MANUAL DE ACTIVOS FIJOS

Transcripción

1 Página 1 de 12 1) OBJETIVO. Establecer mecanismos de control, seguimiento, actualización y manejo de los activos fijos de la Cámara de Comercio de Cartagena. 2) ALCANCE Aplica a todas las Direcciones, Sedes, Seccionales y puntos de atención de la Cámara de Comercio de Cartagena 3) DEFINICIONES: Para efecto de interpretación del siguiente documento se utilizarán las siguientes definiciones: Activo Fijo: Bien mueble o inmueble cuya vida útil es superior a un año, no está destinada para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad (Decreto 2649 de 1993). Ingreso De Activo Fijo: Inclusión o registro en el ERP de la descripción, características físicas, Costo, Fecha de compra, Centro de costo, localización, custodio y jefe responsable de un activo fijo. Dar De Baja: Proceso mediante el cual se elimina contable y físicamente un activo fijo. Preliminar de baja: Es una interfaz o forma en ERP que permite la selección preliminar de los activos que se han de bajar del sistema y que necesitan ser aprobados por la Revisoría fiscal ante de eliminarse del Software. E.R.P: Siglas en inglés de sistemas de planificación de recursos empresariales. Inventario: Existencia real de productos, materiales, mercancías u otros bienes determinados mediante conteo o verificación física. Depreciación: Disminución del valor de un bien a causa de su uso y paso del tiempo. Custodio: Responsable directo de los activos fijos, que haya firmado acta de entrega o formato de préstamo o de salida de activos fijos debidamente autorizado por la Dirección Administrativa y Financiera de la Cámara de Comercio de Cartagena. 4) RESPONSABILIDADES 4.1) Responsabilidades Generales Las disposiciones aquí descritas son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios de activos fijos, el desconocimiento de estas no exime de responsabilidad a los mismos.

2 Página 2 de 12 La responsabilidad respecto del control sobre la adquisición, existencia, ubicación y estado general de los muebles e inmuebles corresponde a la Dirección Administrativa y Financiera. Los principales responsables de hacer cumplir el presente instructivo son la Dirección Administrativa y Financiera en cabeza de la coordinación de servicios administrativos y el asistente de activos fijos, con el apoyo de Planeación y Control Interno. 4.2) Responsabilidades específicas. a) COORDINACIÓN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS: Será la encargada de realizar los trámites de compra o adquisiciones de los activos que ingresen a la cámara. b) COORDINACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS: I) Asistente de Almacén Y Activo Fijos: Manejo, control y actualización de Activos al interior de la Cámara de Comercio de Cartagena. Sistematizar los activos fijos que ingresan a la entidad (Dar de alta, preliminares de baja, traslados, reportes). Planear y coordinar la realización de los inventarios de activos fijos de la entidad, confrontando los inventarios físicos con los Reportes generados desde ERP. Realizar las actas de entrega a todos los funcionarios que ingresan o son trasladados a las diferentes dependencias de la Cámara. Generar las actas de paz y salvo de activos fijos a todos los custodios que cesen el vínculo laboral con la entidad Realizar el acta de baja de activos o donación de activos para firma de la Revisoría Fiscal y la Dirección Administrativa y Financiera. Etiquetar los activos fijos de la Cámara. II) Servicios Administrativos: Realizar la respectiva autorización de las salidas de Activos Fijos por diferentes conceptos. Autorizar los traslados de mobiliario, equipo de cómputo, maquinaria según el caso. III) Archivo Y Correspondencia Archivar las actas de entrega, paz y salvo de activos, reportes de traslado firmados. c) TALENTO HUMANO Notificar las novedades (retiros, ingresos, traslados, cambios) de los empleados, para así mantener actualizado la base de datos de activos fijos. Realizar los respectivos descuentos, conciliaciones, llamados de atención, notificaciones, o sanciones por daño o perdida de activos bajo custodia de los funcionarios cámara. d) DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Notificar través de correo los traslados o asignaciones a de los equipos de cómputo e impresoras y escáneres que realicen en la institución. Realizar las solicitudes de compra de los equipos de cómputo contemplados en el plan de acción. e) CONTROL INTERNO Verificar que se dé el cumplimiento del manual de activos fijos de la entidad, realizando las recomendaciones considere pertinentes.

