La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación Mayo de 2010

Transcripción

1 La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación Mayo de 2010

2 La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación

3 La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación Primera edición electrónica. Secretaría de Finanzas DR Gobierno del Estado de México Palacio del Poder Ejecutivo Lerdo poniente no. 300, colonia Centro, C.P , Toluca de Lerdo, Estado de México. DR Dirección General de Innovación gemoydad@edomex.gob.mx Número de autorización del Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal CE: 203/9/05/10 Editado en México Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio o procedimiento, sin la autorización previa del Gobierno del Estado de México, a través de la Dirección General de Innovación.

4 Contenido Presentación 5 Base jurídica 7 Objetivos del Sistema Estatal de Documentación 8 Organización del Sistema Estatal de Documentación 9 Esquema de funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación 12 Integrantes del Comité Técnico de Documentación y de los Subsistemas de Coordinación y Control y Operativo 13 Funciones del Comité Técnico de Documentación 15 Atribuciones y obligaciones de los integrantes del Comité Técnico de Documentación 17 Principales líneas de acción del Sistema Estatal de Documentación 20

5 Presentación Cumplir las demandas ciudadanas exige a los gobiernos, particularmente a los de países en vías de desarrollo como el nuestro, un esfuerzo considerable para identificar los mecanismos y variables de una estrategia que permita alcanzar niveles máximos de calidad en los servicios que se otorgan, principalmente en aquellos cuyo propósito final es lograr la construcción de una sociedad más justa y con mejores niveles de desarrollo. El planear y diseñar esta estrategia, obliga a las instancias gubernamentales a considerar la información como un recurso estratégico y, al mismo tiempo, enfrentar el reto de contar con un sistema que suministre aquella que se requiera de manera confiable, suficiente y oportuna, de tal manera que se facilite la toma de decisiones, considerando que la resolución más adecuada es la mejor informada. Por ello, en el Gobierno del Estado de México, la Administración de Documentos se ha convertido en una valiosa y útil herramienta para controlar la documentación institucional desde su creación hasta su destino final, lo cual ha dado como resultado que las unidades documentales responsables de suministrar información se hayan constituido en un apoyo fundamental para el funcionamiento de las oficinas públicas. Los avances alcanzados se deben en buena medida a la instrumentación del Sistema Estatal de Documentación, creado en 1986 por la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. 5

6 Su establecimiento significó un parteaguas, al constituirse en la base sobre la cual se ha sustentado el desarrollo y modernización de la administración de documentos. El Sistema Estatal de Documentación está concebido como un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que permiten el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros que se emplean para la generación, organización, uso y divulgación de la información documental. Con su instauración se ha logrado en las últimas décadas la transformación de las unidades documentales, la estandarización de procesos y procedimientos, la regulación de la producción, control, organización y preservación de los documentos, así como el suministro oportuno de la información requerida por los usuarios. 6

7 Base jurídica 1. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, artículos 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 y Manual General de Organización de la Secretaría de Finanzas. 7

8 Objetivos del Sistema Estatal de Documentación Regular, coordinar, homogeneizar y mejorar el funcionamiento de las unidades documentales de los Poderes del estado y municipios. Desarrollar nuevos métodos y técnicas que contribuyan a la modernización continua de la administración de documentos. Profesionalizar a los servidores públicos que laboran en las unidades documentales, a través de su permanente capacitación y actualización. Establecer mecanismos para propiciar un intercambio permanente de experiencias en materia de administración de documentos, con los sistemas de archivos, de documentación y de información de otras entidades públicas y privadas. Adquirir, integrar y conservar los documentos que constituyan una fuente de información para la reconstrucción del desarrollo histórico del Estado de México. Editar publicaciones y realizar eventos para divulgar los acervos que conservan las unidades documentales, a fin de contribuir al fortalecimiento de la identidad estatal. 8

9 Organización del Sistema Estatal de Documentación Está constituido por un marco jurídico y administrativo que se conforma por las Constituciones Políticas Federal y del Estado Libre y Soberano de México, por las Leyes Orgánicas de la Administración Pública del Estado, del Poder Legislativo, del Poder Judicial y Municipal y, principalmente, por la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, entre otras. También se encuentra compuesto por el patrimonio documental existente en los Poderes del estado y los municipios; los servidores públicos que laboran en las unidades documentales; los recursos materiales, técnicos y financieros; las funciones normativas, de asesoría, supervisión, coordinación, difusión y orientación; y los objetivos que las entidades gubernamentales fijan en esta materia; así como las demandas y apoyos institucionales y de la sociedad; elementos básicos a partir de los cuales el Sistema logra su operatividad. Para obtener los resultados y productos informativos que las entidades gubernamentales y la sociedad en su conjunto requieren, el Sistema Estatal de Documentación se integra por tres instancias: Comité Técnico de Documentación: Es el órgano de dirección y regulación del Sistema y es quien señala los lineamientos generales que orientan las actividades de las unidades documentales. Se integra por un Presidente, un Vicepresidente, cuatro Vocales y un Secretario Técnico. 9

