TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3. ALCANCE 3.1 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

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1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3. ALCANCE 3.1 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL 4 DEFINICIONES GENERALES DE ACTIVOS FIJOS 4.1 ACTIVO FIJO 4.2 ACTIVO DE UN TERCERO 4.3 MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA 4.4 HERRAMIENTA 4.5 REPUESTO 4.6 TERRENOS 4.7 CONSTRUCCIONES EN CURSO 4.8 MAQUINARIA EN MONTAJE 4.9 EDIFICACIONES 4.10 MAQUINARIA Y EQUIPO 4.11 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 4.12 EQUIPO DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES 4.13 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 4.14 MAQUINARIA EN MONTAJE 4.15 DEPRECIACION Depreciación por Línea Recta Depreciación por Reducción de Saldos Depreciación de Activos de Menor Cuantía 4.16 COSTO HISTORICO AJUSTADO 4.17 COSTO NETO 5 CLASIFICACION DE ACTIVOS 6 POLITICAS GENERALES Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 1

2 7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 7.1 COMPRA DE ACTIVOS Compra Nacional Compra vía Leasing Construcciones en Curso y Maquinaria en Montaje Activos de terceros en poder de la Federación Documentos soporte de la compra 7.2 SOLICITUD DE ACTIVOS Solicitud Aprobación Recibo de Activo Plaqueteo de activos Orden de Compra Entrega de Activos 7.3 MOVIMIENTO O TRASLADO DE ACTIVOS 7.4 RETIRO DE ACTIVOS Por Venta Por Baja Documentación requerida 7.5 REGISTRO DE ACTIVOS EN EL APLICATIVO Registro de la factura Aceptación del usuario final de la información registrada en el sistema Documentación soporte de la compra 7.6 CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS Salvaguarda de los Activos Fijos 7.7 CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Responsabilidades Inventario físico de activos fijos Control De Herramientas y Equipos Reportes y Herramientas del Aplicativo de Activos Fijos. 7.8 BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS Elementos Susceptibles De No Ser Activo Fijo 8. ANEXOS Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 2

3 1. INTRODUCCION La Federación Nacional de Cacaoteros consciente de la importancia que tiene la administración de sus activos ha desarrollado este manual para reglamentar todas las actividades relacionadas con la adquisición, traslado y retiro de los activos. Para lograr este objetivo, La Federación cuenta con el Software de Gestión SIIGO, el cual brinda un módulo específico para el control de Activos Fijos, que permite llevar un registro detallado de cada uno de ellos, indicando la fecha de adquisición, la descripción del activo, la ubicación, el responsable y los valores correspondientes a su compra y su depreciación, generando los informes necesarios que permitirán dar cumplimiento a las normas contables vigentes y a los requerimientos de los diferentes Organismos de Control. De igual manera la Federación cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias para generar etiquetas de código de barras en dos dimensiones que facilitan el registro, control y seguimiento de sus activos, facilitando las labores de auditoria y de inventario en todas las oficinas a nivel nacional. De esta manera el manual estará acorde con las políticas del Sistema de Gestión de Calidad adoptado por la Organización y brindará el apoyo necesario para los futuros planes de mejoramiento. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 3

4 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Establecer las políticas, procedimientos y criterios que deberán aplicarse a los activos adquiridos por la Empresa. 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Definir, clasificar y codificar los bienes según el concepto que los origine conforme a las normas contables vigentes. b) Establecer los procedimientos generales para la verificación física, inclusión, traslado y retiro de activos fijos propios y de terceros. c) Fijar las responsabilidades de los funcionarios que participan en todas y cada una de las etapas del proceso de compra, administración, custodia y manejo de los activos fijos. d) Proporcionar una guía administrativa en los trámites de control del activo fijo. e) Mantener la información de activos actualizada, confiable y veraz. f) Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto física como de los registros contables, los bienes del patrimonio de la Empresa. g) Servir de guía de consulta y de socialización al personal de la Federación. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 4

5 3. ALCANCE Esta dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que desarrollan cada una de las oficinas y la Dirección General para el registro y control de los activos fijos que adquiera la Empresa. 3.1 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL Compete al Comité de Activos Fijos señalar los procedimientos y responsabilidades para el control de los activos fijos y proponer las modificaciones del presente Manual, con base en la evolución del ordenamiento jurídico colombiano y/o en estudios técnicos realizados por estas dependencia con el apoyo del área jurídica. No obstante lo anterior, cualquier dependencia de la Organización puede presentar ante el Comité de Activos Fijos, según corresponda, iniciativas o sugerencias que fundamenten la necesidad o conveniencia de la actualización o modificación del Manual. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 5

6 4. DEFINICIONES GENERALES DE ACTIVOS FIJOS 4.1 ACTIVO FIJO Los activos fijos son los bienes adquiridos o construidos, o que se encuentran en propiedad, tránsito, construcción, mantenimiento o montaje, y que se utilizan para atender las necesidades del objeto social de La Federación Nacional de Cacaoteros y por lo tanto no están disponibles para la venta, son elementos que tienen como destino facilitar el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan a diario. 4.2 ACTIVO DE UN TERCERO Es un activo fijo que no pertenece a Fedecacao, pero está bajo su custodia y control para su utilización., como es el caso de los activos del Fondo Nacional del cacao o de los Convenios suscritos. 4.3 MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA Son los costos incurridos por Fedecacao en la construcción o ampliación de edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas; así como de otras obras en proceso, que serán utilizadas en las labores operativas o administrativas que se realizan sobre un terreno o edificación que no son propiedad de la Federación. 4.4 HERRAMIENTA Una herramienta es un dispositivo artificial cuya función es facilitar la aplicación de energía a una pieza o material durante la realización de una tarea. Las herramientas son específicamente diseñadas y fabricadas para cumplir uno o más propósitos. Es decir, son artificiales (especialmente hechas) y tienen una función técnica, pueden ser manuales o mecánicas. Las manuales Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 6

7 usan la fuerza muscular humana mientras que las mecánicas usan una fuente de energía externa, por ejemplo la energía eléctrica. De acuerdo a su duración se clasifican en durables y no durables, las primeras se manejan como un Activo Fijo y las segundas como un diferido amortizable en un periodo inferior a un año o si se trata de menor cuantía se clasificara directamente en el gasto. 4.5 REPUESTO Es un elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un computador que debe ser cambiada por daño, estos elementos son utilizados en un mantenimiento preventivo o correctivo del bien. No son Activo Fijo a menos que sea componentes mayores y/o generen un impacto importante en el activo al ser adicionados. 4.6 TERRENOS Es el valor de los predios donde están construidas las diferentes edificaciones de propiedad de la Federación, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo. 4.7 CONSTRUCCIONES EN CURSO Son los costos incurridos por la Federación en la construcción o ampliación de edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas, granjas; así como de otras obras en proceso, que serán utilizadas en las labores operativas o administrativas. El costo incluye los desembolsos por materiales, mano de obra, licencias, honorarios profesionales, costos financieros e interventoría y otros costos efectuados hasta el momento en que el bien quede adecuado para su uso. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 7