3 Página 3 de 12 Acompañar a la coordinación de servicios administrativos en el proceso de seguimiento de custodia de los activos fijos a través de las auditorías internas (periódicas o sorpresivas) que se realicen en la entidad. f) REVISORÍA FISCAL Firmar y autorizar las respectivas actas de bajas. g) EMPLEADOS CÁMARA Asumir la responsabilidad directa del manejo y control físico de los bienes que tienen bajo su custodia. Velar por la integridad e informar cualquier novedad que suceda con los activos fijos que tiene bajos su responsabilidad. Es responsable directo de activos fijos todo funcionario que haya firmado acta de entrega o formato de préstamo o de salida de activos debidamente autorizado por la Dirección Administrativa de la Cámara de Comercio de Cartagena. Asumir el costo del activo fijo en caso de pérdida o daño por mal uso al que se vea sometido. El responsable entiende, es consiente, asume y acepta su responsabilidad e implicación administrativa y judicial, a la hora de sacar fuera de la entidad activos fijos. h) ÁREA FINANCIERA Parametrizar y mantener actualizadas las cuentas asociadas a las familias de activos. Realizar las depreciaciones correspondientes de las familias de activos fijos. Dar de baja contablemente a los activos Fijos. 5) DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1) Compra de activos fijos Para ejecutar cualquier solicitud de activos fijos, la Dirección solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra. La única dependencia autorizada para realizar el trámite de compras de activos fijos es la Dirección Administrativa y Financiera, en cabeza de la Directora y el coordinador de compras de bienes y servicios. Para realizar proceso de compra ver Caracterización Subproceso Gestión De Compras BS-C-03 Nota aclaratoria: Según Circular 003 de la Superintendencia de Industria y comercio: Cuando los bienes se adquieran con recursos provenientes de los registros públicos, se debe identificar el origen de los recursos con los cuales se adquirieron (Origen Público) y que estos activos se destinaran exclusivamente al cumplimiento de las funciones atribuidas por la ley o por el Gobierno Nacional. Esta información deberá identificarse en los actos donde se adquieran estos activos y en los registros correspondientes. 5.2) Recepción, registro en ERP, etiquetado y entrega de acta. 1 Recibir y verificar condiciones Recibo de mercancía generales, cantidad y estado del activo activos fijos, Coordinador por ERP, copia de según orden, factura o remisión. de compras. remisión, factura. 2 Ingresar activos a ERP, estableciendo los criterios de registro: centro de activos fijos Reporte en ERP de Hoja de activo.

4 Página 4 de 12 costo, familia, valor, fecha de compra, dependencia, custodio, responsable administrativo, detalles del activo. 3 Etiquetar los activos fijos con las respectivas placas o elemento valido que contengan el código del activo fijo. 4 Generar acta de entrega en ERP, imprimirla, y Realizar el acta de entrega al custodio o responsable administrativo. 5 Recibir activo fijo. Recibir y verificar relación de acta de entrega de activos fijos. Firmar original y copia del acta de entrega. 6 Entregar acta firmada al área de Archivo y Correspondencia. Asistente de Almacén y activos fijos. Activos Fijos Custodio o Responsable Administrativo. activos fijos, Asistente de archivo y correspondencia Etiqueta o activo etiquetado. Acta de entrega de Activos Fijos. Acta de Entrega de Activos Fijos Firmada. Acta de entrega radicada. 5.3) Traslados de Activos Fijos. Consideramos un traslado cualquier cambio definitivo de custodio o responsable administrativo y ubicación o sección del activo fijo. 1 Notificar el traslado por correo electrónico adjuntando formato de traslado de activos fijos al asistente de almacén. Esta solicitud solo la puede realizar el coordinador de servicios administrativos para el traslado de muebles, maquinaria, equipo de oficina y audiovisuales. Para equipos de cómputo e impresoras la Jefatura de Sistemas en cabeza de sus coordinadores son los autorizados para este proceso. 2 Registrar el traslado en ERP con los datos diligenciados en el formato en mención. Coordinador servicios administrativos, Coordinador sistemas de de Activos Fijos Correo electrónico, Formato diligenciado de traslado de activos fijos. Reporte de traslado ERP. 3 Entregar el reporte de traslado generado desde el sistema de información al custodio que recibe. Si el traslado incluye muchos elementos, se procederá a entregar nueva acta de activos. sistemas (equipo de cómputo e impresoras), Asistente de almacén y activos fijos( otras familias) Reporte de traslado generado desde ERP. Acta de entrega.