10 Subsistema de Coordinación y Control: Establece los métodos y procedimientos a seguir para lograr la mejora continua de los servicios que las unidades documentales brindan; así como la normatividad que éstas deben observar en sus procesos técnicos. Se integra con representantes del Poder Legislativo, del Poder Judicial y de los Ayuntamientos, así como de las Direcciones Generales de Innovación, del Instituto Mexiquense de Cultura, del Sistema de Radio y Televisión Mexiquense y del Instituto de Información Geográfica, Estadística y Catastral del Estado de México. Subsistema Operativo: Incide en la transformación de las actitudes y aptitudes de quienes participan en el Sistema y su responsabilidad es llevar a la práctica las recomendaciones técnicas y los métodos y procedimientos indicados por el Comité Técnico y el Subsistema de Coordinación y Control. Asimismo, se encarga de formular los lineamientos para la organización de los acervos y el otorgamiento de los servicios informativos por parte de las unidades documentales. La operación de las tres instancias permite el desarrollo de las actividades de las unidades documentales, relacionadas con la organización de los acervos; el otorgamiento de información suficiente y oportuna a las dependencias gubernamentales y a la sociedad en general; la optimización 10

11 de los sistemas de clasificación y almacenamiento de documentos; la consolidación de los procesos de valoración y de selección; la modernización de la infraestructura y los equipos; la integración de bases de datos confiables y actualizadas y el avance en el proceso de la normalización documental. Invariablemente, los beneficiarios de las acciones y logros del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México son las propias unidades administrativas o sus equivalentes en los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial y en los ayuntamientos, así como las instituciones académicas, los investigadores y el público en general. 11

12 Esquema de funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación Insumos Proceso Resultados 1. Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de México Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México Otras leyes y ordenamientos jurídicos y administrativos 2. Patrimonio documental 3. Funciones Normativas Asesoría y apoyo Supervision Coordinación Difusión y orientación 4. Recursos Humanos Materiales Técnicos Financieros 5. Demandas y apoyos 6. Objetivos 7. Otros insumos Comité Técnico de Documentación Dirección y Regulación Secretario General de Gobierno Secretario de Finanzas Secretario de Educación Representante del Poder Legislativo Representante del Poder Judicial Representante de los Ayuntamientos Director General de Innovación Subsistema de Coordinación y Control Representante del Poder Legislativo Representante del Poder Judicial Representante de los Ayuntamientos Dirección General del Instituto Mexiquense de Cultura Dirección General del IGECEM Dirección General del Sistema de Radio y Televisión Mexiquense Dirección General de Innovación Métodos y procedimientos Subsistema Operativo Coordinación de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos Coordinación de Centros de Información y Documentación Coordinación de Unidades de Correspondencia Coordinación de Unidades de Micrografía y Reprografía Actitudes y aptitudes Mejora continua de la operación y de los servicios de las unidades documentales Suministro de información suficiente y oportuna Diseminación selectiva de información documental Implementación de adecuados sistemas de organización y almacenamiento de documentos Procesos eficientes de valoración y selección documental Modernización de infraestructura y equipos Integración de bases de datos confiables Protección del patrimonio documental Normalización documental Retroalimentación Medio ambiente Unidades administrativas de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como de los ayuntamientos, instituciones académicas, investigadores y usuarios en general

13 Integrantes del Comité Técnico de Documentación y de los Subsistemas de Coordinación y Control y Operativo A. Comité Técnico de Documentación: Secretario General de Gobierno, Presidente. Secretario de Finanzas, Vicepresidente. Secretario de Educación, Vocal. Representante del Poder Legislativo, Vocal. Representante del Poder Judicial, Vocal. Representante de los Ayuntamientos, Vocal. Director General de Innovación, Secretario Técnico. B. Subsistema de Coordinación y Control: Representante del Poder Legislativo. Representante del Poder Judicial. Representante de los ayuntamientos del estado. 13

