DIRECTIVA Nº GRU-P-GGR-GRPPAT-SGDI

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1 DIRECTIVA Nº GRU-P-GGR-GRPPAT-SGDI TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES, VEHÍCULOS, ESTRUCTURAS, BIENES NO DEPRECIABLES Y EQUIPOS AUXILIARES EN LAS UNIDADES EJECUTORAS Y DEPENDENCIAS INTEGRANTES DEL PLIEGO 462: GOBIERNO REGIONAL DEL DEPARTAMENTO DE UCAYALI. I.- OBJETIVO. Establecer los lineamientos relacionados con las acciones al Registro Patrimonial de los Bienes Estatales, tendientes a la administración, cautela, control y fiscalización del inventario físico de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, debiendo ajustarse a los procedimientos establecidos por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN y Contaduría Pública de la Nación - CPN. II.- FINALIDAD. Normar los procedimientos y asegurar el cumplimiento de las acciones del inventario físico de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, III.- ALCANCE. Las disposiciones contenidas en la presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio por todos los funcionarios y servidores públicos de las Unidades Ejecutoras y Dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali. IV.- MARCO CONCEPTUAL. El inventario físico de bienes es un procedimiento administrativo que consiste en la verificación física, codificación, registro, cautela y fiscalización de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares con que cuenta las Unidades Ejecutoras y Dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, el mismo que viene a constituirse en propiedad, cuyo origen proviene de procesos de compraventa, donaciones, dación en pago, incautación, decomiso, transferencia, permuta y demás actos contractuales y modo de adquisición que establezca la normatividad legal vigente sobre la materia.

2 V.- BASE LEGAL. Ley Nº Ley de Bases de la Descentralización. Ley Nº Ley Orgánica de Gobierno Regionales y sus modificatorias. Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica. Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Supremo Nº VIVIENDA, Aprueban Reglamento de la Ley Nº Resolución Nº /SBN - Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. Resolución Nº /SBN, aprueba la Directiva Nº /SBN, regula el Procedimiento para el Alta y Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción a cargo de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Resolución Nº CG - Normas de Control Interno. Resolución Nº /SBN - Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y la Directiva Nº /SBN-UG-CIMN, que contiene las normas para el Uso y Aplicación del Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Resolución Directoral Nº EF/93.01, aprueba la Directiva Nº EF/93.01 Directiva para el Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la Republica, para las entidades públicas usuarias del Plan Contable Gubernamental. Resolución Ministerial Nº VIVIENDA, aprueba el Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú. Contaduría Pública de la Nación - Instructivo Nº. 02 Criterios de Valuación de los Bienes del Activo Fijo, Método y Porcentajes de Depreciación y Amortización de los Bienes del Activo Fijo e Infraestructura Pública.

3 VI.- DIRECCION Y EJECUCION DE TOMA DE INVENTARIO. Los miembros de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos de la Sede Central y los que hagan las veces en las diferentes Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, cumplirán las funciones operativas, levantando la información en los lugares que se encuentren ubicados los bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras bienes no depreciables y equipos auxiliares a efectos de suministrar información actualizada al Presidente de la Comisión de Toma de Inventario, además deberá proponer el plan de trabajo para la toma de inventario y ejecutar con la aprobación de la Oficina Regional de Administración de la Sede Central y las que hagan sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, el mismo que deberá contar con el presupuesto aprobado, antes de dar inicio al trabajo de la comisión. VII.- DISPOSICIONES GENERALES Es responsabilidad de la Oficina Regional de Administración a través de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, o las que hagan sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego: 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, la verificación física, codificación, registro, cautela y fiscalización de los bienes Son funciones, atribuciones y obligaciones de las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, implementar las acciones administrativas siguientes: a) Realizar el inventario y el control de los bienes patrimoniales que se adquieran y/o tengan la titularidad de los mismos con sujeción a las normas legales vigentes. b) Identificar los bienes de su propiedad y de los que se encuentren bajo su administración, y los que no estuvierón registrados en el inventario institucional, deberán ser inventariados. c) Realizar inspecciones técnicas de sus bienes y de los que se encuentren bajo su administración que no fueran inventariados, para verificar las condiciones de uso y destino, con la finalidad de lograr una eficiente utilización de los mismos. d) Remitir y/o actualizar la información relacionada con los bienes de su propiedad y de los que se encuentren bajo su administración, para su incorporación al Sistema de Información Nacional de Bienes de Propiedad Estatal.