5 Página 5 de 12 4 Recibir, verificar nuevo(s) activo(s) Custodio o Responsable Reporte de traslado trasladado y firmar reporte o nueva acta Administrativo de entrega generada desde ERP. generado desde ERP Firmado, Acta de 5 Enviar reporte de traslado o acta de entrega firmada a Archivo y Correspondencia. activos fijos. entrega radicada. Reporte de traslado generado desde ERP Firmado, Acta de entrega radicada. 5.4) Hurto O Pérdida De Activos Fijos 1 Notificar inmediatamente por escrito Custodio del activo Notificación por (describiendo con claridad el hecho) al Fijo. Jefe inmediato y Director Administrativo carta o correo electrónico. y Financiero, en un plazo no mayor a 24 horas siguientes a la ocurrencia del suceso. 2.1 Dentro de las instalaciones: Siempre que el hecho ocurra dentro de las instalaciones de la Cámara de Comercio, y ya notificado el suceso, secretaria general y la Dirección administrativa procederán a solicitar proceso investigativo a la empresa prestadora vigilancia de seguridad actual, para dirigir las acciones tendientes a comprobar la infracción e identificar a los responsables del suceso. Secretaria General, Directora Administrativa y Financiera, Empresa prestadora de servicios de vigilancia. Acta de reunión, reporte de investigación El responsable del activo vigilará la tramitación de la causa, conjuntamente con la secretaria general, debiendo la Dirección Administrativa y Financiera y/o involucrados, prestar toda la colaboración necesaria para lograr la recuperación del bien o establecer en su defecto la responsabilidad del suceso Los custodios o responsables administrativos en contra de quienes se establezca la responsabilidad, responderán por la reposición del bien en dinero al precio del mercado o la restitución de las bien de iguales Custodio Talento humano, Directora Administrativa y Financiera Carta de notificación de sanción o compromiso de pago o restitución del activo.

6 Página 6 de 12 características del desaparecido Ver numeral 5.6 de este manual Si administrativamente el proceso no arroja responsabilidades, se dará viabilidad al proceso judicial ante las autoridades públicas pertinentes Fuera de las instalaciones: Anexar a la notificación escrita del suceso la demanda instaurada ante las autoridades Secretaria General y la Dirección Administrativa y Financiera procederán a realizar proceso administrativo, para dirigir las acciones tendientes a esclarecer los hechos, imposición de sanción y conciliación sobre la restitución física o monetaria del bien. Ver numeral 5.6 de este manual 3 Realizar proceso de baja del activo en el sistema ERP. 4 Entrega al custodio nueva acta con la actualización de activos fijos. Secretaria General, Directora Administrativa y Financiera, Talento humano Custodio Secretaria General, Directora Administrativa y Financiera, Talento humano Asistente de Almacén de activos Fijos, Contador activos fijos. Demanda Judicial. Demanda Judicial. Carta de notificación de sanción o compromiso de pago o restitución del activo Preliminar de baja por ERP, Acta de baja. Acta de entrega de activos firmada. 5.5) Daños o reparaciones de activos 1 Notificar el daño o la novedad a través de Custodio o responsable Correo electrónico correo electrónico al jefe inmediato, al administrativo asistente de activos fijos y el coordinador de servicios administrativos 2 Verificar los daños y determinar causales, Correo electrónico reparaciones y acciones a que haya lugar activos fijos, para reponer o sustituir el activo fijo. servicios administrativos. 3 En caso de daño por mal uso: Acordar con el custodio la responsabilidad y la forma de restitución del activo. Ver numeral 5.6 de este manual servicios administrativos, talento Notificación Escrita, correo electrónico

7 Página 7 de 12 humano 4 En caso de reparación : Orden de compra o Realizar el mantenimiento o cambio de Servicios servicio, Factura. activos si el caso así lo amerita. administrativos. 5 Actualizar hoja de vida de activo reparado y lista de activos por custodio en ERP. 6 Realizar proceso de baja si el activo es irreparable o el mantenimiento es más caro que la compra nueva del activo. activos fijos activo, Contador Hoja de vida de activo ERP, Preliminar de baja por ERP, Acta de baja. 5.6) Restitución del activo fijo por daño, perdida y hurto. Se entiende por restitución el hecho de reposición económica del activo que por perdida, hurto o daño se ha visto afectado. Todo custodio en contra quien se establezca responsabilidad por alguno de estos causales, debe obligatoriamente asumir el costo en libros del activo dañado. El custodio puede reembolsar el dinero usando las cajas de la entidad o previo acuerdo y autorización el descuento por nómina del valor calculado. 1 Verificar el valor en libros del activo Contador Hoja de vida del activo 2 Reportar el valor en libros al asistente de almacén y/o coordinador de servicios administrativos. 4 Enviar notificación al custodio por correo con el valor a restituir Contador Correo, Hoja de vida del activo Correo, Hoja de vida servicios del activo administrativos, asistente de almacén y activos fijos. 5 Definir el sistema de pago del activo Custodio Correo electrónico 6 Si el descuento es por nómina, talento Asistente de Talento Volantes de nómina, humano procederá a realizar las humano, Coordinador deducciones correspondientes de Talento Humano 7 Si el pago es por caja el custodio consignará el valor de reposición. 7 Luego de verificado el pago, la Dirección administrativa emitirá constancia de resolución del siniestro. Custodio Directora administrativa Recibo de caja Carta constancia de resolución de siniestro. 5.7) Baja del activo Una baja ordinaria se constituye la salida física y contable del sistema por obsolescencia, daño o mal estado de un activo fijo. En caso de baja por hurto o daño irreparable por mal uso se procederá la ejecución de los numerales 5.4 Y 5.5 de este manual. La disposición sobre el destino

