PROCEDIMIENTO DE MICROFILMACIÓN

Transcripción

1 Revisó: Director de Certificación Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OBJETIVO ALCANCE Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas para la microfilmación de documentos. Aplica a los documentos que son recibidos por la Dirección de Certificación y que deben ser microfilmados para su conservación total. NORMATIVIDAD Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. NTC Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Formato Único de Inventario FGD.15: Instrumeno que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad). Siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos. Microfilmación: Técnica fotográfica de registrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original

2 Página 2 de 6 Revelado: Tratamiento que permite hacer visible la imagen latente, conseguida mediante la exposición del material sensible. Duplicado: Acto de obtener una copia idéntica a la original. Residuos Químicos: Sustancias o preparados que casi siempre presentan determinadas características de toxicidad y/o peligrosidad. La identificación y el almacenamiento incorrecto de estos residuos puede constituir un riesgo adicional, a los ya propios de la actividad del laboratorio. CONSIDERACIONES Se recomienda microfilmar documento a documento, y tener en cuenta la calidad del papel para evitar que trasluzca la imagen de las hojas. Cuando sea necesario usar varios rollos para microfilmar una secuencia completa de documentos; se debe conservar el orden y la continuidad. La numeración de los rollos debe ser consecutiva e independiente por programa (Archivo centralizado, historias académicas, consecutivo de correspondencia despachada, etc.).

3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I., o Procedimiento predefinido Conector Conector de página Intranet DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Prepara el material a microfilmar 1. Prepara el material a microfilmar; lo cual consiste en confrontar los documentos con el Formato Único de Inventario, desempastar los libros y revisar ordenación y foliación de los documentos. 2. Prepara y ajusta los equipos 2. Prepara y ajusta los equipos de microfilmación, lo cual consiste en limpiar los lentes, ajustar las lámparas, la posición de reducción y la luz. 3. Realiza del proceso de microfilmación 3. Realiza el proceso de Microfilmación. Guía para la Microfilmación GGD Traslada los documentos 4. Traslada de forma organizada al archivo central los documentos que han sido microfilmados 5. Entrega Actas, listado y Rollos 5. Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el listado de documentos microfilmados con sus respectivos rollos al Técnico de Microfilmación para el proceso de revelado. Acta Inicial y Final de Microfilmación (listado de relación de documentos microfilmados) 1

4 Página 4 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 6. Realiza el proceso de Revelado. 6. Realiza el proceso de Revelado. Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD Recolección de Residuos 7. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos No Si Se deben remicrofilmar documentos? Si 8. Remicrofilma los documentos 8. Entrega la tira apéndice, el Acta Inicial y final de apéndice al Técnico de Microfilmación para su respectivo proceso. Guía para microfilmación GGD.05 Acta Inicial y Final de Apéndice Se debe duplicar el rollo? No 1 Pag.5 Si 9. Realiza el proceso de duplicación 9. Realiza el proceso de duplicación Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD.06 3

5 Página 5 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Archiva las actas 10. Archiva las Actas Inicial, Final y de Apéndice. 11. Entregan informe 11. Entrega informe mensual. Informe mensual de Rollos originales y Duplicados FGD.20 Informe Mensual de Actividades de Microfilmación FGD.19 FIN

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento 2 Febrero 28 de Marzo 02 de 2012 Revisión de las definiciones y/o abreviaturas del procedimiento Revisión de las actividades del procedimiento Inclusión de nuevas definiciones Cambio en el nombre de Cargos Inclusión de recolección de Residuos