4 e) Realizar inventarios anuales y registros de los bienes muebles que fueron adquiridos y que no se encuentran inventariados conforme al instructivo correspondiente. f) Las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, deberán remitir a la Oficina Regional de Administración, este a su vez a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, para su verificación y consolidación lo siguiente: Inventario físico valorado, incluyendo la depreciación por cada bien, al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. Por medio magnético (CD). Informe final de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos. Acta de conciliación por cada una de las cuentas del inventario, con los saldos obtenidos por la Oficina de Contabilidad. Resolución de conformación de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos. Balance de comprobación al mes de diciembre del ejercicio vigente. g) La Oficina de Logística o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, mediante el Área de Almacén, deberá proporcionar información de los bienes activos y bienes no depreciables, los ingresos y salidas en forma mensual, bajo responsabilidad dentro de los quince (15) días posteriores a cada mes, a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, lo siguiente: Relación de ingresos y salidas de bienes de capital. Relación de ingresos y salidas de bienes no depreciables. Relación de ingresos y salidas de bienes auxiliares.

5 Documentación sustentatoria, tales como pecosa, factura, guías de remisión, orden de compra y otros. La relación de los ingresos y salidas deberá contener todas las características por cada uno de los bienes, así como número de serie, modelo, marca color, si se trata de un escritorio o un armario, deberá contener como mínimo las medidas como alto, largo ancho, con gavetas central o laterales, etc. h) La Oficina de Contabilidad y quien haga sus veces, deberá proporcionar información a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, del Auxiliar Estándar del rubro Estructuras (Obras), dentro de los quince (15) días posteriores a cada mes, para proceder a realizar la depreciación y conciliación por cada sub cuenta Las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, deberán cumplir con remitir su información a la Oficina Regional de Administración, de acuerdo al Inciso f, Acápite 7.2, debiendo cumplir bajo responsabilidad de acuerdo al cronograma siguiente; El 20 de enero de cada año siguiente a la fecha de cierre del ejercicio fiscal. VIII.- DISPOSICIONES ESPECÍFICAS Inventario de Propiedad de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Integrantes que conforman el Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali Los inventarios deben ser anuales de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares, que fueron adquiridos y que no se encuentran inventariados conforme al instructivo correspondiente, con fecha de cierre al 31 de Diciembre del año inmediato anterior a su presentación Los bienes muebles que poseen las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, que no se encuentren registrados en el Inventario Institucional, sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición, deben ser codificados y registrados, de conformidad a las especificaciones contenidas en el Software de Inventario Mobiliario Institucional; dicha remisión y/o entrega debe realizarse entre los meses de enero y marzo de cada año, la información deberá remitirse a través del Software Mobiliario Institucional (SIMI), la misma que será acompañada del

6 Informe Final de Inventario y del Acta de Conciliación (Articulo 121º del Decreto Supremo Nº VIVIENDA) Los bienes inmuebles y estructuras en general de propiedad de las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462 Gobierno Regional de Ucayali, que se encuentren debidamente inscritos en el Registro de Predios de la Superintendencia Nacional de Registros Públicos, así como los bienes Inmuebles y Estructuras que se encuentren en tramite para su inscripción, que no cuenten con su Código de Registro otorgado por el Sistema de Información Nacional de Bienes de Propiedad Estatal SINABIP, sea cual fuere su origen y modalidad de adquisición, deben ser inventariados con el objeto que sean incluidos dentro del Inventario Institucional y Nacional. IX.- COMISIÓN DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS El Director de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en la Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, proporcionará por escrito al titular de la entidad, el número de integrantes para su designación, y este mediante acto resolutivo determinara quienes formarán la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, estará integrada por un Presidente, los demás miembros lo conformarán el personal de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, Oficina de Contabilidad, Oficina de Logística, o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencia integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, asimismo dicha comisión tendrá la facultad de constituir Equipos de Apoyo en las diferentes dependencias regionales para poder realizar eficientemente la labor asignada La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, tendrá la,esponsabilidad de dirigir, verificar y centralizar la ejecución del inventario general de activos fijos, estructuras, bienes no depreciables, equipos auxiliares y otros Así mismo es obligación de todos los servidores públicos utilizar correctamente y cautelar su adecuada conservación de los activos, estructuras, bienes no depreciables, equipos auxiliares y otros, para lo cual se utilizara el (Anexo Nº 01 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes de Capital), (Anexo Nº 02 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes no Depreciables) y el (Anexo Nº 03 - Acta de

