ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A DE C.V. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EL MANEJO DE ALMACENES

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1 ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A DE C.V. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y EL MANEJO DE ALMACENES JULIO 2013 Página 1 de 25

2 INDICE Introducción Objetivo Marco Jurídico Definiciones y Términos Descripción de Actividades y Procedimientos Formatos Página 2 de 25

3 FUNDAMENTO JURIDICO La emisión del presente MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES Y EL MANEJO DE ALMACENES DE LA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A. DE C.V., se sustenta en el Artículo 129 párrafo tercero en relación con el Artículo 139 de la Ley General de Bienes Nacionales. Asimismo, este Manual se formula en correspondencia con el numeral 207 Capitulo XII ALMACENES del ACUERDO por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, (D.O.F.16/07/2010) y su última reforma (D.O.F. 03/10/2012). Página 3 de 25

4 OBJETIVO Disponer de un documento técnico, normativo y administrativo, en el cual se indiquen la descripción de las actividades, procedimientos, criterios y formatos que se requieran realizar para la atención del servicio del control de bienes muebles y de consumo por el Departamento de Recursos Materiales de manera eficiente y racional. Este documento constituye un instrumento normativo interno aplicable en la entidad, al que deberán apegarse el área de Recursos Materiales y el personal que tenga bajo su resguardo los bienes muebles propiedad de la entidad. Cabe mencionar que el Departamento de Recursos Materiales, adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, es el encargado del manejo de los Bienes Muebles y del Almacén General, como área de suministros, donde se reciben los Bienes Muebles y de Consumo para su posterior distribución a las áreas requirentes. Página 4 de 25

5 MARCO JURÍDICO L E Y E S Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Página 5 de 25

6 OTROS Presupuesto de Egresos de la Federación, para el ejercicio fiscal correspondiente. Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (D.O.F. 16/07/2010) y su última reforma (D.O.F. 03/10/2012). Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de Administración Portuaria Integral de Veracruz.. Página 6 de 25

7 DEFINICIONES Y TERMINOS APIVER Administración Portuaria Integral de Veracruz, S.A. de C.V. ACTA CIRCUNSTANCIADA Documento que se elabora para constar hechos determinados o actos que pueden trascender la relación laboral o las responsabilidades de los servidores públicos. ÁREA DE SUMINISTROS (ALMACEN ) Lugar donde se encuentran físicamente los bienes muebles y de consumo. BIENES MUEBLES (ACTIVOS FIJOS) Se consideran bienes muebles los susceptibles de apropiación que no sean considerados inmuebles, y en general todos los que se puedan transportar de un punto a otro sin menoscabo de la cosa inmueble a que estén unidos. Estos bienes tienen una asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. BIENES DE CONSUMO Bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan los servidores públicos tienen un desgaste parcial o total; son controlados a través de un registro global en sus inventarios. ENTIDAD Administración Portuaria Integral de Veracruz, S.A. de C.V. INVENTARIO Total de bienes muebles (activos fijos) y de consumo en existencia, comprobado con una lista donde se detalla la descripción, cantidad, precio unitario. INFORME DE ENTRADA Documento comprobatorio de la entrada de los bienes muebles y de consumo, que se reciben en el almacén general (formato API-VER-GAF-F-26). Página 7 de 25

8 INFORME DE SALIDA Documento comprobatorio de la salida de bienes que se encuentran en custodia dentro del Área de Suministros para su entrega y/o destino final (formato API-VER-GAF-F-27). NÚMERO DE INVENTARIO Número progresivo asignado a un bien mueble (activo fijo) por el Departamento de Recursos Materiales, para su identificación, registro y control. RESGUARDO INDIVIDUAL (CONTROL DE ACTIVO) Formato que emite el S.I.I.P. para control de Bienes Instrumentales (Activos Fijos), conteniendo: Empleado responsable, No. de Inventario (consecutivo del S.I.I.P.), Descripción, (modelo, marca, No. de serie, importe). Este formato deberá ser firmado en original y copia. SOLICITUD DE SALIDA DEL ALMACEN GENERAL (ÁREA DE SUMINISTROS) Formato de captura en el S.I.I.P. en el cual un área solicita bienes instrumentales (activos fijos) y/o consumibles (insumos) al Área de Suministros para el desarrollo de sus actividades. S.I.I.P. Sistema Integral de Información Portuaria. (Sistema Informático). Página 8 de 25

