INDETEC MANUAL DE GASTOS POR COMPROBAR SAACG.NET

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1 MANUAL DE GASTOS POR COMPROBAR SAACG.NET 2014

2 CONTENIDO Información General... 3 GASTOS POR COMPROBAR DESDE TESORERÍA... 4 Nuevo Gasto por Comprobar... 5 Modificar Gasto por Comprobar Cancelar Gasto por Comprobar Menú de Herramientas Catálogo de Gastos por Comprobar GASTOS POR COMPROBAR DESDE PÓLIZAS Página 2 de 23

3 Información General DESCRIPCION ABREVIADA DEL DOCUMENTO El presente documento muestra los pasos a seguir para la operación del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net para la generación de Gastos por Comprobar OBJETIVO Mediante el presente manual, los usuarios podrán consultar los pasos para el registro de información y operación del Sistema SAACG.Net en sus distintas funciones para la generación de Gastos por Comprobar desde el módulo de Tesorería y Pólizas. ALCANCE Apoyar a que los usuarios del SAACG.Net logren registrar información desde las distintas modalidades para los Gastos por Comprobar. AUDIENCIA Usuarios del Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental SAACG.Net. Página 3 de 23

4 GASTOS POR COMPROBAR DESDE TESORERÍA El Sistema SAACG.Net presenta el módulo para el registro de los Gastos Por Comprobar, los cuales son asignados a un beneficiario y se encuentran enlazados a su respectiva cuenta contable. Es posible llevar a cabo el registro de los Gastos por Comprobar a través del menú Tesorería, opción Catálogos y seleccionando el catálogo Gastos por Comprobar, dentro del SAACG.Net. Una vez que ha sido seleccionado el catálogo de Gastos por Comprobar, el sistema despliega la ventana principal del catálogo Gastos por Comprobar, en donde podemos observar los gastos por comprobar que se han registrado así como sus datos generales. Para llevar a cabo el proceso de Gastos por Comprobar, es necesario que previamente hayan sido desagregadas las cuentas de Bancos 1112 y Deudores Diversos por Cobrar a Corto Plazo 1123 dentro del Plan de Cuentas, así mismo ya deben de existir los beneficiarios dentro del catálogo de Proveedores/ Beneficiario. Página 4 de 23

5 Nuevo Gasto por Comprobar Para generar un nuevo registro de Gasto por Comprobar es necesario: 1) Primero acceda al menú Tesorería dentro de la opción "Catálogos" seleccionamos la opción de Gastos por comprobar del SAACG.Net, 2) Posteriormente, el sistema desplegará la ventana principal del catálogo Gasto por Comprobar. Dar clic en el botón Nuevo del menú de opciones, 3) A continuación, el sistema desplegará el detalle de los datos requeridos para registrar el Gasto por Comprobar, en el cual es posible ver los campos, Fecha, Descripción, Beneficiario, Forma de Pago, Cuenta Banco / Efectivo, Folio / Cheque e Importe (en modo de edición) Página 5 de 23

6 4) Llevar a cabo la selección de la fecha de asignación de Gasto por Comprobar dentro del campo Fecha, 5) Capture de manera descriptiva la asignación del gasto dentro del campo Descripción, Página 6 de 23

7 6) Posteriormente, selecciones el beneficiario al cual se le asignará el Gasto por Comprobar dentro del campo Beneficiario, dando clic al campo Beneficiario que nos desplegara las opciones 7) A continuación, seleccione la forma de pago correspondiente a la asignación del Gasto por Comprobar, dentro del campo Forma de Pago seleccionando la opción deseada, 8) Seleccione la cuenta del banco de la que se obtendrá el recurso para la asignación del Gasto por Comprobar, dentro del campo Cuenta Banco / Efectivo, Página 7 de 23

8 9) Enseguida, capture el número de referencia de la operación o número de cheque dentro del campo Folio / Cheque, 10) Por último, capture el monto del importe a asignar dentro del campo Importe, 11) Una vez capturado el detalle del Gasto por Comprobar, de clic en el botón Guardar del menú de opciones de la ventana de Gasto por Comprobar, El sistema enviará un aviso de confirmación indicando que el registro fue guardado correctamente, Página 8 de 23

9 12) Finalmente es posible verificar el correcto registro de la asignación del recurso por comprobar dentro del catálogo de Gastos por Comprobar, Así mismo, es posible consultar la póliza de cheque generada de la asignación del recurso, a través del botón Póliza del menú de opciones, NOTA: Al crear un Gasto por Comprobar desde la opción de "Catálogos" del módulo de "Tesorería", se recomienda también generar su Comprobación desde la opción "Comprobación de Gastos" dentro del mismo módulo, en donde dicha comprobación solamente permitirá registrar gastos para los Capítulos 2000, 3000 y En caso de requerir generar Comprobación de Gastos con otros Capítulos del Objeto del Gasto (1000, 4000, 6000, 7000, 8000 ó 9000), este registro deberá llevarse a cabo a través de pólizas. Para mayor Información consulte el Manual de Comprobación de Gastos en su sección de comprobación por póliza. Página 9 de 23

