software contable y el

Transcripción

1 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:22 Página 28 Decálogo sobre el softare contable y el Nuevo PGC 28 Estrategia Financiera Nº 248 Marzo 2008

2 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:22 Página 29 [.estrategiafinanciera.es ] Diez son las claves o aspectos del nuevo Plan General Contable que no pueden faltar en ningún softare contable que se precie. Conocerlas le permitirá avanzar con seguridad en su proceso de adaptación a la nueva realidad contable, Juan Pablo Herrera Agudo CFO de Sage España E l pasado 16 de noviembre de 2007 se aprobaron por Real Decreto el Plan General de Contabilidad (en adelante el Nuevo PGC o el Nuevo Plan) y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (en adelante el PGC Pymes) y los criterios específicos para microempresas. Estos planes contables suponen el desarrollo reglamentario de la reforma contable que tuvo su hito más importante en la Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en las Normas Internacionales (NIC/NIIF) aprobadas por la Unión Europea. Esta Ley modificó los aspectos contables recogidos en el Código de Comercio, el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas y la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada. Con anterioridad a la Ley 16/2007, y de acuerdo con determinados Reglamentos de la Unión Europea recogidos en la normativa española, las sociedades cotizadas (para sus cuentas consolidadas) y las entidades de crédito ya se habían visto obligadas a elaborar sus cuentas anuales de acuerdo a las Normas Internacionales recogidas en dichos Reglamentos para los ejercicios iniciados a partir de 1 de enero de Pero es la Ley 16/2007 la que va a iniciar la creación de un nuevo marco normativo en materia contable en España con aplicación general para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, que estén obligadas a llevar contabilidad. Precisamente la disposición final primera de la Ley autorizó al Gobierno para que aprobara el Nuevo PGC, el PGC Pymes y las modificaciones y normas complementarias. Al hablar de modificaciones y normas complementarias es fácil comprender que los nuevos planes contables no son el punto final de la reforma que se verá complementada por las adaptaciones sectoriales del Nuevo PGC y por la revisión de las Normas para la Formulación de las Cuentas Anuales Consolidadas que vienen recogidas actualmente en el Real Decreto 1815/1991. Lógicamente, la aprobación del Nuevo PGC supone la derogación del Plan General de Contabilidad de 1990 y de las normas de igual o inferior rango que se opongan a lo dispuesto en el Nuevo PGC. Por tanto, el Nuevo PGC, el PGC Pymes y las nuevas normas que se aprueben serán las que deban ser utilizadas por las empresas para los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de Son muchas las novedades o diferencias que introduce el Nuevo PGC respecto del Plan de Es por ello que una adecuada formación sobre la reforma contable en general y sobre el Nuevo PGC en particular es muy recomendable para los profesionales que trabajen en las áreas de contabilidad y administración de las empresas. Por su parte, el PGC Pymes viene a ser como una versión simplificada del Nuevo PGC que se limita, fundamentalmente, a eliminar la regulación contable de aquellas transacciones que, por lo general no son realizadas por este tipo de empresas, tales como combinaciones de negocios, negociación con instrumentos financieros, transacciones con pagos basados en acciones o retribuciones a largo plazo al personal mediante, por ejemplo, aportaciones a planes de pensiones. La gran mayoría de las empresas en España, incluso las pequeñas empresas, llevan su contabilidad en programas o aplicaciones informáticas que tienen mayor o menor conexión con otros programas de gestión, o que forman parte de soluciones integradas de gestión o ERPs. Incluso las empresas más pequeñas que, por criterios de coste-eficiencia, han subcontratado la gestión administrativo-contable con asesorías o despachos profesionales pueden estar seguras de que su información económico-contable está siendo llevada en alguna de las aplicaciones informáticas que existen en el mercado. Ficha Técnica AUTOR: Herrara Agudo, Juan Pablo TÍTULO: Decálogo sobre el softare contable y el Nuevo PGC FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008 LOCALIZADOR: 17/ 2008 RESUMEN: Mucho se está hablando de las ventajas que supone contar con un potente softare contable para hacer frente a los cambios impuestos por la nueva normativa contable de Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión al respecto hay que tener muy claro que lo más importante es que la herramienta nos facilite el cumplimiento de las obligaciones contables y mercantiles al tiempo que nos ayude en la transición del Plan de 1990 al nuevo Plan y siga facilitando la gestión diaria. DESCRIPTORES:, Plan General Contable (PGC), Conversión contable, Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efetivo. Nº 248 Marzo 2008 Estrategia Financiera 29

