El Estándar Global de Firma Electrónica

Transcripción

1 El Estándar Global de Firma Electrónica Manual de Uso V

2 Índice Introducción 3 1. Como enviar un sobre Documentos para firmar Destinatario y envió Mensajes de correo electrónico Configuración del sobre Etiquetas Vista previa Plantillas Crear una nueva plantilla Añadir documentos a la platilla Añadir destinatarios Uso de las plantillas Envio multiples destinatarios Como firmar un sobre Gestion de envios Preferencias Perfil de miembro Opciones de miembro Administración de cuenta Paneles de gestión Informes Generación de informes personalizados Programación de informes 30 2

3 Introducción DocuSign es una plataforma de firma electrónica que permite enviar y firmar los contratos electrónicamente. DocuSign elimina la necesidad de enviar los contratos en papel. Docusign cuenta con: Más de 40 millones de DocuSigners han firmado más de 290 millones de documentos en más de 188 países. Cerca de nuevos usuarios únicos Docusignean por primera vez cada día laboral. El 51% de los documentos DocuSign son completados en 1 hora. Más de documentos (contenedores de más de 3,6 millones de páginas) son DocuSigneados en la Red Global DocuSign cada día. Empleados del 90% de las empresas pertenecientes a Fortune 500 han firmado documentos con DocuSign. Más de 500 entidades de crédito en EEUU utilizan DocuSign. A través de este manual vamos a ver las distintas funcionalidades que nos ofrece Docusign. 3

4 1. Como Enviar un Sobre En esta sección vamos a ver como se prepara el envió de un documento para ser firmado por uno o varios receptores Documentos para firmar Los documentos para firmar los podemos importar de dos maneras distintas o bien a través de Examinar desde mi equipo o de Seleccionar un documento en línea. Con Examinar desde mi equipo podremos importar cualquier documento que tenga desde mi propio ordenador. Y desde la opción de Seleccionar un documento en línea podre recuperar un documento que tenga en mis almacenes digitales así como las platillas que tenga generadas en Docusign (la generación y gestión de plantillas las veremos más adelante) Destinatario y envió En esta sección vamos a ver como se preparan los distintos receptores de los documentos ya sean firmantes o no. Lo primero que nos encontramos es a quien debemos enviar el documento, en la primera casilla podremos cumplimentar el correo electrónico del destinatario e incluso podremos sacar un listado de nuestros contactos para realizar esta acción mucho más rápido. Además también nos da la opción de autocompletar. 4

5 La siguiente casilla nos da la opción de introducir el nombre del destinatario el cual también nos da la opción de autocompletar. Podremos añadir una copia o podremos enviar a múltiples destinatarios (esto lo veremos en la sección Envió a múltiples destinatarios). Una vez tengamos el/los destinatario/s pasaremos a preparar las distintas acciones dependiendo del role y la autentificaciones, Acciones: Firmar: Esta acción implica que este destinatario es uno de los firmante del documento así que se la habilitara el campo de firma cuando generemos la etiqueta de firma Firmar en persona: Esta es una opción muy interesante el firmante está obligado a firmar en persona y no es necesario que recepciones el documento ya que ha de ser recepcionado por un tercero. Recepción confirmada: El receptor recibirá la confirmación de la recepción del documento. Recibir una copia: Recibirá una copia del documento. Asignar dirección a los destinatarios: Se encargara de la dirección de los destinatarios del documento. Gestionar sobre: Sera la persona/s que gestionar el sobre (envió). Gestionar destinatarios: Sera la persona/s que gestionar a los destinatarios del envió. 5

