Toma Física de Activos Fijos. Determinar los pasos para la elaboración del Inventario de bienes tangibles en la Universidad de Pamplona.

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1 Página Objetivo y Alcance Determinar los pasos para la elaboración l Inventario bienes tangibles en la Universidad Pamplona. Inicia con la tección la necesidad realizar el inventario bienes y finaliza con la revisión final y archivo los resultados l inventario. 2. Responsable El responsable por garantizar la acuada aplicación y ejecución l presente documento es el (la) Lír l Proceso Adquisición Bienes y Servicios la Universidad Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Activo Fijo Son los bienes que han sido adquiridos para usarlos en la operación social y sin propósito venrlos o ponerlos en circulación. El "activo fijo" se clasifica en tres grupos: a) "tangible", que compren las propiedas o bienes susceptibles ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc.; b) "intangible", que incluye cosas que no puen ser tocadas materialmente, tales como los rechos patente, los vía, el crédito mercantil, el valor ciertas concesiones, etc.; y c) las inversiones en compañías afiliadas. 3.2 Bien Consumo Son aquellos bienes que se adquieren para el apoyo actividas operativas y generalmente su vida útil es una duración corta, su costo no sobrepasa un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv). Elaboró Revisó Aprobó Firma Edilson Gabriel Pabón Rivera Firma Carlos Arturo Leal Camargo Firma María Victoria Bautista Fecha Octubre Fecha Octubre Fecha Octubre

2 Página Bien Devolutivo Son aquellos bienes que se adquieren o construyen con el propósito utilizarlos en el sarrollo las tareas, que tienen una duración mayor que la los elementos consumo como sillas, escritorios, computadoras, maquinaria y equipos entre otros, generalmente sobrepasa un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv). 3.4 Comodato El comodato es un contrato por el cual una parte entrega a la otra una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso ella, con cargo restituir la misma especie spués terminado el uso. El comodato ( commodum, provecho) es el contrato por el cual una las partes (comodante) entrega gratuitamente a la otra (comodatario) una cosa no fungible para que use ella por cierto tiempo, y se la vuelva. 3.5 Depreciación La preciación se refiere a la pérdida valor que sufre un activo fijo como consecuencia l uso o l transcurso l tiempo. La mayoría dichos activos, a excepción los terrenos, tienen una vida útil durante un período finito tiempo. En el transcurso cada período estos bienes van disminuyendo el valor y a esta pérdida valor se le llama preciación. Son llamados cargos preciación a los cargos periódicos que se realizan. 3.6 Donación Una donación es la acción dar fondos u otros bienes materiales generalmente por caridad 3.7 Espacio Físico Intificación una localidad.

3 Página Leasing El arrendamiento financiero ó contrato leasing ( alquiler con recho compra) es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el recho a usar un bien a cambio l pago rentas arrendamiento durante un plazo terminado al término l cual el arrendatario tiene la opción comprar el bien arrendado pagando un precio terminado, volverlo ó renovar el contrato. 3.9 Localidad Cada unidad predial que utiliza una institución educación superior, generalmente ntro l mismo municipio para cumplir con sus actividas Mal uso Bienes Es el uso no acuado los bienes para el cual fueron inicialmente asignados, presentando el bien o una sus partes daño que impida su normal funcionamiento Pérdida Bienes Pérdida es la carencia o privación l bien o bienes que se habían adquirido para el apoyo los procesos misionales y operativos Recurso Físico Espacio Físico terminado para ciertas actividas educativas 3.13 Tipo Espacio Físico Indica la clase espacio físico, por ejemplo: si es un edificio, una granja, un hospital, entre otros.

4 Página Tipo Recurso Físico Indica características específicas un recurso físico que permite clasificarlo, por ejemplo: aulas, laboratorio, campo portivo, entre otros Traslado Es la transferencia un bien que se encuentra en una penncia a otra para su uso. Las más finiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema Gestión la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Inicio y/o Revisión Inventario Físico Bienes Devolutivos Responsable: Vicerrectores, Decanos y Directores Oficina El Director (a) cada penncia interesado (a) según la necesidad realizar y/o revisar el inventario físico bienes, envía una solicitud por correo electrónico dirigido (a) al Lír Adquisición Bienes y Servicios. El Lír Adquisición Bienes y Servicios solicita dar inicio al inventario físico bienes volutivos teniendo presente la fecha, el lugar don se va a realizar el inventario y los responsables, seguidamente informa por correo electrónico el día y fecha para iniciar la toma física l inventario. 4.2 Elaboración y/o Verificación l Inventario Responsable: Auxiliar Almacén Auxiliar Administrativo Bienes Con las solicitus verificadas el (la) Lír Adquisición Bienes y Servicios, cuenta con cinco (5) días para tramitar la solicitud, según corresponda a elaborar y/o verificar el inventario. a) Elaboración Inventario. El auxiliar Almacén junto con el Auxiliar Administrativo Bienes, inician la toma física l inventario acuerdo a la solicitud enviada, diligenciando el FAD-34 Toma Física Inventario, en compañía l funcionario responsable l mismo y/o su legado.