8 Página 8 de 12 final de los elementos dado de baja queda a cargo de la Directora Administrativa y Financiera o el Presidente Ejecutivo mediante acta de donación. 1 Notificar al coordinador de servicios administrativos por correo electrónico solicitud de baja justificando y detallando técnicamente los motivos. activos fijos, sistemas. Correo electrónico y listo de activos para baja. Para impresoras, equipos de cómputo y comunicaciones el coordinador de sistemas es el encargado de reportar la solicitud. Para muebles y enseres, maquinaria y equipo, equipo de oficina y audiovisuales el encargado es el Asistente de Almacén y activo fijos. 2 Realizar Preliminar de baja en ERP Asistente de almacén Preliminar de baja 3 Verificar el estado de obsolescencia, funcionalidad y daño de lo los activos a dar de baja, a través de preliminar de baja generado desde ERP o relación que contenga código, descripción, serial o referencia de activo. El encargado de convocar la reunión de inspección con el Revisor Fiscal es el Servicios Administrativos. 3 Realizar el acta de baja de activos, la cual debe contener las firmas aprobatorias de la Revisoría Fiscal y la Directora Administrativa y Financiera. Revisor Fiscal, Servicios Administrativos. Coordinadora Servicios Administrativos. 4 Firma de Acta de Baja Directora Administrativa Financiera, Fiscal. 5 Dar de baja contablemente en sistema de Contador información ERP 6 Proceder a la destinación final de los activos según Disposición de Dirección Administrativa y Financiera y/o Presidencia Ejecutiva. Estas disposiciones pueden ser para desecho, destrucción o Donación. 5.8) Inventarios físicos de y Revisor Relación impresa, preliminar de baja en ERP. Acta de Baja Acta de Baja Reporte Generado desde ERP

9 Página 9 de 12 Los inventarios físicos de activos fijos se realizaran con el fin de realizar controles administrativos que nos permitan verificar la correcta custodia de los activos, la ubicación de los activos, daños por mal uso, pérdidas o cualquier novedad que se presente. Los inventarios pueden ser programados (mensuales, trimestrales o semestrales) o súbitos y podrá según el caso ser extendido a una, varias o todas las dependencias de la entidad. 1 Programar inventario físico. Asistente de Almacén y Activos. 2 Notificar al custodio por correo electrónico la realización del inventario físico de los activos que tienen adscritos. Esta notificación podrá ser de un día previo antes del inventario programado o de una hora antes del inventarío súbito. 3 Realizar inspección física de los activos por custodio. Esto implica la verificación de placa o etiqueta, estado general del activo. Los activos fijos deben corresponder a las actas de entrega y al reporte generado desde ERP. 3 Si el activo presenta alguna novedad (alteración, daño por mal uso. Ausencia del mismo) la Dirección Administrativa y Financiera procederá a realizar el memorando por mal uso de activos y a levantar la acción correctiva a que haya lugar. 4 Realizar el proceso de actualización por ERP según sea (sobrantes no paqueteados o no identificados, faltantes, baja por obsolescencia entre otras). 5 Realizar Acta de Inventario con las novedades encontradas, esta acta debe contar con una lista firmada por todos los custodios auditados. Esta acta debe ser firmada por el asistente de almacén y activos fijos y el coordinador de control Asistente de Almacén y activos Fijos. Asistente de Almacén y activos fijos, Control Interno Talento humano, Dirección Administrativa y Financiera. Asistente de Almacén y activos fijos, Control Interno. interno. 6 Archivar acta inventario Archivo Y correspondencia. Cronograma, reporte de lista por custodio generado desde ERP. Correo electrónico. Acta de entrega, reporte ERP. Memorando, Notificación formal de novedad de activos fijos. Acta de inventario firmada con el anexo de firmas. Acta de inventario radicada.