6 Identificar A través de identificar generaremos el método de identificación del destinatario para poder acceder al documento. Correo electrónico: El correo electrónico es el que viene por defecto, se envía acceso al documento a su correo electrónico que pertenece al receptor. Código de acceso: Podemos generar un código de acceso que le llagara al recepto y tendrá que introducir para acceder al documento. Comprobación de identidad: En la comprobación de identidad podremos escoger entre distintas opciones: Facebook: A través del usuario de Facebook. Google: A través del usuario de Google. Linkedin: A través del usuario de Linkedin. Salesforce: A través del usuario de Salesforce. Yahoo: A través del usuario de Yahoo. Twitter: A través del usuario de Twitter. Live ID: A través del usuario de cualquiera de las redes sociales escogiendo el usuario la red que quiera usar. ID Checks: A través de preguntas personales al receptor. Phone Auth: Podremos introducir el número de teléfono del receptor o el receptor podrá introducir el número al que desea ser llamado. Una vez recepcionado el acceso al documento va adjunto un código. Cuando el receptor decida recibirá una llamada, al finalizar una locución el receptor introducirá el código en su teléfono y dirá su nombre que quedara grabado, a partir de ese momento tendrá acceso al documento para firmarlo. Una vez terminados todos los destinatarios toca organizar el envió, esto quiere decir si hay varios actores en el envió generar un orden. Este orden puede ser consecutivo o en línea, esto quiere decir que hasta que la acción de uno de ellos no este completado no le llegara al siguiente o a la vez o en paralelo, estos actores actuaran al mismo tempo en la recepción de los documentos. 6

7 Esto lo ajustaremos a través del orden si el orden coincide entre dos o varios receptores este será en paralelo (Ej. Los dos actores están en orden 1) y lo podremos seguir con el diagrama de orden. Si el orden es consecutivo el envió llevara un orden en línea. Podremos ir cambiando los órdenes así nos interese Mensaje de correo electrónico En esta sección es donde configuraremos el correo electrónico que les llegara a los receptores tanto en título como mensaje. Además podremos personalizar notas dirigida a uno o varios receptores en particular. 7

8 1.4.-Configuración del sobre Podremos configurar con que marca o empresa enviamos el sobre (Preferencias). Y la configuración de recordatorios y caducidades del envió Etiquetas Una vez tengamos todo los datos preparados pulsaremos en botón siguiente, donde nos dirigirá a la configuración del documento. 1. Botón edición de receptores 2. Botón edición de mensaje 3. Botones de edición de etiquetas 8 4. Listado de etiquetas 5. Documento 6. Navegador

9 La configuración de documento se realiza de manera rápida y cómoda arrastrado las etiquetas que queramos al documento. Docusign contiene unas etiquetas por defecto aunque cada remitente puede personalizar las etiquetas. Veamos cuales son a que vienen por defecto. Firma: Espacio reservado a la firma, solo estará activa en la recepción si el receptor es firmante. Firma opcional: Esta firma no es obligatoria pero da la posibilidad de firma. Inicial: Coloca las iniciales del firmante. Inicial opcional: No obliga a poner las iniciales pero da opción. Anexo de signatario: Esta es una opción muy interesante y nos da la opción de adjuntar documentos que pueden ser de distinta índole, como documentos identificativos para volver a identificar al firmante o documentos adjuntos como cartas de reclamaciones, facturas etc. Nombre completo: Nombre y apellidos, si lo hemos puesto en el destinatario aparecerá automáticamente. Nombre: Nombre Apellidos: Apellidos Dirección de correo electrónico: Al igual que nombre completo aparecerá ya que está en la configuración. Empresa: Nombre de la empresa. Título: Titulo que tiene dentro de la empresa. Fecha de firma: Esta sale automática una vez firma el destinatario, firmante. Aprobar: Aprobar lo concertado. Rechazar: Rechazar lo concertado. Campo de datos: Este campo se puede configurar para introducir alfanuméricos, solo números o ciertas reglas, así como la cantidad de caracteres. Casilla de selección: Para chequear una de las casillas de opciones. Botón de opción: Botón para seleccionar una de las opciones. Lista desplegable: Para generar combos. Nota: Podremos introducir notas. Formula: Formulas de cálculo. Todas casillas son configurable en tamaño y localización y algunas también en variables. Si Docusign está integrado con un CRM por ejemplo Salesforce muchas de las etiquetas se cogen del contacto que tengamos, sin no tenemos ningún o alguno de los datos o han cambiado una vez tengamos el documento terminado estos datos se actualizarán en el CRM. 9