5 Página 5 8 b) Revisión Inventario. El auxiliar Almacén imprime el inventario correspondiente a la penncia, se hace presente en la fecha y hora indicada y proce a revisar el inventario en compañía l funcionario responsable l mismo y/o su legado. Una vez elaborado el inventario y/o revisado se diligencia el FAC-08 Acta Reunión, don se mencionen: la fecha, hora, y funcionarios que estuvieron presentes al momento elaborar el inventario, adjuntando una copia borrador l inventario. Una vez realizado el inventario los funcionarios responsables su elaboración cuentan con veinte (20) días para su terminación y legalización. 4.3 Comparación y/o Verificación l Inventario Responsable: Auxiliar Almacén Auxiliar Administrativo Bienes El Auxiliar Administrativo Bienes compara la información con el responsable la penncia. a) Si coincin los bienes volutivos y/o activos fijos inventariados en la penncia con los registros que se llevan en el aplicativo la sección Adquisiciones. El Auxiliar Administrativo Bienes proce a expedir el FAD-35 Constancia Paz y Salvo Inventarios al responsable l inventario, quedando al día con: la entrega l inventario, con la Sección y Almacén y con la Universidad Pamplona. b) Si existen Bienes faltantes, si se encuentran inconsistencias, faltantes bienes volutivos y/o activos fijos en la penncia se dará un plazo ocho (8) días hábiles para informar a la sección en don se encuentra el bien volutivo, en caso contrario se diligencia el FAD-36 Acta Elementos Sobrantes y/o Faltantes, y mediante el FGT-12 Memorando, se informa a la Oficina Control interno disciplinario. c) Si existen Bienes sobrantes, se diligencia el FAD-36 Acta Elementos Sobrantes y/o Faltantes y se proce a legalizar el bien según sea: donación, comodato y/o leasing, teniendo como soporte la respectiva factura.

6 Página Pérdida y/o Mal Uso los Bienes Responsable: Lír l Proceso Lír Control Interno Disciplinario a) Cuando se presenten pérdida bienes, se procerá como se talla a continuación: El responsable l inventario, presentará nuncia penal ante la autoridad competente, ntro los siguientes dos (2) días hábiles percatarse el hecho, la cual be presentar a la Sección una copia. El Director(a) envía mediante informe escrito a la Compañía Seguros adjuntando: nuncia y copia la factura. El Director (a) informa inmediato a la oficina control Disciplinario, mediante oficio adjuntado copia l nuncio. El Lír Control Interno Disciplinario, inicia el proceso correspondiente. b) Cuando exista mal uso y daño los bienes, En caso que exista mal uso y daño los bienes, el lír l proceso Adquisición Bienes y Servicios, tendrá las siguientes alternativas: Informar al Lír l Proceso Control Interno Disciplinario mediante oficio, el estado l bien, el responsable y las características l activo fijo al momento verificar y/o realizar la entrega. Informar al superior inmediato para que él tome las medidas acuadas. 4.5 Baja Bienes Responsable: Comité Bajas El funcionario que tiene a su cargo los bienes en el inventario, cuando a su juicio consire que algunos los bienes se encuentran en estado obsolescencia, no sean necesarios, haya ocurrido un siniestro (hurto, pérdida, caso fortuito, fuerza mayor) o estén en estado total inservibilidad, diligencia el FAD-38 Revisión Bienes para Concepto Técnico. Para la baja bienes se segurirá lo contemplado en la: GAD-06 Baja Bienes.

7 Página Traslado Bienes Responsable: Responsable Inventario Auxiliar Administrativo Bienes Cuando se requiera trasladar un bien una penncia a otra, el responsable l Inventario diligencia el FAD-37 Traslados, indicando el bien o bienes a trasladar, finalmente lo legaliza y entrega un original a la Sección. El auxiliar Administrativo bienes realiza la actualización l Inventario correspondiente en el sistema Gestasoft, teniendo como soporte el FAD-37 Traslados., según el IAD-04 Registro Activos Fijos en el Sistema 4.7 Revisión Final y Archivo los Resultados l Inventario Responsable: Auxiliar Administrativo Bienes Una vez actualizado el inventario en el sistema, según el IAD-04 Registro Activos Fijos en el Sistema. El Lír l proceso Adquisición Bienes y Servicios revisa y aprueba los resultados obtenidos en la revisión inventario físico bienes y/o activos fijos y legaliza mediante la correspondiente firma. El auxiliar Administrativo Bienes, entrega mediante oficio una copia l Inventario a la penncia solicitante y proce a archivar en la carpeta correspondiente un original l inventario bidamente firmado. 5. Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema Gestión la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000. Sistema Gestión la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004. Norma Técnica Calidad en la Gestión Pública. IAD-04 Registro Activos Fijos en el Sistema GAD-06 Baja Bienes

8 Página Historia Modificaciones Versión Naturaleza l Cambio Fecha l Cambio Aprobación l Cambio 7. Registros Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FAD-34 FAD-35 FAD-36 Toma Física Inventarios Constancia paz y salvo Inventarios Acta Elementos sobrantes y/o Faltantes Auxiliar Administrativo Bienes Lír l Proceso Auxiliar Administrativo Bienes FAD-37 Traslados Auxiliar Almacén FAD-38 Revisión Bienes para Concepto Técnico Responsable Inventario Adquisiciones y Almacén Adquisiciones y Almacén Adquisiciones y Almacén Adquisiciones y Almacén Adquisición Bienes y Servicios Tiempo Retención Disposición Final 8. Anexos. No Aplica

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