MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACENES E INVENTARIOS EN RED CONCESIONADA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACENES E INVENTARIOS EN RED CONCEONADA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, CONEXO INDUSTRIAL Y OFICINAS CENTRALES OBJETIVO Definir y establecer las bases operativas para atender y controlar la toma de inventario de conformidad con las políticas emitidas al respecto. 77

2 TITULO PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE:13 PÁG. 1 DE 4 FECHA: SEPTIEMBRE 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA Ó DOCUMENTO Gerencia de Administración de la Red Contratada 1. Envía Instructivo mediante oficio indica la aplicación del mismo Instructivo Delegado y/o Gerente de Tramo, Subdelegado y/o Subgerente Administrativo 2. Recibe instructivo y prepara material de trabajo para la toma de inventario físico, consistente en: Relación de bienes por resguardatario Cédula de alta de bienes Cédula de baja de bienes Cédula de observaciones Modelo de acta de inicio y cierre de inventario 3. Elabora invitación al Órgano Interno de Control indicando lugar y fecha de realización del inventario, para que éste determine si nombra un representante a este acto. 4. Designa al supervisor, coordinador y personal auxiliar del almacén que participara en la toma de inventario físico. Supervisor de la toma de inventario 5. Recibe documentación, y verifica que la relación de bienes para realizar el inventario tenga el número de inventario, descripción y resguardatario del bien. 6. Elabora acta de inicio, indicando fecha y hora del inicio del inventario Acta de inicio Coordinador y personal auxiliar de la toma de inventario 7. Procede a la revisión física de los bienes de cada centro de trabajo y se realizan las siguientes actividades: Identificación de los bienes, así como el nombre y categoría del Resguardatario. Marca en el listado de apoyo con una : A Bien activo D Bien en desuso O Bien obsoleto C Bien en estado de Chatarra Encuentra bienes en óptimas condiciones sin número de inventario? 8. Procede anotar en la cédula denominada alta de bienes los siguientes datos: Cédula alta de bienes Descripción del bien con todas sus características, accesorios que lo conforman en su caso, marca, modelo, medidas, costo, y número de serie; además de anotar el número vibró grabado si lo llegara a tener. Supervisor Coordinador y 9. Procederá una vez concluida la toma de inventario, a verificar que todos los bienes que aparecen en el listado de cada centro de trabajo hayan sido s

3 TITULO PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE:13 PÁG. 2 DE 4 FECHA: SEPTIEMBRE 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA Ó DOCUMENTO auxiliares de la toma identificados. de inventarios Supervisor Coordinador y auxiliares de la toma de inventarios Subdelegado y/o Subgerente Administrativo Resguardatario 10. Elabora acta administrativa de cierre de inventario asentando en la misma el desarrollo del inventario y demás hechos pertinentes firmando los participantes. 11. Determina los bienes que se tengan detectados en estado de chatarra y obsoleto, los cuales deberán relacionarse por separado, a fin de que conforme a la normatividad vigente se proceda a su baja y destino final. 12. Determina bienes en desuso y los pone a disposición de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo, Conexo Industrial y Oficinas Centrales. 13. Integra el resultado de la actualización del inventario, a fin de detectar diferencias de faltantes o sobrantes en su caso, y determina: Sin Diferencia 14. Continua en la actividad 22 Existen Faltantes 15. Procede a modificar el status del bien a En proceso de aclaración por faltante (Transacción AS02 status U ) 16. Elabora comunicado al resguardatario, indicando que conforme al punto I.IV Almacenaje fracción 7 del Manual de Administración de Almacenes y Manejo de Bienes en, tiene un plazo no mayor a 30 días hábiles a partir de haber recibido la notificación para la aclaración del faltante correspondiente, o en su defecto el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual o de características similares al extraviado o el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente. 17. Recibe comunicado y procede a aclarar o en su caso a pagar o restituir el bien Existen sobrantes? Formato de acta de 78 Cierre de Inventario y listado Subdelegaciones, Subgerencias Administrativas. 18 Continua en la actividad Registra el bien en el AC conforme a los datos especificados en la cédula de levantamiento de inventario. (Transacción AS01) 20 Procede a capitalizar el activo en el AC (Transacción ABZON) 21 Genera listados finales validándolos y soportándolos con la firma del Almacenista y Superintendente de Bienes Instrumentales en Oficinas Centrales, y en Delegaciones, Gerencias con la firma del Almacenista, Superintendente de Recursos Materiales y entrega o envía a la Gerencia de Administración de la Red Contratada para su revisión. s Actualizados

