Registro Único de Proveedores del Estado RUPE. Guía para la verificación de documentos y datos

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1 Registro Único de Proveedores del Estado RUPE Guía para la verificación de documentos y datos ACCE Guía para la verificación V 5 Vigencia 04/09/2015

2 Índice de contenido Introducción...3 Criterios para la verificación...3 Pasos a seguir para verificar documentos...3 Otras consideraciones...4 Deshacer verificación...4 Observar documentos pendientes...4 Tabla de documentos...5 Qué condiciones se deben cumplir para verificar un dato?...6 Alerta a Proveedores...6 Pag. 2 de 7

3 Introducción El verificador cumple un rol fundamental en RUPE, ya que es el que tiene el primer contacto y brinda la atención presencial a la empresa proveedora. Por lo tanto debe ser capaz de orientar y detectar los errores o faltas más comunes cometidas por los proveedores. El siguiente documento tiene como objetivo dejar en claro ciertos criterios que deberán ser tomados en cuenta por los funcionarios que realizan la tarea de verificación de documentos y datos en RUPE. Criterios para la verificación El verificador deberá rechazar el documento que incumpla alguno de los criterios mencionados a continuación y comunicarle al proveedor la omisión o la falta cometida. Importante: en caso de que el funcionario verificador deje constancia de las razones de rechazo en la ficha del proveedor, completando el campo de observaciones (Notas) en el documento, el sistema enviará un correo electrónico al proveedor implicado, indicando el cambio y las observaciones que fueran registradas. Pasos a seguir para verificar documentos. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 1 Corroborar que el documento presentado sea original. (*) 2 Buscar al proveedor en Consultas/Búsqueda de Proveedores e ingresar a su ficha 3 Buscar el documento en la pestaña Documentos (tiene que estar PENDIENTE DE VERIFICACIÓN). 4 Corroborar que el documento subido al sistema: 5 (*) - esté bien clasificado (mirar tabla documentos). - esté ingresado en un solo archivo (a su vez, los documentos que requieren certificación de firmas, deben estar cargados al sistema en un sólo archivo con la correspondiente certificación). - no tenga más de 30 días 1 (los certificados notariales tienen una vigencia no mayor a 30 días. Se cuenta desde la emisión del documento hasta la verificación del mismo).(**) En caso de no cumplir alguna de estas condiciones, pedir al proveedor que corrija el error. Abrir los documentos y comparar detalladamente los mismos. Tienen que ser iguales a los documentos originales. 6 Verificar o rechazar el documento. 7 Si el documento presentado es un certificado de la caja profesional, proceder a verificar el dato también en la pestaña Certificados (comprobar que la fecha ingresada coincida con la del documento verificado, en caso de no coincidir no verificar el documento). 1 Para empresas extranjeras se admiten documentos expedidos con hasta 60 días. Pag. 3 de 7

4 8 Devolver el original al proveedor. (*) Los documentos obtenidos en línea vía web, como ser los formularios DGI 6951 y 6906 o el certificado de estar al día emitido por la CJPPU no tienen originales en papel y por lo tanto la verificación se hace únicamente examinando el documento en RUPE. En estos casos alcanza con verificar que los mismos correspondan al proveedor y que estén bien clasificados. Específicamente en el caso del certificado de la CJPPU el mismo trae un código de validación que el funcionario puede corroborar directamente desde la web de la Caja de Profesionales. Para ver cómo realizar la validación del certificado desde la web haga clic aquí. (**) Para facilitar esta tarea en caso de querer verificar un documento ya vencido el sistema emitirá un mensaje de aviso. Es importante que para los documentos notariales el campo Fecha del documento sea completado por el proveedor con la Fecha de expedición o Fecha de actualización del documento (ingresando la más reciente). Otras consideraciones Deshacer verificación En caso de detectar que la verificación o rechazo de un documento fue realizado de forma errónea, tendrá la posibilidad de volver hacia atrás el estado del documento utilizando el botón: El documento volverá al estado inmediato anterior. Observar documentos pendientes Si se entiende conveniente no verificar o rechazar un documento, por ejemplo debido a la falta de carga de algún dato por parte del proveedor, se podrá dejar un comentario al documento sin cambiar el estado del mismo, utilizando el botón: Luego de ingresado el comentario se disparará un aviso al proveedor. Pag. 4 de 7