9 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS I. INDICADORES. La APIVER cuenta con seis indicadores, que se describen a continuación. a) Rotación de inventarios. El objetivo es identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada. b) Confiabilidad de los inventarios. El objetivo es determinar la confiabilidad de los registros del inventario (Bienes muebles y de consumo). c) Determinación óptima de existencias por productos. El objetivo es determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los requerimientos de las áreas para programar su adquisición. d) Tiempos de reposición de inventario. El objetivo es conocer el punto de reorden de cada bien mueble (activo fijo). e) Confiabilidad en el registro de movimiento del inventario. El objetivo es determinar la confiabilidad de los registros. f) Compras directas a través de fondo revolvente. El objetivo es conocer el porcentaje de compras hechas a través de fondo revolvente. Las variables de estos indicadores se presentan al final del presente documento. II. REALIZACION DE INVENTARIOS. La APIVER, con fundamento en la NORMA DECIMA SEGUNDA de las Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de Administración Portuaria Integral de Veracruz, establecerá las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y, por muestreo físico, cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios. Página 9 de 25

10 III. REGISTRO DE BIENES MUEBLES Y LOS ACTOS RELACIONADOS CON SU ADMINISTRACIÓN. Para el registro de los bienes muebles y/o de consumo a fin de realizar su administración, el encargado del área de suministro procede a dar de alta los bienes muebles (activo fijo) y o de consumo recibidos en el sistema S.I.I.P., según formato API-VER-GAF-F-26, denominado Informe de Entrada, en el cual se registra el bien recibido. IV. APLICACIÓN DE CONTROLES PARA BIENES MUEBLES. a) De identificación cualitativa de los bienes muebles. Consiste en la asignación de un número de inventario. Dicho registro existe de manera documental en el propio bien y está a cargo del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. El número de inventario es un número progresivo que de manera automática lo asigna el módulo de activos fijos. Los controles de los inventarios se llevan en forma documental y electrónica. Los números de inventario coinciden con los que aparecen etiquetados en los bienes muebles. En el módulo de activos fijos el número de inventario asignado a los activos precisa su ubicación y estado físico. b) De resguardo. A través del resguardo se tiene por objeto controlar la asignación de los bienes muebles a los servidores públicos. El registro de los resguardos se lleva en el el sistema S.I.I.P. Dicho sistema emite un listado de bienes muebles (activos fijos) mediante el formato APIVER-GAF-F-33 Resguardo de Bienes Muebles, que contiene: nombre, número de empleado responsable de los bienes muebles (activos fijos), descripción del bien, número de serie, valor de adquisición y número de inventario. El resguardo deberá ser firmado por el servidor público al cual fue asignado y el personal responsable a cargo de los bienes muebles (activos fijos). Al ingreso del servidor público, se designan los bienes muebles (activos fijos) que tendrá bajo su guarda y custodia durante el tiempo que dure su labor en la entidad. Es responsabilidad del titular de cada área determinar el usuario responsable del resguardo y custodia de los bienes muebles de uso común; lo mismo aplica para los bienes que utiliza el personal becario o de servicio social. Página 10 de 25

