Casos Prácticos de Consultas Contables

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE ÁREA SECTOR PÚBLICO Contraloría General de la República Casos Prácticos de Consultas Contables 2014 [Escribir texto] Página 1

2 Índice Páginas INTRODUCCIÓN CUÁNDO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL Invariabilidad de los Saldos Iniciales Fuente Normativa ALGUNOS EJEMPLOS DE SITUACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DE CONTRALORÍA... GENERAL CÓMO SOLICITAR UN AJUSTE A LA APERTURA Pasos a seguir, antes de enviar el oficio: Requisitos de información que debe contener (al menos): Falta de antecedentes de respaldo EJEMPLOS DE AJUSTES A LA APERTURA Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera Procedimiento contable para regularizar Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas SITUACIONES QUE NO REQUIEREN DE UNA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL EJEMPLOS DE AJUSTES Ejemplo de procedimiento contable para regularización de deuda flotante (duplicada) Procedimiento Contable para la regularización de saldos de algunas cuentas de Activo y Pasivo Procedimiento contable para regularización de los ingresos devengados ANEXOS...13 [Escribir texto] Página 2

3 INTRODUCCIÓN La División de Análisis Contable de la Contraloría General de la República en su constante preocupación de mantener una fluida comunicación y relación con los servicios públicos, está orientada, en el ámbito de su competencia, a lograr el cumplimiento eficaz de la normativa contable y, por ende, a obtener información contable de calidad, clara, confiable, y oportuna y en el deseo de entregar nuevas herramientas que aporten en esa dirección, ha desarrollado el presente documento, que también se viene a instalar como una respuesta concreta a la actual necesidad manifestada por los servicios públicos, sobre la forma adecuada de realizar consultas a este Organismo Contralor, en temas de contabilidad aplicables al Sector Público. Es así como, en la preparación de este instrumento se procuró capturar las interrogantes de los servicios en materias de ajustes contables y presentar las respuestas de un modo simple y fácil de comprender. Por lo tanto, el objetivo principal de este documento es proporcionar información, en términos generales, a las instituciones públicas acerca de las situaciones que exigen autorización de este Organismo Contralor y la forma en que deben solicitarla, así como respecto de aquellas que pueden ser ajustadas directamente por la propia entidad en el mes en que fueron detectadas. Con todo, es el propósito permanente de este Organismo Contralor el de incentivar a los servicios para que realicen análisis de cuentas en forma sistemática, a partir de los cuales puedan detectar transacciones contables anómalas, esto es, al margen de la normativa y proceder a regularizarlas. Con una exposición sencilla de diferentes casos, este documento pretende transformarse en un instrumento de apoyo para los funcionarios vinculados al área contable y financiera, quienes en definitiva podrán determinar, cuándo esos cambios, ameritan la autorización de esta Contraloría General o cuándo pueden realizarlos directamente en sus sistemas de procesamiento de datos. Sin perjuicio de lo anterior, es necesario hacer presente que la propuesta de este documento de apoyo se refiere a situaciones que forman parte de las consultas habituales ingresadas por los servicios a este Organismo Contralor, por lo que en ella no se consideran situaciones particulares que escapan a la regla general. [Escribir texto] Página 3

