Procedimiento Licenciamiento Adquisición de Licencias de Software

Transcripción

1 Licenciamiento Adquisición de Licencias de Software Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 04/01/06 Normas & s Departamento de Información Hospitalaria

2 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Alcance Sectores Involucrados Pag.2 Pag.2 Pag.2 DESARROLLO 1. Solicitud de Licencia de Software Pag.2 2. Registración del Ingreso de las Pag.4 3. Registración de Licencia en Inventario Pag.6 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware Pag.6 Flujograma Anexo de Formularios Pag.8 Pag.11 1 de 13

3 INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con la solicitud, recepción, registración, y seguimiento de control de inventario de licencias de Software dentro de la institución. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde la solicitud de la adquisición de licencia/s por parte de un área o sector de la Institución, la registración del ingreso, su instalación a los sectores solicitantes, hasta su posterior seguimiento interno y control de inventario de las licencias correspondientes. Sectores Involucrados Tecnología, Mesa de Ayuda, Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software y todas aquellas áreas del Hospital Italiano, San Justo, Plan de Salud y Centros Periféricos, solicitantes de Software. Desarrollo 1. Solicitud de Licencia de Software SECTOR SOLICITANTE (1) Jefe de Sector / Área 1.a. Solicita a través del aplicativo de la mesa de Ayuda (2), la necesidad de contar con una o varias licencias de software determinada, detallando en el pedido la cantidad y tipo de licencias. Notas: (1) La necesidad de contar con nuevas licencias de Software puede ser generada por el propio Dpto.de Información Hospitalaria, como consecuencia de una nueva plataforma o de plataformas existentes que requieran más licencias, para lo cual el proceso comienza a partir del paso1.e. del presente procedimiento, con el vuelco de las necesidades en la planilla electrónica de necesidades de software. (2) El aplicativo de la mesa de ayuda generará un pedido (tiket) en forma automática. 2 de 13

4 MESA DE AYUDA Administrativo 1.b. Recibe el pedido de solicitud a través del aplicativo y verifica que el usuario solicitante tenga como mínimo la jerarquía de jefe de sector. Alternativa: 1.c.1. Si el usuario solicitante no tiene la jerarquía mínima, rechaza el pedido informando los motivos. 1.c.2. Si el usuario solicitante cumple con las condiciones de jerarquía, deriva el pedido de solicitud de licencia de software a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda a la Comisión de Evaluación de Requerimientos de Hardware y Software Nota: La comisión está conformada por el Jefe de Dpto.de Información Hospitalaria, el Jefe de Área de Tecnología, y un Jefe de Área del Dpto., éste último en forma rotativa. COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 1.d. Recepciona todos los pedidos recibidos a través de la mesa de ayuda para presentarlos ante la Comisión. 1.e. Imprime las solicitudes, y vuelca los pedidos en la planilla los datos en la planilla electrónica de Necesidades de (ver anexo de formularios) Quincenalmente Integrantes de la Comisión 1.f. Evalúan los pedidos de solicitud presentados, tomando como parámetros de evaluación los siguientes aspectos: a) Que el pedido esté acorde con las Políticas de Desarrollo y Seguridad de la Institución, b) Costos y Alternativas de Software existentes. 3 de 13

5 1.g. Informan al administrativo sobre las resoluciones tomadas (aprobación o rechazo de la solicitud), a los efectos de que efectúe los pasos pertinentes, plasmando el dictamen correspondiente de cada solicitud en la planilla de Necesidades de Software junto a la respectiva firma y aclaración de al menos un integrante de la comisión de evaluación. Administrativo Alternativa: 1.h.1. Solicitudes Rechazadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, cerrando el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo del rechazo. Adicionalmente realiza un contacto telefónico para brindar una explicación más pormenorizada al usuario sobre el dictamen tomado por la comisión. 1.h.2.a. Solicitudes Aprobadas por la Comisión: Comunica a través del aplicativo de la mesa de ayuda, dejando en estado Suspendido el pedido en el sistema, el cual genera un mail de aviso al usuario, indicando el motivo. El pedido quedará en ese estado hasta tanto llegue la licencia. 1.h.2.b. Activa en el sistema SIGECO (1) la solicitud compra correspondiente para la adquisición de la licencia o paquete de licencias (certificado de licencias legítima) Ver procedimiento Interno de Compras. 1.h.2.c. En caso de contar con licencias ya existentes, se adjudica y continúa el paso 2.c. del presente procedimiento. Nota: La tarea 1.h.2.b. también podrá ser efectuada por la Jefatura o Subjefatura de Tecnología. 2. Registración del Ingreso de las Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE HARD Y SOFT Administrativo 2.a. Deriva los pedidos que estaban en estado Suspendido en el aplicativo de la Mesa de Ayuda, al Jefe ó SubJefe de Tecnología. 4 de 13