3 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:22 Página 30 El softare contable debería tener incluido no sólo el cuadro de cuentas del nuevo PGC sino también el cuadro de cuentas del PGC de Pymes Existen ciertas operaciones habituales de las empresas que no deberían verse muy afectadas por la aprobación del Nuevo PGC dado que la normativa que las regula no cambia de forma significativa. Para otras transacciones, de mayor o menor complejidad, los gestores y contables deberán conocer y aplicar nuevas normas de registro y valoración. Adicionalmente, existe una cierto número de procesos contables en la gestión empresarial tanto diaria como periódica (por ejemplo en el cierre y apertura del ejercicio o en la elaboración de las cuentas anuales) para los que deben tenerse en cuenta las novedades introducidas por el Nuevo PGC y, en general, por la reforma contable. Algunos de esos procesos diarios y periódicos son facilitados por diversas funciones incluidas en el softare contable. Como veremos a continuación, lo que debemos buscar en el softare contable es que nos siga facilitando la gestión diaria y el cumplimiento de las obligaciones contables y mercantiles establecidas en la nueva normativa, así como que nos ayude en la transición del Plan de 1990 al Nuevo Plan. Aunque las formas en que el softare contable nos puede ayudar en la implantación de la nueva normativa contable en nuestra empresa son muy variadas, hemos destacado los siguientes diez aspectos como claves. 1El nuevo plan de cuentas. La cuarta parte del Nuevo PGC, cuadro de cuentas, contiene, como ya sucedía en el Plan de 1990, los grupos, subgrupos y cuentas necesarios, debidamente codificados para su utilización por la empresa. Aunque la utilización del cuadro de cuentas propuesta por el Nuevo PGC no es obligatoria, como tampoco lo era el cuadro del anterior Plan, es bien sabido que un gran número de empresas lo usan por su general aceptación y porque las cuentas del plan son un referente obligado en relación con las partidas de las cuentas anuales. Pues bien, el Nuevo PGC introduce un nuevo cuadro de cuentas donde aparecen, desaparecen y cambian su denominación o su numeración un gran número de cuentas con respecto al Plan anterior. Estas modificaciones se producen, en ciertos casos, por los cambios en las normas de registro y valoración de las diferentes transacciones y elementos patrimoniales de la empresa que vienen recogidas, fundamentalmente, en la segunda parte del Nuevo PGC, denominada normas de registro y valoración. En otras ocasiones se producen cambios en la numeración o en la denominación de las cuentas contables, con respecto al anterior plan, sin que se produzcan cambios sustanciales en las definiciones y relaciones contables, es decir en los principales motivos de cargo y abono de dichas cuentas. Por último hay cuentas que se mantienen en el Nuevo PGC con el mismo número, denominación y definición que tenían en el Plan de El softare contable ha de incorporar, en las versiones comercializadas a partir de 2008, el nuevo cuadro de cuentas para su utilización, con carácter voluntario, por los usuarios del programa. Por supuesto que los usuarios deberían poder personalizar parcial o totalmente, si así lo desean, su propio plan de cuentas pero el uso de las cuentas del Plan suele facilitar en las aplicaciones contables el uso de otras funciones del propio programa, tales como la obtención de estados financieros en borrador o definitivos, o la regularización y el cierre contable. Por último, el softare contable debería tener incluido no sólo el cuadro de cuentas del Nuevo PGC sino también el cuadro de cuentas del PGC Pymes para su posible uso por aquellas empresas que, cumpliendo los requisitos establecidos tanto en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas como en el propio ámbito de aplicación recogido en el artículo 2 del PGC Pymes, deseen utilizarlo, ya que debemos recordar que la aplicación del PGC Pymes es voluntaria para las empresas que cumplan dichos requisitos. 2La conversión contable en la apertura del primer ejercicio a partir del 1 de enero de Tal y como se establece en la disposición transitoria primera del Nuevo PGC, las empresas deberán aplicar los criterios contenidos en el Plan en el primer ejercicio que se inicie a partir del 1 de enero de 2008 y, a tal efecto, elaborarán un balance de apertura registrando, dando de baja, reclasificando o reevaluando los elementos patrimoniales, activos y pasivos, de acuerdo a dichos criterios. En otras palabras, en una empresa con cierre al 31 de diciembre, el cierre contable del ejercicio 2007 se realizará con los criterios y normas contables del Plan de 1990 y el ejercicio 2008 se abrirá con un balance de apertura que incorpore los ajustes y reclasificaciones necesarios para cumplir con el Nuevo PGC desde su inicio. Los ajustes tendrán como contrapartida en esta primera aplicación del Nuevo Plan una partida de reservas. Para una empresa que viniera utilizando el cuadro de cuentas sugerido por el Plan de 1990, los nuevos activos y pasivos a registrar, aquellos que deben ser dados de baja y las reclasificaciones que plantea la disposición transitoria primera, se corresponderán, en gran medida, con nuevas cuentas, 30 Estrategia Financiera Nº 248 Marzo 2008

