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1 PROJECT CONTROLS Pryect Técnic Pedr Ascz Agustín Germán E. López Sánchez Francesc Penalba García Marc Prósper i Serra 25/05/2009

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3 may-09 Prject Cntrls Tabla de cntenids 1 DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN PROPÓSITO PARTES INTERESADAS CONTROL DE LA EVOLUCIÓN DE LOS ENTREGABLES Cntrl en la elabración del Estudi de Mercad Cntrl en la elabración de la Guía Técnica de Desarrll PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LOS ENTREGABLES PROJECT CONTROLS VS. COMMUNICATION PLAN...5 3

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5 may-09 Prject Cntrls 1 Dcument Identificación Nmbre del pryect: Códig de dcument: Pryect Técnic PrCler DC19_Prject_Cntrls Versión: 1.2 Fecha: 25/05/2009 Nmbre Firma Fecha Autr principal: Marc Prósper 25/05/2009 Autr: Marc Prósper 25/05/2009 Revisad pr: Francesc Penalba 09/06/2009 Cntact del cliente: Jaume Mussns Tabla 1 Dcument de identificación LISTADO DE VERSIONES Histrial de versines del dcument Revisión Fecha Status Mtiv DC19_Prject_Cntrls /05/2009 CR DC19_Prject_Cntrls /06/2009 RV DC19_Prject_Cntrls /06/2009 CI Creación MP Revisión FP Revisión final FP Tabla 2 Listad de versines 1

6 Cntrl en la elabración del Estudi de Mercad Prpósit El presente dcument representa el Prject Cntrls del pryect PROCOOLER: A Refrigeratin Prject. Su finalidad es definir las medidas de cntrl que se van a llevar a cab durante la ejecución del pryect y ls respnsables del seguimient de estas medidas, cn el fin de que éste se desarrlle de acuerd a l previst. Dich dcument agrega, a su vez, ls prcedimients para la tma de decisines y algunas referencias relacinadas cn el plan de cmunicación del pryect. Este últim punt se expne cn más detalle en el dcument Cmmunicatin Plan. El dcument Prject Cntrls frma parte del dcument final que englba tda la infrmación desarrllada en el prces Initiating a Prject; éste se denmina PID (Prject Initiatin Dcument). 3 Partes Interesadas La respnsabilidad máxima en el cntrl del presente pryect recaé sbre el Prject Manager. Él es el máxim respnsable de que las medidas de cntrl definidas se lleven a cab tal cm se han establecid. En la estructura rganizativa diseñada para el presente pryect, dependiend de él jerárquicamente, figuran en el Area Funcinal ls crdinadres de Business&Marketing e Ingeniería, y en el Area de Management Gestión ls Quality, Time, Cst & Scpe Managers. Ells serán ls respnsables de cntrlar mediante ls mecanisms de mnitrización establecids, cada un de ls aspects asciads a las areas de su respnsabilidad. Parte agregada de su misión será reprtar cn la peridicidad definida al Prject Manager de td aquell que acntezca y pueda ser relevante en el desarrll del pryect. Finalmente, será el Prject Manager quien infrmará puntualmente al Prject Bard de la infrmación recgida. La estructura matricial expuesta en el párraf anterir, puede verse esquematizada en el siguiente diagrama. Crdinadres Funcinales Crdinadr Marketing & Business Crdinadr Ingeniería Crdinadres de Gestión Quality Manager Time Manager Cst Manager Scpe Manager PROCOOLER 2