8 4.8 MAQUINARIA EN MONTAJE Son los costos incurridos por la Federación en la adquisición y montaje de maquinaria, hasta el momento en que el activo queda listo para su utilización o explotación, en el sitio y condiciones requeridas. 4.9 EDIFICACIONES Es el costo de adquisición o construcción de inmuebles de propiedad de la Federación destinados para el desarrollo del objeto social MAQUINARIA Y EQUIPO Es el costo histórico de la maquinaria y equipo adquirida por la Federación, utilizada para el desarrollo de sus operaciones MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA Es el costo histórico del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad de la Federación, utilizado para el desarrollo de sus operaciones EQUIPO DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES Es el costo histórico del equipo de cómputo y comunicación adquiridos por la Federación para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE Es el costo histórico de las unidades de transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad de la Federación destinado al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 8

9 4.14 MAQUINARIA EN MONTAJE Son los costos incurridos por la Federación en la adquisición y montaje de maquinaria, hasta el momento en que el activo queda listo para su utilización o explotación, en el sitio y condiciones requeridas DEPRECIACION Corresponde a la distribución sistemática del costo, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método de reconocido valor técnico adoptado por la Federación. La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo de forma individual y así mismo se mantendrá su registro permanente. Tabla 1. Vidas útiles de los Activos Fijos. CUENTA DESCRIPCION DE LA CUENTA VIDA ÚTIL EN MESES 1504 TERRENOS N/A 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO N/A 1512 MAQUINARIA EN MONTAJE N/A 1516 EDIFICACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE CÓMPUTO Y TELECOMUNICACIONES EQUIPO DE TRANSPORTE 60 Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 9

10 Depreciación por Línea Recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/vida útil] Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos. Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años. Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la Federación calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio. Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación. Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en 60 meses que corresponden a 5 años. Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo Depreciación por reducción de saldos De conformidad con la norma contenida en el Art.134 del ET, es posible que los contribuyentes del impuesto sobre la renta utilicen como método de depreciación FISCAL de sus activos fijos el método conocido como "Reducción de Saldos". Con dicho método, es posible acelerar en el tiempo el valor del gasto depreciación anual que se calcula sobre los activos en Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 10

11 comparación con otros métodos como el de línea recta en el cual el monto de la depreciación anual sería mucho más pequeña. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento Depreciación de Activos de menor cuantía A partir del año gravable de 1990, los activos fijos depreciables adquiridos, cuyo valor de adquisición sea igual o inferior a $ (50 UVT), podrán depreciarse en el mismo año en que se adquieran (al siguiente mes de la adquisición), sin consideración a la vida útil de los mismos. El valor señalado anteriormente corresponde al valor total del bien, incluyendo la totalidad de las partes o elementos que lo conforman y no se refiere al valor individual fraccionado de sus partes o elementos. El valor de la UVT para el año 2011 es $ y el valor de las 50 UVT es $ COSTO HISTORICO AJUSTADO Se constituye por el precio de adquisición, más las adiciones, construcciones, mejoras, reparaciones locativas (dependiendo el valor) COSTO NETO Se constituye por el precio de adquisición, más las adiciones, construcciones, mejoras, reparaciones locativas (dependiendo el valor), menos la depreciación acumulada. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 11

12 5 CLASIFICACION ACTIVOS FIJOS De conformidad con las características y destinación de los activos fijos que ingresan a la Entidad, se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios: a. Administrativo: Busca determinar un control por la ubicación y el responsable de la custodia del Activo. Para lo cual la Federación cuenta con el Modulo de Activos Fijos proporcionado por el software contable SIIGO, en donde se han clasificado los activos de la siguiente forma: GRUPO DESCRIPCION DEL GRUPO 0001 EDIFICACIONES 0002 MAQUINARIA Y EQUIPO 0003 MUEBLES Y ENSERES 0004 EQUIPO DE OFICINA 0005 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 0006 EQUIPO DE COMPUTACION 0007 EQUIPO DE TRANSPORTE 0008 TRANSPORTE MARITIMO Y FLUVIAL b. Contable: Busca que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen de acuerdo a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan Único de Cuentas, La Federación tiene establecida las siguientes cuentas: CUENTA Tabla 1. Activos Fijos de acuerdo a la cuenta asociada 1504 TERRENOS DESCRIPCION DE LA CUENTA 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1512 MAQUINARIA EN MONTAJE 1516 EDIFICACIONES 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 1524 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 1528 EQUIPO DE CÓMPUTO Y TELECOMUNICACIONES 1540 EQUIPO DE TRANSPORTE Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 12

13 6 POLITICAS GENERALES - Contabilidad es el Área encargada de ingresar la información en el Módulo de Activos Fijos en el aplicativo de SIIGO en cuanto al ingreso, traslado y retiro de los activos fijos y brindar a las demás áreas información oportuna y veraz respecto a los bienes de la Organización. - Cada empleado de la Federación será el responsable de la custodia de los activos fijos asignados y deberán velar por su adecuado uso. - Todas las adquisiciones de activos fijos las aprobará el Comité de compras. - El Comité de Activos Fijos se encargará de la actualización y socialización del procedimiento de activos fijos., - El Área de Almacén se encargará de enviar a Contabilidad la relación de los activos fijos aprobados por el Comité de compras cada vez que suceda - Los Jefes de Área o Unidad serán los encargados de reportar oportunamente al Jefe de Almacén cualquier desperfecto o falla que presente un activo para proceder a hacer efectiva la Garantía si aplica o determinar la respectiva reparación. - Los activos fijos que se encuentren bajo la custodia de empleados temporales, estarán a cargo del Jefe de Área o el funcionario designado. - Todos los activos fijos de la Federación o Fondo deben estar asegurados, para lo cual el Jefe de Almacén enviará al responsable de los seguros un listado mensual de las compras realizadas por este concepto durante el mes anterior, avalado por la Dirección de Contabilidad. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 13

14 - El Almacén será el encargado de elaborar las plaquetas los activos fijos que se adquieran mediante el cumplimiento del procedimiento de compras., y los Jefes de Unidad coordinaran y verificaran las respectivas plaqueteadas en sus dependencias. - Sin excepción las compras por caja menor, para la adquisición de Activos Fijos no están autorizadas. - La única persona autorizada para remover o colocar placas de activos fijos es el Jefe del Almacén, en el caso de Bogotá y en las Unidades Técnicas lo hará el Jefe de la Unidad. - Todo movimiento temporal de activos (con una duración superior a 15 días) que se efectué dentro de la misma sede, debe quedar debidamente legalizado y consignado en el formato AF-2. Formato de Movimiento de Activos Fijos. - Todo movimiento temporal de activos fuera de la Sede u Oficina requerirán diligenciar el formato AF-2. - Los movimientos definitivos de Activos Fijos (Traslados, Dados de baja, etc) deberán ser consignados en el formato de AF-2. - Los movimientos de activos fijos que se realicen sin el diligenciamiento del formato establecido y no sean enviados al Almacén, carecerán de validez y será responsable el funcionario titular del cargo al que esté asignado el activo en mención y del Jefe de Unidad o Área. - Los activos fijos y activos devolutivos de la Entidad deben inventariarse físicamente por lo menos una vez al año. De igual forma se debe revisar periódicamente las existencias y estado de los mismos, realizando un muestreo en las diferentes áreas. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 14