14 Representante de la Dirección General del Instituto Mexiquense de Cultura. Representante de la Dirección General del Instituto de Información Geográfica, Estadística y Catastral del Estado de México. Representante de la Dirección General del Sistema de Radio y Televisión Mexiquense. Representante de la Dirección General de Innovación. C. Subsistema Operativo: Coordinación de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos. Coordinación de Centros de Información y Documentación. Coordinación de Unidades de Correspondencia. Coordinación de Unidades de Micrografía y Reprografía. 14

15 Funciones del Comité Técnico de Documentación Planear y coordinar el funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación. Emitir lineamientos para el desarrollo de las actividades en materia documental. Proponer criterios para la organización y funcionamiento de las áreas documentales y de las unidades auxiliares de documentación. Elaborar el Programa Estatal de Administración de Documentos. Promover la realización de estudios e investigaciones sobre métodos y técnicas novedosas en administración de documentos. Establecer mecanismos de coordinación entre los responsables de las áreas documentales y las unidades auxiliares de documentación, y de éstas con instancias homólogas del Gobierno Federal y de otras entidades federativas. Crear comisiones y grupos de trabajo para la atención de asuntos especiales del Sistema Estatal de Documentación. Evaluar la organización y el funcionamiento de las áreas documentales y proponer acciones para mejorar su operación. 15

16 Promover la difusión de la actividad documental que se realice en el Estado de México. Impulsar la formación y profesionalización de los servidores públicos con funciones en materia documental. Expedir su programa de trabajo y vigilar su cumplimiento. Vigilar la aplicación de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Sistema Estatal de Documentación. 16

17 Atribuciones y obligaciones de los integrantes del Comité Técnico de Documentación A. Del Presidente: Dirigir el funcionamiento del Comité Técnico y representarlo. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias, teniendo voto de calidad. Rendir un informe semestral de las actividades y metas alcanzadas por el Sistema. Vigilar el cumplimiento de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México y demás disposiciones que al respecto se dicten. Establecer mecanismos de consulta y vigilancia de los documentos existentes en los archivos del estado. B. Del Vicepresidente: Suplir las ausencias temporales del Presidente. Auxiliar al Presidente en sus funciones. 17

18 Coordinar a las comisiones que se integren y vigilar la vida administrativa del Sistema. Compilar las normas que rigen a la administración de documentos y promover su difusión. Promover y supervisar las investigaciones de nuevas técnicas de administración de documentos. Publicar folletos, revistas y organizar exposiciones con el acervo histórico existente en los archivos de la entidad, a fin de difundir la historia del Estado de México. Promover actividades de capacitación para el personal de las unidades documentales que lo requieran. C. Del Secretario Técnico: Establecer técnicas que permitan organizar, clasificar, catalogar e investigar el acervo documental histórico. Establecer técnicas de conservación y preservación de documentos. 18

19 Determinar las técnicas de depuración de documentos. Promover las políticas y técnicas de consulta y vigilancia de los documentos existentes en los archivos del estado. 19

20 Principales líneas de acción del Sistema Estatal de Documentación Formulación del Programa Estatal de Administración de Documentos. Racionalización de la producción y reproducción de los documentos que se generan en las oficinas gubernamentales. Reglamentación de la tipología documental utilizada en las unidades administrativas o sus equivalentes de los Poderes del estado y municipios. Modernización de las unidades de control de la documentación en trámite, para eficientar la comunicación formal entre las oficinas públicas. Organización y sistematización de los acervos documentales a través del uso de nuevas tecnologías. Elaboración de los instrumentos técnicos necesarios para la organización y funcionamiento de las unidades documentales. Protección del patrimonio documental. Regulación de las actividades de valoración y selección documental. 20

21 Divulgación y utilización de los acervos que conservan las unidades documentales. Implementación de nuevas tecnologías para la oportuna recuperación de la información. Capacitación, actualización y profesionalización de los servidores públicos dedicados a la labor documental. Mejoramiento continuo de los servicios de información que otorgan las unidades documentales. 21

22 Elaboración: SECRETARÍA DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO, COL. PARQUE CUAUHTÉMOC, TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P , TEL. Y FAX: (722) gemoydad@edomex.gob.mx 22

23 La organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación se editó en el mes de abril de 2010 en la Dirección General de Innovación de la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México. Lerdo poniente no. 101, Edificio Plaza Toluca, 1er. piso, col. Centro, Toluca, Estado de México. La edición electrónica consta de 250 ejemplares y estuvo al cuidado del Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal. Corrección de estilo: Blanca Leonor Ocampo Bobadilla y Laura Azalia Sánchez Trejo. 23