que las herramientas de la sencilla interfaz del usuario para arrastrar y soltar a menudo no están disponibles, y algunos proveedores requieren que los ingenieros escriban códigos con el fin de configurar la aplicación. De hecho, por cada proveedor, 2013 APTTUS 3

4 se requieren tres lenguajes distintos para configurar la aplicación. Esto significa que usted necesita tener ingenieros que deben aprender los lenguajes de programación de propiedad exclusiva. El indicador principal de esta deficiencia es el precio y la duración de la implementación. Es simple: si los costos de implementación son altos y la implementación es larga, la herramienta es una solución de códigos personalizados que será difícil de mantener y que no será flexible para sus necesidades. Asegúrese de que las herramientas de configuración cuenten con el paradigma de arrastrar y soltar Haga que el proveedor cree una cotización o propuesta desde cero durante la demostración. Sin configuraciones previas y sin volver a usar plantillas antiguas. Esto expondrá el hecho de que incluso se necesita configurar un código personalizado de plantilla. Deles la plantilla de cotización al momento de la demostración y pídales que la modelen. Asegúrese de que su equipo informático no deba aprender ningún nuevo lenguaje de programación Pregunte sobre los lenguajes de software necesarios C++, Java, Java Script, Perl, Python, HTML, SOAP, y WSDL o lenguajes específicamente de propiedad exclusiva únicos para la herramienta que se deben aprender, por ejemplo, BML, BMQL Pregunte sobre implementaciones fallidas Hay muchas implementaciones fallidas. Haga una búsqueda en Google sobre el proveedor y escriba demanda. Hable con clientes que lo abandonaron Si no comparten voluntariamente uno, haga una búsqueda en Google y escriba el nombre del proveedor y demanda. Automatizar el proceso de cotización solo es suficiente para alcanzar sus objetivos Casi todos los procesos de cotización ocasionan en un contrato o la necesidad de consultar los datos del contrato. Asegúrese de contar con la capacidad de contratación completa sino terminará con soluciones temporales manuales. Las cotizaciones, una vez aceptadas por su cliente, requieren un contrato para completar el proceso. A menudo las cotizaciones por sí mismas necesitan acceder a los datos del contrato, 2013 APTTUS 4

5 especialmente si se trata de un cliente de base instalada a quien le está vendiendo más productos o servicios. Sin un sistema de contrato, el usuario accederá de forma manual a los datos del contrato y los objetivos de automatización del proyecto se silenciarán. Muchos proveedores de CPQ ofrecen una pantalla con datos del contrato, pero estos no son sistemas de gestión de contratos verdaderos. Asegúrese de que haya un sistema de gestión de contratos verdadero disponible así como una herramienta integral sin problemas. Asegúrese de que la herramienta CPQ también tenga la capacidad completa de Gestión del ciclo de vida del contrato Sin contratos usted no tendrá una visión de la base instalada. Así también para clientes nuevos en la red, usted hará el proceso de cotización más eficaz, pero volverá ineficaz el proceso de contratación, frustrando el propósito del proyecto. Asegúrese de que el proveedor tenga al menos 30 implementaciones de la gestión del contrato de manera que el producto de gestión del contrato sea maduro. No existen costos adicionales diferentes de los que el proveedor me cotizó Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos costos escondidos. Asegúrese de comprenderlas todas. Pueden haber muchos costos escondidos para productos CPQ e implementaciones. Frecuentemente lo usted ve en una demostración de producto no es lo que le están cotizando. Se puede hacer un alcance restringido de las implementaciones, y cuando lo repasa, comienzan a aparecer todos los adicionales, aumentando enormemente los costos de implementación. Y finalmente puede haber muchas otras opciones de las que no está al tanto, que pasan a ser importantes luego y por las que se deberá pagar. Algunos de los costos escondidos a observar están resaltados a continuación: Funcionalidad La licencia cotizada refleja lo que usted vio en la demostración? Los proveedores tienen diferentes ediciones. Una edición básica tendrá una funcionalidad diferente a una edición profesional o para empresa. Asegúrese de saber lo que quiere. Si quiere móvil, probablemente necesitará una edición para empresa o ilimitada APTTUS 5