15 - El Jefe de Almacén realizara los cruces de información de los inventarios aleatorios con la Base de Datos de Activos fijos. - Todo movimiento de personal por ingreso, retiro o traslado temporal o definitivo, que implique movimiento de activos fijos ( asignación, recibo o entrega) debe ser informado por el Jefe Unidad o Área y Oficina de Recursos Humanos mediante diligenciamiento del formato AF-2 al encargado del Almacén a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes de presentada la novedad. - Cuando un funcionario se retire de la Entidad, deberá entregar formalmente todos los activos registrados a su nombre, en caso de presentarse faltantes, será responsable pecuniariamente por cada activo faltante de los activos fijos y activos devolutivos que le fueron asignados, los cuales serán descontados de la liquidación de prestaciones sociales, dando aplicación a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. - El Comité de Compras es el responsable de la evaluación y selección de los proveedores para la Adquisición de Activos Fijos y de presentarlas ante el Ordenador del Gasto para su aprobación. - Toda solicitud de pedido (Requisición) y compra debe ser aprobada por el Comité de Compras cuando exceda 2 SMLMV. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 15

16 7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 7.1. COMPRA DE ACTIVOS FIJOS La adquisición de activos fijos tiene origen de las siguientes formas: Compra Nacional Corresponde a la compra realizada dentro del territorio nacional a un proveedor local, para este fin se debe cumplir con los siguientes requisitos: Cotización Las cotizaciones para comprar, serán solicitadas por el Área de Almacén de la Federación o quien haga sus veces en cada Unidad de la misma, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Comité de Compras. Nota: Sin excepción las compras por caja menor, para la adquisición de Activos Fijos no están autorizadas. Orden de Compra El responsable de Almacén procederá a elaborar la Orden de compra de acuerdo con las instrucciones dadas por el Comité de Compras. PROCEDIMIENTO PROCESO OBJETIVO AREAS INTERVIENEN QUE Adquisición de Activos Fijos Solicitud o Requisición Establecer los lineamientos para la Solicitud de un Activo Fijo Comité de Compras - Presupuesto-Contabilidad Almacén Presidencia Ejecutiva Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 16

17 ACTIVIDADES Nro. Responsable Actividad Documentación Numer al relacio nado 1 Jefe Área o Jefe Elabora la solicitud Formato AF-1 Formato AF de Unidad 2 Jefe de Almacén -Recibe solicitud de Activos fijos -Revisa documentación requerida Registro control de solicitudes Comité de compras 4 Jefe de Presupuesto -Efectúa el estudio y análisis de viabilidad de la Adquisición -Solicita viabilidad presupuestal -Selecciona proveedor Verifica la disponibilidad de recursos para la adquisición de activos fijos 5 Presidente Ejecutivo Autoriza compra del Activo 6 Jefe de Almacén -Elabora Orden de Pedido. -Recibe el Activo Fijo -Verifica características del activo fijo. -Remite Factura Proveedor a Presupuesto -Solicita código del Activo a Contabilidad -Emite y fija plaqueta del activos (Oficina Bogotá), envía plaquetas (Oficinas fuera de Bogotá) Jefe de -Registra el activo fijo y asigna numero Contabilidad activo Compras vía Leasing Definiciones: Acta de Aprobación o de concepto negativo. Reporte disponibilidad presupuestal Autorización de Registro control de solicitudes Factura de compra Leasing: En sentido amplio, el leasing es un contrato mediante el cual una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento, el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición que, generalmente, se pacta a su favor Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 17

18 Leasing Financiero: Es un contrato en virtud del cual, una Compañía de Financiamiento Comercial, denominada la Leasing, entrega a la Federación, denominada el locatario, la tenencia de un activo que ha adquirido para el efecto y hemos seleccionado para nuestro uso y goce, a cambio del pago periódico de una suma de dinero (canon) durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, tendremos el derecho a adquirir el activo por el valor de la opción de adquisición pactada al inicio del contrato. Los Activos adquiridos por esta vía formarán parte de los Activos Fijos de la Federación desde el momento inicial y la obligación financiera se amortizará en el tiempo pactado. Leasing Operativo : Es un contrato en virtud del cual, una persona natural o jurídica, denominada la arrendadora, entrega a la Federación, llamada la arrendataria, la tenencia de un bien para su uso y goce, a cambio del pago de un canon o renta periódica; en otras palabras un arrendamiento simple. Procedimiento Interno para Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero (con opción de compra): A) Los contratos leasing para vehículos se efectuaran con opción de compra a 5 años. Son Activos Fijos Reales Productivos. B) Los componentes nuevos, mayores, se adquirirán por leasing financiero con opción de compra a un plazo de 5 años.. C) La compra de maquinaria y equipo nueva se efectuará mediante leasing con opción de compra (diferente de compras de Inventario), a un plazo de 5 años. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 18

19 Descripción del Proceso de Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero (con opción de compra) Bajo esta modalidad de compra se debe seguir el proceso normal de compras de Activos Fijos descrito a continuación así como previa aprobación del Comité de compras de la Federación según el tipo de contrato a realizar. PROCEDIMIENTO PROCESO OBJETIVO AREAS QUE INTERVIENEN Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opción de compra) Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero (con opción de compra) Establecer las actividades a realizar en la Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero Comité de Compras - Presupuesto - Contabilidad Almacén - Jurídica - Presidencia Ejecutiva ACTIVIDADES Nro. Responsable Actividad Documentación Numeral relacionado 1 Jefe Área o Jefe de Elabora la solicitud Formato Formato AF Unidad AF-1 2 Jefe de Almacén -Recibe solicitud de Activos Registro control fijos de solicitudes -Revisa documentación requerida 3 Comité de compras -Efectúa el estudio y análisis Acta de de viabilidad de la Adquisición -Solicita viabilidad presupuestal 4 Jefe de Presupuesto Verifica la disponibilidad de recursos para la adquisición de activos fijos por vía leasing 5 Jefe Jurídica Revisa contrato de leasing y tablas de amortización 6 Presidente Ejecutivo Revisa contrato y procede a su firma 7 Jefe de Almacén -Recibe el Activo Fijo -Emite y coloca la respectiva plaqueta 8 Jefe de Contabilidad -Registra el activo fijo y asigna numero para la plaqueta Aprobación o Negación Carta Autorización compra por parte del leasing Reporte disponibilidad presupuestal Visto bueno Firma contrato de Registro control de solicitudes Aprobación adquisición de Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 19

20 A la terminación del contrato de Leasing Financiero se procederá así: PROCEDIMIENTO PROCESO OBJETIVO AREAS QUE INTERVIENEN Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opción de compra) Terminación del contrato Leasing Financiero Establecer las actividades a realizar en la Terminación del contrato de Leasing Financiero Presidencia Ejecutiva - Almacén - Contabilidad ACTIVIDADES Nro. Responsable Actividad Documentación Numeral relacionado 1 Presidencia Ejecutiva -Autoriza ejercer la opción de Autorización compra 2 Jefe de Almacén -Recibe autorización para ejercer la opción de compra -Diligencia formato AF-3 Formato AF Entrega de Activos Fijos 3 Jefe de Contabilidad -Verifica la creación del activo con el valor de la opción de compra 4 Jefe Jurídica -Verifica documentos para traspasos en el caso de vehículos Carta autorización opción de compra Documentos para traspaso (vehículos) En caso de venta de un activo en Leasing Financiero a un tercero se debe proceder así: PROCEDIMIENTO PROCESO OBJETIVO AREAS QUE INTERVIENEN Adquisición de Activos Fijos en Leasing Financiero ( con opción de compra) Venta de activo fijo producto de Leasing Financiero Establecer las actividades a realizar en la venta de un activo fijo adquirido por Leasing Financiero Presidencia Ejecutiva - Almacén - Contabilidad Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 20

