GESTIÓN DE RRHH CONTROL DE CAMBIOS ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO. REVISADO Responsable de Calidad

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1 GESTIÓN DE RRHH CONTROL DE CAMBIOS ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Nºedición Fecha Naturaleza de la Revisión 00 01/09/2014 Edición inicial ELABORADO Responsable de Calidad REVISADO Responsable de Calidad APROBADO Dirección Firmado: Laura Maseda Fecha: 01/09/2014 Firmado: Laura Maseda Fecha: 01/09/2014 Firmado: Rafael Martínez Fecha: 01/09/2014

2 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES Y ACCESO DESARROLLO Selección del personal La misión del área de selección Funciones de área de Selección Proceso de Selección Reclutamiento SalesForce Selección Gestión Documental Gestión Documental Física Gestión Documental Digital Plan de Bienvenida Prevención de Riesgos Laborales Plan de Carrera Indicadores del Área de Selección... Error! Marcador no definido Formación Formación, Educación, Experiencia y Habilidades Detección de Necesidades de Formación Formación Evaluación de la Eficacia Página 2

3 1. OBJETO Definir la metodología empleada por SAMELAN para la venta, planificación y realización de sus proyectos 2. ALCANCE A todos los procesos y actividades definidas en el Sistema de Gestión de Calidad. 3. REFERENCIAS ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos. Manual de Calidad. 4. RESPONSABILIDADES Y ACCESO PROPIETARIO DEL PROCESO Selección del personal Gestión del personal Detección de necesidad de formación Plan de formación Gestión de la formación Evaluación de la eficacia DIRECCIÓN RRHH RRHH Responsable de área RRHH RRHH Responsable del formado 5. DESARROLLO 5.1. Selección del personal La misión del área de selección La Misión del área de selección es proveer de profesionales en nuestros proyectos y a nuestros clientes. Nuestro objetivo en los procesos de selección es que nuestro cliente pueda incorporar un profesional con la formación, experiencia y competencias profesionales más adecuadas a las necesidades de la organización y a las funciones del puesto a cubrir, así como con las competencias personales más acordes a la cultura de la compañía. Página 3

4 Para ello se realiza un exhaustivo reclutamiento en nuestra base de datos, en diferentes portales de empleo y a través de las redes sociales; análisis de currículos; filtrado telefónico de candidatos, en base a los principales requisitos del perfil solicitado; y, entrevistas personales en profundidad con los candidatos más centrados en el perfil, evaluando su trayectoria profesional, logros, competencias personales y profesionales, así como valores añadidos que pudieran ser beneficiosos para nuestros clientes. De esta manera presentamos a nuestros clientes los candidatos finalistas más acorde al perfil necesitado Funciones de área de Selección - Función de Reclutamiento: en base de datos, webs de empleo y redes sociales, publicación de ofertas en las webs de empleo y redes sociales - Función de Selección: Entrevistas telefónicas, personales y online. - Función Administrativa: Recepción y análisis de las peticiones de personal de los clientes, preparación de los CVs para envío al cliente, envío al cliente de las candidaturas finalistas, preparación de los candidatos para las entrevistas en cliente, administración de SalesForce/selección, planes de bienvenida, realización de informes del área de selección, realización de Cuadros de Mando de selección, seguimiento de los candidatos, seguimiento de profesionales recién incorporados, seguimiento profesionales que abandonan SameLAN. análisis de las causas y posibles mejoras - Función de Evaluación del desempeño - Función de Formación - Función de Planes de Carrera Página 4

5 Proceso de Selección PASOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN 1º RECEPCIÓN DE LA PETICIÓN 2º SELECCIÓN Introducción de los datos en SalesForce (ver pág. 13) Envío mail orientativo a Administración Publicación ofertas en webs y redes socialesbúsqueda directa en webs de empleo, BBDD SF 3º LLAMADA CANDIDATOS Introducción en SalesForceSolicitar CV por mail e introducir en Sales Force 3º ENTREVISTAS PRESENCIALES 5º ENVIO CANDIDATURA A CLIENTE 6º SEGUIMIENTO CANDIDATOS 7º CONTRATACIÓN (ÁREA DE ADM) 8º PLAN DE BIENVENIDA Creación ficha en papel (Anexos 1 y 2) Introducción feedback entrevista en SFSi es reclutamiento para proyecto propio se realiza también una entrevista técnica con un responsable técnico para ver que el candidato cumple requisitos técnicos (Anexo 4) Envío candidatura con CV muestra Tarifa y disponibilidad incorporación Dejar constancia en Sales Force Llamadas/ s info de estado de la candidatura Actualización en Sales Force Pasar datos del candidato y todo lo necesario para contratación Info contrato de trabajo, calendario laboral, presentación SameLAN, guía de contactos... Si el candidato no pasa filtro de entrevista personal hay que informar al candidato SIEMPRE así resultará más fácil poder contar con él para futuros procesos. Si el candidato no pasa el filtro del cliente hay que informar por TELEFÓNO de su descarte y los motivos (siempre que se tengan). Cuando el candidato estaba en proceso pero no hubo entrevista personal o hubo dinámica de grupo el descarte se puede hacer por . Página 5