6 Cajas de arena Se incluyen las ambiente de prueba? De no ser así, cuánto cuestan? Un adicional muy común. Actualizaciones Vio cómo se aplican las actualizaciones? Si una solución no es nativa de Salesforce, las actualizaciones afectarán su integración con Salesforce, sin importar lo que le digan. Pídales que se comprometan mediante contrato a realizar las actualizaciones sin costo. Consistencia de datos Cómo mantengo mis aprobaciones de CPQ y Salesforce sincronizadas? Si están en sistemas separados, es necesaria una integración especial, otro costo adicional. Implementaciones Asegúrese de que el alcance es exactamente lo que necesita. Adjunte su documento de requerimientos a la Declaración de trabajo (SOW) para que no haya dudas. Muchos sistemas no son de múltiples inquilinos, lo cual significa que cada instancia de la aplicación se mantiene por separado, contra una aplicación de una sola instancia con múltiples inquilinos (esto es lo que salesforce.com hace). Debido a que estos sistemas no son de múltiples inquilinos, múltiples infraestructuras de hardware (servidor de aplicación, servidor de base de datos, servidores web, etc.) se deben mantener para cada instancia del cliente. Cuando se aplica una actualización a una solución de un solo inquilino, el proceso de actualización lleva tiempo y es laborioso (tanto para el cliente como para el proveedor). Usualmente, una vez que se ha implementado una actualización a cada cliente, es hora de comenzar nuevamente. Las aplicaciones CPQ en AppExchange de Salesforce trabajan de la misma manera con Salesforce Algunas son aplicaciones integradas y algunas son aplicaciones nativas. Las aplicaciones CPQ para clientes de salesforce.com trabajan en muchas formas diferentes. Fundamentalmente hay dos tipos generales de aplicaciones que trabajan con Salesforce. 1. Aplicaciones integradas de AppExchange 2. Aplicaciones NATIVAS de Salesforce.com 2013 APTTUS 6

7 Las aplicaciones integradas de AppExchange no son nativas y usan su propia infraestructura para correr sus aplicaciones. Los datos salen de salesforce.com y van al centro de datos. Esto significa: Se debe desarrollar y mantener la integración Las rutinas de movimiento pueden tener múltiples puntos de falla No puede usar la interfaz de usuario de salesforce.com para todo el proceso No puede usar la interfaz de usuario de salesforce.com para administración No puede usar los perfiles de seguridad de salesforce.com No puede usar los procesos de aprobación de salesforce.com Cualquier personalización debe recibir mantenimiento ya sea por parte del proveedor y/o el cliente. Cuando Salesforce cambia (nuevas entregas), las personalizaciones pueden ser una pesadilla. Sincronizar sus aprobaciones en Salesforce y el sistema CPQ también es una pesadilla. La infraestructura de alojamiento puede no ser de la misma calidad que Salesforce, es decir, SAS 70 TypeII, etc. Por el contrario, una aplicación NATIVE de salesforce.com significa: Tiene disponible el más alto nivel de integración con salesforce.com, se encuentra dentro de su instancia de Salesforce, no dejando nunca el entorno No hay movimiento de datos; sus datos permanecen dentro de salesforce.com Puede usar la interfaz de usuario de salesforce.com para todo el proceso CPQ Puede usar la interfaz de usuario de salesforce.com para administración Puede usar los perfiles de seguridad de salesforce.com Puede usar el proceso de aprobación de salesforce.com Cualquier personalización se configura, no codifica, y por tanto se mantiene como cualquier otra aplicación de Force.com. Las aprobaciones están sincronizadas porque usan el mismo motor de aprobación. Utilice primero una selección NATIVA de Salesforce si puede elegir Estas soluciones son tal cual si Salesforce las hubiera escrito. Misma instancia, misma base de datos y lo mismo en todo. Sin riesgos APTTUS 7