4 1. CUÁNDO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL. Esta Contraloría General, mediante oficio circular N , de 2013, instruyó a los servicios públicos para el ejercicio contable año 2014, entre otras materias, respecto a cómo deben proceder dichos entes cada vez que requieran efectuar ajustes a la apertura de los ejercicios contables, cuando situaciones de excepción así lo ameriten, haciéndose necesario modificar los saldos iniciales de las cuentas contables que presentan la información registrada en sus sistemas y que se encuentra contenida en los Balances de Comprobación y de Saldos y en sus Estados Financieros, determinados al término del ejercicio anterior. Para estos efectos, las instituciones deben presentar a esta Entidad Fiscalizadora, una solicitud de autorización de ajuste al asiento de apertura del ejercicio, previo a materializar dichos cambios. Del mismo modo, debe procederse, esto es, en forma oficial, cuando requieran un pronunciamiento sobre materias específicas, respecto de las cuales no existan procedimientos contables establecidos en el oficio circular N , de 2006, sobre Procedimientos Contables para el Sector Público, de este origen, o en dictámenes que versan sobre temáticas contables. Al respecto, debe tenerse presente que un ajuste a la apertura es un mecanismo excepcional al que puede recurrirse en situaciones muy específicas, que se detallan en los siguientes párrafos. 1.1 Invariabilidad de los Saldos Iniciales Los saldos finales determinados al término de los ejercicios contables, para cada cuenta de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable siguiente. Por lo tanto, tal como se señala en párrafos anteriores, NO PROCEDE MODIFICARLOS DIRECTAMENTE AL EFECTUAR LA APERTURA DEL NUEVO EJERCICIO, ASÍ COMO TAMPOCO DURANTE EL EJERCICIO, SALVO QUE DE ACUERDO A LOS ANTECEDENTES ANALIZADOS JUSTIFIQUEN EL PROCEDER, ESO SI, SIEMPRE MEDIANDO LA AUTORIZACIÓN DE ESTE ORGANISMO CONTRALOR. Cabe hacer presente, que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultado de la gestión institucional o por la vía de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes, e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. Ahora bien, las entidades que deban regularizar su contabilidad y producto de ello, requieran de un ajuste a la apertura, deben solicitar autorización formal a este Organismo Contralor, mediante un oficio, suscrito por el jefe de servicio. [Escribir texto] Página 4

5 1.2 Fuente Normativa Desde el año 2011, esta Contraloría General ha incorporado en las instrucciones sobre el ejercicio contable que se inicia la norma sobre la invariabilidad de los saldos iniciales, que está contenida en el punto 3, de la citada circular N , de 2013, vigente para el período Vale destacar, que anualmente esta Contraloría General dicta instrucciones sobre materias contables, las que son dirigidas a todos los Jefes de servicios públicos y publicadas en la página web banner Contabilidad Pública/Sector Público, sección Normativa, módulo Instrucciones. 2. ALGUNOS EJEMPLOS DE SITUACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN DE CONTRALORÍA GENERAL Diferencias de tipo de cambio no reconocidas oportunamente. En este caso las cuentas de fluctuación de cambio deben quedar cerradas en el mes de diciembre de cada año. Disponibilidades, saldos incorrectos por tratamiento erróneo de remesas, intermediación de fondos o ingresos registrados como percibidos en forma incorrecta. Pronunciamiento contable. Cuando no exista jurisprudencia frente a determinadas materias, y que no estén contenidas en el oficio circular N , de 2006, de este origen. Para reflejar ajustes necesarios para adecuarse a la normativa contable vigente que permitan una mejor convergencia en la aplicación de las NICSP. Otras situaciones especiales, debidamente planteadas. 3. CÓMO SOLICITAR UN AJUSTE A LA APERTURA Debe ser mediante oficio dirigido al Jefe de la División de Análisis Contable, el cual debe ser ingresado en la Oficina de Partes de esta Contraloría General. 3.1 Pasos a seguir, antes de enviar el oficio: En primer lugar, la institución debe efectuar un análisis exhaustivo de la situación que provocó la necesidad de realizar un ajuste contable, esto con el objetivo de tener la claridad suficiente para presentar los hechos de forma clara y precisa, contando con la información de sustento adecuada que le permita armar un expediente que contenga solamente la documentación soportante que se relacione directamente con los hechos narrados. (Ver Anexos adjuntos). [Escribir texto] Página 5

