INSTRUCTIVO DE ACTIVOS FIJOS ALMACÉN

Transcripción

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2 OBJETIVO Dar a conocer la responsabilidad que tiene cada colaborador sobre los bienes asignados, entendiendo su custodia y preservación. Además, el procedimiento a realizar cuando se hace el mantenimiento, traslado y dar de baja un activo. CONTENIDO 1. Organigrama 2. Que es un Activo Fijo? 3. Placa de inventario 4. Solicitud y entrega de un Activo Fijo 5. Responsabilidad 6. Mantenimiento y/o reparación de Activos 7. Activo Fijos: baja y traslado 8. Activos fijos: traslado de personal ó finalización de contrato laboral 9. Formato de entrada de artículos personales

3 1 ORGANIGRAMA Vicerrectoría Administrativa y Financiera Coordinación de Compras Almacén Control de activos Es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por administración propia o por contrato (Leasing), necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales, estos pueden ser: Televisores, puestos de Trabajo, aires acondicionados, neveras, Computadores, Monitores para computador, sillas secretariales, Vehículos. 2 QUÉ ES UN ACTIVO FIJO? Activos fijos de referencia controlada(rc) Son aquellos de menor cuantía como: calculadoras, sacapuntas eléctricos, licuadoras, estantería con entrepaños, etc.

4 PLACA DE INVENTARIO 3 Es una lamina de 2.5 X 4 cm. de color gris, esta se adhiere con papel contac al activo fijo y sirve para identificar las diferentes características que pose el activo, registrándolos en el modulo de activos del Sistema Iceberg.

5 Unidad administrativa genera suministro Ref activos Coordinación de compras y Suministros Administración Coordinación de presupuesto Acta de entrega Registro de módulo de activos Almacén Vicerrectoría Administrativa y Financiera Ver Acta de entrega 4 SOLICITUD Y ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO El Acta de entrega es un documento donde se registran los datos del activo fijo. Esta debe ser firmada por la persona responsable del activo.

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7 La cláusula de compromiso 5 RESPONSABILIDAD Todos los funcionarios de la Institución son responsables por: El debido uso y preservación de los activos asignados. La custodia. Mantenimiento y reparación de los activos asignados (procedimiento). Como colaborador de la Universidad San Buenaventura Cali declaro que los activos relacionados en el presente documento están bajo mi responsabilidad, por lo cual les daré un uso adecuado al desempeño de mis funciones y a la destinación institucional prevista para cada uno de ellos. Me comprometo a informar oportunamente a la Ext. 339 o al correo controlactivosfijos@usbcali.edu.co, sobre cualquier desplazamiento, traslado temporal o definitivo de dichos activos mediante la tramitación de los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que ponga en inminente riesgo los bienes relacionados. Cuando se trata de activos fijos de uso compartido por dos o más empleados, la dependencia debe definir quién asumirá la responsabilidad ante la Universidad por la custodia del activo, pero en aquellos casos donde no es posible esta definición, la máxima autoridad en la unidad o área asumirá la responsabilidad del activo fijo en cuestión. La Unidad de Control de Activos fijos en forma permanente estará haciendo seguimiento de los inventarios de activos fijos en las dependencias, previa coordinación con la misma. Este tipo de inventarios tiene como objeto determinar el CONTROL del buen manejo de los activos fijos por parte de cada responsable.

8 6 1. MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE ACTIVOS 2. Se deben hacer los siguientes pasos: Realizar una verificación técnica con el departamento de: Tecnología (Soporte Técnico), Recursos Físicos, Medios Audiovisuales o Almacén. Si es pertinente el mantenimiento o la reparación se debe hacer un suministro a la Coordinación de Compras Suministro REF. No.: 3259 (mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo) Suministro Ref.: No.: 3313 Mto. Equipo de Oficina Suministro REF. No.: 3271 (mantenimiento reparación y elementos para sistemas) 3. En observaciones debe llevar los datos como: número de inventario, serie, marca y modelo. Almacén solicita el reporte técnico, de un proveedor calificado. De acuerdo a este, Administracion Compras y Suministro decide si se manda a reparar o se da de baja

9 7 ACTIVOS FIJOS: BAJA Daño. Cambio de tecnología. Perdida o robo. Su costo de reparación es muy alto. Se elaborará un documento ACTA DE BAJA, el cual es requisito para dar de baja al activo en los registros del Sistema Iceberg Activos.

10 7 ACTIVOS FIJOS: TRASLADO Para efectuar un traslado, la persona debe enviar el formato TRASLADO DE ACTIVOS completamente diligenciado, escribiendo el motivo. La Unidad Control de Activos procederá a actualizar la información el Sistema Iceberg.

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12 8 Traslados de personal El Departamento de Talento Humano informará a la Unidad de Control de Activos, cualquier traslado de personal a otra oficina, para hacer los respectivos descargos de activos que tenga a su nombre en el Sistema Iceberg. ACTIVOS FIJOS: TRASLADOS DE PERSONAL Ó FINALIZACIÓN DE CONTRATO LABORAL Personal nuevo Terminación de contrato El departamento de Talento Humano informará a la Unidad de Control de Activos, el ingreso de nuevos funcionarios, a estos se les dará la capacitación y entrega de los activos fijos que tendrá a su cargo. El Departamento de Talento Humano informará a la Unidad de Control de Activos, la finalización del contrato laboral de la persona, esto con el fin de hacer un inventario de los Activos que tiene a su nombre y generar el respectivo PAZ Y SALVO.

13 9 ACTIVOS PERSONALES Cuando desee entrar a la Universidad un Activo personal como: nevera, tv, horno microondas etc. Debe diligenciar el formato de Entrada de equipos personales y de ser posible, anexarle fotocopia de factura y enviar esta información a la unidad de Control de Activos fijos.

14 GRACIAS POR SU COLABORACIÓN Cualquier inquietud por favor comunicarse con. Ext. 339