21 ACTIVIDADES Nro. Responsable Actividad Documentación Numeral relacionado 1 Presidencia Ejecutiva -Autoriza venta del activo Autorización 2 Jefe de Contabilidad -Elabora factura de venta del activo -Diligencia formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos -Actualiza módulo de Activos Fijos en SIIGO -Reporta a la persona encargada de los seguros y a Control Interno la novedad. 3 Jefe de Almacén -Recibe copia formato AF-2 para actualizar sus registros -Factura de venta -Formato AF Formato AF Construcciones en Curso y Maquinaria en Montaje Corresponde a los bienes en proceso de elaboración o construcción. Para formalizar el proceso de compra se debe tener en cuenta: ACTIVIDADES 1. Solicitud y requisición: 1.1. Solicitud (Ver número de este procedimiento) En este caso se aprobará el presupuesto asignado a la obra y que será ejecutado por uno o más contratistas, dependiendo del tamaño de la obra o elaboración de la Maquinaria Aprobación (Ver número de este procedimiento) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 21

22 2. Adquisición del activo 2.1. Cotización y Orden de Compra: La orden de Compra de autorización al proveedor es manual de acuerdo al formato establecido por la Federación y debe ir respaldado por un contrato de Obra civil, con sus respectivas pólizas de cumplimiento, manejo del anticipo (si se otorgó), responsabilidad civil, la licencia de la curaduría urbana y garantía de los trabajos Recibo de Mercancía: Es necesario en este caso y una vez concluidos las obras por parte del contratista que se formalice con el acta final de entrega Plaqueteo: No aplica Notas: Para la activación en SIIGO y legalización de documentos físicos se debe hacer llegar a Contabilidad y Control Interno, lo siguiente: a) Formato AF-1, b) Copia Original del contrato de construcción debidamente autorizado, c) Actas parciales y acta final, con copia de las facturas correspondientes, d) Pólizas de seguro (todas), En el momento que se incurra en construcciones en terreno que no sea propiedad de la Federación, no se debe manejar como Activo fijo, sino como mejoras en propiedad Ajena siguiendo el proceso anteriormente mencionado. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 22

23 Activos de Terceros en poder de la Federación diferentes de Leasing Corresponde a los activos fijos entregados a la Federación por parte de terceros, o adquiridos por la Federación, con recursos de convenios, para el desarrollo de los mismos, para su utilización, conservación y custodia. Para propósitos de control y vigilancia de estos activos se debe atender lo siguiente: a) Adjuntar copia del convenio debidamente firmado. b) Adjuntar lista detallada de los activos fijos recibidos, en caso que aplique. c) Una vez recibidos asignar la placa diseñada para este caso soportados en el listado anterior, informando al Área de Contabilidad para recibir el código, y copiando a Control Interno. d) Contabilizar en cuentas de orden los valores de los activos en custodia. e) El área que administra estos activos es responsable de informar una vez sean devueltos a su propietario, para descargarlos del sistema. Para tal efecto se debe diligenciar el formato AF-3, con el propósito de formalizar la entrega real y a satisfacción de los activos (*). Nota: (*) La copia de los documentos deben entregarse al Área de Control Interno, una vez sea plaqueteado, el activo. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 23

24 Documentación soporte de la compra La documentación que soporta la compra es la siguiente: Cuenta Descripciòn del a Cuenta Factura Garantìas Tarj. Acta de Contratos Pòlizas Propiedad Entrega Escrituras 1504 TERRENOS X X X 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO X X X X 1512 MAQUINARIA EN MONTAJE X X X X 1516 EDIFICACIONES X X X 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO X X 1524 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA X X 1528 EQUIPO DE COMPUTO Y TELECOMUNICACIONES X X 1540 EQUIPO DE TRANSPORTE X X X Compras de bienes muebles: La factura, garantías, tarjetas de propiedad, contratos, pólizas, actas de entrega. Compras de bienes inmuebles: La escritura. 7.2 SOLICITUD DE ACTIVOS Solicitud o Requisición Con base al procedimiento interno de compras, la necesidad de comprar un Activo Fijo es generada por el solicitante y el Jefe de Área o Unidad respectivo. Para esta instancia se deberá diligenciar el formato AF-1 Solicitud de Activo Fijo con la siguiente información: Formato AF-1 Solicitud de Activo Fijo Fecha de solicitud Fecha en la cual se solicita Consecutivo Es el consecutivo de solicitudes de la oficina que remite Datos del Solicitante Datos de la Persona que está solicitando los activos fijos Estudio de Necesidad y Es la justificación de porque se realiza la solicitud de los activos Conveniencia fijos Relación de Bienes solicitados Se detallan los activos solicitados incluyendo descripción, cantidad y características especiales Observaciones Se indicaran las cotizaciones enviadas con la solicitud y alguna aclaración. Zona de Firmas Firma del Solicitante, Firma del Jefe Inmediato con nombre y cargo Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 24

25 La solicitud de Activos fijos (AF-1) debe ser diligenciada completamente y enviarse al Área Almacén dentro de los primeros 10 días de cada trimestre para su respectivo estudio y evaluación. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 25

26 7.2.2 Aprobación - La aprobación de todas las compras de Activos Fijos estará a cargo del Comité de Compras, mediante Acta de Aprobación debidamente firmada. - Cuando se traten de compras de activos hasta (1) salario mínimo bastará con la firma del Jefe de Unidad, con el diligenciamiento y envió del formato AF-1 al Área de Almacén, el cual dará respuesta dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la solicitud debidamente diligenciada. Cuando se trate de Equipos de Cómputo y comunicaciones, el responsable de Almacén solicitará el concepto técnico al encargado del Área de Sistemas. - El comité de compras analizara la solicitud de Activos (Formato AF-01), comprobara la Necesidad de adquisición del activo y evaluara las cotizaciones presentadas para establecer si se ajustan a los precios de mercado actuales, o de lo contrario solicitara a través de la persona designada otras cotizaciones, de acuerdo con el procedimiento fijado dentro del comité. - Luego solicitara la respectiva Disponibilidad Presupuestal al Director de Presupuesto, para garantizar la adquisición del activo. Si existe Disponibilidad suficiente para amparar el compromiso, El comité de compras enviara la solicitud al Ordenador del Gasto para su aprobación. - En los casos en los cuales el Comité, el Ordenador del Gasto o la falta de Disponibilidad Presupuestal, determinen negar la solicitud, El Comité de Compras, procederá a realizar la devolución de la solicitud de Activos al responsable del Almacén, informando los motivos de la definición. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 26