6 3.2 Requisitos de información que debe contener (al menos): Narrativa detallada, donde se explique la situación que provocó el problema, fecha en que se registró, operatoria y qué se quiere ajustar. Adjuntar SOLO antecedentes que respalden el ajuste, incluyendo la totalidad de documentos que permitan determinar fehacientemente la naturaleza de las operaciones. Copia de documentos de Tesorería, directamente relacionados con la materia (Facturas, cheques, etc.) archivados en el orden que se exponen las situaciones que sustentan. Certificado por la rendición de cuentas. Convenio o contrato, resolución (en caso que corresponda). Documento de Contabilidad que respalde las contabilizaciones que se desea regularizar (Devengo y Pago). Ejemplo: ID del software SIGFE. Libro Diario armado por la entidad para efectos de la consulta. En él, se debe representar el registro solo de las cuentas que afectan el ajuste. Libro Mayor, solo de las cuentas que afectan el ajuste. Propuesta de ajuste. Señalar el o los asientos contables de ajuste que la entidad considera se debiesen registrar. 3.3 Falta de antecedentes de respaldo Tratándose de cualquier solicitud de ajuste, respecto de la cual el servicio no ha podido recabar antecedentes que respalden la situación que se pretende ajustar, primeramente la entidad deberá realizar una investigación sumaria, cuyos resultados deberán ser adjuntados a los antecedentes que formen parte de la consulta que será ingresada en este Organismo Contralor. [Escribir texto] Página 6

7 4. EJEMPLOS DE AJUSTES A LA APERTURA. Como resultado del análisis al que se someten los datos proporcionados por las entidades en sus solicitudes de ajuste, este Organismo Contralor responde mediante un oficio dirigido al servicio, acompañado de anexos, cuando corresponda, en los que se presentan los asientos contables aprobados para que el servicio proceda a registrarlos en su sistema de procesamiento contable (SIGFE o vertical). A continuación, se presentan algunas de las situaciones de regularización más frecuentes, que en los últimos años ha autorizado esta Entidad Superior de Control. 4.1 Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera. Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar disponibilidades en moneda extranjera, por el tipo de cambio observado por el Banco Central, debiendo aplicarse la conversión de la cual se produce, en este ejemplo, una diferencia en pesos a favor de la institución. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Ajuste de disponibilidades en moneda extranjera por error en el tipo de cambio utilizado para la conversión de moneda. APERTURA Banco Estado xxxxx Patrimonio Institucional xxxx [Escribir texto] Página 7

8 4.2 Procedimiento contable para regularizar Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas. Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar diferencias producidas en los saldos finales en Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas y no regularizadas en el ejercicio contable. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Ajuste por diferencias entre los saldos finales de las cuentas Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas, generadas por omisión. APERTURA Remesas Recibidas xxxxx Patrimonio Institucional xxxx 5. SITUACIONES QUE NO REQUIEREN DE UNA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL Producto de los análisis de cuentas que habitualmente realizan los servicios públicos, se detectan errores en contabilizaciones realizadas en el ejercicio vigente o en años anteriores, tales como asientos duplicados, devengos en exceso o contabilizaciones erróneas que requieren ser ajustadas contablemente. Ante tales situaciones, el servicio deberá ceñirse a lo dispuesto en la norma sobre Regularizaciones por Errores u Omisiones contenida en el oficio circular N , de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de este origen. Específicamente en aquellas contabilizaciones erróneas que corresponden a años anteriores, la institución deberá registrar los respectivos ajustes como movimientos del ejercicio contable vigente y no a la apertura, prescindiendo de la autorización de este Organismo Contralor. En todo caso, estas modificaciones serán válidas solo en la medida que cumplan con la validación de la cuadratura de disponibilidades. A continuación se detalla el origen de algunos de estos ajustes: Por errores u omisiones: Las regularizaciones de los hechos económicos por efectos de errores u omisiones deben contabilizarse e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. [Escribir texto] Página 8