6 Reclutamiento 2.0 Como bien queda reflejado en las funciones del área de selección una parte mayoritaria del proceso de reclutamiento es 2.0, es decir, se utilizan las diferentes herramientas que se nos ofrecen en Internet. Además del uso de las diferentes webs especializadas en empleo, como son infojobs.net, workmunity.com o primerempleo.com, cada vez se utilizan más las redes sociales para la captación de posibles candidatos. Hay que cuidar la página de SameLAN en LinkedIn. Es importante actualizarla con noticias destacables de la empresa y de las TICs en general además de incluir los procesos de selección abiertos. Hay que actualizar de igual manera la página de la organización en Facebook.com y en Twitter. Es importante transmitir la cultura de la empresa en estas redes sociales. Además, el departamento debe estar pendiente de las tendencias y estar abierto a utilizar otras redes sociales que puedan surgir o nuevas herramientas. Si SameLAN es una empresa puntera el área de RRHH también. Página 6

7 LinkedIn SameLAN Publicación Grupos de empleo y tecnológicos LinkedIN LinkedIn del reclutador Reclutamiento 2.0 Búsqueda directa de perfiles Envio invitación a conectar Búsqueda de contacto en Twitter Twitter Publicación de un Twitt Envío de Inmail Para que el reclutamiento sea efectivo en las redes sociales es importantísimo cuidar la imagen de SameLan en la red y la imagen que transmita en su página web. La reputación online de SameLAN facilitará o entorpecerá los procesos de reclutamiento online. La web debe ser atractiva, debe transmitir que somos punteros tecnológicamente y debe ser práctica para la introducción de los Cvs para los candidatos interesados SalesForce Selección SalesForce es la herramienta clave de selección. La base de datos de Cvs está en su biblioteca y el seguimiento de todos los candidatos se realiza en este CRM. Todo debe quedar registrado en esta herramienta. Además, los informes de seguimiento del departamento se realizan con los datos introducidos y actualizados en SalesForce. Tareas a realizar en SalesForce: Página 7

8 Ficha candidatos: - Introducción de los datos de los candidatos contactados o Información adicional + Idiomas. Página 8

9 - Dejar constancia de los contactos realizados con el candidato o como completado) Página 9

10 o En historial de actividades quedará constancia de todos los contactos, seguimientos y decisiones realizadas del candidato. - Adjuntar CV del candidato a su ficha o - Hay que mantener actualizado el Estado del Candidato (en información de los candidatos): Entrevistado telefónicamente, Entrevistado SameLAN, Candidato enviado, Entrevistado en cliente, Rechazado cliente, Incorporado SameLAN. Página 10

11 - Cuando candidato Enviado a cliente hay que relacionar el candidato a la petición en: Peticiones-Candidatos: o Nueva petición- el número de petición) Página 11

12 - Cuando el candidato es Entrevistado en cliente: o Actualizar el Estado del Candidato (en información de los candidatos) o Actualizar en Peticiones- - Cuando el cliente ofrece una respuesta sobre el candidato entrevistado: o Actualizar el Estado del Candidato (en información de los candidatos) o Actualizar en Peticiones- Página 12

13 Ficha Peticiones: - Introducción de las peticiones recibidas de los clientes y las internas: o Petición (Categoría del recurso a encontrar y característica más destacable) + Cliente + Descripción (detalle de las necesidades técnicas y/o de competencias necesarias para la posición a cubrir) + Fecha entrada (apertura del proceso de selección). - Cierre de la petición: o Cuando el cliente ve cubierta la posición se cierra la petición: Número de CVs: - - Introducción Cvs: (los nombres de los archivos de Cvs han de ser apellidos, nombre) o - Búsqueda de Cvs (reclutamiento): o palabra Página 13

14 Ficha Informes: - Los informes de selección están en la carpeta de selección dentro de informes. Página 14

15 5.2. Gestión Documental Gestión Documental Física De Selección Todos los documentos con datos personales hay que DESTRUIRLOS en la trituradora de papel cuando el proceso haya terminado. Si el candidato no ha firmado la hoja de LOPD no se guardan CVs ni documento alguno en papel con datos personales. Hay tres archivadores de selección: Documentos Selección Candidatos Becas Candidatos enviados a cliente y que, por tanto, están pendientes de decisión. Candidatos entrevistados pendientes de decisión o de envío a cliente Manual de selección Todas fichas de los candidatos entrevistados con sus Cvs y sus hojas de LOPD firmadas. Convenios con las distintas Ecuelas y Universidades Anexos: becas con los diferentes estudiantes De RRHH Hay 3 archivadores para el área de RRHH: Página 15

