CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL S.A. DIRECTIVA

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3 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA EJECUCIÓN DE INVENTARIO FÍSICO Y CONCILIACIÓN CONTABLE DE BIENES MUEBLES DE CORPAC SA

4 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 3 de 17 Í N D I C E Pág I Objetivo 04 II Alcance 04 III Base Legal y/o Administrativa 04 IV Disposiciones Generales 04 V Disposiciones Específicas 05 VI Disposiciones Complementarias 09 VII Disposición Transitoria 10 VIII Disposiciones Finales 10 Anexo N 01 Acta de Reconocimiento de Oficinas, Almacenes, Depósitos, Talleres y Ambientes para efectos del inventario físico de bienes muebles, maquinarias y equipos 11 Anexo N 02 Acta de Inicio del Inventario Físico de Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos 12 Anexo N 03 Planilla de Inventario Físico de Bienes Muebles, Maquinaria y Equipos por Usuarios Responsables 13 Anexo N 04 Acta de Conciliación del Inventario Físico de Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos por Unidades Orgánicas o Sedes Aeroportuarias 14 Anexo N 05 Acta de Culminación e Inventario Físico de Bienes, Muebles, Maquinarias y Equipos a Nivel Nacional 15 Anexo Nº 6 Anexo Nº 7 Resumen Informe Final del Inventario Físico y Conciliación Contable de Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos 16 Resumen de Inventario Físico y Conciliación de Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos sujetos a Baja 17

5 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 4 de 17 I OBJETIVO Establecer la normatividad sobre las obligaciones y responsabilidades que les corresponde a los órganos, unidades orgánicas y sedes aeroportuarias, para la ejecución del inventario físico y conciliación contable de los bienes muebles CORPAC SA II ALCANCE Gerencia General Área de Organización y Métodos Gerencias centrales Gerencias de línea Órganos de asesoría y apoyo Sedes aeroportuarias Personal de CORPAC SA III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA Resolución de Contraloría Nº CG Normas de Control Interno Estatuto de CORPAC SA Directiva de Gestión de FONAFE Ley de Presupuesto del Sector Público vigente Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina presupuestaria para las empresas bajo el ámbito del FONAFE Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº Texto Único Ordenado del Reglamento General de los Registros Públicos Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº SUNARP- SN Normas relativas a la calificación registral e inscripción de transferencias de propiedad de los vehículos automotores Ley de Garantía Mobiliaria Nº (010306) Norma Internacional de Contabilidad N 16, referida al tratamiento de activos fijos Norma Internacional de Contabilidad N 36, referida a deterioro del valor de los activos Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Logística IV DISPOSICIONES GENERALES 41 La presente Directiva establece la normatividad para que los resultados del inventario físico anual a nivel nacional reflejen una correcta información, debidamente comprobada, de todos los bienes muebles y activos fijos (maquinaria y equipos) existentes en todas los órganos, unidades orgánicas y sedes aeroportuarias de CORPAC SA 42 Los resultados de los inventarios deberán sustentar los estados financieros y garantizar un adecuado control de su existencia, ubicación, estado de conservación, utilización, seguridad, custodia e identificación de los usuarios responsables de los bienes muebles, maquinarias y equipos de propiedad de la Corporación 43 El presente documento normativo de gestión establece los mecanismos para la correcta conciliación de los saldos de cuenta de activo fijo con el inventario físico y su consistencia debidamente documentada y sustentada, de acuerdo con las normas establecidas por FONAFE