11 V. ALTA EN INVENTARIOS. Para el registro de los bienes muebles y/o de consumo a fin de realizar su administración, el encargado del área de suministro procede a dar de alta los bienes muebles (activo fijo) y o de consumo recibidos en el sistema S.I.I.P., según formato API- VER-GAF-F-26, denominado Informe de Entrada, en el cual se registra el bien recibido. El alta en inventarios de los bienes muebles, se realiza a valor de adquisición. De no conocerse el valor de adquisición de algún bien mueble, éste podrá ser determinado para fines administrativos de inventario por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos. VI. MECANISMOS Y CONTROLES NECESARIOS PARA LA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES, ASÍ COMO PARA EL REGISTRO, GUARDA, CUSTODIA Y ENTREGA DE LOS MISMOS EN EL ÁREA DE SUMINISTROS, LOS MEDIOS NECESARIOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE SU VERIFICACIÓN FISICA. Es Responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, supervisar al encargado del área de suministro el control de salidas de bienes muebles (activo fijo) y de consumo. Una vez suministrado los bienes muebles (activo fijo) y de consumo, es responsabilidad del área solicitante, verificar que el bien sea destinado para los fines requeridos. Cuando se trata de recepción de bienes muebles en el S.I.I.P. se registra automáticamente según el formato API-VER-GAF-F-33, denominado Resguardo de Bienes Muebles. Es responsabilidad del Jefe de Recursos Materiales supervisar el control de las entradas de los bienes muebles. Se realiza una verificación física previa a la recepción de los bienes muebles (activos fijos) a través del encargado del área de suministro, al término de ésta verificación, se imprime el formato de Resguardo de los bienes muebles (activos fijos) para la entrega al Servidor Público que será el responsable de la guarda y custodia de los bienes muebles (activos fijos). Los resguardos se emiten en original y copia. El original del resguardo con firmas originales lo archiva el Departamento de Recursos Materiales; la copia del resguardo con firmas originales se entrega al personal a quien se le resguarda. Para el caso de la custodia de los bienes muebles, el encargado del área de suministro entrega el informe de entrada de bienes muebles (activos fijos al(a) Coordinador(a) Administrativo(a), para que realice el aseguramiento correspondiente de los bienes muebles. Página 11 de 25

12 El(a) Coordinador(a) Administrativo(a) captura en el sistema S.I.I.P. el formato Solicitud de Aseguramiento, a fin de enviar a la Compañía Aseguradora los datos de los bienes muebles (activos fijos) de recién compra para su aseguramiento, una vez realizado el aseguramiento se anexa el número de control del seguro al informe de entrada para que el encargado del área de suministro continúe el proceso de entrega. Al finalizar el mes el encargado del área de suministro imprime del sistema informático S.I.I.P. el reporte Inventario de Existencias en el área de suministro, para turnarlo al(a) Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales, para su conocimiento. El encargado del área de suministro mensualmente verifica por muestreo el Inventario de Existencias en el área de suministro, para lo cual realiza junto con el(a) Coordinador(a) Administrativo(a) un conteo físico de la muestra tomada. El reporte se rubrica por el encargado del área de suministro, el(a) Coordinador(a) Administrativo(a) y el Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales, tener el resguardo y control documental de los inventarios de los bienes muebles (activos fijos), mediante formato de Resguardo Individual, el cual contendrá la información de la factura, número de serie, modelo, fechas de adquisición, proveedor, entre otros datos. El(a) Auxiliar Administrativo(a) es el(a) encargado(a) de ubicar las etiquetas, estado físico, así como su acomodo y ubicación de los bienes muebles (activo fijo), todo esto lo realiza durante el levantamiento de inventario correspondiente. Una vez terminado el levantamiento del Inventario de bienes muebles (activo fijo), se deberá actualizar en el sistema S.I.I.P. el formato de Resguardo Individual, el cual debe estar debidamente firmado por el empleado responsable de los bienes muebles (activos fijos). Se elabora un acta administrativa al término del inventario de Bienes de Activo Fijo (bienes muebles), en la cual se especifican las observaciones determinadas en caso de proceder. VII. ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES QUE PERMITAN LA GUARDA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE AMPARE LA PROPIEDAD DE LOS BIENES MUEBLES, LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES Y LA QUE, POR LAS CARACTERISTICAS DE CADA BIEN, SE REQUIERA DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES LEGALES RESPECTIVAS. El Coordinador Administrativo es el responsable de revisar, integrar y resguardar copia de las facturas de los bienes muebles (activos fijos) propiedad de la entidad, así como de entregar al Departamento de Contabilidad los documentos originales correspondientes. Página 12 de 25