16 Documentos Personal PRL Formación bonificada Prevención de Riesgos Laborales Diplomas de la formación obligatoria del personal en PRL Medicina del trabajo: renuncias a las revisiones médicas y certificados de aptos médicos del personal Manual Recibís de los manuales de seguridad y salud y de emergencias del personal Toda la documentación de formaciones realizadas: adhesión a los convenios, participantes, asistencia, pagos, etc. Deben guardarse 5 años por obligación. Toda la documentación que de forma anual es entregada por Fremap Gestión Documental Digital Todos los CVs recibidos en formato digital se guardan en la biblioteca de SalesForce en la carpeta de Cvs al igual que todos los documentos de RRHH que se guardan en Documentos RRHH. De cada contacto que se realiza con un candidato se deja constancia en el apartado de Candidatos en SalesForce rellenando la ficha y adjuntando su CV cuando se dispone de éste. También se rellena una ficha en Peticiones de cada necesidad externa o interna que se tenga. Periódicamente, mensual, trimestral y anualmente, se realizan informes para ver la evolución y situación del área de RRHH en el apartado Informes que hay en SalesForce. Página 16

17 Candidatos Biblioteca Informes Peticiones Fichas de todos los candidatos contactados, con característas profesionales, sus Cvs adjuntos, seguimientos realizados, estados. CVs: BBDD Curriculums recibidos Documentos RRHH: Todos los documentos de RRHH. Informes de seguimiento del área de RRHH Toda petición externa o interna se incluye, rellenando la ficha, en este apartado de salesforce Plan de Bienvenida SameLAN busca con el Plan de Acogida aumentar la permanencia del nuevo empleado en la organización y facilitar su rápida integración en su nuevo entorno. El plan de Bienvenida se entrega a los profesionales recién incorporados el día que van a las oficinas centrales de SameLAN a firmar el contrato. El Plan incluye: - El contrato de trabajo - El calendario laboral del año actual - Presentación de SameLAN - Guía de contactos, teléfonos y s que puede necesitar en su relación con SameLAN - Información sobre la realización de los partes de horas - Información y contactos de la Mutua de Accidentes - - Información básica sobre Prevención de riesgos laborales 5.4. Prevención de Riesgos Laborales La gestión del plan de prevención en riesgos laborales de Samelan está externalizada en Fremap. En enero de cada año se actualiza el plan de prevención. Nuestro contacto en fremap para los planes y encargada de esto es Vicenta Pascual ( Página 17

18 La persona encargada de nuestra cuenta con Fremap y de la mutua de accidentes es David Díaz del Toro ( Temas de prevención de los que hay que estar pendientes: o o o o Es obligatorio que todos los trabajadores de Samelan tengan el curso de seguridad y salud en la oficina. Son 4 horas online. Cuando entra un trabajador nuevo se le debe preguntar si tiene el diploma o si hizo el curso alguna vez en alguna empresa puesto que este curso no caduca una vez hecho está vigente para el trabajador mientras realice el mismo tipo de trabajo. Por ello existe un Plan de formación en prevención de riesgos laborales. Un trabajador de la oficina debe tener una formación más específica en emergencias. Programa de control de periódico de las condiciones de trabajo: cada 4 meses se comprueba que las condiciones no cambien y que este todo correcto. Hay un control trimestral de la oficina: accesos y pasillos, señalizaciones, evacuaciones, control del extintor, ventilación. Plan de Formación en Prevención de riesgos Laborales Para poder pasar la formación en PRL el costo de ésta tiene que ser de al menos 200 euros (sin iva) si no, Fremap no hace la gestión, que es gratuita. Para poder bonificarla se debe empezar la tramitación con 3 semanas de antelación (de inicio del curso). Tras las incorporaciones se esperaría a tener un grupo de 7 trabajadores para realizar el curso. Sin embargo, si en un tiempo de 1 año no se forma un grupo se realizaría igualmente con los trabajadores que no lo tuvieran Plan de Carrera El objetivo principal de un Plan de Carrera es el desarrollo profesional de las personas con alto potencial. Este desarrollo se lleva a cabo a través de la gestión de personal, la formación, la Página 18