27 7.2.3 Recibo del Activos Fijo - El Área de Almacén en el caso de la oficina principal o el Jefe de Unidad, en los demás casos, será responsable de recibir el activo fijo físicamente, verificar su estado y entregar al usuario final. - El responsable del Almacén o el Jefe de Unidad deberán verificar que el Activo corresponda a las características estipuladas en la Orden de Compra o de lo contrario se procederá a su devolución. - Cuando se trate de Equipos de Computo el Área de Sistemas será la encargada de revisar las especificaciones técnicas por lo tanto el Área de Almacén remitirá copia del Formato AF-1. Cuando se presente imperfecto en los equipos, el Área de Sistemas los devolverá al Área de Almacén para que esta a su vez los devuelva al proveedor. - Cuando se trate de Herramientas o Equipos de actividades propias del campo deberán ser revisados por la Gerencia Técnica o el Responsable Técnico de la Unidad para comprobar las condiciones técnicas de los mismos Plaqueteo de Activos Fijo El Área de Almacén será la responsable de plaquetear o asignar el Número de Identificación Placa Física en cada uno de los activos diferentes a equipo de cómputo, cuya responsabilidad de colocar la placa física es el área de Sistemas, si se trata de bienes entregados directamente en las Unidades, esta actividad será responsabilidad del Jefe de Unidad, para lo cual el área del Almacén remitirá las etiquetas correspondientes, tratándose de equipos de computo y comunicaciones, la ubicación física de la placa será coordinada con el Responsable de Sistemas. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 27

28 Fijación placa de identificación Se ha definido que los activos fijos estén identificados físicamente con una placa generada por un sistema de código de barras, la cual se adhiere al Activo Fijo. Se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones para proceder a fijar la placa en los activos: 1. Adherirse en un sitio visible y de fácil acceso, en forma tal que permita su identificación fácil y rápida. 2. La superficie donde se va a colocar debe ser plana y que no le cause daño al equipo. 3. Limpiar previamente la superficie. 4. La placa debe adherirse en su totalidad y no deben quedar pestañas por fuera, evitando que sea fácil despegarse. 5. Se debe colocar en forma horizontal preferiblemente o vertical en caso de limitación de espacio y que quede derecha. 6. Si el activo está expuesto a temperaturas altas o bajas, la placa debe ser pegada cuando el activo se encuentre a temperatura ambiente o si no es posible la placa debe estar en un libro de placas, que conservará el jefe del área, junto con la foto del activo y sus partes o seriales más importantes, para que en caso de un inventario sea fácil su identificación. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 28

29 7. Cuando la placa se despegue del activo, es necesario que el responsable del mismo informe al Encargado del Almacén para realizar el cambio respectivo Oportunidad de marcación de los bienes Para mantener un control apropiado sobre los activos fijos, la marcación oportuna y correcta de los activos fijos es de gran importancia ya que de esta forma se contará con la actualización del módulo de activos fijos. El Director de Almacén deberá tener bajo su custodia el equipo y rollos para elaborar las placas o etiquetas para la marcación de los Activos Fijos Sistema de identificación a utilizar en el Inventario de Activos Fijos El Sistema adoptado para la identificación de activos fijos es un sistema de numeración consecutiva con placas de inventario con las siguientes características. 1. Logo de la Federación, del Fondo o del convenio, según corresponda. 2. Código de Barras. 3. Consecutivo: 3.1. Los cuatro dígitos siguientes identifican EL GRUPO ESTABLECIDO PARA DESCRIPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS, de acuerdo con la parametrización del modulo de Activos Fijos de SIIGO Los cinco dígitos siguientes identifican EL ITEM DEL ACTIVO asignado en la parametrización del modulo de Activos Fijos de SIIGO. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 29

30 3.3. Los cinco dígitos siguientes identifican EL CONSECUTIVO DE IDENTIFICACIÓN DE LA PLACA generado por el sistema de Código de Barras Ejemplo del modelo de Código de barras en dos dimensiones generado, el cual contiene la Descripción, Ubicación, Serie y Código del Activo Fijo ( Fig. Placa de Inventario) Orden de Compra Fig. Código de Barras en dos dimensiones Es el documento que oficializa la solicitud de Adquisición de Activos ante el proveedor. Una vez aprobada la solicitud del formato AF-01, El Comité de Compras envía la solicitud al Área del Almacén para que proceda a efectuar la solicitud al proveedor correspondiente, de acuerdo con las especificaciones requeridas y aprobadas en la solicitud. El responsable del Almacén verificará los plazos de entrega, condiciones de pago y garantías ofrecidas por el Proveedor y efectuara el seguimiento correspondiente a la Orden de Compra Entrega de Activos El Director del Almacén (en el caso de Bogotá) y el Jefe de Unidad (Para fuera de Bogotá) serán los encargados de hacer la entrega de los activos a los responsables. Para tal fin se debe diligenciar en su totalidad el formato AF-3, y en constancia deberá ser firmado por la persona que entrega y por el que recibe. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 30

31 Nota: No pueden hacerse entrega de activos fijos al usuario final si no ha sido paqueteado e incluido en el aplicativo de Activos Fijos. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 31

32 7.3 MOVIMIENTO O TRASLADO DE ACTIVOS Pueden presentarse dos tipos de traslado: a) Entre Unidades y/o Oficinas: Para poder realizar un movimiento o traslado de activo fijo, el responsable del activo fijo debe diligenciar y entregar el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos al Jefe de Unidad u Oficina para el VoBo. El Jefe de Unidad u Oficina deberá conservar copia de la solicitud y remitir a Bogotá el original del formato AF-2 a la Dirección de Contabilidad para el respectivo registro en el Aplicativo SIIGO y dos copias para ser entregadas al Jefe de Almacén y a la Dirección de Recursos Humanos para el respectivo control y actualización de sus registros. b) Entre responsables de una misma Unidad u Oficina Para poder realizar un movimiento o traslado de activo fijo, el responsable del activo fijo debe diligenciar y entregar el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos al Jefe Inmediato para el VoBo. En el caso de Bogotá, el Jefe Inmediato remitirá el original del formato AF-2 a la Dirección de Contabilidad y copias al Jefe de Almacén y Dirección de Recursos Humanos para la respectiva actualización de sus registros. En el caso de las Unidades u Oficinas fuera de Bogotá se seguirá el procedimiento establecido en el numeral A. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 32

33 El formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos debe contener los siguientes datos: Fecha de la solicitud Fecha de solicitud del traslado Empleado responsable del Nombre completo del responsable que entrega activo Documento de Identidad Número de Identificación del responsable del Activo Ubicación Geográfica Ciudad Área o Departamento Nombre del departamento Interno de la Federación o Fondo o Convenio Localización-Centro de Costo Código que Identifica el área No. Placa Número(s) de identificación del (los) activo (s) objeto de traslado. Descripción del activo Descripción lo más completa y explícita del activo, nombre genérico, marca y serie si aplica. Tipo de Movimiento Se indica con C cambio de localización. Observación de la Baja o No Aplica. Retiro Documento de Identidad Numero de Identificación del nuevo responsable del Activo Nuevo empleado responsable Nombre completo del responsable que recibe. Centro de Costo Código que Identifica a el área (centro de costo) que recibe el activo fijo. Área o Departamento que Nombre del Área o Departamento que recibe el recibe activo fijo. Visto Bueno Nombres y firmas de los responsables de la operación y de los responsables de la custodia de los activos fijos, tanto quien entrega como de quien recibe y del Administrador de la Unidad., o del Jefe de Área según corresponda. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 33