8 Vale la pena pagar una prima por el software CPQ No, la mayoría de productos tienen la funcionalidad que usted necesita Sorprendentemente, hay una amplia disparidad entre el precio de las soluciones y aun así la funcionalidad es mayormente la misma. Las arquitecturas variarán ampliamente pero la funcionalidad va a la par. El precio se basa en dos variables: la estructura de costo de los proveedores y la competencia. Así que, por qué hay tanta disparidad entre los precios de las soluciones? Debido a las arquitecturas de las aplicaciones y las estructuras de costo de entrega. Las mayores variables son la infraestructura necesaria para hacer correr las aplicaciones y la implementación (tiempo de las personas) para configurar o codificar el sistema. Las soluciones que son de múltiples inquilinos tienen un menor costo porque el hardware y software requeridos para soportar cada instancia (producción/prueba/desarrollo) son usados por múltiples inquilinos, tal como salesforce.com Esto resulta en un costo de computación total mucho menor y por tanto un menor precio para el cliente. Las soluciones que tienen un elevado precio tienen una infraestructura de un solo inquilino y de elevado precio. Las soluciones que no tienen herramientas de administración simples de señalar y hacer clic como Salesforce son mucho más costosas de implementar y mantener. Las soluciones de codificación rígida toman tiempo y tienden al error, lo cual causa más trabajo. Muchas soluciones necesitan que el código esté escrito para implementarlo. Las soluciones que no son nativas de salesforce.com requieren integración con salesforce. com. El proveedor y/o cliente tienen que mantener la integración, lo cual aumenta el costo. Las soluciones NATIVAS de salesforce.com serán más baratas Dado que ya está pagando a salesforce.com por infraestructura de alojamiento, no pague a alguien más por otra infraestructura informática si no tiene que hacerlo. Pregunte si es necesario un código personalizado para algo Específicamente para crear plantillas de cero, para establecer flujos de trabajo o para establecer cualquier cosa APTTUS 8

9 Asegúrese de que cualquier integración prehecha funcione para usted. Es posible que cualquier integración con salesforce.com u otro sistema no funcione para su escenario específico. El proveedor podría decirle que funcionará para usted, pero usted no lo sabrá hasta que haya comenzado la implementación. La mejor recomendación es probar la integración para asegurarse de que funciona para su caso. Tenga cuidado con una cotización con implementación barata: puede tener muchas órdenes de cambio en el camino Algunos proveedores brindan cotizaciones de implementación que son mucho menos de lo que en realidad se necesita. Usted debe comparar manzanas con manzanas en el trabajo que se va a realizar para múltiples soluciones. Obtenga una cotización fija de ser posible. Asegúrese de ser autosuficiente después de la implementación Sin herramientas administrativas simples de usar, usted dependerá del proveedor para cambios futuros. Esto aumenta los costos significativamente en el tiempo. Evite este escenario investigando concienzudamente las herramientas administrativas y preguntando si el soporte está incluido con la aplicación. Las implementaciones son rápidas y de rápida materialización La mayoría de implementaciones toman de meses a años y sobrepasan significativamente los presupuestos originales La mayoría de implementaciones CPQ toman muchos meses, si no acaso años y sobrepasan significativamente los presupuestos originales. Desafortunadamente, el espacio CPQ es por mucho una víctima del paradigma del sistema grande. Muchos proveedores de CPQ prometen implementaciones rápidas y de materialización veloz. Desafortunadamente, esto está muy lejos de la realidad. Nuevamente, las arquitecturas pobres dan como resultado una configuración de sistema compleja y las deficiencias en los productos dan como resultado un código personalizado, y por tanto las implementaciones son costosas y toman tiempo. Una administración de aplicación compleja que requiere codificación en lugar de señalar y hacer clic aumentará los ciclos de implementación. Los sistemas también requieren integración con sistemas comunes como Single Signon, ERP, Administración de documentos o sistemas de legado. Las aplicaciones nativas de salesforce.com pueden no requerir estas integraciones porque usualmente ya existen para CRM de salesforce.com APTTUS 9