4 TITULO PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE:13 PÁG. 3 DE 4 FECHA: SEPTIEMBRE 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA Ó DOCUMENTO Subdelegaciones, 22 Procede a colocar las etiquetas faltantes de los bienes identificados en el Etiqueta Subgerencias Administrativas inventario. Anexo Gerencia de Administración de la Red Contratada 23 Recibe la Información del inventario de cada Delegación Regional, Gerencia de Tramo y determina: Son correctos? Si 24(Continua en la actividad número 27 del procedimiento) No 25 Comunica a la Subdelegación y/o Subgerencia Administrativa el error u omisión detectada para su corrección. s 79 Subdelegaciones y/o Subgerencias Administrativas. 26 Corrige errores u omisiones y envía listados a la Gerencia de Administración de la Red Contratada en un plazo no mayor a 72 horas, después de haber recibido la comunicación. Almacenista y área de recursos financieros correspondiente. 27 Realizan la conciliación contable del inventario de bienes instrumentales y envía copia a la Gerencia de Administración de la Red Contratada. (Continua en la actividad número 29 del procedimiento) Cédula de conciliación Delegaciones y Gerencias de Tramo. 28 Envían informe de listado de inventario de Activo fijo a la Gerencia de Administración de la Red Contratada. (Transacción ZFIAA003) Gerencia de Administración de la Red Contratada 29 Recibe listado de inventario de activo fijo y conciliación, comunicando el resultado del inventario al Órgano Interno de Control, Banobras y SCT para su atención correspondiente. Termina Procedimiento

5 TITULO PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE:13 PÁG. 4 DE 4 FECHA: SEPTIEMBRE

6 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS CLAVE: 13 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PÁGINA: 1DE4 FECHA: SEP 2006 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA RED CONTRATADA DELEGADO Y/O GERENTE DE TRAMO, SUBDELEGADO Y/O SUBGERENTE ADMINISTRATIVO SUPERVISOR DE LA TOMA DE INVENTARIO COORDINADOR Y PERSONAL AUXILIAR DE LA TOMA DE INVENTARIO INICIO INSTRUCTIVO ENVÍA INSTRUCTIVO MEDIANTE INDICA LA APLICACIÓN DEL MISMO 1 RECIBE INSTRUCTIVO Y PREPARA MATERIAL DE TRABAJO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍCO, CONSTENTE EN: RELACIÓN DE BIENES POR RESGUARDATARIO CÉDULA DE ALTA DE BIENES CÉDULA DE BAJA DE BIENES CÉDULA DE OBSERVACIONES MODELO DE ACTA DE INICIO Y CIERRE DE INVENTARIO ELABORA INVITACIÓN AL ÓRGA INTER DE CONTROL INDICANDO LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN DEL INVENTARIO. 3 2 DEGNA AL SUPERVISOR, COORDINADOR Y PERSONAL AUXILIAR DEL ALMACÉN QUE PARTICIPARA EN LA TOMA DE INVENTARIO FÍCO. 4 PROCEDE A LA REVIÓN FÍCA DE LOS BIENES DE CADA CENTRO DE TRABAJO Y SE REALIZAN LAS GUIENTES ACTIVIDADES: RECIBE DOCUMENTACIÓN, Y VERIFICA QUE LA RELACIÓN DE BIENES PARA REALIZAR EL INVENTARIO TENGA EL NÚMERO DE INVENTARIO, DESCRIPCIÓN Y RESGUARDATARIO DEL BIEN. 5 a) IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES, ASÍ COMO EL MBRE Y CATEGORÍA DEL RESGUARDATARIO. MARCA EN EL DE APOYO CON UNA : A BIEN ACTIVO D BIEN EN DESUSO O BIEN OBSOLETO C BIEN EN ESTADO DE CHATARRA 7 ELABORA ACTA DE INICIO, INDICANDO FECHA Y HORA DEL INICIO DEL INVENTARIO 6 ENCUENTRA BIENES EN OPTIMÁS CONDICIONES N NÚMERO DE INVENTARIO ATA EN LA CÉDULA DEMINADA ALTA DE BIENES LOS GUIENTES DATOS: DESCRIPCIÓN DEL BIEN CON TODAS SUS CARACTERÍSTICAS, ACCESORIOS QUE LO CONFORMAN EN SU CASO, MARCA, MODELO, MEDIDAS, COSTO, Y NÚMERO DE SERIE; ADEMÁS DE ATAR EL NÚMERO VIBRÓ GRABADO LO LLEGARA A TENER. 8 PROCEDERÁ UNA VEZ CONCLUIDA LA TOMA DE INVENTARIO, A VERIFICAR QUE TODOS LOS BIENES QUE APARECEN EN EL DE CADA CENTRO DE TRABAJO HAYAN DO IDENTIFICADOS 9 B 81