9 Regularización de Deuda Flotante: Por compromisos devengados y no pagados al 31 de diciembre, cuyos bienes o servicios contratados no serán recibidos por la entidad. Por devengos indebidamente sustentados, esto es sin la documentación soportante adecuada (documento de despacho, factura, boleta de honorarios, u otros documentos que sustenten el compromiso cierto de la institución con un tercero). En estos casos, generalmente este Organismo Contralor ha autorizado efectuar ajustes a la apertura, sin embargo, para simplificar la regularización de la deuda flotante se ha determinado que en adelante sea tratada como procedimiento contable cuyo ajuste se deberá efectuar en el periodo en que se detecta. Reconocimiento de Ingresos por Percibir incorrectos o indebidamente sustentados. Castigo de Deudas Incobrables: En caso de que las instituciones del sector público, estimen necesario ajustar los créditos incobrables reflejados previamente como ingresos devengados y por percibir, deberán ajustar su actuar a lo establecido en el artículo 19 de la ley N , -que establece Normas Complementarias de Administración Financiera, Personal y de Incidencia Presupuestaria-, que faculta a dichas instituciones para que, previa autorización de los Ministros del ramo correspondiente y de Hacienda, castiguen en sus contabilidades los créditos incobrables, siempre que hayan sido contabilizados oportunamente y que se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro, aplicando posteriormente, cuando se cuente con dicha anuencia, el procedimiento L-07 Castigo de Deudores, contenido en el oficio circular N , de 2006, de esta Contraloría General. [Escribir texto] Página 9

10 6. EJEMPLOS DE AJUSTES. 6.1 Ejemplo de procedimiento contable para regularización de deuda flotante (duplicada). Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar gastos contabilizados (duplicados) como Deuda Flotante, en la cuenta CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Ajuste por gastos devengados en forma duplicada en los años xxxx, no regularizados en su momento. MOVIMIENTO FINANCIERO Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios (xxxxxx) Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda (xxxxxx) MOVIMIENTO ECONÓMICO Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios xxxxxx Ajuste a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores xxxxxx [Escribir texto] Página 10

11 6.2 Procedimiento Contable para la regularización de saldos de algunas cuentas de Activo y Pasivo. Ejemplo: Procedimiento contable para ajustar saldos sin respaldo, originados con anterioridad al ejercicio vigente, en espera de resultados de investigación sumaria. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Ajuste a los saldos sin respaldo proveniente de años anteriores. MOVIMIENTO FINANCIERO Reconocimiento del Detrimento por saldos en cuentas de activos no identificados o inexistentes, contabilizados en años anteriores Detrimento en recursos Disponibles xxxxxx Caja xxxxxx Anticipos a Proveedores xxxxxx Reconocimiento de abonos en cuentas corrientes no identificados, y por ende, no registrados en la contabilidad institucional, habiendo sido tratados como diferencias con el banco, en las conciliaciones bancarias de esas cuentas corrientes Banco Estado xxxxxx Bancos del Sistema Financiero xxxxxx Recaudación de Terceros Pendientes de Aplicación xxxxxxx [Escribir texto] Página 11

12 6.3 Procedimiento contable para regularización de los ingresos devengados. Ejemplo: Procedimiento contable para regularizar montos reflejados en la cuenta 11512, Cuentas por Cobrar Recuperación de Préstamos, como ingresos devengados, en consecuencia que no se harán efectivos por cambios posteriores al momento de su devengamiento, los cuales están debidamente sustentados. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Ajuste por montos devengados en años anteriores. MOVIMIENTO FINANCIERO Ajuste a los ingresos devengados Cuentas por Cobrar- Recuperación de Préstamos (xxxxxx) Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios (xxxxxx) MOVIMIENTO ECONÓMICO Ajuste del activo originado en años anteriores Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de años anteriores xxxxxx Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios xxxxxx [Escribir texto] Página 12

13 7. ANEXOS Formato de Reporte de SIGFE [Escribir texto] Página 13

14 Formato de Libro Diario LIBRO DIARIO AÑO IDI / FECHA CODIGO DENOMINACION DEBE HABER x Formato de Libro Mayor LIBRO MAYOR ID Banco Estado ID C x P- Transferencias Corrientes [Escribir texto] Página 14

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