10 1.6.- Vista previa Una vez terminado Docusign nos da la opción de realizar una vista previa ya que en muchos casos un sobre esta compuesto de varios documentos y podremos hacer un último chequeo de cómo se va a recepcionar y podremos volver hacia atrás si queremos algún cambio. 2. Plantillas Las plantillas nos ayudaran a que el proceso de envió sea más rápido y fácil cuando tengamos que enviar con frecuencia el mismo documentos o parecidos. Las plantillas nos permitirá crear sobres estándar, la configuración de documento, roles, etc. Todas las plantillas son editables a la hora del envió a no ser que el creador de la plantilla deniegue la edición Crear una nueva plantilla Crear una nueva plantilla es muy parecido a crear un nuevo sobre. Una plantilla puede contener n documentos y se le puede enviar a n recepcionadores. Seleccionamos plantilla del botón crear desde la pantalla gestionar. 10

11 Una vez en la pantalla para preparar la plantilla muy similar a la generar un envió, nombraremos el título de la plantilla y podremos colocar una descripción informando del uso, contenido o lo que queramos. Nos ofrece la opción de proteger la plantilla con contraseña para que solo los usuarios que tengan la contraseña puedan utilizar esta plantilla. Podremos compartir la plantilla con grupos u otros miembros de la cuenta Añadir documentos a la plantilla Para añadir documentos a la plantilla se hará de la misma manera que enviar un documento. Es importante resaltar que los documentos en ocasiones no coinciden con la plantilla ya que pueden ir personalizados y haber sido generados por un generador de documentos. Al utilizar la plantilla nos dará opción a sustituir documento y para que coincida la parametrización de los documentos este archivo ha de tener el mismo formato que el anterior. Podremos añadir tantos documentos como queramos y colocarlos en el orden que queramos. 11

12 2.3.-Añadir destinatarios Añadir destinatarios se hace igual que enviar un sobre, la diferencia es que lo dejaremos parametrizado y no es obligatorio poner nombre y dirección de correo electrónico ya que lo hará el encargado del envió al usar la plantilla. Lo primero que nos encontramos es a quien debemos enviar el documento, a través de plantillas no es obligatorio poner función, correo electrónico y nombre hasta que no vayamos a usarla en él envió (siempre que no se deniegue la edición de destinatarios al remitente), eso sí se recomienda colocar el mínimo numero de destinatarios aunque en el momento de usar la plantilla se podrán eliminar y añadir destinatarios y si siempre tendrá un destinatario fijos se puede colocar en la plantilla. Podremos añadir una copia o podremos enviar a múltiples destinatarios (esto lo veremos en la sección Envió a múltiples destinatarios). Una vez tengamos el/los destinatario/s pasaremos a preparar las distintas acciones dependiendo del role y la autentificaciones. 12

13 Firmar: Esta acción implica que este destinatario es uno de los firmante del documento así que se la habilitara el campo de firma cuando generemos la etiqueta de firma. Acciones: Firmar en persona: Esta es una opción muy interesante el firmante está obligado a firmar en persona y no es necesario que recepcione el documento ya que ha de ser recepcionado por un tercero. Recepción confirmada: El receptor recibirá la confirmación de la recepción del documento. Recibir una copia: Recibirá una copia del documento. Asignar dirección a los destinatarios: Se encargara de la dirección de los destinatarios del documento. Gestionar sobre: Sera la persona/s que gestionar el sobre (envió). Gestionar destinatarios: Sera la persona/s que gestionar a los destinatarios del envió. Identificar: A través de identificar generaremos el método de identificación del destinatario para poder acceder al documento. Correo electrónico: El correo electrónico es el que viene por defecto, se envía acceso al documento a su correo electrónico que pertenece al receptor. Código de acceso: Podemos generar un código de acceso que le llagara al recepto y tendrá que introducir para acceder al documento. Comprobación de identidad: En la comprobación de identidad podremos escoger entre distintas opciones: Facebook: A través del usuario de Facebook. Google: A través del usuario de Google. Linkedin: A través del usuario de Linkedin. Salesforce: A través del usuario de Salesforce. Yahoo: A través del usuario de Yahoo. Twitter: A través del usuario de Twitter. Live ID: A través del usuario de cualquiera de las redes sociales escogiendo el usuario la red que quiera usar. ID Checks: A través de preguntas personales al receptor. Phone Auth: Podremos introducir el número de teléfono del receptor o el receptor podrá introducir el número al que desea ser llamado. Una vez recepcionado el acceso al documento va adjunto un código. Cuando el receptor decida recibirá una llamada, al finalizar una locución el receptor introducirá el código en su teléfono y dirá su nombre que quedara grabado, a partir de ese momento tendrá acceso al documento para firmarlo. 13