7 Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Equipos Auxiliares) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, se presentara ante el jefe o encargado del área y/o localidad, quienes brindaran las facilidades para la verificación física de los bienes patrimoniales La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, antes de iniciar su labor deberá verificar las acciones previas como: a) Contar con un listado detallado de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares, que se encuentren debidamente registrados en el Inventario Institucional, el cual será entregado por la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o sus equivalencias en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali. b) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos y el equipo de apoyo deberán contar con los implementos necesarios para poder cumplir con su labor. c) Preparar para la verificación, ubicación e identificación de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares por inventariar lo siguiente: Se deberá paralizar la recepción o adquisición de bienes muebles, inmuebles, vehículos, bienes no depreciables y equipos auxiliares, durante el periodo de tiempo que dure la Toma del Inventario de Bienes, los mismos que quedaran temporalmente en la zona de recepción para su posterior internamiento, una vez que haya concluido el trabajo de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos. Los muebles, inmuebles, vehículos, bienes no depreciables y equipos auxiliares, según el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado que se encuentren pendientes de reclamo durante el proceso de Toma de Inventario y que cuenten con comprobantes de salida, deberán permanecer en la zona de despacho. Suspender la recepción de pedidos en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, por un periodo prudencial, a criterio de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos.

8 9.7.- La verificación física de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares por inventariar se iniciara en el mes de Octubre y culminara el 31 de Diciembre de cada año, lo cual incidirá principalmente en los siguientes aspectos: a) Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación. b) Estado de conservación. c) Condiciones de utilización. d) Condiciones de seguridad. e) Si los bienes están correctamente codificados y cuentan con registro contable y quienes son los funcionarios o servidores responsables La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos y/o de los equipos de apoyo, se constituirán en la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o la que haga sus veces, en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, procederá a verificar e identificar los bienes muebles que se encuentren en cada ambiente y que no estén registrados dentro del Inventario Institucional, realizando su labor de extremo a extremo, sin dejar de verificar algún ambiente y/u oficina La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, en caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o mantenimiento, solicitara la documentación que haya sustentado su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentren ubicados físicamente La relación de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares inventariados de propiedad de las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, deberá ser entregada a la Oficina Regional de Administración, adjuntando el informe final de Inventario y del Acta de Conciliación, el cual deberá detallar: a) Los bienes en uso institucional. b) Los bienes que no se encuentran en uso de la institución. c) Los bienes prestados a otros organismos, que deben ser recuperados.

9 d) Los bienes en proceso de transferencia. e) La relación de bienes perdidos por negligencia y/o hurto, además de la relación de los servidores que tenían a su cargo los bienes. f) La relación de bienes de procedencia desconocida. g) La relación de funcionarios y/o servidores responsables del informe realizado. Toda la información antes citado, deben ser firmados por los miembros principales de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, bajo responsabilidad La Oficina Regional de Administración del Gobierno Regional de Ucayali, o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, remitirá dicha información sobre los bienes inventariados a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, con el fin de implementar las recomendaciones emitidas por la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos; además esta información deberá ser remitida en su oportunidad a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, para ser incorporado a la Base de Datos del Sistema de Información Nacional de Bienes de Propiedad Estatal La Oficina de Gestión Patrimonial Regional del Gobierno Regional de Ucayali, o la que haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, de conformidad con el Art. 11º del Decreto Supremo Nº VIVIENDA, Reglamento de la Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, es la encargada de la planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad del Pliego, bajo su responsabilidad. X.- INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO Instrucciones para la Toma de Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. a) Los trabajadores de la Sede Central, Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, cualquiera sea su nivel jerárquico o condición laboral están en la obligación bajo responsabilidad de proporcionar en forma inmediata a la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, la información que esta les solicite, así como de mostrar

