PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

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1 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 PUNTOS DE INTERÉS tiene alguna inquietud comuníquese con la a la extensión. OBJETIVO Realizar la recepción de los activos fijos obsoletos devueltos por las unidades y determinar la disposición final de los mismos (reubicación, donación, ventas a empleados, venta por lotes de activos fijos a terceros o eliminación por daño, perdida o robo). DEFINICIONES ALCANCE Inicia con la devolución de los activos fijos que ya no son utilizados por las unidades y termina con la entrega de los activos fijos según el evento de disposición final. PeopleSoft Modulo de AM Activos Fijos: Sistema a través del cual la realiza todas las transacciones de registro, control, seguimiento e historia de todos los activos fijos de la Universidad. Activo Fijo Obsoleto: Se define así a todo bien mueble, que por sus condiciones de obsolescencia o por su vetustez, ya no cumple la función óptima al interior de la Universidad, aunque puede seguir prestando un servicio a otros estamentos. Lotes de activos fijos: son aquellos grupos de activos homogéneos que se consolidad para la venta en bloque. Índice de Flujo de Procedimiento Devolución Reubicación Baja de Activos Fijos por Donación o Venta Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. CONDICIONES GENERALES Las unidades periódicamente realizarán la devolución de los activos fijos ya sea por su vetustez (vejez) en caso de muebles y enseres, o por su obsolescencia para equipos de tecnología. Estas devoluciones obedecen a cambios de tecnología, remodelaciones, o por la finalización en el uso de los activos fijos. Para la devolución de equipos de cómputo por parte de las unidades se requiere el aval de la Dirección de Tecnologías de Información. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página de 8

2 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 Prioridad de disposición de Activos Fijos Eventos posibles para la baja de un activo. Reubicación de activos fijos en unidades de la Universidad. Solicitudes de donaciones de activos fijos. Venta de activos fijos a los empleados de la Universidad. Venta de lote de activos fijos Venta de bienes muebles Venta de bienes inmuebles Daño Donación Permuta Robo Cambio Demolición Parte de pago Faltante de inventario Retiro de custodia Ajustes y errores Página de 8

3 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 Devolución INICIO Fijo El formato debe ser entregado al funcionario de Diligencia el formato Movimiento la definitivo de activos fijos (IF P0 en el momento que se F0) realice la devolución del activo. Si es un equipo de cómputo el especialista de la DTI debe diligenciar el Solicita a través de correo electrónico a la Oficina de Activos Fijos recoger el activo para devolución formato Baja de computadores por obsolescencia (IF P0 F0) Agrupa y ordena los activos de acuerdo a sus características. 6 Auxiliar I Operarios Oficina de Administración del Campus Auxiliar I Elabora informe mensual sobre la disponibilidad de los activos y remite al. La DTI realizará un diagnostico paródicamente de los equipos de cómputo. 9 Los usuarios tienen carpeta? Auxiliar II Asigna y registra una carpeta nueva. Auxiliar I Recopila las solicitudes de las unidades y realiza la planeación del recorrido para la recolección física de los activos 7 Auxiliar II Registra en el sistema de información el movimiento. 0 Auxiliar II Oficina deactivos Fijos Archiva en la carpeta de los usuarios los documentos correspondientes. Auxiliar I Si la unidad no presenta los documentos soporte, el Recibe el activo por parte de la y lo traslada a la bodega. funcionario no recibirá el activo. 8 Auxiliar II Oficina deactivos Fijos Sella y Firma los formatos. FIN Página de 8

4 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 Reubicación INICIO Solicitante Jefe de Realiza solicitud a la Oficina de Activos Fijos sobre el activo de su necesidad. Informa a la la viabilidad de la solicitud. Jefe de Revisa la viabilidad de la solicitud de acuerdo a la disponibilidad de los activos fijos. Solicitante La información correspondiente a las características del activo para el Se remite al procedimiento diligenciamiento de los soportes, Administración y Control de Activos la suministrará la Oficina de Fijos (IF P0 PR0) Activos Fijos. Es viable la solicitud? 6 Auxiliar I Realiza la entrega del activo a la de acuerdo a los documentos soporte. Jefe de Informa a la la no viabilidad de la solicitud. FIN Página de 8

5 Baja de Activos Fijos por Donación o Venta CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 INICIO Comprador Empleado/Externo La solicitud aplica en casos de compra de equipos de Envía solicitud de compra al Jefe de cómputo o compra por la. lotes. 9 Diligencia y envía el formato Reporte de Ingresos a la Oficina de Tesorería (FI P F8) junto con los soportes pertinentes. Revisa los inventarios de activos para donación o venta según la necesidad pertinente. Es por donación o venta? Donación Venta Para los empleados de la Universidad, máximo se Autoriza el trámite de venta. venderán la cantidad de seis (6) activos. la única persona que 6 Comprador Empleado/Externo Realiza el pago mediante consignación bancaria y remite a la. puede autorizar la venta de un equipo de cómputo, es el padre Rector. 0 Realiza el proceso de bajas en el sistema de información. Auxiliar II Archiva los documentos soportes del proceso. Se remite al procedimiento Donaciones otorgadas en nombre de la Universidad (PL P0 PR0) 7 FIN Autoriza la entrega del activo al comprador. Informa a los empleados de la Universidad y empresas vinculadas sobre la realización del evento de venta a empleados. 8 Realiza la entrega del activo y verifica los documentos soporte. Página de 8

6 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. INICIO 9 Auxiliar II Es por hurto o pérdida? Cuantifica el valor del bien y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros. Realiza el proceso de bajas en el sistema de información. Reporta a la Coordinación de Seguridad sobre el hurto, para la elaboración del respectivo informe. Esta actividad solo aplica para en el caso de hurto de un activo que se haya efectuado dentro del campus de la Universidad. 6 Aplica reclamo? 0 Archiva los documentos soportes del proceso. Diligencia el formato tificación de Activos Fijos por Hurto, Pérdida o Daño (IF P0 F08) Entabla la denuncia ante la inspección de policía. Se remite al procedimiento Seguros y Reclamaciones (IF P0 PR06) 7 Jefe de Of. Administración del Campus, Jefe de Of. Activos Fijos, de Activos Fijos, Coordinador de Seguridad Definen la forma en la cual se va a reponer el activo y quién asumirá su valor. Es por daño u otro? Daño Otro 8 Radica en la los documentos pertinentes. Informa a la sobre la decisión. A Página 6 de 8

7 Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 A Puede repararse el equipo? 7 Envía a reparación el activo de acuerdo a su criterio Diligencia el formato tificación de Activos Fijos por Hurto, Pérdida o Daño (IF P0 F08) y lo radica en la. Junto con el formato debe adjuntar el diagnóstico del especialista técnico si aplica al equipo. Cuantifica el valor del bien y su reparación y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros y si es pertinente. 8 Radica en la los documentos pertinentes. Revisa el diagnóstico técnico y verifica si es pérdida total o daño parcial. Aplica reclamo? Es daño por pérdida total? Cuantifica el valor del bien y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros. 6 Se remite al procedimiento Seguros y Reclamaciones (IF P0 PR06) FIN Aplica reclamo? Se remite al procedimiento Seguros y Reclamaciones (IF P0 PR06) Página 7 de 8

8 CÓDIGO: IF P0 PR0 VERSIÓN: FECHA: Octubre de 0 REVISADO POR Jefe de APROBADO POR Director de Recursos Físicos Página 8 de 8

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