34 Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 34

35 7.4 RETIRO DE ACTIVOS Por venta Cuando el activo fijo se facture a un tercero representa un ingreso para la Federación, en este caso se deberá: Elaborar Formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos Fecha novedad Empleado responsable Número de Identificación Ciudad Ubicación física Centro de Costo Número de Placa Descripción del activo Motivo del retiro Visto Bueno Visto Bueno Fecha efectiva del retiro Nombre completo del empleado responsable del Activo Fijo Corresponde al documento de Identidad (CC, TI, CE) Localización geográfica Oficina o Unidad a la que pertenece el activo Código donde se cargan los costos y gastos de cada operación Número de identificación del (los) activo (s) objeto de retiro, se debe adjuntar la placa física que posea el activo y enviar a Control Interno. Descripción lo más completa y explícita del activo; el orden en el que se debe tomar la descripción es el siguiente: Nombre genérico, material, color, dimensiones o capacidad, marca, modelo, serie y estado. Para verificar contra la información contenida en el aplicativo. Se indica el motivo específico por el cual se hace la venta Nombre y firma de los responsables de la operación. Persona que diligenció el formato, persona que lo aprueba para su contabilización y persona que realiza la contabilización o ingreso al sistema. Nombre y firma del responsable de la operación y del responsable de la custodia de los activos fijos objeto de baja ( Dirección Almacén ) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 35

36 Preparar Factura de Venta en el sistema de Facturación vigente con la siguiente Información Básica del Activo: o Número de Placa del Activo Vendido o Características específicas del Activo Continuar con la información requerida en (7.4.3) Por Baja Las bajas se originan con el retiro físico definitivo del bien y con el descargue en los registros contables. Se podrán retirar activos fijos del servicio por su estado y características. El área responsable o Jefe de Unidad establecerá el estado del bien y realizará las gestiones pertinentes para obtener la aprobación del retiro del bien y determinará junto con Control Interno su posible destrucción. Adicionalmente adjuntar a el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos. Por la trascendencia del hecho la baja de un bien, puede producirse por: Obsolescencia Son aquellos bienes que en virtud de los adelantos tecnológicos ya no son utilizables dentro de los programas o actividades para los cuales fueron adquiridos inicialmente. Innecesario Cuando los bienes han cumplido su ciclo de servicio y no se requieren en ninguna de las dependencias de la Federación. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 36

37 Inservible (Daño) Son los bienes que se encuentran en total estado de deterioro u obsolescencia física y no son útiles para el servicio al cual se habían destinado. Donación Cuando la Federación transfiere, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de tercero. Si es una entidad sin ánimo de lucro se debe solicitar certificado de donación firmado por Revisor Fiscal por el valor de los activos entregados. Pérdida o Robo Las bajas producidas por robo deben ser reportadas al Director de Almacén, copiando a contabilidad y a Control Interno, debidamente autorizado y anexando copia del denuncio emitido por la Policía Nacional. Así como el reclamo a la aseguradora para generar la cuenta por cobrar y no un gasto a la localización responsable. o Diligenciar Formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos Documentación Requerida para los Retiros Adicional a la información requerida en los casos anteriores se deberá tener en cuenta lo siguiente: Para el caso de retiro Activos especiales, es decir Grupos de Activos sobre todo en Maquinaria y Herramientas, enviar Fotografías. Informar a Jurídica, con el fin de que este sea retirado de la póliza global de seguro. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 37

38 Anexar copias de las escrituras y traspasos, según sea el caso. Anexar concepto técnico, según sea el caso. 7.5 REGISTRO DE ACTIVOS EN EL APLICATIVO Registro de la factura El jefe de Contabilidad efectuará los registros correspondientes en el Aplicativo AF de SIIGO con base en la factura original. Las facturas correspondientes a las compras realizadas en Bogotá serán entregadas por el Jefe del Almacén a Presupuesto y esta a Contabilidad para su respectivo registro, y esta área será la encargada de trasladarla a Tesorería para su pago correspondiente. Tratándose de compras en las unidades, El responsable o Jefe de Almacén entregara las facturas originales a Contabilidad para su registro y archivo. Creación de Activos Fijos Los activos deben incluirse de manera individual (activo por registro) en el aplicativo, para facilitar su posterior control y administración. Pueden existir casos especiales, de acuerdo a la clasificación de los activos, como los que se mencionan a continuación: Muebles de oficina abierta: En el momento del ingreso deben desagregarse de la siguiente forma: superficies, porta teclados, gabinetes y accesorios menores conforman un puesto de trabajo y llevan un sticker individual, los archivadores se identificaran como activo independiente. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 38

39 Los paneles de oficina se ingresaran de forma independiente indicando el número de metros cuadrados que representan por área. Equipo de cómputo y comunicaciones: Los PC se integran en CPU, Monitor, Teclado y Mouse, asignándole código a cada uno de estos componentes, excepto al Mouse, sin embargo, este debe tomarse en los levantamientos físicos y ser asociados al equipo que presta servicio, identificándolos con los datos marca, modelo y serie (en caso que se puedan tomar estos datos). En el mismo registro de la CPU serán considerados aquellos elementos específicos que formen parte integral del activo como disco duro, CD-ROM, tarjetas de sonido y módem. Maquinaria y Equipo: Los activos fijos que por su naturaleza deban ser ingresados identificando sus partes, deben codificarse de la siguiente forma: Parte primario (activo principal), partes secundarias y accesorios (hijos del activo principal), formando un solo activo. De esta manera se tiene un adecuado control de cada una de las partes en el aplicativo de activos fijos. Muebles empotrados en el edificio, Cableado Estructurado y Sistemas especiales: Cuando se construyen muebles o se realizan adecuaciones permanentes en el inmueble y su retiro o desmonte signifique un daño o deterioro de los mismos, deben contemplarse como un mayor valor del edificio, siempre y cuando dicho edificio sea de propiedad de La Federación o exista un convenio con el propietario en el cual se pacte que las mejoras de ese tipo serán reconocidas económicamente por él. De lo contrario debe tratarse como una mejora en propiedad ajena y amortizarse o como un gasto de mantenimiento del edificio. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 39

40 Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 40

41 7.6 CONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS Los activos fijos deben ser conservados por el responsable de la custodia del bien y este debe informar de las anomalías que se presenten respecto al uso para darle el mantenimiento adecuado o para que se ordene la obsolescencia del activo o tomen las medidas necesarias en lo relacionado con la venta o baja de los mismos Salvaguarda de los Activos Fijos Absolutamente todos los activos fijos de la Federación y del Fondo deben estar asegurados para todos los riesgos que puedan ser susceptibles a los mismos. Es responsabilidad del Área de Almacén informar al Área Jurídica para la inclusión en las pólizas respecto de los activos fijos que se compren a diario. Adicionalmente y para mantener un mejor control, Control Interno mensualmente entregara un listado a Jurídica de los activos comprados a fin de asegurar el cubrimiento total de los activos en poder de la Federación. (Propios y de Terceros). Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 41