4 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:22 Página 31 cuentas que desaparecen y cuentas que cambian de denominación o definición en el Nuevo PGC con respecto al Plan anterior. También los nuevos criterios de registro y valoración podrán implicar que, utilizando las mismas cuentas contables, deban realizarse ajustes sobre los saldos de cierre con contrapartida en la cuenta de reservas ya mencionada. Por otro lado, no hay que olvidar que si una empresa venía utilizando el cuadro de cuentas del Plan de 1990 y quiere seguir utilizando el cuadro de cuentas del nuevo PGC, tendrá que considerar aquellas cuentas que, sin cambiar de definición y relaciones contables, cambian sin embargo de numeración o denominación. En este proceso complejo de apertura del ejercicio bajo el nuevo Plan, el softare contable puede ser de gran ayuda para las empresas que quieran seguir el cuadro de cuentas del Plan si dispone de una herramienta o módulo que, al menos, realice las siguientes funciones: Que traspase al balance de apertura todas las cuentas que no sufren modificación en su numeración, denominación y definición, con sus respectivos saldos. Que traspase asimismo aquellas cuentas con sus respectivos saldos que, si bien han modificado su numeración o denominación, mantienen su definición y relaciones contables. Esto lo vemos fácilmente con dos ejemplos. Un ejemplo de cuenta que mantiene su numeración y definición pero que modifica su nombre sería la cuenta 259 Desembolsos pendientes sobre participaciones en el patrimonio neto a largo plazo, anteriormente denominada Desembolsos pendientes sobre acciones. Un ejemplo de cuenta que mantiene su denominación y definición, pero modifica su numeración sería la cuenta 228 Elementos de Transporte que pasa a ser la 218 en el Nuevo PGC. Se podrían añadir decenas de ejemplos más. Que muestre el resto de cuentas y saldos no traspasados en los pasos anteriores para que el usuario de una forma sencilla pueda realizar los ajustes y reclasificaciones necesarios para adaptar su balance de apertura a lo dispuesto en la nueva normativa y usando las cuentas previstas en el cuadro de cuentas del nuevo Plan. Nótese que los ajustes y reclasificaciones mencionados pueden afectar incluso a cuentas que no sufran modificaciones en el Nuevo PGC pero cuyos saldos deban ser corregidos por la aplicación de nuevas reglas de valoración y registro. Que los ajustes y reclasificaciones, como consecuencia del proceso, se incorporen como líneas adicionales del asiento de apertura o, al menos, puedan ser obtenidos por la empresa para su incorporación como un asiento en los libros oficiales de contabilidad. Que en el transcurso del proceso, el usuario pueda guardar los cambios realizados hasta un determinado momento y, en caso necesario, deshacer y repetir la conversión. El proceso habrá concluido con éxito si habiendo cerrado con las cuentas y los saldos resultantes de la aplicación del Plan de 1990, después del saldo de apertura sólo queda saldo en cuentas del cuadro propuesto por el Nuevo PGC y, además, dichos saldos son conformes a las nuevas normas de registro y valoración. 3 Los nuevos modelos de los estados financieros tradicionales: balance y cuenta de pérdidas y ganancias. Los programas de contabilidad suelen incorporar la función de obtener el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias según los modelos del Plan General de Contabilidad y, en algunos casos, incluso los modelos oficiales del Registro Mercantil. Ello es posible porque los modelos son preconfigurados con las cuentas que debe recoger cada uno de los epígrafes del activo, del pasivo y de la cuenta de pérdidas y ganancias según viene determinado en el propio Plan Contable. Adicionalmente, se permite al usuario que pueda crear y modificar las relaciones contables de cada cuenta con el epígrafe que quiera de los estados financieros para que, de esta forma, pueda realizar su propio plan de cuentas personalizado o sus estados financieros personalizados. Para facilitar el trabajo de los usuarios que quieran seguir el plan de cuentas sugerido en el Nuevo Plan el softare contable debe incorporar los modelos de balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias recogidos en la tercera parte del Nuevo PGC. 4Los nuevos estados financieros: el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. La gran novedad de la tercera parte del Nuevo PGC viene dada por la incorporación de dos nuevos estados a las cuentas anuales: el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. El primero es obligatorio para todas las empresas mientras que el segundo no lo será para las empresas que, por su tamaño, puedan formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria en modelo abreviado. El estado de cambios en el patrimonio neto se presenta realmente en dos documentos: El estado de ingresos y gastos reconocidos. Nº 248 Marzo 2008 Estrategia Financiera 31