10 todos los bienes patrimoniales asignados en uso, inclusive aquellos que por medida de seguridad pudieran encontrarse bajo llave en algún armario, estante u otros. b) Cada trabajador deberá informar y mostrar al personal responsable de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, la identificación, detalles técnicos, estado de conservación, condiciones de uso y seguridad de los bienes que esta bajo su responsabilidad. c) En caso de haberse trasladado el bien por motivos de reparación o préstamo se deberá mostrar el cargo sustentatorio y se considerara como responsable del bien. d) En caso de que existieran bienes que no sean de propiedad de la institución y que se encuentre dentro de sus ambientes, el propietario deberá sustentar la propiedad del mismo con documentos reales, de no contar con la documentación respectiva se procederá a considerarlo dentro del inventario como bienes sobrantes. e) En el Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles, se considerara todos los bienes patrimoniales de activos fijos que se encuentran en uso por el trabajador, cualquiera sea su orden jerárquico o situación laboral dentro de la institución, (Anexo Nº 01 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes de Capital). f) Al concluir la Toma de Inventario Físico de una oficina, se tomara en cuenta el (Anexo A - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso - Bienes de Capital), el mismo que será firmado por el usuario responsable del bien y el jefe de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o las que hagan sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes. El usuario responsable se quedara con una copia, la que será obligada a devolver los bienes bajo responsabilidad cuando realice la entrega de cargo respectivo. esta labor será responsabilidad de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional, o las que hacen sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali. g) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, tendrá la responsabilidad de alcanzar el informe final a la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, con la documentación de trabajo debidamente sustentada.

11 h) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, tomara en cuenta los siguientes anexos para realizar los inventarios correspondientes, Anexo Nº 04 - Acta de Verificación Física de Vehículo - Motocicleta, Anexo Nº 5 - Acta de Verificación Física de Vehículo, Anexo Nº 06 Acta de Verificación Física de Embarcaciones Fluviales y Anexo Nº 07 - Acta de Verificación Física de Maquinarias y Otros Instrucciones para la Toma de Inventario de Edificios y Estructuras (Obras). a) El inventario físico de edificios y estructuras, consiste en la verificación física de obras aprobadas y ejecutadas por la entidad, que a la fecha de cierre del ejercicio fiscal se encuentre en proceso de construcción, esta conformado por las inversiones efectuadas en infraestructura y ejecutadas mediante las modalidades de administración directa, por encargo ó por contrata. La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, utilizara el Anexo Nº 08 - Acta de Verificación Física de Edificios y Estructuras - Obras, el cual deberá ser firmado una vez concluido la verificación. b) Al concluir la Toma de Inventario y/o verificación física, el Anexo Nº 08 - Acta de Verificación Física de Edificios y Estructuras - Obras, deben ser firmados por el responsable del bien y/o autoridad de la localidad y el responsable verificador de la comisión de inventario, además deberá utilizar el Anexo Nº 09 - Resumen Hoja de Trabajo de Verificación Física de Maquinarias y Otros - Edificios y Estructuras, cuando son obras o bienes que están fuera de la institución. c) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, tendrá la responsabilidad de alcanzar el Anexo Nº 10 - Informe Final del Inventario de Bienes Muebles, Inmuebles, Vehículos, Estructuras, Bienes no Depreciables y equipos auxiliares, con la documentación sustentatoria Instrucciones para la Toma de Inventario Físico de Bienes no Depreciables y Equipos Auxiliares. a) Los trabajadores de la Sede Central, Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, con la autorización de su Jefe inmediato, están en la obligación bajo responsabilidad de proporcionar en forma inmediata a la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, la información que esta lo solicite, así como de mostrarla todos los bienes patrimoniales asignados en uso, inclusive aquellos que por medida de seguridad pudieran encontrarse bajo llave.