6 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 5 de Los gerentes, funcionarios y personal de los órganos, unidades orgánicas y sedes de provincias de CORPAC SA, bajo responsabilidad, deberán brindar la información correcta y exacta al personal del Área de Control Patrimonial referida a los bienes que tienen a su cargo Asimismo, deberán dar la información correcta y exacta a las empresas que CORPAC SA contrate para realizar trabajos específicos que no estén contemplados en el Manual de Organización y Funciones de la Gerencia de Logística y en el Reglamento de Organización y Funciones de la Corporación (actualización de la ubicación física de los bienes muebles, maquinaria y equipos de CORPAC SA a nivel nacional) 45 El Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística será la responsable de realizar las coordinaciones suficientes y necesarias con los órganos, unidades orgánicas y sedes aeroportuarias de CORPAC SA para la correcta ejecución de los inventarios físicos a nivel nacional 46 El Área de Contabilidad de la Gerencia de Finanzas y el Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística, de manera conjunta y coordinada, serán los responsables de proporcionar la base de datos con la información detallada de los bienes muebles, maquinarias y equipos, a la fecha más próxima al inicio del inventario, la misma que deberá ser considerada para efectos de su conciliación con el inventario físico 47 La supervisión y administración del servicio estará bajo la responsabilidad del Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística El Área de Contabilidad de la Gerencia de Finanzas emitirá opinión respecto a la valorización de los activos de acuerdo a lo establecido en las normas internacionales de contabilidad (NIC 16 y 36) V DISPOSICIONES ESPECÍFICAS RESPONSABILIDADES QUE ASUMIRÁ EL PERSONAL DE CORPAC SA DURANTE LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO A NIVEL NACIONAL 51 Funcionarios y/o jefaturas de aeropuertos: Los gerentes y/o funcionarios responsables de los órganos, unidades orgánicas y sedes aeroportuarias de CORPAC SA, asumirán las siguientes obligaciones bajo responsabilidad: 511 Designar un coordinador por cada gerencia, área y/o sede aeroportuaria, durante la toma de inventario y durante el proceso de la conciliación que se realizará en sus respectivas unidades orgánicas En el caso que no sea nombrado un coordinador, se entenderá que dicha función y responsabilidad administrativa, será asumida por el Jefe de Área y/o Jefe de Aeropuerto o quien haga sus veces 512 Poner en conocimiento de todo el personal de su unidad orgánica, sobre las disposiciones contenidas en la presente Directiva para su estricto cumplimiento Asimismo, deberán impartir instrucciones a los usuarios responsables a fin que procedan con la búsqueda, ubicación y/o justificación de los bienes faltantes observados durante el inventario 513 Brindar al personal que realiza el inventario, las facilidades de acceso a todas las oficinas, depósitos, almacenes, ambientes y demás instalaciones que se encuentren a cargo de cada unidad orgánica o sede aeroportuaria El inventario sólo podrá iniciarse con la previa suscripción del acta de reconocimiento de oficinas, almacenes, depósitos y ambientes (Anexo 1); y acta de inicio de inventario (Anexo 2)