5 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:22 Página 32 8Posibilidad de obtención de información segmentada. La tercera parte del Nuevo PGC, Normas de Elaboración de las Cuentas Anuales, establece dentro de las normas de contenido mínimo de la memoria, que la empresa informará de la distribución del importe neto de la cifra de negocios correspondiente a sus actividades ordinarias por categorías de actividades, así como por mercados geográficos siempre que dichas catego El estado total de cambios en el patrimonio neto. Lo ideal es que, de nuevo, el softare contable pueda ayudar a las empresas que sigan el cuadro de cuentas del Plan, o que hayan definido adecuadamente su propio Plan de cuentas, a completar estos estados financieros. Esto será más fácil en relación con el estado de ingresos y gastos reconocidos que con los otros documentos por una sencilla razón. Los epígrafes del estado de ingresos y gastos reconocidos guardan relación con cuentas contables de manera similar al balance y la cuenta de resultados mientras que la información a incluir en el estado total de cambios en el patrimonio neto y en el estado de flujos de efectivo, si bien puede obtenerse de la información contable, no se corresponde de forma directa con los saldos contables. Es importante destacar que, al igual que sucedía en el Plan de 1990, los modelos de los estados financieros de las cuentas anuales incluidos en el Nuevo PGC son de obligatoria aplicación tanto en su formato como en sus denominaciones. Por último, señalar que el Nuevo PGC contempla, como ya lo hacía el anterior, modelos abreviados de balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de ingresos y gastos reconocidos y estado de cambios en el patrimonio neto que podrán ser usados por las empresas que, por su tamaño, cumplan los requisitos establecidos para su utilización. Pero además, las empresas que apliquen porque puedan y quieran hacerlo el PGC Pymes también dispondrán de modelos de cuentas anuales de Pymes que incorporan el balance de Pymes, la cuenta de pérdidas y ganancias de Pymes y el estado de cambios en el patrimonio neto de Pymes que son similares pero no idénticos a los modelos abreviados. 5La regularización y cierre del ejercicio bajo el nuevo PGC. Una novedad importante del Nuevo PGC es la posibilidad de que determinados ingresos y gastos se contabilicen directamente en el patrimonio neto hasta que se produzca el reconocimiento, baja o deterioro del elemento con el que están relacionados, momento en el cual, con carácter general, se contabilizarán en la cuenta de pérdidas y ganancias. Precisamente para dar cabida a esos ingresos y gastos imputados al patrimonio neto, el cuadro de cuentas del Nuevo PGC, como novedad respecto al de 1990, incorpora dos nuevos grupos: el 8 y el 9. El softare contable suele facilitar el proceso de regularización y cierre del ejercicio contable de la empresa saldando las cuentas contables de los grupos 6 y 7 con cargo o abono a la cuenta 129 de resultado del ejercicio. Los programas deberán ser adaptados adecuadamente para que las cuentas de los grupos 8 y 9 no sean saldadas al cierre del ejercicio con contrapartida en la cuenta 129 sino, en su caso, en las cuentas del grupo 13 y en la cuenta 115 según correspondan por la aplicación del Nuevo PGC. 6La actualización de asientos predefinidos estándar. El softare contable a menudo suele incorporar asientos predefinidos estándar que facilitan la contabilización diaria de las operaciones más corrientes de la empresa. Asimismo, los propios usuarios del programa pueden modificar o añadir nuevos asientos predefinidos que les ayuden en su gestión contable. Los fabricantes de softare contable deberán revisar que los asientos predefinidos estándar que incorporen las nuevas versiones de los programas incluyan exclusivamente cuentas contables y respondan a relaciones contables del Nuevo PGC de cara a evitar errores en la contabilización de los usuarios. 