42 7.7 CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Responsabilidades o De los Empleados Para un mejor manejo y control de los Activos Fijos, los responsables de la custodia y cuidado son los empleados directos de La Federación. Su colaboración es fundamental para mantener actualizada la información. Para los casos en que existan empleados temporales con Activos Fijos asignados, la responsabilidad por la custodia y conservación de los mismos debe estar en cabeza del Jefe de Área, o Unidad, según corresponda. ES DEBER DE LOS RESPONSABLES DE LOS ACTIVOS REPORTAR INMEDIATAMENTE CUALQUIER NOVEDAD A TRAVÉS DE LOS FORMATOS DISEÑADOS PARA ELLO (AF- 1 Creación de Activos Fijos y AF-2 Movimiento de Activos Fijos ) El reporte debe hacerse ante el responsable designado para el control de los Activos Fijos de cada Área o Unidad de la Federación, quien a su vez reportará la novedad a la Dirección de Contabilidad para que se proceda a la actualización de los registros en la base de datos de Activos Fijos del Aplicativo SIIGO: Es conveniente recordar que cada persona debe estar asignada a un área, centro de costo específico y/o a una Unidad determinada, motivo por el cual, cualquier movimiento no sólo tiene efectos administrativos sino contables. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 42

43 Responsabilidad especificas de los empleados: o Verificar el estado de los activos fijos que va a recibir a su cargo y solicitar concepto técnico si es necesario. o Responder por la conservación de los activos fijos confiados a su guarda o administración y/o para llevar a cabo sus funciones. o Diligenciar e imprimir oportunamente el formato AF-2 Movimiento de Activos Fijos cuando sea necesario y solicitar las firmas autorizadas, para formalizar los movimientos ante la Dirección de Contabilidad, Almacén y ante la Dirección de Recursos Humanos. o Cuando el empleado se retire o traslade de la Federación es responsable de diligenciar el acta de entrega y formato de traslado de activos fijos en donde conste la entrega al nuevo responsable. o Velar por la custodia y cuidado de los Activos Fijos asignados solicitando su mantenimiento oportunamente. o Explicar en la conciliación de los inventarios físicos el porqué de las diferencias halladas. o Responder hasta con sus ingresos de demostrarse negligencia en la custodia y mantenimiento de los activos fijos a su cargo. o Cuando el Activo Fijo se deteriore o se pierda por causas imputables al empleado, la Federación le aplicara las sanciones legales establecidas en el reglamento interno de trabajo y a las políticas internas de personal o incluso dará por terminado el contrato de trabajo con justa causa atendiendo el grado de responsabilidad. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 43

44 o De las Jefaturas de Unidad y Jefaturas de Área El Jefe de Unidad o Jefe de Área será responsable de efectuar los controles necesarios para garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el cuidado y control de los activos fijos que se encuentren asignados a los funcionarios que integran su Unidad o Área. Las áreas o dependencias que hagan uso de los bienes, deberán informar si los activos adquiridos, presentan alguna falla o imperfecto al área de Almacén o Jefe de Unidad. (según el origen de la compra quienes son las personas responsables de la guarda y tenencia de las garantías de calidad e idoneidad de todos los bienes de la Federación) Cuando el empleado se retire de la Federación el Jefe de Unidad o Jefe del área correspondiente deberá diligenciar el formato AF- 2 de movimiento de activos fijos indicando el cambio de responsable o área. Asegurar en los inventarios físicos que se realicen las conciliaciones de las discrepancias oportunamente. Enviar un listado al Jefe de Almacén de los Activos Fijos adquiridos y retirados durante cada mes con el fin de incluirlos y excluirlos de las pólizas de seguros. Cuando se trate de activos fijos comunes es decir activos fijos utilizados por varios empleados se debe tener en cuenta que la custodia esta en cabeza de un solo responsable que podrá ser el Jefe de Unidad o de Área o quien asigne este. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 44

45 o Sistemas Bogotá. Recibir el Activo Fijo correspondiente a equipo de cómputo. Revisar las especificaciones técnicas del equipo y agregar los programas necesarios para la utilización del usuario. Plaquetear el Activo Fijo en un lugar de fácil visualización., en base al sticker suministrado por Almacén. Entrega al usuario final el Activo Fijo. Tener un listado del sistema (SIIGO) del inventarió de los equipos de computo con los que cuenta la Federación con el fin de monitorear e informar las discrepancias respectivas. o Dirección de Almacén. Elaborar orden de compra., según aprobación comité de compras. Recibir el Activo Fijo físicamente y verificar las características del mismo ( en el caso de activos de computo coordinar con el área de Sistemas su verificación). Solicitar a la Dirección de Contabilidad el respectivo código del Activo para proceder a emitir las respectivas plaquetas. Plaquetear el Activo Fijo en un lugar de fácil visualización del número de placa. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 45

46 Entrega al usuario final del Activo Fijo. Reclamar ante el proveedor la garantía, por lo tanto será su obligación en hacerlas efectivas. Proveer los informes que le sean solicitados para facilitar el control y seguimiento a los Activos Fijos por parte de los diferentes usuarios. Proveer los vistos buenos para el retiro de los empleados, una vez se hayan trasladado los activos fijos a otro responsable. o Dirección de Tesorería. Será responsable por la recepción y pago de las facturas de proveedor previamente registradas por contabilidad, asegurando el pago oportuno a los proveedores por este concepto. o Dirección de Control Interno. Se encargara de verificar y validar el cumplimiento de este procedimiento y proponer los cambios que considere oportunos. Verificar la actualización del procedimiento de Activos Fijos. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 46

47 o Dirección de Recursos Humanos. Asegurar los mecanismos necesarios para que los empleados puedan responder económicamente por los activos que están bajo su responsabilidad. Definir las sanciones a que se hará responsable el empleado por negligencia comprobada en la utilización o control de los activo a cargo. Proveer a Control Interno de forma periódica el listado de empleados de la Federación para actualizar la base de datos de Activos Fijos respecto a empleados que ingresan y los que se retiran. Solicitar cuando hay lugar a ello, la actualización o modificación del Reglamento Interno de Trabajo, que facilite el control y responsabilidad de los Activos fijos. o Dirección de Contabilidad Efectuar mensualmente los procesos de Depreciación. Enviar información a los encargados de activos fijos en cada Unidad o Área de la Federación, con el fin de mantener un mejor control de los activos fijos en el aplicativo. Coordinar y realizar inventarios físicos totales o parciales, con el fin de mantener una información veraz y razonable respecto a los activos fijos de la compañía, para soportar Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 47

48 el rubro de Propiedad Planta y Equipo en los Estados Financieros. Crear, trasladar, retirar o modificar oportunamente los registros de Activos Fijos en el Aplicativo SIIGO, acorde con las novedades informadas. Mantener un archivo completo de los Movimientos de Activos Fijos (Compras, bajas, traslados y ventas). Ordenar y liderar máximo cada año un inventario físico total de todos los activos de la Compañía., o elaborar aleatoriamente durante el año, hasta completar la verificación 100% del mismo, en la respectiva oficina o Unidad Inventario de los Activos Fijos Procedimiento mediante el cual se verifica una relación ordenada, completa y detallada de todos los bienes que integran el patrimonio de la Federación, con la información recopilada por medio de un conteo físico para identificar las diferencias y condiciones físicas de los activos de la entidad y finalmente poder mostrar la realidad de los mismos en los Estados Financieros. Esta actividad será liderada por el área de Contabilidad, con la supervisión de Control Interno. La verificación, cuantificación, clasificación, valoración, control y análisis del estado de los bienes, será el producto del ejercicio de inventarios en La Federación y se hará con el fin de conocer de manera real sus existencias, evitar riesgos de errores, pérdidas, deterioro, inmovilización o desperdicio de sus activos. Los resultados del inventario se deben comparar con los registros del auxiliar de activos Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 48