10 Modificar Gasto por Comprobar Para modificar el registro de un Gasto por Comprobar es necesario: 1) Primero acceda al menú Tesorería dentro de la opción "Catálogos" seleccionamos la opción de Gastos por comprobar del SAACG.Net, 2) El sistema desplegará la ventana principal del catálogo Gasto por Comprobar, seleccione el Gasto por Comprobar a modificar y de clic en el botón Modificar del menú de opciones, 3) A continuación, el sistema desplegará el detalle de los datos en modo de edición, por lo tanto, es necesario llevar a cabo las modificaciones correspondientes, Página 10 de 23

11 4) Una vez realizados los cambios, oprimir el botón Guardar del menú de herramientas, 5) Finalmente es posible verificar los cambios a través de la pantalla principal del catálogo Gastos por Comprobar, y a través de la póliza correspondiente al Gasto por Comprobar, Página 11 de 23

12 Nota: No es posible modificar un Gasto por Comprobar que ya cuente con su Comprobación. Página 12 de 23

13 Cancelar Gasto por Comprobar Para cancelar el registro de un Gasto por Comprobar es necesario: 1) Primero acceda al menú Tesorería dentro de la opción "Catálogos" seleccionamos la opción de Gastos por comprobar del SAACG.Net, 2) A continuación, el sistema desplegará la ventana principal del catálogo Gasto por Comprobar, se selecciona el gasto a cancelar y se da clic en el botón Cancelar del menú de opciones 3) El sistema arrojará un mensaje, solicitando la confirmación para realizar la cancelación del gasto por comprobar, dar clic en Si para continuar, Página 13 de 23

14 4) Aparecerá una ventana solicitando la fecha de cancelación del gasto por comprobar, seleccionar la fecha y dar clic en el botón Aceptar, 5) El sistema enviará un mensaje de aviso, informando que el registro fue cancelado correctamente, 6) Posteriormente el sistema mostrará el status de cancelado en el registro de la pantalla principal del catálogo Gasto por Comprobar, Página 14 de 23

15 7) Finalmente, es posible verificar la correcta cancelación a través de la verificación de las pólizas, en las cuales, además de la póliza del movimiento se encuentra la póliza de cancelación, Página 15 de 23

16 Nota: No es posible cancelar un Gasto por Comprobar que ya cuente con su Comprobación; primero se cancelará la Comprobación de Gastos (Ver Manual de Comprobación de Gastos), y posteriormente se cancela el Gasto por Comprobar. Página 16 de 23

17 Menú de Herramientas Catálogo de Gastos por Comprobar La opción Gastos por Comprobar del menú Tesorería, cuenta con herramientas de administración de los registros, las cuales se encuentran en la barra superior de la pantalla del Catálogo de Gastos por Comprobar : 1) Actualizar: Actualiza la vista previa del listado de Gastos por Comprobar, en caso de no haber cambios se presenta la misma lista. 2) Cancelar: Cancela el modo de edición de registro cuando se activa a través de la opción Modificar, sin guardar cambios en el registro seleccionado. 3) Filtro: Despliega una pantalla de búsqueda, la cual cuenta con varios criterios de selección, para realizar búsqueda de registros extensas, cuando existen grandes cantidades de registros. Así mismo es posible seleccionar un criterio de búsqueda, Página 17 de 23

18 Finalmente se encuentra el campo en blanco para capturar directamente el texto o descripción que se requiere buscar, 4) Cancelar Filtro: Cancela el modo de vista CON FILTRO, de la pantalla principal del Catálogo de Gastos por Comprobar, 5) Imprimir: Despliega para ser impreso o exportado a distintos formatos, el reporte de todos los registros del Catálogo de Gastos por Comprobar, Página 18 de 23

19 6) Listado: Muestra la ventana del Catálogo de Gastos por Comprobar en forma de lista, 7) Detalle: Muestra el detalle de la información del gasto por comprobar seleccionado, 8) Salir: Cierra la ventana del Catálogo de Gastos por Comprobar. Página 19 de 23

20 GASTOS POR COMPROBAR DESDE PÓLIZAS Para generar el registro de un nuevo Gasto por Comprobar desde pólizas es necesario: 1) Primero se accede dentro del menú Pólizas a la opción Elaboración de pólizas del SAACG.Net, 2) Posteriormente, el sistema desplegará la ventana principal de pólizas. hacer clic en el botón Nuevo del menú de opciones, 3) A continuación haga clic en tipo de póliza y elegir Cheque Página 20 de 23

21 4) El sistema habilitará los siguientes campos: Numero de Cheque y Nombre de Beneficiario 5) Capture todos los datos requeridos del encabezado de la póliza de Cheque 6) Para finalizar la póliza es necesario oprimir el botón guardar y con eso estaríamos concluyendo la póliza en la cual le otorgamos recursos al beneficiario. Página 21 de 23

22 7) El sistema nos enviara el siguiente mensaje: 8) Para revisar el correcto registro de la póliza es necesario visualizarla dando clic en la opción imprimir que se encuentra dentro de la barra de tareas 9) También es posible visualizar el formato de cheque en la opción Póliza Cheque Página 22 de 23

23 En caso de que en un Gasto por comprobar haya sido registrado mediante el módulo de pólizas, su comprobación también debe registrarse por este mismo módulo mediante una póliza de Diario. Para la Comprobación de Gastos consulte el manual Comprobación de Gastos. Página 23 de 23

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