12 b) Es responsabilidad de cada funcionario o servidor público brindar y dar a conocer a la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, todos los bienes asignados a su cargo y los adquiridos en el transcurso del año. c) La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, deberá registrar todos los bienes en el Anexo Nº 02 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes no Depreciables y el Anexo Nº 03 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Equipos Auxiliares, indicando las características del bien, condición de uso y el responsable, concluida la toma de inventario físico de los bienes no depreciables y equipos auxiliares, la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, tendrá la responsabilidad de alcanzar el informe final a la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, con la documentación sustentatoria. XI.- FUNCIONES DE LA COMISION DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Elaborar el Plan de Trabajo y Cronograma de Actividades, en la cual se indicara la fecha de inicio y término de las actividades, el mismo que será aprobada por la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, además debe elaborar el Acta de Inicio y el Acta de Culminación de Toma de Inventario Físico Solicitar a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, copia del inventario físico del año inmediato anterior para que sirva como base del trabajo y dejar constancia por escrito La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, encargado de la verificación física, se constituirá el día programado en la dependencia predeterminada, presentándose ante el jefe y/o encargado de la misma para hacer conocer el motivo de su visita, quien a su vez hará lo propio con los trabajadores a su cargo, recomendándoles brindar las facilidades del caso y proporcionar la información solicitada Verificar todos y cada uno de los bienes patrimoniales que existan físicamente en cada ambiente de la dependencia visitada, aplicando el método denominado al barrer o de extremo a extremo.

13 Llenar y suscribir los formatos de verificación física, Anexo Nº 01 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles Bienes de Capital, Anexo Nº 02 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes no Depreciables, Anexo Nº 03 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles Equipos Auxiliares, Anexo Nº 04 - Acta de Verificación Física de Vehículo - Motocicleta, Anexo Nº 05 - Acta de Verificación Física de Vehículo, Anexo Nº 06 - Acta de Verificación Física de Embarcación Fluvial, Anexo Nº 07 - Acta de Verificación Física de Maquinarias y Otros, Anexo Nº 08 - Acta de Verificación Física de Edificios y Estructuras - Obras y el Anexo Nº 09 - Resumen Hoja de Trabajo de Verificación Física de Maquinarias y Otros, Edificios y Estructuras La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, terminada las acciones de inventario, realizara trabajos de gabinete para la comparación de la información obtenida durante la verificación física, con el inventario físico anterior, determinando sobrantes y faltantes, así como de cualquier información adicional Es responsabilidad de la Oficina de Gestión Patrimonial Regional al concluir el inventario físico, entregar a cada trabajador responsable de sus bienes, una copia de los Anexos A - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso Bienes de Capital, Anexo B - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso Bienes no Depreciables, y Anexo C - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso Equipos Auxiliares, dichos formatos previamente firmados, en señal de conformidad como cargo de los bienes que actualmente esta utilizando, el mismo que servirá como constancia de la labor realizada De establecerse los bienes sobrantes o faltantes, estos deberán incluirse o excluirse del patrimonio de la institución de acuerdo a las normas establecidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN y normas contables, para regularizar los registros contables y patrimoniales En la dependencia en cuyo ámbito se ha detectado bienes sobrantes, los verificadores requerirán al representante la información documentada sobre la procedencia de cada uno de ellos, pudiendo inclusive recurrir al Área de Almacén, Oficina de Logística, Oficina de Contabilidad, entre otros órganos competentes, quienes deben proporcionar copia autenticada de los documentos fuentes sustentatorios, a efectos de realizar la respectiva regularización En caso de encontrar faltantes la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, solicitara en primera instancia, la