6 TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 2.b. Recibe los pedidos aprobados a través del aplicativo de Mesa de Ayuda. 2.c. Registra en la planilla electrónica de Asignación e Inventario de Software (ver anexo de formularios), el Software y Nombre del Producto adquirido al número de inventario de la PC donde se deberá instalar. Nota: Cabe mencionar que dicha planilla electrónica contabiliza en forma actualizada la cantidad de licencias por producto. Asimismo se genera un Back-up de seguridad de la misma en el servidor. 2.d. Deriva el pedido de instalación a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda al sector de Soporte Técnico SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 2.e. Recibe el pedido de instalación de la licencia a través del aplicativo de la Mesa de Ayuda 2.f. Procede a efectuar la Instalación de la licencia al usuario, verificando que el número de inventario de la PC coincida con lo que figura en la solicitud. 2.g. Efectúa el cierre de pedido en el aplicativo de la mesa de Ayuda, pasando el mismo a estado de Cerrado, generando un mail al usuario. Nota: Tanto el usuario solicitante, como todos aquellos operadores autorizados en el manejo del aplicativo de la Mesa de Ayuda, podrán visualizar a través del número de ticket, el traking del pedido por sus diferentes instancias. 5 de 13

7 3. Registración de Licencia en el Inventario Al momento de tomar conocimiento por parte de Compras del ingreso de las Licencias TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 3.a. Registra la licencia del software en la planilla electrónica de Registración de Licencias de Software (1) (2) (ver anexo de formularios) 3.b. Verifica que la cantidad de licencias que aparecen instaladas en la planilla de Asignación e Inventario de Software sea igual o menor que la cantidad de licencias adquiridas que figuran en la planilla de Registración de. Notas: (1) Se genera un back-up de seguridad de dicha planilla en el servidor. (2) La registración de la licencia para mantenimiento de Microsoft, se registra en el site oficial de licenciamiento de Microsoft. 4. Reemplazo de Software por cambio de Hardware SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.a. Avisa vía mesa de ayuda el reemplazo de una PC, informando los software que contiene la PC a reemplazar. TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.b. Verifica en la planilla de Asignación e Inventario de Software, si los aplicativos informados por el técnico actuante, son los que corresponden de acuerdo al registro. 6 de 13

8 Alternativa: 4.c.1. Está OK: Informa al técnico actuante, vía mesa de ayuda, la conformidad sobre las aplicaciones a instalar. 4.c.2. No está OK: Informa vía mesa de ayuda al técnico actuante, sobre el software que solamente está autorizado a reinstalar. SOPORTE TÉCNICO - TECNOLOGÍA Técnico 4.d. Recibe la información de los pasos a seguir para la instalación, e informa vía mesa de ayuda, al Jefe / subjefe de tecnología, el nuevo número de inventario de la PC instalada. TECNOLOGÍA Jefe / Subjefe 4.e. Actualiza en la planilla de Asignación de Software, el nuevo número de inventario de la PC instalada. 7 de 13

9 Flujograma Sector Solicitante Mesa de Ayuda Comision de Evaluación Tecnología Jefe de Sector Administrativo Solicita a través del aplicativo (1) de la mesa de ayuda la adquisición de una licencia Recibe el pedido a través del aplicativo (1) Se genera un ticket con el Nº de pedido en forma automática Verifica que el solicitante esté autorizado a realizar la solicitud Recibe el rechazo de la solicitud No Está Ok? FIN Sí Deriva el pedido a través del aplicativo a la Comisión de Evaluación Administrativo Recepciona los pedidos y los imprime Vuelca los pedidos en la planilla de Necesidades de softw are Quincenalmente Integrantes Evalúan los pedidos de solicitudes presentadas Plasma el dictámen para cada una de las solicitudes, colocando la firma en la planilla de necesidades Informa al adminsitrativo de los pasos a seguir en función de las decisiones tomadas A 8 de 13

10 Sector Solicitante Comision de Evaluación Tecnología Jefe de Sector Administrativo A Alternativa Solicitudes Rechazadas Solicitudes Aprobadas Recibe el rechazo de la solicitud con su correspondiente motivo FIN Recibe la aprobación de la solicitud (mail de aviso) Comunica a través del aplicativo, cerrandoel pedido en el sistema Contacta telefónicamente al usuario, para brindarle una explicaión pormenorizada FIN (mail de aviso) Comunica a través del aplicativo, dejando el pedido en estado suspendidoen el sistema, hasta la llegada de la licencia Activa en el Sistema SIGECO, la solicitud de compra correspondiente Ver proceso de Compra Al momento del ingreso de las licencias Jefe / Subjefe Procesos Simultáneos Deriva los pedidos que estaban en estado Suspendido del aplicativo al área de Tecnología Recibe los pedidos aprobados del aplicativo de la mesa de ayuda Registra la licencia de softw are en la Planilla de Registración de Licencias de Software Registra en la Planilla de Asignación e Inventario de Software, el soft y el nombre del producto al nº de inventario de la PC donde se instalará Deriva el pedido de instalación a través del aplicativo de la mesa de ayuda al sector de soporte técnico Verifica que la cantidad de licencias que aparecen instaladas en la planilla de asignación sea igual o menor que la cantidad de licencias adquiridas que figuran en la planilla de registración B 9 de 13

11 Sector Solicitante Comision de Evaluación Soporte Técnico Jefe de Sector Administrativo Técnico B Recibe el pedido de Instalación a través del aplicativo de la mesa de ayuda Efectúa la instalación de la licencia al usuario, verificando que el Nº de PC coincida con el que figura en la solicitud Recibe el mail de aviso, indicando que el pedido se encuentra cerrado (mail de aviso) Efectúa el Cierre del pedido en el aplicativo de la mesa de ayuda FIN 10 de 13

12 Anexo de Formularios Planilla de Necesidades de 11 de 13

13 Planilla de Asignación e Inventario de Software 12 de 13

14 Planilla de Registración de 13 de 13