10 Revise fuentes de referencia independientes Hay muchas fuentes independientes para referencias de puerta trasera como la AppExchange, blogs y los grupos de usuarios de salesforce.com que le permitirán encontrar más referencias confiables. Pida una sesión práctica en un entorno sin personalizaciones Esto expondrá varios puntos administrativos que se pueden cubrir durante los demos de administración, como la codificación de plantillas, aprobaciones, etc. Pida ver cómo se realizan las integraciones La mayoría de proveedores de CPQ no cuentan con adaptadores para sistemas principales como salesforce.com. Las integraciones son usualmente únicas porque el proveedor muy probablemente cobre por un código que ha sido desarrollado y usado para otros clientes. Pida una cotización fija Si un proveedor no está preparado para ofrecer una cotización fija, entonces no están respaldando sus cifras de implementación. El diablo está en los detalles Asegúrese de comparar los entregables de artículo de línea de cada proveedor. Resalte las diferencias y pregunte por qué le cobran más por cada línea. La cotización fuera de línea es muy importante Vivimos en un mundo conectado y la complejidad y gasto en aumento de la cotización fuera de línea muchas veces no vale la pena. Algunos proveedores tratarán de hacer de esta una funcionalidad genial, incluso cuando la funcionalidad no es práctica por muchas razones: 2013 APTTUS 10

11 Vivimos en una sociedad conectada Cómo se asegura un usuario de que están usando los datos de precio más recientes? Mantener una estrategia de escritorio es costoso y complejo Esta funcionalidad no es relevante principalmente porque vivimos en una sociedad conectada. Los usuarios pueden incluso conectarse al Internet en los aviones. La realidad es que muy pocas compañías usan esta funcionalidad en ninguna medida hoy en día. Habilitar esta funcionalidad aumenta los costos sustancialmente al tener que mantener un catálogo de productos y precios en el dispositivo de cotización. Usted emplea una estrategia de empujar o jalar? Cómo mantiene los datos sincronizados? Esto haría volar la mayoría de estrategias de computación en la nube. Sopese los pros y contras de informática sin conexión y asegúrese de que sea necesaria Encueste a sus usuarios. Sopese las compensaciones y beneficios. Vale el costo? Es práctico? Siempre que pueda editar el documento de cotización sin conexión, debería estar bien. Mantener un conjunto de datos de producto completo en cada computador usualmente no tiene sentido. Pida tres referencias que usen esta tecnología Dado que esta tecnología no es práctica, usted encontrará que muchas compañías no la usan. Para esas compañías que usan la funcionalidad, pregunte sobre los problemas y costos de mantenimiento. Sobre Apttus Apttus, la compañía Quote-to-Cash que define la categoría, impulsa el proceso comercial vital entre el interés del comprador en una compra y la materialización de los ingresos. Apttus se distribuye está disponible en la plataforma Salesforce1, la infraestructura de distribución en la nube más confiable e integral. Las aplicaciones incluyen configurar, establecer el precio y cotizar (CPQ), renovaciones, gestión de contrato y gestión de ingresos. Además, la tecnología X-Author, con patente pendiente, permite a Microsoft Office ser una interfaz de usuario con interacción completa y control entre Salesforce y Microsoft Office. Apttus tiene oficinas centrales en San Mateo, California, con oficinas adicionales en Londres, Reino Unido, Bozeman, Montana y Ahmedabad, India. Para obtener más información visite: apttus.com APTTUS 11