14 información correspondiente al trabajador usuario de los bienes no habidos, para que informe el destino de las mismas De no obtener ninguna información fundamentada de los bienes faltantes, la Oficina de Gestión Patrimonial Regional por intermedio de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, elevara el respectivo informe al jefe inmediato del órgano correspondiente para que determine la responsabilidad que hubiese lugar, en resguardo a los intereses de la institución Los bienes prestados a otros trabajadores o dependencias de la entidad, encontrados al momento de la toma de inventario, serán inventariados donde estén físicamente. Si en ese lapso no se ha solicitado la devolución se asume que no son necesarios para la dependencia de origen, pasara a cargo del usuario Los bienes considerados como chatarra deberá incluirse en una lista separada y será remitido a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias que forman parte del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, para su evaluación y baja correspondiente y su posterior enajenación Comunicar por escrito a los funcionarios, directivos y jefes de áreas responsables, la fecha de toma de inventario aprobado según cronograma de trabajo; asimismo indicar que durante ese lapso no se desplace los bienes tanto internos como externos. XII.- VERIFICACION DEL ETIQUETADO Concluido el proceso de revisión, verificación y actualización de la base de datos de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables, equipos auxiliares y otros, el personal encargado de inventariar procederá al etiquetado de los bienes registrados en el inventario Si el código de identificación de los bienes patrimoniales asignados en uso, no se encuentra o esta deteriorado, deberá ser reemplazado con los mismos datos anteriores Para dicha labor los funcionarios, servidores públicos y otros directivos deberán brindar todas las facilidades durante la ejecución de toma de inventario, de no ser así se levantara un acta el mismo que deberá ser comunicada en el informe final.

15 Terminado el trabajo de campo de los equipos de verificación, procesaran los datos según modelo de informe y anexos que forman parte de la presente directiva y posteriormente entregar al presidente de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, para su consolidación y elaboración del informe final y ser remitido a la Oficina Regional de Administración. XIII.- CONCILIACION DE SALDO Los resultados que arroje cada una de las cuentas del inventario, será conciliado con los saldos obtenidos por la Oficina de Contabilidad en forma mensual, teniendo como fecha máximo el día 20 siguiente de cada mes, a fin de establecer las posibles diferencias del inventario físico general de activos de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y otros El inventario físico se clasificara y se registrara por cuentas contables principales, divisionarias y sub divisionarias Una vez culminado el inventario, se remitirá toda la información sobre los bienes muebles, inmuebles, vehículos y bienes no depreciables de los rubros sobrantes, faltantes, perdidos y valor uno de la entidad, a la Oficina de Gestión Patrimonial Regional o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, y los rubros de transferencia de obras y baja de obras serán remitidos a la Oficina de Contabilidad o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, para que procedan al saneamiento del inventario físico, de acuerdo a la normatividad vigente. XIV.- DEL CONTROL La Oficina de Control Institucional o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462: Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, por intermedio de su representante participara en el proceso de inventario físico como veedor del mismo, a efectos de evaluar las disposiciones dictadas, así como el grado de corrección y confiabilidad de los resultados finales. Así mismo deberá remitir un informe final respecto a su labor como veedor. XV.- RESPONSABILIDAD La Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, por encargo del Titular del Pliego y/o responsables de las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes del Pliego 462 Gobierno Regional del Departamento de Ucayali, asume la responsabilidad de conducir, verificar y garantizar la ejecución integral del inventario.

16 Los funcionarios, directivos y servidores públicos a quienes se les ha asignado en uso algún bien patrimonial, están obligados a proporcionar la información sobre dichos bienes a los integrantes de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos. Si los bienes son de uso común el responsable será el Jefe de la Oficina, Unidad o Área de la Dependencia donde se encuentra los bienes Los Gerentes, Sub Gerentes, Directivos y Jefes de Área, suspenderán el desplazamiento de bienes tanto interno como externo, durante el periodo que dure la toma de inventario, de acuerdo al cronograma establecido, permitiendo que el trabajo a realizarse se cumpla con eficiencia y eficacia. XVI.- DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES Los aspectos no contemplados específicamente en la presente Directiva, serán propuestos por los responsables designados a fin de disponer las acciones pertinentes con la debida sustentación y dentro del marco normativo bajo responsabilidad funcional El Informe Final, los listados emitidos del Inventario Físico, así como los respectivos Anexos, deben ser firmados por los miembros principales de la Comisión de Toma de Inventario de Activos Fijos, bajo responsabilidad Los vehículos lineales que se encuentran bajo responsabilidad de las Gerencias Regionales, los mismos que se han adquiridos para diversos proyectos, y que a la fecha se encuentran sin el uso respectivo, deberán ser transferidos a las diferentes Unidades Orgánicas y/o Dependencias para el cumplimiento de sus funciones, dándole el uso correspondiente. XVII.- ANEXOS. a).- Anexo A - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso - Bienes de Capital. b).- Anexo B - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso Bienes no Depreciables. c).- Anexo C - Cargo Personal por Asignación de Bienes en Uso Equipos Auxiliares. d).- e).- Anexo Nº 01 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes de Capital. Anexo Nº 02 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Bienes no Depreciables.