14 Una vez terminados todos los destinatarios toca organizar él envió, esto quiere decir si hay varios actores en él envió generar un orden. Este orden puede ser consecutivo o en línea, esto quiere decir que hasta que la acción de uno de ellos no este completado no le llegara al siguiente o a la vez o en paralelo, estos actores actuaran al mismo tempo en la recepción de los documentos. Esto lo ajustaremos a través del orden si el orden coincide entre dos o varios receptores este será en paralelo (Ej. Los dos actores están en orden 1) y lo podremos seguir con el diagrama de orden. Si el orden es consecutivo él envió llevara un orden en línea. Podremos ir cambiando los órdenes así nos interese. 14

15 3. Uso de las plantillas El uso de las plantillas nos da una manera más fácil de gestionar los envíos. Accedernos a través de Seleccionar un documento en línea, seleccionaremos plantilla, la plantilla que necesitemos y aceptar, de esta manera nos cargara todos los campos requeridos para este envió. Podremos cambiar los documentos si no son los que salen por defecto de la plantilla, rellenaremos los datos de los destinatarios. Pasaremos a la sección de etiquetas y si hemos cambiado algún documento pasaremos a confirmar que las etiquetas siguen en el mismo lugar si no es así tendría que reubicarlas. Y solo nos quedaría chequear y enviar. 15

16 4. Envió a múltiples destinatarios El envió a múltiples destinatarios en Docusign se realiza a través del botón Agregar destinatario de Envió Múltiple. Vamos a ver un ejemplo: Necesitamos enviar una póliza a 300 clientes de la compañía. Tendremos que: Configurar una bbdd con los clientes que vayan a recepcionar estas pólizas. Esta bbdd de datos tendrá que convertirse en un archivo.csv (separado por comas), el cual se puede realizar muy cómodamente desde Excel. Deberá tener esta estructura. La estructura podría cambiar en base a los datos que necesitemos que se tengan que rellenar, esto quiere decir que si necesitamos que en la etiqueta de dirección salga la dirección deberemos añadir una etiqueta con esa dirección para ese cliente en particular (siempre titulando la columna con el nombre de la etiqueta). Pero lo que sí es importante es que esta es la estructura mínima para realizar él envió aunque haya celdas en blanco. Una vez generado este archivo lo guardaremos como.csv (separado por comas). 16

17 Ahora preparamos el documento en Docusign como si fuese un envió normal colocando las etiquetas y revisando el archivo. Cuando todo está preparado para ser enviado a través del botón Agregar destinatario de Envió Múltiple Seleccionamos el documento.csv que habíamos preparado con los envíos. 17

18 Nos aparece el listado con todos los receptores del documento así como sus características. Ya solo nos queda hacer un doble check sobre el documento si queremos y enviarlo. La manera de cargar los receptores de forma masiva en Docusign es muy sencilla, pero es importante saber que solo se puede enviar a 1000 receptores por envió masivo. 5. Como firmar un sobre. La forma en que destinatario firmara un sobre depende de cómo se haya configurado el envió. Docusign explica en cada paso al destinatario los pasos que hay que dar. Una vez en configurado el sobre llagara al destinatario un correo electrónico indicándole que tiene un documento a firmar y dándole acceso al mismo. 18

19 Haciendo click en View Documents le dará acceso a Docusign para iniciar el proceso de firma. Lo primero que solicitara Docusign es que el destinatario decida que quiere hacer en ese preciso momento, bien iniciar la firma revisando el documento, terminar más tarde, firmar en papel o cambiar al signatario. Las etiquetas podrán ser rellenadas automáticamente por los datos que hayamos proporcionado en los datos de envio o por nuestra base de datos de esta manera no todas las etiquetas serán neceariamente rellenadas por el firmante. 19