7 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 6 de Disponer la suspensión de los movimientos o desplazamientos de los bienes muebles durante el proceso del inventario, exceptuándose solo aquellos casos de impostergable necesidad que deberá ser refrendada previamente por la gerencia respectiva, en las papeletas de desplazamiento CP/02, con conocimiento del personal que realiza el inventario para su anotación y registro correspondiente 515 Participar en la elaboración y suscripción de las actas descritas en los anexos 1, 2 y El acta de culminación del inventario físico a nivel nacional (Anexo 5), será suscrita por el administrador del contrato y el representante de la empresa contratada a cargo del servicio 52 Coordinadores designados por cada unidad orgánica y/o sede aeroportuaria Los coordinadores designados por cada gerencia, área o sede aeroportuaria, asumirán las siguientes responsabilidades: 521 Facilitar al personal que realiza el inventario, el acceso a todas las oficinas, almacenes, depósitos, talleres y demás instalaciones, asegurándose que la toma de inventario se realice en forma integral en todos los locales o ambientes que se encuentren a cargo de sus respectivas unidades orgánicas y en donde existan bienes muebles, maquinarias o equipos de propiedad de la Corporación, los cuales necesariamente deberán ser inventariados 522 Constatar la correcta suscripción del acta de reconocimiento de ambientes (Anexo 1), acta de inicio de inventario (Anexo 2), planillas de inventario (Anexo 3) y acta de conciliación (Anexo 4) 523 En un plazo no mayor a un (1) día hábil de culminada la toma del inventario físico, las jefaturas de aeropuertos o quien haga sus veces, los coordinadores responsables designados por las gerencias o áreas, deberán remitir al Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística, vía correo electrónico, fax u otro medio inmediato, copia de las actas indicadas en el numeral anterior, debidamente firmadas 524 En caso de iniciarse las actividades del inventario sin la previa suscripción de las actas establecidas en los anexos 1 y 2, en forma inmediata deberán informar la ocurrencia al Área de Control Patrimonial (vía correo electrónico o fax), a fin de disponer las acciones correctivas del caso En caso de observarse dicho incumplimiento sin haberse remitido la información indicada, el incumplimiento será atribuido al coordinador responsable de cada unidad orgánica o sede aeroportuaria 53 Personal de CORPAC SA Los trabajadores de CORPAC SA que tengan a su cargo uno (1) o más bienes muebles de propiedad de CORPAC SA, deberán cumplir las siguientes disposiciones: 531 Mostrar durante la ejecución del inventario, todos los bienes muebles, maquinarias y equipos que tengan a su cargo, bajo su custodia o asignados en uso; brindando las facilidades para que el personal que realiza el inventario proceda con el levantamiento de la información y el etiquetado correspondiente a todos y cada uno de los bienes, maquinaria y equipos 532 Firmar las planillas del inventario físico de los bienes muebles, maquinarias y equipos (Anexo 3), de acuerdo a la existencia e identificación de los bienes inventariados por el personal a cargo de este servicio Asimismo, deberán verificar que en las planillas se detalle correctamente la descripción y todas las

8 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 7 de 17 características de los bienes inventariados (marca, modelo, serie, códigos de barra, etc) En caso de no estar conformes con el inventario realizado, deberán anotar sus observaciones en las respectivas planillas, siendo obligatoria la firma del usuario en las planillas de inventario 533 En caso que algún trabajador de CORPAC SA incumpla con las disposiciones establecidas en la presente Directiva, el personal a cargo del inventario informará la ocurrencia al jefe inmediato del trabajador responsable y, de ser el caso, a la gerencia respectiva, así como al Área de Control Patrimonial, para los fines pertinentes FASES DEL INVENTARIO 54 Inicio del inventario 541 Los responsables de los equipos de trabajo que realizarán el inventario, se constituirán a cada una de las unidades orgánicas o sedes de provincias de CORPAC SA para elaborar el acta de reconocimiento de ambientes y acta de inicio de inventario, identificando previamente todas las oficinas, depósitos, almacenes, talleres y demás instalaciones a las que deberán tener acceso para el cumplimiento de su labor (Anexos 1 y 2) 542 El inventario físico se iniciará con un corte documentario a la fecha en que se inicia el inventario, tomando como base el parte de ingreso y parte de salida del almacén, los mismos que se anotarán en el acta de inicio del inventario El responsable del almacén de cada sede aeroportuaria y de la sede central, remitirán al Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística, con la debida anticipación, copia de la documentación fuente correspondiente a los bienes muebles adquiridos y despachados en el mes anterior al inicio del inventario 55 Proceso de inventario 551 Durante el proceso del inventario, los bienes no podrán ser movilizados o desplazados, salvo casos de impostergable necesidad que procederá conforme a lo indicado en el numeral El personal designado y autorizado para la toma del inventario se constituirá a cada oficina, depósito o ambiente y procederá a levantar la información con el detalle y características de todos los bienes que se encuentren físicamente El trabajo realizado comprende las siguientes actividades a desarrollar: a) Inventario físico al barrer b) Conciliación del inventario con los registros contables c) Determinación de sobrantes y faltantes d) Valuación comercial de los bienes sobrantes e) Valuación comercial de los bienes sujetos a baja (malos, obsoletos, inservibles o chatarra) f) Valorización del activo fijo a precio de mercado (Aplicación de la NIC 16) g) Revisión de vida útil (Aplicación de la NIC 36) 553 En el inventario físico al barrer, el personal que realiza el inventario, constatará la presencia física de todos los bienes existentes en cada uno de los ambientes, registrando la mayor cantidad de información posible respecto a las características del bien, para luego elaborar las planillas de inventario (Anexo 3), las mismas que deberán estar debidamente firmadas por los usuarios responsables y visado por su jefe inmediato superior Dichas planillas se elaborarán en tres (03) ejemplares, debiendo entregarse una de las copias al usuario responsable para su archivo y control

