Manual de ventas Facturas

Transcripción

1 Funcionalidad y acceso Contenidos Crear factura directa Manual de ventas Facturas Crear factura desde traspaso de pedido y albarán Ficha de factura Procesos desde listado Procesos desde ficha Gestión de facturas Uso de estados Informes

2 Facturas - Funcionalidad y acceso FUNCIONALIDAD Podemos emitir facturas directamente, aunque lo más habitual será hacerlo mediante los procesos que existen en presupuestos, pedidos, facturas periódicas, etc., esta última permite además facturar automáticamente gestiones. COMO ACCEDO? A listados, desde la ventana de área o barra de menú, seleccionando la opción deseada. A una ficha de factura, desde el listado de facturas, desde una ficha de una factura, desde la ficha de una empresa. Desde los listados de facturas y facturas desglosadas, accedemos a la ficha de factura

3 Facturas - Contenidos Facturas, lista una factura por fila y muestra los datos generales de la factura, empresa, fecha, comercial, etc., así como los datos económicos, precio, cantidad, descuento, IVA, etc. Nos permite realizar filtros por periodos, por cliente, por grupo, o por cualquier otro dato que contengan, mostrándonos cada fila, la facturación total de cada factura emitida. Desde este listado es desde donde realizaremos la generación de los cobros de estas facturas, así como su traspaso a contabilidad. (Ver cobros). En el listado de facturas, las líneas con fondo en oscuro, indican que ya han sido contabilizadas, y no pueden ser modificadas. Facturas desglosadas, podremos acceder al detalle de las facturas, mostrándonos todos los artículos facturados en ellas, y los datos generales contenidos en la factura, permitiéndonos hacer filtros, consultas o informes, por tipo de producto, por familia, cliente, etc. Cada fila muestra un detalle o concepto. NOTA: Esta pantalla es únicamente de consulta, y no podremos hacer modificaciones en ella, en ella se muestran datos del listado, con datos generales del albarán, y datos de los conceptos, donde se muestra el detalle de cada artículo. Conceptos, son los productos que incluimos en la factura, cada fila es un detalle de factura Vencimientos muestra un listado con todos los vencimientos generados IRPF, muestra un listado de las retenciones practicadas. Calendario Muestra en calendario las facturas realizadas, pudiendo también acceder a cada una. Podemos realizar filtros, mostrando por ejemplo solo los facturas realizadas de un cliente.

4 Facturas Crear factura directa Paso 1, (desde el listado de facturas o desde una ficha de factura) Pinchamos en crear, y se abre una ventana de edición para introducir los datos de la factura. Estos aparecen agrupados, y normalmente será suficiente con rellenar los campos que aparece abiertos. Una vez los hayamos completado, pinchamos en añadir y ver. NOTA: Los datos económicos, se cargan automáticamente si los hemos completado en la ficha de la empresa. Paso 2, Se abre la ficha de la factura, y en detalles de factura, pinchamos en crear. Se abre la edición del detalle de la factura, y buscamos y seleccionamos un producto, e indicamos la cantidad. Si la cantidad es uno, debemos de tabular, o hacer click en cualquier punto de la ventana de edición para que se realice el cálculo. Completamos los datos y pinchamos añadir en cadena(para añadir mas registros) o añadir y cerrar

5 Facturas Crear factura desde Podemos emitir facturas generándolas desde los diferentes procesos. Esta será la opción más habitual, siendo la menos, la facturación directa. Es aquí donde concluyen la mayoría de los procesos del área de ventas, y es desde las facturas desde donde generamos los cobros y los asientos contables. Se puede crear una factura desde: Ficha de presupuesto Detalles de presupuesto Ficha de pedido Detalles de pedido Ficha de albarán Detalles de albarán Desde periodicidades de factura de venta periódica Desde expedientes Desde presupuestos Desde pedidos Desde albaranes