20 Una vez rellenos todos los campos y revisados todos los documentos que componen el sobre el destinatario solo hará click en botón confirmar firma. Ya confirmada la firma Docusign enviara a todos los intervinientes en la firma una copia del sobre completo y cumplimentado, pudiendo ser descargado o impreso. 20

21 6. Gestión de envíos Una vez enviamos un sobre nos aparece un listado con los sobres enviados y con una trazabilidad a través de la cual podremos saber el estado del envió. 1. Panel de navegación 2. Panel de resultados 3. Panel de detalle Esta pantalla nos dará información referente a los receptores, el asunto que le hemos enviado, cuando fue enviado, cuando fue completado y el estado del envió. A través del estado del envió nos dará opciones con distintos informes. Como el historial del envió donde recoge todos los pasos del envió. 21

22 El certificado que será descargado en.pdf, el documento es certificado por Docusign y estará provisto de todos los datos que tiene el sobre incluido los sellos de tiempo o timestamp. 22

23 7. Preferencias A través de preferencias gestionaremos nuestra propia cuenta, (permisos, direcciones, ). Para acceder a la pantalla preferencias lo haremos a través de nuestra cuenta desplegando el combo que encontramos arriba a la derecha. Una vez accedemos nos encontramos con nuestra información personal por defecto. En izquierda nos encontramos con todas las opciones de configuración. 23

24 7.1.- Perfil de miembro Esta sección nos permite ver y gestionar nuestro perfil. Información personal: Gestionara todo lo referente a la información personal del miembro de la cuenta (Correo electrónico, Nombre, Empresa, Cargo y permisos) desde esa pantalla se podrán gestionar también direcciones, permisos y compartir carpetas que puedan ver y usar otros usuarios. Dirección de mi cuenta: Direcciones asociadas a su cuenta. Compartir: Gestionar con quien podrá compartir carpetas para que puedan ser vistas y usadas por otros usuarios. Aplicaciones conectadas: Que aplicaciones están conectadas a su cuenta, por ejemplo las app para móvil o Salesforce. Nombres disponibles: Se da permiso para que los remitentes cambien la gráfica de nuestro nombre con fines comerciales o legales. Gestionar identidad: Su identidad de DocuSign hace que su firma electrónica sea más segura. Si un usuario hace clic en su firma en un documento firmado mediante DocuSign, este podrá ver su tarjeta de identificación DocuSign siempre que los ajustes de su configuración de privacidad lo permitan. Notario público electrónico: Docusign Electronic Notary, o Notario Electrónico Docusign, realiza la misma función que un documento que es firmado ante notario. La firma se realiza en persona y el notario tiene que estar presente en la firma aunque sea electrónica. Para la generación del documento de la firma el remitente tiene que especificar el notario electrónico que participara en el proceso. El notario actúa igual que lo haría hoy, dando fe de que el firmante entiende las condiciones del documento a firmar y aplica el sello notarial electrónico usando Docusign. Todo Notario Digital necesita darse de alta en Docusign. Este procedimiento no es legal todavía en España, de hecho, solo se puede implementar en el estado de Carolina del Norte en Estados Unidos donde esta práctica ya es legal. 24

25 Configuración para envió con notario: Documento firmado y con fe notarial electrónica: Gestionar notificaciones por correo electrónico: Las notificaciones por correo electrónico alertan al usuario de una acción con un sobre, o de información relativa a un sobre. Para controlar cuándo recibe notificaciones de correo electrónico, se activan o desactivan los parámetros de esta sección. Zona horaria: Configura o cambia la zona horaria predeterminada para la firma de sobres. Configuraremos o cambiaremos también su fecha predeterminada. Cambio de contraseña: Podremos ser capaces cambiar la contraseña, esta debe tener al menos 6 caracteres y no tener signo < o >. Cambio de correo electrónico: Podremos cambiar el correo electrónico donde recibimos todas las notificaciones de firma. 25