9 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 8 de En el levantamiento de la información, el personal que realiza el inventario verificará, modificará y/o actualizará los datos que correspondan al bien Las modificaciones deberán estar identificadas a fin de que estas puedan ser validadas por el Área de Control Patrimonial, la que finalmente informará al Área de Contabilidad Ambas áreas coordinaran las modificaciones que se tengan que realizar en el Registro de los Activos Fijos de la Corporación 555 El personal que realiza el inventario utilizará la data contable patrimonial actualizada, que proporcionará el Área de Contabilidad y el Área de Control Patrimonial, con la finalidad de verificar en el mismo momento del inventario la existencia de todos los bienes y determinar los bienes faltantes o sobrantes que se observen, debiendo informar a los responsables de cada unidad orgánica o sede aeroportuaria la relación de los mismos para su correspondiente justificación o regularización 556 El personal que realiza el inventario proporcionará a cada órgano, unidad orgánica o sede aeroportuaria, la relación de todos aquellos bienes que han sido inventariados sin código de barras, detallando las características de los bienes (descripción, marca, modelo, serie, placa CORPAC, etc); a fin que estos puedan ser identificados o determinar su procedencia, o en su defecto regularizar el etiquetado de código de barras de CORPAC en caso de tratarse de una nueva adquisición 557 Teniendo en consideración que los bienes muebles se identifican con un solo código de barras o placa consignados por CORPAC SA, se deberá levantar la información de manera detallada y completa, verificando la exactitud de los datos y características del bien, a fin de evitar registros de códigos de barras incorrectos que podrían afectar la conciliación del inventario con un resultado irregular de sobrantes y faltantes 558 Todos los bienes inventariados serán identificados mediante una calcomanía de identificación (sticker), con un número correlativo de código de barras por sede aeroportuaria Dicha calcomanía (sticker) será adherida a todos los bienes muebles, maquinaria y equipos existentes, en señal de haberse levantado la información en la toma de inventario 559 Para aquellos bienes muebles, maquinarias y equipos que se encuentren en ambientes de acceso común o de servicio público, la responsabilidad será asumida directamente por el funcionario de mayor nivel jerárquico de cada órgano, unidad orgánica o sede aeroportuaria a la que pertenece el ambiente en el que se encuentran los bienes inventariados, salvo que dicho funcionario designe a un usuario responsable para controlar el buen uso, conservación y/o custodia de dichos bienes 56 Proceso de conciliación 561 Para efectos de la conciliación del inventario físico, el Área de Contabilidad y el Área de Control Patrimonial, en forma coordinada, proporcionarán a la empresa contratada la información de los bienes de activo fijo que se encuentran registrados contablemente a la fecha más próxima al inicio del inventario (base de datos del SIGA) 562 La empresa contratada, confrontará el inventario físico realizado con la base de datos contable patrimonial proporcionada por CORPAC SA con la actualización de la ubicación física de bienes muebles, maquinaria y equipos de cada órgano, unidad orgánica o sede de CORPAC SA, a fin de verificar la existencia física de todos los bienes muebles, debiendo comunicar a las jefaturas inmediatas de los usuarios responsables, sobre los bienes faltantes observados, a fin que los