17 f).- Anexo Nº 03 - Acta de Verificación Física de Bienes Patrimoniales Muebles - Equipos Auxiliares. g).- Anexo Nº 04 - Acta de Verificación Física de Vehículo Motocicleta. h).- i).- j).- k).- l).- m).- Anexo Nº 05 - Acta de Verificación Física de Vehículo. Anexo Nº 06 - Acta de Verificación Física de Embarcación Fluvial. Anexo Nº 07 - Acta de Verificación Física de Maquinarias y Otros. Anexo Nº 08 - Acta de Verificación Física de Edificios y Estructuras Obras. Anexo Nº 09 - Resumen Hoja de Trabajo de Verificación Física de Maquinarias y Otros - Edificios y Estructuras. Anexo Nº 10 - Informe Final del Inventario de Bienes Muebles, Inmuebles, Vehículos, Estructuras.

18 Gobierno Regional de Ucayali Oficina Regional de Administración Oficina de Gestión Patrimonial Regional ANEXO Nº 10 INFORME FINAL DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES, VEHICULOS, ESTRUCTURAS, BIENES NO DEPRECIABLES Y EQUIPOS AUXILIARES (Modelo) El informe final del inventario de bienes muebles, inmuebles, vehículos, estructuras, bienes no depreciables y equipos auxiliares, debe ser elaborado por la comisión de toma de inventario de Activos Fijos, dirigido al Gerente de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces en las Unidades Ejecutoras y dependencias integrantes, una copia de dicho informe deberá ser remitido a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN, en concordancia con los Artículos 27º y 28º de la Resolución Nº /SBN y conforme lo dispone la Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº VIVIENDA. PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO I.- BASE LEGAL. a) Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento, Decreto Supremo Nº VIVIENDA. b) Resolución Nº /SBN, Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. c) Resolución Nº /SBN, Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva Nº /SBN-UG-CIMN, normas para el Uso y Aplicación del Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. II.- ANTECEDENTES. a) Revisión de los inventarios físicos actuales y del ejercicio anterior. III.- PROCEDIMIENTOS. ACTIVIDADES A DESARROLLAR. a) Formar los equipos de trabajo para la toma de inventario, capacitación, entre otros.

19 b) Toma de inventario (fase de campo, levantamiento de la información). c) Fase de gabinete, ingreso al software SIMI, digitación, migración de información, entre otros). d) Resultados (Reportes). e) Información contable, cuadro de resumen contable y valor en libros de los bienes patrimoniales. f) Tasación de bienes, aquellos bienes totalmente depreciados o que carecen de valor. g) Otras actividades no señaladas, como etiquetado, fecha de inicio, de cierre y tiempo de ejecución. IV.- ANALISIS DE RESULTADOS. PRESENTACION DE ANEXOS. Se utilizara todos los formatos descritos anteriormente, para la presentación de las diferentes informaciones que acompañara al informe final que son los siguientes: a) Relación de Bienes Muebles en Uso de la Institución. b) Relación Valorizada de Bienes en Uso de Otras Entidades. c) Relación de Bienes Cedidos por Otras Instituciones. d) Relación Valorizada de los Bienes Encontrados como Sobrantes. e) Relación Valorizada de los Bienes Encontrados como Faltantes. f) Relación Valorizada de los Bienes dado de Baja y en proceso de Transferencia. g) Relación Valorizada de Obras para su Transferencia. h) Relación Valorizada de Obras para su Baja. i) Otros no contemplados. Es todo cuanto informo a usted, para los fine que estime conveniente. Atentamente;. Comisión Toma de Inventario de Activos Fijos

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