5 Tabla de documentos. Tipo de documento Cualquier documento no notarial. - Certificado de caja profesional - Constancia de participación en último acto eleccionario. Constancias de DGI (6351, 6361, 6951, 6906) Copia de documento de identidad. Constancia expedida por el banco o constancia electrónica o estado de cuenta o algún documento con datos de cuenta bancaria. Para que proveedores extranjeros clasifiquen los documentos que acrediten encontrarse al día en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y previsionales en su país de origen. Certificado notarial con descripción de la empresa y sus representantes. Carta poder con su respectiva certificación notarial, revocación de poder u actos modificativos. Solicitud de inscripción al RUPE (sin contrato de adhesión o sin completarlo) + su certificación de firma Formulario 0 (Solicitud de inscripción al RUPE y Contrato de adhesión) + su certificación de firma Formulario 4 (Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria) + su certificación de firma Formulario 4 + certificación de firma + constancia bancaria Formulario 3 (Baja voluntaria) + su certificación de firma Formulario 2 (Cambio de correo electrónico) + su certificación de firma Formulario 5 (Solicitud de reinscrpción) + su certificación de firma DOCUMENTO NO NOTARIAL CERTIFICADO NO NOTARIAL FORMULARIOS DGI DOCUMENTO DE IDENTIDAD Clasificación en RUPE CONSTANCIA DE CUENTA BANCARIA CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y PREVISIONALES PARA PROVEEDOR EXTRANJERO CERTIFICADO NOTARIAL PODERES Y ACTOS MODIFICATIVOS SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL RUPE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL RUPE Y CONTRATO DE ADHESIÓN A CUENTA BANCARIA CONTRATO DE ADHESIÓN A CUENTA BANCARIA CONTRATO DE ADHESIÓN Y CONSTANCIA BANCARIA SOLICITUD DE BAJA VOLUNTARIA SOLICITUD DE CAMBIO DE CORREO SOLICITUD DE REINSCRIPCIÓN Pag. 5 de 7

6 CAMBIO DE CORREO ELECTRÓNICO 1 Corroborar que el formulario presentado: - esté firmado por titular o representante (la representación se acreditará con carta poder certificada, que el proveedor debe tener subida y aprobada en el sistema. Excepcionalmente, la podrá presentar en ese momento. tenga certificación notarial de firma 2 Escanear el documento o descargar la copia presentada en medio electrónico si es que el proveedor la proporciona. 3 Buscar al proveedor en Consultas/Búsqueda de Proveedores. 4 Dar clic en el ícono de cambio de correo. 5 Completar la ficha de cambio de correo y cargar el archivo. 6 Devolver el formulario original al proveedor. 7 Ingresar a la ficha del proveedor y verificar el documento cargado en la pestaña Documentos. El mismo quedará en estado pendiente de validación. 8 Contactar a un funcionario validador del organismo y solicitar que valide el documento de cambio de correo para finalizar la modificación del correo electrónico. Es importante destacar que el cambio de correo no quedará efectivo hasta que el documento quede aprobado. Qué condiciones se deben cumplir para verificar un dato? Actualmente, el único dato a verificar es el vencimiento de la caja de profesionales en la pestaña Certificados de RUPE, y debe ser controlado conjuntamente con el certificado correspondiente. Se verificará únicamente si la fecha de vigencia cargada coincide con la del certificado. Alerta a Proveedores Se deberá alertar al proveedor en caso de detectar lo siguiente: El proveedor manifiesta el interés en quedar activo en RUPE pero no carga al sistema y/o no presenta todos los documentos requeridos para alcanzar ese estado. Dentro de la pestaña Datos generales el proveedor debe haber seleccionado el tipo de entidad (naturaleza jurídica) que corresponde a su empresa. Los documentos con certificación notarial de firmas deben tener ligadas todas sus hojas de manera consecutiva. Se entiende por ligazón a la referencia que hace el Escribano, tanto en el documento como en la certificación, que asegura inequívocamente que a determinados documentos le sigue una determinada certificación de firmas. Los documentos con certificación notarial de firmas deben contener los montepíos notariales correspondientes (timbres notariales). Presenta un certificado notarial o carta poder pero no carga ningún dato en la pestaña de Representantes y titulares de RUPE. No cuenta con ninguna cuenta ingresada en la pestaña de Cuentas Bancarias. Dicha pestaña debe tener al menos una cuenta bancaria, ya sea una migrada SIIF o una nueva ingresada por el proveedor. Pag. 6 de 7

7 Presenta Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria pero no tiene cargado una Constancia de cuenta bancaria (o viceversa). Presenta Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria y comprobante de cuenta bancaria pero la pestaña de Cuentas Bancarias en RUPE, se encuentra vacía o contiene datos que no coinciden con los declarados en el contrato. Presenta Contrato de adhesión a pagos por transferencia bancaria y comprobante de cuenta bancaria pero en la pestaña de Cuentas Bancarias en RUPE, el formato del número de la cuenta ingresada no es el correcto (utilizar la Guía para el ingreso de cuentas) En todos los casos anteriores el proveedor no quedará activo en RUPE, ya que no cumple con todos los requisitos que establecen los instructivos, por lo que es fundamental advertirle de la situación para que pueda subsanar las faltas o errores a la brevedad. En caso de que el proveedor solicite mayor orientación y/o aclaración corresponde dirigirlo al sitio web de ACCE Pag. 7 de 7

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