13 VIII. MECANISMOS QUE TIENDEN A LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA Y RACIONALIZACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS, QUE PERMITAN OPTIMIZAR LOS RECURSOS PARA LLEVAR A CABO LAS OPERACIONES. La entidad con su estructura del Departamento de Recursos Materiales realiza la captura de los formatos y reportes señalados por lo que la automatización permite el control y manejo de los bienes muebles (activos fijos) y de consumo, de una forma oportuna y confiable. A través del sistema S.I.I.P., se optimizan los recursos como el uso de papel, al imprimir únicamente los documentos necesarios para efectos de revisión, así mismo se logra la eficiencia en las actividades descritas en el presente documento. IX. LAS MEDIDAS RELATIVAS AL USO Y APROVECHAMIENTO RACIONAL DE LOS BIENES MUEBLES. El Personal del Departamento de Recursos Materiales, observará el adecuado uso de los bienes muebles (activos fijos) y de consumo, así como el aprovechamiento óptimo de los mismos. Esta Actividad se realizará con apoyo del personal responsable a cargo de los bienes muebles (activos fijos), ya que éstos determinarán de primera mano las necesidades de re-asignación, mantenimiento y/o desincorporación en su caso. X. LAS MODALIDADES QUE, EN SU CASO, SE APLICARÁN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y DEL MANEJO DEL ÁREA DE SUMINISTRO. Cuando las áreas solicitantes, requieran bienes muebles (activo fijo) y de consumo al encargado del área de suministro, deben requisitar el formato Solicitud de Salidas al Área de Suministros, que se encuentra en el sistema S.I.I.P., donde se desplegará la existencia de bienes muebles (activo fijo) y de consumo en el área de suministro, al emitir esta solicitud, se envía un correo electrónico indicando la solicitud pendiente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y al Almacenista. Al elaborar el informe de Salida en el sistema S.I.I.P., se activa la opción de impresión del formato Resguardo Individual, el encargado del área de suministro verificará que a la entrega del bien mueble (activo fijo), el empleado a quien se le asigna firme el resguardo correspondiente. Si se cuenta con existencia en el área de suministro, el encargado del área de suministro informa y solicita autorización a la Subgerencia de Administración para el suministro del bien mueble (activo fijo). Una vez autorizado, se suministra y formula el formato API-VER-GAF-F-27 Informe de Salida, para su firma de conformidad a la entrega del bien correspondiente. Página 13 de 25

14 Si el bien mueble (activo fijo) y de consumo que solicita el área no cuenta con existencia en el área de suministro, se le informa al responsable del área solicitante para que formule la Requisición mediante el formato API-VER-GAF-F-21, e inicie el proceso de adquisición. El encargado del área de suministro verifica en el S.I.I.P. las solicitudes no atendidas marcadas con color rojo, a fin de dar atención inmediata, programando la entrega de los bienes muebles y de consumo mediante el formato API-VER-GAF-F-27 Informe de Salida, el cual imprime y entrega al área requirente para su firma de conformidad a la entrega de lo solicitado. Página 14 de 25

15 FORMATOS API-VER-GAF-F-21 REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS. API-VER-GAF-F-26 INFORME DE ENTRADA. API-VER-GAF-F-27 INFORME DE SALIDA. API-VER-GAF-F-33 RESGUARDO DE BIENES MUEBLES. Página 15 de 25