7 may-09 Prject Cntrls 4 Cntrl de la Evlución de ls Entregables Para enmarcar las medidas de cntrl que se establecen en el presente pryect, partirems de ls dcuments Entregables definids, ls cuales sn: Elabración de un Estudi de Mercad. Elabración de la Guía Técnica de Desarrll. Plantear dicha distinción se hace necesari dad que ests ds dcuments, ls cuales cnstituyen, en el sentid más glbal el EDT del pryect, tienen un enfque, en l que a desarrll se refiere, ttalmente distint. Si la prcedencia del Estudi de Mercad es externa (dad que tal cm se expne en el dcument Prject Apprach esta parte del pryect se externaliza) la de la Guía Técnica es elabrada pr persnal de la plantilla de la empresa OPTIONA pr l que las medidas de cntrl de la evlución de ambs serán claramente distinta. 4.1 Cntrl en la elabración del Estudi de Mercad En la elabración del Estudi de Mercad, tal cm se bserva en el EDT cntenid en el dcument Prject Plan, participan tres entes: ls miembrs del pryect PROCOOLER, cm cliente final, la empresa que desarrlla el Estudi de Mercad, que actúa cm prveedr, y una tercera empresa que su función es la de auditar y evaluar que el Estudi de Mercad cumple cn tds ls requisits definids pr el cliente. Tal cm indica el EDT, durante la elabración del Estudi de Mercad se establecen auditrías parciales llevadas a cab pr la empresa auditra, de las que se deriva un infrme que debe crrbrar ls siguientes punts: El dcument cumple cn ls requisits de ALCANCE definids pr el cliente. El dcument cumple cn ls requisits de CALIDAD definids pr el cliente. El dcument cumple cn ls plazs (TIEMPO) establecids previamente. El análisis del aspect de COSTE n aplica en este infrme, dad que al ser un prduct encargad a una empresa externa, el cste del mism se acuerda antes de la cntratación del servici. Ls receptres de dich infrme sn el Prject Manager, el Crdinadr de Business & Marketing para el Area Funcinal y ls Quality, Time, Cst & Scpe Managers para el Area de 3

8 Cntrl en la elabración de la Guía Técnica de Desarrll 2009 Gestión. Ells serán quienes analicen las desviacines que se hayan pdid prducir en ls aspects anterirmente mencinads y evalúen las medidas de cntingencia necesarias para crregir dichas desviacines. 4.2 Cntrl en la elabración de la Guía Técnica de Desarrll Una vez elabrad el Estudi de Mercad y en el cas en el que éste justifique que existe un Business Case, el Pryect entra en la fase de desarrll de la Guía Técnica, que supne el segund entregable del mism. Dich dcument será elabrad pr persnal de plantilla de la empresa OPTIONA, y más cncretamente pr parte de ls miembrs asignads al pryect PROCOOLER. Una vez más, es el Prject Manager el máxim respnsable de su cntrl. Junt cn él, el Crdinadr de Ingeniería representand el Area Funcinal, y ls Quality, Time, Cst & Scpe Managers en representación del Area de Management Gestión, serán quienes analizarán la evlución del Pryect en la elabración de este entregable, principalmente en ls aspects de CALIDAD, TIEMPO, COSTE y ALCANCE. De acuerd a ls prcedimients de mnitrización que se establezcan, ells se cuparán de analizar las desviacines prducidas y definir las cntramedidas que se cnsideren necesarias para que las desviacines que pueda sufrir el Pryect n cmprmetan el éxit de éste. Finalmente mediante la elabración de un infrme, será el Prject Manager el que reprte al Prject Bard las cnclusines extraídas. 5 Prcedimients de Cntrl de ls Entregables El Prject Manager será el encargad de cnvcar las reunines de seguimient de la evlución de ls entregables. Para ell utilizará la plantilla PL100_Plantilla_rden_dia.dc, en la que entre trs dats mens relevantes, reflejará tds ls punts a tratar en la reunión cnvcada. Para registrar las decisines tmadas (incluids ls planes de cntingencia en el cas en el que ls haya) y la asignación de tareas a cada miembr, se utilizará la plantilla PL101_Plantilla_acta_reunin.dc. 4

9 may-09 Prject Cntrls Aunque la peridicidad cn la que se prducirán dichas reunines puede variar según la fase del pryect que se esté ejecutand en cada mment, en el dcument Cmmunicatin Plan se definen unas peridicidades para las reunines rdinarias de cntrl. 6 Prject Cntrls Vs. Cmmunicatin Plan Si en el dcument Cmmunicatin Plan viene definid cóm se llevará a cab la cmunicación entre ls integrantes del Pryect de td aquell que suceda durante su evlución, el Prject Cntrls recge tds ls prcedimients y mecanisms necesaris para mnitrizar la evlución del Pryect, especialmente en ls aspects de COSTE, CALIDAD, TIEMPO Y ALCANCE. En resumen, se pdría decir que el Cmmunicatin Plan es la vía pr la que se reprta a las partes interesadas del Pryect, l más relevante de l recgid según ls prcedimients y mecanisms definids en el Prject Cntrls. 5

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