10 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 9 de 17 usuarios informen sobre la ubicación de dichos faltantes; o, en su defecto, sustenten en forma documentada la justificación de su condición de faltante 563 Para efectos de la conciliación, la empresa contratada tomará como base de información los siguientes datos para la correspondiente identificación de los bienes: - Código de barras, placa CORPAC y/o código de inventarios anteriores - Descripción del bien: Marca, modelo y número de serie, color, dimensión, etc - Vehículos (placa de rodaje, número de chasis y motor) 564 En caso que la data de los activos físicos existan registros con información insuficiente que no permitan la identificación física del bien, la empresa contratada informará sobre estas observaciones al Área de Control Patrimonial a efectos de que se amplíe la información en los registros contables o patrimoniales para hacer factible su conciliación con el inventario físico 565 La empresa contratada, de conformidad con los términos de referencia, deberá clasificar los bienes sobrantes en depreciables y no depreciables, en base a la tasación realizada, considerando como no depreciables aquellos bienes menores a ¼ de la UIT vigente en el ejercicio que se está realizando el inventario 566 En cada unidad orgánica o sede aeroportuaria, se suscribirá el acta de conciliación del inventario físico con los registros contable y patrimonial, detallando el número de bienes conciliados, sobrantes y faltantes (Anexo 4) 567 La empresa contratada efectuará el proceso final de conciliación a nivel nacional en la sede central, cuyo resultado deberá ser informado al Área de Control Patrimonial, antes de los diez (10) días de su presentación de su informe final, para su evaluación y conformidad 568 El Área de Control Patrimonial suscribirá el acta de culminación y el acta de conformidad del servicio, previo análisis y evaluación del resultado de bienes conciliados, sobrantes y faltantes VI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 61 El Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística elaborará los términos de referencia para la contratación de la empresa que confrontará el inventario físico con la base de datos contable, por cada período, proporcionada por CORPAC SA El Área de Contabilidad de la Gerencia de Finanzas determinará los lineamientos para los servicios referidos a la aplicación de la NIC 16 y NIC El usuario de los bienes muebles de CORPAC SA, según la planilla del inventario suscrita (Anexo 3), asumirá la responsabilidad de la custodia, conservación y ubicación de los mencionados bienes; siendo, además, responsable de remitir toda la información respectiva en el inventario del siguiente año 63 El usuario será responsable de informar al Área de Control Patrimonial, a través del área o gerencia donde desempeña sus funciones, sobre el movimiento o traslado de los bienes muebles a su cargo, así como del envío de la correspondiente papeleta de desplazamiento, de acuerdo al Formato CP Los órganos o unidades orgánicas, incluidas las sedes aeroportuarias, serán responsables de remitir la información que sea requerida por el Área de Control Patrimonial, para la ejecución del inventario físico y conciliación contable de los bienes muebles CORPAC SA Asimismo, serán responsables de supervisar la custodia, conservación y ubicación de los bienes muebles de CORPAC SA

11 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 10 de 17 VII DISPOSICIÓN TRANSITORIA El Área de Organización y Métodos, adecuará los documentos normativos de gestión que sean necesarios a fin de concordarlos con la presente Directiva VIII DISPOSICIONES FINALES PRIMERA El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización de la presente Directiva en coordinación con la Gerencia de Logística SEGUNDA El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión de la presente Directiva, así como de realizar las gestiones para su publicación a través del intranet de CORPAC SA TERCERA La Gerencia Central de Administración y Finanzas verificará y cautelará el estricto cumplimiento de la presente Directiva, debiendo informar las inobservancias a las gerencias pertinentes CUARTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en la presente Directiva

12 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 11 de 17 Jefe de Aeropuerto o Unidad Orgánica (Firma y Sello) Representante de la Empresa a cargo del Inventario (Firma)