7 El tratamiento de las diferencias en moneda estranjera. Algunos programas contables incluyen funciones de ayuda para la contabilización de las diferencias de cambio motivadas por las transacciones en moneda extranjera. Una de las novedades en esta materia es el cambio de criterio en el tratamiento de las diferencias positivas no realizadas en partidas monetarias tales como la tesorería, los préstamos o partidas a cobrar y los débitos o partidas a pagar. En el Nuevo PGC se contabilizan directamente en la cuenta de pérdidas y ganancias, como consecuencia de la puesta en pie de igualdad del principio de prudencia respecto a los otros principios, y del consecuente tratamiento simétrico de todas las diferencias de cambio: positivas y negativas. En consecuencia, el softare contable que incluya funciones que faciliten la contabilización de las diferencias de cambio no realizadas deberá actualizar dicha funcionalidad para que otorgue el mismo tratamiento a las diferencias positivas que a las negativas. 32 Estrategia Financiera Nº 248 Marzo 2008

6 28_33_Rev 248_Herrera.qxd 26/2/08 08:23 Página 33 rías y mercados difieran entre sí de una forma considerable. Las empresas que puedan formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada podrán omitir esta información. De lo anterior se deduce que esta obligación de proporcionar información segmentada será de aplicación a un número limitado de empresas medianas y grandes con varias actividades diferenciadas o que operan en diferentes mercados, por ejemplo, mediante la exportación. Para facilitar esta labor de información en la memoria de las cuentas anuales, el softare contable o, en su caso, el de gestión comercial de la empresa podrá incluir funciones que permitan distinguir las ventas por categorías o mercados geográficos, bien sea mediante la configuración de los maestros de artículos, de las fichas de clientes o de la definición de las cuentas o subcuentas contables o analíticas. 9Posibilidad de obtención del resultado del ejercicio procedente de operaciones interrumpidas. Las normas de elaboración de las cuentas anuales del Nuevo PGC establecen también que las empresas deberán registrar en un epígrafe único y separado de la cuenta de pérdidas y ganancias el resultado después de impuestos de las actividades interrumpidas, según se definen estas actividades en el propio Plan. Adicionalmente, en la nota correspondiente de la Memoria se deberá proporcionar información detallada acerca de estas actividades. Como en el caso anterior, la necesidad de proporcionar este tipo de información en las cuentas anuales será más probable en empresas medianas y grandes que se dediquen a varias actividades o negocios y que, en algún momento, procedan a la venta o disposición por cualquier otra vía de alguna de ellas. De nuevo, el softare contable puede facilitar el cumplimiento de esta obligación de información contable si, mediante determinadas funciones como la posibilidad de contabilidad analítica, permite distinguir los ingresos, gastos y elementos patrimoniales de las diversas actividades de la empresa o, al menos, de aquellas actividades interrumpidas o disponibles para la venta. El softare contable ha de incorporar, en las versiones comercializadas a partir de 2008, el nuevo cuadro de cuentas para su utilización, con carácter voluntario, por los usuarios del programa formación e información sobre las novedades del softare contavle en relación 10Adecuada con el nuevo PGC. Como ya hemos comentado una formación adecuada es imprescindible para garantizar el éxito de la aplicación del Nuevo PGC y en general de la nueva normativa contable en las empresas. Una vez que los usuarios contables de las empresas, asesorías y despachos profesionales han comprobado que tienen la versión de su programa contable que contiene las adaptaciones al nuevo Plan y quieren aprovecharse de las mismas parece razonable que reciban una formación no sólo teórica sobre la nueva normativa contable sino también práctica sobre las novedades y funcionalidades de que dispone su aplicación para realizar el proceso de conversión de su contabilidad al Nuevo PGC y para la gestión día a día en el nuevo ejercicio aplicando ya ese Nuevo Plan. CONCLUSIÓN La aprobación de las nuevas normas contables de obligado cumplimiento para las empresas en los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2008 supondrá un esfuerzo importante para las empresas tanto en lo que se refiere a la formación necesaria para conocer de forma suficiente la nueva normativa como en su aplicación práctica en la gestión contable a partir de la entrada en vigor de dichas normas, incluyendo el esfuerzo puntual necesario para realizar una adecuada conversión de la contabilidad en la apertura del primer ejercicio sujeto al Nuevo PGC o al PGC Pymes. Los editores de softare contable han introducido lo que se conoce como adaptaciones de los programas que comercializan a algunos requerimientos de las nuevas normas de manera que faciliten el cumplimiento de las mismas y la gestión contable diaria y periódica a las empresas. 9 Nº 248 Marzo 2008 Estrategia Financiera 33