19 rotación y la promoción de los profesionales que la organización decida aplicarles un Plan de Carrera. La Dirección junto con el responsable del área de RRHH decidirán qué profesionales tendrán un Plan de Carrera y cuáles son los puestos claves o de Alto Riesgo, actualizándose esto anualmente. Durante la vida de los Planes de Carrera tendrán vital importancia las acciones de formación planteadas según las exigencias del Plan, la rotación del profesional, pasando por distintas áreas o funciones, la promoción, adquiriendo mayores responsabilidades y/o mejorando salarialmente, y, el seguimiento periódico de los Planes observando los resultados que se van obteniendo Formación Formación, Educación, Experiencia y Habilidades El Departamento de RR.HH. definirá, en coordinación con los responsables de los diferentes Departamentos, el nivel de estudios, formación, habilidades y competencias para cada puesto de trabajo que tengan repercusión en la prestación de servicio de SAMELAN. Dicha información estará reflejada en los Perfiles de Puesto de Trabajo que elaborará el Departamento de RR.HH. Una vez aprobados los perfiles profesionales, los Responsables de los Departamentos implicados analizarán al personal a su cargo teniendo como base las exigencias contenidas en dichos perfiles, obteniendo así las carencias profesionales/formativas que en la medida de lo posible deberán compensarse con formación interna. Es posible que haya personal que haya sido incorporado al equipo de SAMELAN antes de la definición del Perfiles de Puesto y que no cumplan los requisitos de formación/ educación, experiencia y habilidades en este listado definidos. En estos casos su experiencia previa en el desempeño de su puesto de trabajo en SAMELAN, será automáticamente homologada de forma interna como equivalente a la Página 19

20 formación/educación, experiencia y habilidades exigidas y definidas en los Perfiles de Puesto, para el puesto de trabajo que ha venido desempeñando en SAMELAN. En otros casos, se podrán incorporar profesionales que sin cumplir con las especificaciones mínimas del Perfil de Puesto tenga una experiencia específica y capacidad de interés por SAMELAN en cuyo caso también sucederá una convalidación automática de su experiencia por los requisitos del Perfil de Puesto Detección de Necesidades de Formación El personal de SAMELAN puede trasmitir a sus superiores jerárquicos o a la responsable de RRHH, peticiones de formación relacionadas con las funciones que desarrollan o las futuras. La responsable de RRHH comunica al responsable del formado la solicitud y éste decidirá la conveniencia de su aprobación. Serán tomadas en consideración todas aquellas peticiones que estén en línea con los objetivos y políticas de la empresa, teniendo menos peso todas las peticiones que se desvíen de esa línea, prevaleciendo un criterio objetivo y no discriminatorio. Todos los Departamentos con personal bajo su responsabilidad, en paralelo con el normal desempeño de sus procesos, deberán detectar y transmitir las necesidades de formación del personal a su cargo, la detección de las necesidades de formación pueden ser resultado de una interactuación con otros departamentos para puede identificar las tendencias del mercado. Detectada una necesidad de formación, el Responsable del formado comunicará al departamento de RRHH la necesidad de formación que lo incluirá en el plan de formación. Una vez comunicada la necesidad de formación el departamento de RRHH, estimará la conveniencia de realizar o no la formación en función de disponibilidad presupuestaria y de su convergencia con los objetivos y políticas de SAMELAN Formación Una vez aprobada la realización de la formación propuesta, tras realizar las gestiones oportunas y una vez confirmados todos los aspectos relacionados con el curso solicitado, el Departamento de RR.HH. comunicará a los asistentes al curso, con antelación suficiente, todos Página 20

21 los detalles relacionados con el mismo, e igualmente lo comunicará a los responsables del personal implicado para la organización de los trabajos en las fechas de impartición. Finalizado el curso que se había solicitado, quedará registrado en la base de datos utilizada por RRHH o en CRM. En determinados cursos en que la organización sea impartida por una organización externa a SAMELAN el certificado o título que genere será enviado a RRHH, o por la misma organización o por el interesado, para su correspondiente registro en la carpeta física de formación. Todos los cursos, seminarios y entrenamientos serán debidamente registrados por el personal del Departamento de RRHH en su programa de gestión Evaluación de la Eficacia La evaluación de la eficacia de las acciones formativas realizadas por SAMELAN, se realiza a través de un cuestionario de Evaluación de la Eficacia por parte del responsable del formado. Esta evaluación quedará registrada junto con el registro de la acción formativa en el CRM. 6. REGISTROS Ficha candidato en entrevista personal Autorización, tratamiento y cesión de datos personales Entrevista telefónica MOD-18 Ficha entrevista técnica MOD-05 Fichas de perfiles MOD-15 Ficha candidato entrevista personal MOD-03 Plan de formación Ficha de personal F-14 Encuesta de evaluación de la formación Evaluación de la eficacia Página 21

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