13 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 12 de 17 ANEXO 2 ACTA INICIO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPOS AL 3112 En la Oficina del (Jefe de Unidad Orgánica a Jefe de Aeropuerto), Siendo las horas, del día, se reunieron los señores en representación de CORPAC SA, y de la otra parte en representación de la empresa, contratada para realizar el servicio, con la finalidad de dar inicio al Inventario Físico, Conciliación y Valuación de los Bienes Muebles de CORPAC SA - Periodo Para el efecto se procedió previamente a realizar una visita de reconocimiento a todas las Oficinas, Almacenes, Depósitos, Talleres, Estaciones y demás ambientes e instalaciones en donde existen Bienes Muebles, Maquinarias y Equipos que deben ser inventariados, según se detalla en relación adjunta (Anexo 1) En señal de conformidad firman las partes intervinientes, responsabilizándose el representante de CORPAC SA, en disponer las facilidades de acceso a todos los ambientes, cuyo reconocimiento previo se ha descrito, así como por la omisión de la información de la totalidad de las oficinas, almacenes o depósitos que pudieran afectar la toma del inventario integral que requiere la corporación para el control de sus bienes patrimoniales CORPAC SA Nombre: Cargo: Empresa Contratada Nombre: DNI: Código: (Firma y Sello) (Firma)

14 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 13 de 17

15 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 14 de 17 ANEXO 4 ACTA DE CONCILIACION DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES, MAQUINARIAS, EQUIPOS POR UNIDADES ORGÁNICAS O SEDES AEROPORTUARIAS AL 3112 Siendo las horas del día, en la Oficina del, se reunieron los señores, en representación de CORPAC SA; y por la otra parte la empresa contratada para el servicio de inventario, representada por los señores, con el objeto de suscribir el Acta de Conciliación del Inventario Físico de Bienes Muebles del (Aeropuerto o Unidad Orgánica) El resultado del proceso de la Conciliación preliminar realizada a Nivel de Sede Aeroportuaria ó Unidad Orgánica, de acuerdo a la existencia física de los Bienes debidamente ubicados e identificados según Planillas de Inventario cuyas copias se adjuntan, se distribuyen de la siguiente manera: Bienes Inventariados N Bienes Bienes Conciliados Bienes Sobrantes Total Inventariado Bienes Faltantes (No inventariados) La presente Acta de Conciliación se firma en señal de conformidad dando fe de lo actuado, así como del resultado indicado, correspondiendo a la Jefatura del Aeropuerto o Jefe de Unidad Orgánica que suscribe, disponer que los usuarios responsables de los bienes no inventariados, rindan cuenta sobre su ubicación o justificación como faltantes, informándose al Área de Control Patrimonial de la Gerencia de Logística para su registro y control respectivo CORPAC SA Empresa Contratada Nombre: Nombre: Cargo: DNI : Código: (Firma y Sello) (Firma) Observaciones:

16 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 15 de 17 ANEXO 5 ACTA DE CULMINACION E INVENTARIO FÍSICO DE BIENES, MAQUINARIAS Y EQUIPOS A NIVEL NACIONAL AL 3112 Siendo las horas del día en la Oficina del, se reunieron los Señores,en representación de CORPAC SA; y por la otra parte la Empresa contratada para el servicio de inventario,representada por los Señores, con el objeto de suscribir el Acta de Culminación e Inventario Físico de Bienes, Maquinarias y Equipos a Nivel Nacional al 3112 Durante el proceso de la toma de inventario a nivel nacional, se ha inventariado un total de Bienes Muebles existentes físicamente, que se describen en las Planillas de Inventario (Anexo 3) debidamente foliadas y ordenadas por Usuarios Responsables en volúmenes, los mismos que se adjuntan a la presente Acta que se firma en señal de conformidad, dando fe de lo actuado, así como de las actividades del inventario y su conciliación contable, según resultado final de los Bienes Conciliados, Sobrantes y Faltantes que se detallan en un cuadro de resumen adjunto (Anexo 4) CORPAC SA Empresa Contratada Nombre: Nombre: Cargo: DNI : Código: (Firma y Sello) (Firma)

17 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 16 de 17

18 contable de bienes muebles de CORPAC SA Pág 17 de 17

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