26 7.2.-Opciones de miembro Esta sección nos permite ver y gestionar nuestras opciones de perfil. Permisos: Gestionaremos los permisos de la cuenta, esta acción también se puede realizar desde Información personal en Perfil de miembro. Libreta de direcciones: Podremos ver y gestionar todos los contactos que tengamos en nuestra libreta de direcciones, en la cual podremos añadir, eliminar, compartir o dejar de compartir con estos contactos. Etiquetas personalizadas: Podremos ver y gestionar las etiquetas que hemos creado y crear etiquetas nuevas. Coincidencia de plantillas: Cuando un remitente comienza un nievo sobre y añade documentos, si la Inteligencia de Reconocimiento de Documentos (IDR) esta activada, revisa el texto y la información en el documento y determina si el documento coincide con una de las plantillas ya existente. 26

27 7.3-Administración de cuenta Aquí podremos ver y gestionar nuestra cuenta de Docusign. Dirección: Podremos ver y gestionar la dirección de facturación de nuestra empresa. Marca: Gestionaremos la imagen, colores logotipos y url de nuestra marca para dar una imagen comercial personalizada. Facturación: Donde encontraremos un resumen detallado de los servicios que hemos utilizado con nuestra cuenta de Docusign y el importe de los mismos si lo tuvieran. Facturas: Resumen de las facturas que ha cargado Docusign contra nuestra cuenta. Connect: Listado de las aplicaciones conectadas a Docusign donde podremos añadir conexiones y ver listado histórico de errores que dio. Funciones: Podremos encontrar y gestionar todas las funciones que están aplicadas a nuestra cuenta Docusign, pudiendo activarlas y desactivarlas así las necesitemos. Recordatorios y caducidades: Es la sección donde podremos gestionas las caducidades y recordatorios de los sobres enviado, para que nos salgan por defecto. Usuarios: Encontraremos todos los usuarios que se asociados a esta cuenta desde donde también podremos dar de alta, eliminar y gestionar. Grupos: Gestionaremos y formaremos los grupos de la cuenta. Perfiles de permiso: Veremos y gestionaremos los permisos que tienen los distintos perfiles. Publicar sobre: Esta pantalla solo se utiliza para publicar información del sobre en formato CSV o XML para su uso en otras aplicaciones. Usuarios bloqueados: Listado de los usuarios que han sido bloqueados desde donde podremos desbloquearlos si así se requiere. Acuerdo de confidencialidad: Se podrá gestionar los acuerdos de confidencialidad con los destinatarios de los sobres pudiendo editarlos según las necesidades. 27

28 8. Paneles de control A través de paneles de control podremos ver de una forma gráfica y sencilla que ha pasado y que está pasando con los sobres que gestiona nuestra cuenta en tiempo real. Clickando en cualquier dato que queramos investigar nos facilitara un resumen con la información requerida. 28

29 9. Informes Docusign genera informes de actividad de la cuenta en base a los sobres, destinatarios y uso por parte de los usuarios. En los informes generados por sobres encontramos: Informe de sobres: Encontramos un extenso informe de todos los sobres con su estado, detalle e información. Informe receptores: Con la actividad y estado de los sobres en base a los receptores. Informe por estado: Con un total sobre el estado de los sobres. Informe por velocidad: Informe cuantitativo por intervalos de tiempo. Informe por volumen: Informe de sobres enviados durante un periodo de tiempo. Informes generados en base a destinatarios: Informe por actividad del destinatario: Incluye detalle, estado y completa información en base a los destinatarios: Informe de autentificación de destinatarios: Incluye datos de identificación de destinatarios. Informe generado en base a uso. Informe de actividad por usuario: Actividad de la cuenta por usuario. Informe de actividad por grupo: Actividad de la cuenta por grupo. Informe de actividad de la cuenta: Resumen de usuarios, sobres y datos de plantilla. 29

30 9.1.-Generación de Informes personalizados Además existe la posibilidad de generar nuestros propios informes, cogen cualquiera de los que vienen por defecto y pulsando el botón editar que se encuentra en la parte derecha del informe. Y posteriormente guardándolo como uno de Mis Informes Programación de informes Podremos generar una rutina de envíos de informes en nuestra cuenta docusign, generando automáticamente los informes y recepcionandolos automáticamente bien sea, diariamente, semanalmente, mensualmente o el periodo que decidamos. A través de Schedule daremos los parámetros de generación y envió del informe. Nos aparecerá una pantalla como esta. Donde podremos parametrizar todos los datos de envió. 30

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