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20 INDICADORES ROTACIÓN DE INVENTRARIOS Objeto del Indicador: Unidad de medición Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada. Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo producto. Total de salida de unidades Inventario inicial (U) + Entradas (U) Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente De 0.79 a 0.84 De 0.85 s 0.94 De 0.95 a 1.0 El parámetro deberá ser numérico y se establecerá de acuerdo con la rotación deseada que determine cada una de las Dependencias y Entidades. Periodicidad Semestral Muestra Se establecerá como muestra los 20 principales artículos cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendido en la muestra 10 para unidades y 10 para importes. Página 20 de 25

21 CONFIABILIDAD DE LOS INVENTARIOS Objeto del indicador: Unidad de medición Determinar la confiabilidad de los registros del inventario. (Bienes instrumentales y de consumo). Saldo de las cuentas de cada artículo reportado por el sistema informático que se utilice en el área de suministro contra el resultado de su conteo físico (existencias reales). Conteo físico por partida Existencia por partida registrada en el sistema informático X 100 Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente +- 20% +- 8% 100% Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al 100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de +- el 100% Periodicidad Trimestral Muestra Para los bienes muebles, se establecerá como muestra el 10% de las áreas en las que se efectuó la revisión física del inventario en el trimestre. Para los bienes de consumo, se establecerán como muestra los 20 principales artículos cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendiendo la muestra 10 para unidades y 10 para importes. Página 21 de 25

22 DETERMINACIÓN ÓPTIMA DE EXISTENCIA POR PRODUCTOS. Objeto del indicador: Determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los requerimientos de las áreas para programar su adquisición. Unidad de medición Suma de todas las solicitudes hechas al el área de suministro por bien, sobre la suma de entregas hechas por el área de suministro por bien mueble (activo fijo). Insumos entregados por el almacén central Insumos solicitados por las unidades administrativas X 100 Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente 90% 95% 100% Periodicidad Semestral Muestra Ninguna. Página 22 de 25

23 TIEMPOS DE REPOSICIÓN DE INVENTARIO. Objeto del indicador: Unidad de medición Conocer el punto de reorden de cada bien. Tiempo de Reposición para un producto (TRI) = Al tiempo Final (TF), tiempo de entrega de material por proveedor menos el Tiempo Inicial (TI) tiempo solicitud del producto al proveedor. TRI= TF TI Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente > < 5 días hábiles > < 3 días hábiles 0 Los días serán hábiles y tomando en consideración que los tiempos de reposición pueden variar entre las Dependencias y Entidades, se considera conveniente que sean las propias instituciones quienes establezcan el tiempo de reposición sobresaliente, aumentando el número de días conforme al porcentaje establecido. Periodicidad Trimestral Muestra 100% de los artículos de cada grupo en el área de suministro. Página 23 de 25

24 CONFIABILIDAD EN EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL INVENTARIO. Objeto del indicador: Unidad de medición Determinar la confiabilidad de los registros. Reportes de existencia por bien mueble (activo fijo) o consumible del sistema informático del inventario inicial y las entradas, menos las salidas del insumo tomadas de los documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas). Existencia por bien mueble (activo fijo) o insumo (inventario inicial + la suma de todas las entradas) (suma de todas las salidas) X 100 Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente +-20% +-8% 100% Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al 100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de +- el 100%. Periodicidad Trimestral Muestra Ninguna. Página 24 de 25

25 COMPRAS DIRECTA A TRAVÉS DE FONDOS REVOLVENTES. Objeto del indicador: Unidad de medición Conocer el porcentaje de compras hechas a través del fondo revolvente. Compras de bienes muebles o insumos mediante fondos revolventes sobre las compras totales hechas por el área de suministro. Importe total de compras hechas con el fondo revolvente (Importe total de compras hechas por el área de suministro) X 100 Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente 20% 10% 5% Periodicidad Trimestral Muestra 100 % de las adquisiciones realizadas en el periodo. Página 25 de 25

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