7 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE: PÁGINA: 13 2DE4 FECHA: SEP 2006 SUPERVISOR, COORDINADOR Y AUXILIARES DE LA TOMA DE INVENTARIOS SUBDELEGADO Y/O SUBGERENTE ADMINISTRATIVO RESGUARDATARIO B DETERMINA BIENES EN DESUSO Y LOS PONE A DISPOCIÓN DE LAS DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, CONEXO INDUSTRIAL Y OFICINAS CENTRALES. Y FORMATO DE ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO 12 ELABORA ACTA ADMINISTRATIVA DE CIERRE DE INVENTARIO ASENTANDO EN LA MISMA EL DESARROLLO DEL INVENTARIO Y DEMÁS HECHOS PERTINENTES FIRMANDO LOS PARTICIPANTES 10 INTEGRA EL RESULTADO DE LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO, A FIN DE DETECTAR DIFERENCIAS DE FALTANTES O SOBRANTES O N DIFERENCIA EN SU CASO, Y DETERMINA 13 DETERMINA LOS BIENES QUE SE TENGAN DETECTADOS EN ESTADO DE CHATARRA Y OBSOLETO, LOS CUALES DEBERÁN RELACIONARSE POR SEPARADO, A FIN DE QUE CONFORME A LA RMATIVIDAD VIGENTE SE PROCEDA A SU BAJA Y DESTI FINAL. 11 EXISTEN FALTANTES PROCEDE A MODIFICAR EL STATUS DEL BIEN A "EN PROCESO DE ACLARACIÓN POR FALTANTE" (TRANSACCIÓN AS02 STATUS "U") 15 FALTANTES O SOBRANTES O N DIFERENCIA N DIFERENCIA CONTINUA EN LA ACTIVIDAD 1 14 ELABORA COMUNICADO AL RESGUARDATARIO, INDICANDO QUE, TIENE UN PLAZO MAYOR A 30 DÍAS HÁBILES A PARTIR DE HABER RECIBIDO LA TIFICACIÓN PARA LA ACLARACIÓN DEL FALTANTE CORRESPONDIENTE, O EN SU DEFECTO EL RESPONSABLE RESARZA EL DAÑO OCAONADO MEDIANTE LA REPOCIÓN DEL BIEN POR U IGUAL O DE CARACTERÍSTICAS MILARES AL EXTRAVIADO O EL PAGO DEL MISMO AL VALOR QUE RIJA EN ESE MOMENTO EN EL MERCADO PARA UN BIEN IGUAL O EQUIVALENTE. 16 CONTINUA EN LA ACTIVIDAD 2 EXISTEN SOBRANTES? 18 REGISTRA EL BIEN (TRANSACCIÓN ASO1) 19 S ACTUALIZADOS PROCEDE A CAPITALIZAR EL ACTIVO EN EL AC (TRANSACCIÓN ABZON) 20 RECIBE COMUNICADO Y PROCEDE A ACLARAR O EN SU CASO A PAGAR O RESTITUIR EL BIEN 17 GENERA S FINALES VALIDÁNDOLOS Y SOPORTÁNDOLOS CON LA FIRMA DEL PERSONAL QUE CORRESPONDA SEGÚN DESCRIPTIVO Y ENTREGA O ENVÍA A LA SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS PARA SU REVIÓN. 21 ETIQUETA C PROCEDE A COLOCAR LAS ETIQUETAS FALTANTES DE LOS BIENES IDENTIFICADOS EN EL INVENTARIO

8 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE: PÁGINA: 12 3DE4 FECHA: SEP 2006 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA RED CONTRATADA SUBDELEGACIONES, SUBGERENCIAS ADMINISTRATIVAS ALMACENISTA Y ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTE. C 2 1 S RECIBE LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO DE CADA DELEGACIÓN REGIONAL, GERENCIA DE TRAMO, CONEXO INDUSTRIAL, Y DETERMINA: 23 CORRIGE ERRORES U OMIONES Y ENVÍA S A LA SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS EN UN PLAZO MAYOR A 72 HORAS, DESPUÉS DE HABER RECIBIDO LA COMUNICACIÓN. 26 SON CORRECTOS? CÉDULA DE CONCILIACIÓN CONTINIA EN LA ACTIVIDAD COMUNICA A LA SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O CONEXO INDUSTRIAL EL ERROR U OMIÓN DETECTADA PARA SU CORRECCIÓN. REALIZAN LA CONCILIACIÓN CONTABLE DEL INVENTARIO DE BIENES INSTRUMENTALES Y ENVÍA COPIA A LA GERENCIA DE LA RED CONTRATADA PASA A LA ACTIVIDAD D 83

9 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO, PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CLAVE: PÁGINA: 12 4DE4 FECHA: SEP 2006 DELEGACIONES Y GERENCIAS DE TRAMO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA RED CONTRATADA D 3 ENVÍAN INFORMA DE DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA RED CONTRATADA (TRANSACCIÓN ZFIAA003) 28 RECIBE CONCILIACIÓN Y COMUNICA EL RESULTADO DEL INVENTARIO AL ÓRGA INTER DE CONTROL, PARA SU ATENCIÓN CORRESPONDIENTE. 29 FIN 84