6 Facturas Crear factura desde Lo más común es que la factura se cree traspasando desde un albarán o desde un pedido(se genera automáticamente el albarán) Traspaso de pedido a factura 1. Abierta la ficha del pedido podemos consultar o modificar los datos 2. Seleccione los detalles, indique la cantidad y escoja la opción traspasar pedido a factura 3. Se crea automáticamente el albarán correspondiente y la factura. Pinchando sobre el número de albarán o el número de factura abriremos su ficha Traspaso de albarán a factura 1. Abierta la ficha del albarán podemos consultar o modificar los datos 2. Seleccione los detalles, indique la cantidad y escoja la opción traspasar albarán a factura 3. Se crea automáticamente la factura correspondiente. Pinchando sobre el número de factura abriremos su ficha

7 Facturas Ficha de factura La ficha de factura, además de los datos generales de esta, muestra los cobros, los vencimientos, e IRPF (para facturas con retención). En la ficha, en datos calculados podremos ver un resumen de la factura, base imponible, IVA, cobros realizados así como cobros pendientes. Podremos llevar un seguimiento de cada factura, pudiendo informar del estado en que se encuentra, así como ver diversos indicadores, relacionados con otros módulos del sistema, como el indicador de generado cobro. Contenidos ficha: Detalle de factura, muestra los conceptos de la factura Vencimientos, muestra en su caso los vencimientos. IRPF En el listado de facturas, seleccionamos una Contenido

8 Facturas Procesos desde listado Desde el listado de facturas Seleccionamos las facturas deseadas, podemos usar el filtro, y guardar consultas.(ver manual de funcionamiento general) Procesos: Generar cobros, podremos indicar el estado del cobro (por ejemplo: cobrado) o modificar la fecha del cobro, sino indicamos nada, por defecto lo crea en estado pendiente y con la fecha del ingreso. En los campos forma de cobro y lugar de cobro, sino ponemos nada, crea los cobros con los datos predefinidos en el cliente. Contabilizar, traspasa a contabilidad los asientos contables de cada factura. 1. Realizamos un filtro previo, o accedemos desde una consulta ya creada. 2. Seleccionamos individualmente o todas las filas a la vez. 3. Completamos datos del proceso en su caso. 4. Generamos proceso

9 Facturas Procesos desde ficha Desde una ficha de factura Aplicar descuento, permite aplicar un mismo descuento a todos los detalles de la factura simultáneamente. Generar cobro, abre el listado de facturas, para generar su cobro. Generar comisiones comerciales, se liquidan al comercial asignado según configuración. (Ver manual comercial) Preparar contabilizar factura, abre el listado de facturas, previo al proceso de contabilizar. Recalcular factura, lo usamos cuando hemos hecho un cambio de IRPF, o vencimientos. 1. Seleccionamos el proceso deseado 2. Se abre el listado con el registro o registros ya seleccionados 3. Realizamos el proceso desde el listado

10 Facturas gestión de facturas, uso de estados (uso recomendado) Estados: Pendiente Cobrado Tramitación: Al crear una factura, por defecto, se crea en estado pendiente. Una vez generado el cobro, se cambia el estado a cobrado Seguimiento: Podremos llevar un seguimiento de estas, a través de su estado. A través de la consulta «Facturas pendientes», (en el listado de pedidos, pinchamos en cargar, y seleccionamos la consulta, también podemos acceder a las consultas desde la pantalla de inicio o área, ).

11 Facturas Informes 1.- Desde listado de facturas, realizando un filtro previo, para seleccionar los datos, por ejemplo de un mes, o un cliente y haciendo click con el botón derecho del ratón Podremos elegir: - Imprimir, aquí podremos realizar una impresión masiva de las facturas seleccionadas. - Enviar , podremos realizar un envío masivo con las facturas seleccionadas, que se enviaran al correo electrónico informado en la empresa. Tenemos también la opción de enviar de forma automática el mail, sin que nos pregunte cada correo. Podremos así mismo, escribir un texto que aparecerá en todos los correos enviados. 2.- Desde la ficha de factura, pinchando en informes.