10 Página 10 de ) Novedades de Custodios. Se considera novedad de custodio todo suceso que tenga relación con la permanencia definitiva o temporal de un funcionario en la Cámara de Comercio de Cartagena, y que tenga adscritos activos fijos bajo su responsabilidad. Estas son: Ingresos de personal, renuncias, salidas por terminación de contrato u otro concepto, ascensos, cambios o traslados físicos y ocupacionales. 1 Notificar novedad a Talento Humano Custodio o Jefe Correo electrónico. 2 Notificar al asistente de Almacén y Activo Fijos y al Servicios Administrativos la novedad. 3 Proceder a realizar el proceso de actualización por ERP según sea el caso. Inmediato Talento Humano, Asistente de talento Humano. Asistente de Almacén y Activos Fijos. Correo electrónico Reporte generado desde ERP(Traslado, actualización) 5.10) Prestamos Considérese préstamo todo activo que salga fuera de las instalaciones, debidamente autorizado por la Coordinación de Servicios Administrativos y respaldado con el formato de salida de activos. Cualquier novedad que suceda con el activo fuera de las instalaciones queda a responsabilidad del custodio firmante. 1 Diligenciar formato de Salida de Activos, Custodio responsable detallando claramente el motivo de salida. 2 Aprobar formato de Salida Servicios Administrativos 3 Entregar Formato de salida a los Vigilantes Custodio Responsable en turno. 4 Recibir Formato de Salida o préstamo de Vigilante en Turno. activos. Formato de salida de activos diligenciado Formato de salida de activos diligenciado y firmado. Formato de salida diligenciado Formato de salida diligenciado 6) ADQUISICIÓN y TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS POR CONVENIOS O PROYECTOS. Este rubro aplica para los activos que son comprados o tramitados en la ejecución de un proyecto, convenio o alianza y se excluye del proceso ordinario de compra. Para ejecutar cualquier solicitud de activos fijos, el coordinador del proyecto solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra. La única dependencia autorizada para realizar el trámite de compras de activos fijos es la Dirección Administrativa y Financiera, en cabeza de la Directora y el coordinador de compras de bienes y servicios. 1 Realizar solicitud de compra por ERP Supervisor de proyecto. Solicitud ERP 2 Generación de Orden de Compra (Esto incluye proceso de cotización, requisición o asignación presupuestal, autorización de Orden de compra. Compras Bienes y Servicios, Jefe

11 Página 11 de 12 compra). Financiero, Directora Administrativa y Financiera) 3 Envío de Orden de Compra al Proveedor. Correo electrónico. Compras. 4 Recibir y verificar condiciones generales, Factura o Remisión. cantidad y estado del activo según orden, activos fijos. factura o remisión. 5 Registrar el activo con los datos del activo. El registro de este activo se llevara en una base de datos manejada por Dirección Administrativa y Financiera 6 Etiquetar activo. Para este caso los proyectos tendrán un código de inicio que los diferenciará entre sí ejemplo: Cemp La impresión de la etiqueta será en un material de poliéster. Se aclara que estos activos no están incluidos en el módulo de ACTIVOS FIJOS de ERP. 7 Realizar nota de entrega donde se especifique el activo que se facilita al proyecto, esta nota tendrá consignado Fecha De Entrega, Fecha de compra Nombre Del Proyecto, Código Del Activo, Descripción Del Activo, Serial, Valor Del Activo, Coordinador O Jefe Quien Recibe, Funcionario Cámara Que Entrega 7 Entregar activos con Nota a funcionario, coordinador o jefe encargado del proyecto. activos Fijos Asistente de Almacén y activos Fijos Asistente de Almacén activos Fijos. 8 Archivar Nota de Entrega Asistente de Almacén y Activos Fijos. Base de Datos. Etiqueta de activo, Activo Etiquetado. Nota de entrega Nota de entrega Firmada. Para solicitar reporte de los activos de un proyecto, el supervisor del proyecto debe realizarlo por correo electrónico con dos días de anticipación. Los activos de los diferentes proyectos están sujetos a revisiones periódicas programadas o no programadas por parte de Cámara de Comercio.. Toda novedad de un activo de proyectos a la que haya lugar, debe ser notificada al Coordinador o supervisor del proyecto encargado, y este a su vez notificarlo a la Dirección Administrativa y Financiera para tomar las acciones correctivas pertinentes (Bajas, cambios si hay disponibilidad de presupuesto, emisión de sanciones pecuniarias o reposición de bien por mal uso o perdida no justificada etc.). A su vez es necesario el reporte de la novedad, dado que

12 Página 12 de 12 este indicará la actualización que se debe hacer a la base de datos de los activos adscritos al proyecto involucrado.