49 fijos, tanto los nombres de los elementos como de las placas de inventario asignadas, para la identificación de sobrantes y faltantes. El resultado de este ejercicio será de obligatoria observancia por parte de todos los empleados, áreas y responsables de la Federación involucrados en este procedimiento. Tipos de inventarios o Inventarios totales Son las verificaciones físicas que el área de Contabilidad activos fijos y los encargados de cada área funcional de la Federación realizan a todos los bienes de la Federación, de acuerdo al decreto 2649 de 1993 Art. 64*. o Inventarios parciales y periódicos Son los que se realizan en cualquier época de año y se hacen al nivel de divisiones, zonas, áreas, personas y clase de activo fijo por selección aleatoria. Periodicidad. Se recomienda una vez al año efectuar una verificación completa del listado de activos a cargo de la división, Unidades o áreas de la Federación, con el fin de detectar diferencias (sobrantes, faltantes), inconsistencias en la información o movimientos no reportados. Estas verificaciones serán lideradas por el responsable del área respectiva. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 49

50 Responsabilidades La participación de todas las áreas funcionales de la Federación es importante en el ejercicio de los inventarios físicos totales ya que deben ser adecuadamente planeados por el Área de Contabilidad- Activos Fijos, con la supervisión de Control Interno, en conjunto con los responsables de los activos de cada Área e informar con suficiente antelación a los funcionarios de la Entidad, las fechas y procedimientos a seguir. Después de elaborada esta verificación los encargados remitirán a Contabilidad y Almacén los resultados del mismo junto con las explicaciones y ajustes a que haya lugar y el Visto Bueno, del jefe de Área o Unidad La conciliación de las discrepancias es una responsabilidad conjunta del empleado, Jefe del Área, o Unidad, Control Interno y Almacén para que se aclaren en el menor tiempo posible, de lo cual se dejara constancia en acta. Resultados y Discrepancias del inventario Una vez terminado el ejercicio de inventarios, el área de Contabilidad- Activos Fijos previa consolidación y análisis de la información remitirá el resultado del mismo a los Jefe de Unidad y o Área según corresponda. En el caso de presentarse diferencias (sobrantes y faltantes), en el proceso de conciliación de la información, solicitará a los Jefes de Unidad o Área las respectivas explicaciones, las cuales se deberán presentar por medio de Actas y debidamente soportadas. Los ajustes a que haya lugar se harán mediante acta, con la firma de: Jefe Unidad o Área, Contabilidad, Almacén, Control Interno. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 50

51 Los Faltantes serán cargados a la operación de cada centro de costo y los sobrantes serán adicionados a la base de datos con costo cero Control de Herramientas y Equipos Con el fin de tener una adecuada identificación y control de las herramientas asignadas a cada Unidad o Convenio, es indispensable tener en cuenta las siguientes guías: Maquinaria y Herramienta Considerada como Activo Fijo o Es responsabilidad de los Jefes de Unidad y el Almacén mantener un AZ o archivo organizado de los Activos Fijos, por un tiempo mínimo de diez años contados a partir de la fecha de activación con la siguiente documentación: Formato AF-1 Identificación por Activo (Placa versus Orden de Trabajo) Copia de la Factura de Compra Copia del Documento de Transporte o Es responsabilidad de los Jefes de Unidad y el Almacén Mantener un listado por responsable y activo con el número de placa de los Activos (Herramientas) en campo. Nota: Esta información debe estar disponible en el momento que Control Interno o el área pertinente la solicite. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 51

52 Herramienta No Considerada como Activo Fijo o Estas deben permanecer en un sitio separado de las herramientas Activadas con el fin de identificarlas rápidamente como No objeto de Inventario. o El Jefe de Unidad deberá tener un listado actualizado para facilitar el control de estas herramientas y no incluirlo en los inventarios de Activos Fijos Reportes y Herramientas del Aplicativo de Activos Fijos. Los reportes del sistema SIIGO sirven para verificar con exactitud la información contenida en el aplicativo de activos fijos con diferentes opciones de consulta: a) REPORTE POR DEPENDENCIA Permite conocer los activos fijos por cada una de la Oficinas o Unidades Técnicas, permitiendo seleccionar un rango de meses, un activo fijo en particular y una Oficina o Unidad Técnica especificar, imprimiendo el resultado o exportándolo a un archivo plano. (Imagen 1.Reporte por Dependencia) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 52

53 Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 53

54 b) REPORTE DE ACTIVOS DEPRECIABLES COMPLETAMENTE: Permite conocer los activos fijos que se encuentran depreciados totalmente, brindando información como: código y nombre del activo, fecha de ingreso del activo, dependencia, valor de compra, valor de ajuste, valor de depreciación etc. (Imagen 2.Reporte de Activo Depreciables Completamente) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 54

55 c) REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO: Permite conocer los activos fijos de la organización, permitiendo tener una relación que facilita el proceso de inventario físico, generándolos por oficinas o Unidades técnicas con los datos específicos de los activos, fecha de ingreso, si esta en uso o no, ubicación física etc. (Ver imagen 3.Reporte de Planilla Inventario Físico) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 55

56 d) REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE: Permite conocer los acumulados que tiene cada uno de los activos a un determinado mes, permitiendo obtener información especifica del activo como: fecha de adquisición, Valor de compra, valor de ajuste, valor de depreciación, nombre y código del activo, etc. (Imagen 4.Reporte de Acumulado de Activos a un Corte) Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 56

57 Las discrepancias encontradas en estos reportes deben ser reportadas al Área de Contabilidad-, con copia a Control Interno y Almacén Fijos mediante los formatos establecidos para tal fin. Almacén realizará los cambios reportados por el responsable de activos fijos en cada Unidad u oficina logrando de esta forma tener un aplicativo actualizado. 7.8 BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS Son los bienes de consumo que afectan directamente el gasto o el costo, es decir no se manejan como Activo Fijo y se clasifican de acuerdo a los siguientes criterios: Aquellos que se gastan por el primer uso que se hace de ellos o dentro de un período corto de tiempo (Útiles de oficina, víveres). Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros por ejemplo tubos, cerraduras, elementos de decoración, construcción. Los de uso privativo o personal (Uniformes, gafas de seguridad). Los que al ser utilizados impiden de manera inmediata volverlos a utilizar (CDS). Los que se consumen o entran en la fabricación o construcción de un bien (materias primas). Los que sirven para reemplazar o sustituir lo que se ha dañado o falta en una cosa (repuestos). Todos aquellos que por analogía se parezcan o asemejen a los anteriormente descritos. Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 57

58 7.8.1 Elementos Susceptibles De No Ser Activo Fijo Por sus características, uso, vida útil probable y por ser elementos de menor cuantía no serán objeto de inventario físico los siguientes elementos: Cosedoras de escritorio Perforadoras de escritorio Sacabocados Percheros de pared y de piso Papeleras de escritorio Basureras de piso Pisa papel Tajalápiz manual o eléctrico Saca ganchos Porta revistas de escritorio Cafeteras Multitomas Diademas Dispensadores de cinta Ceniceros Canecas Butacos Cuadros decorativos (a excepción de las obras de arte) Cocinetas 1 puesto Filtros de agua Secadores de manos Tarjetas de memoria Discos duros Procesadores Extintores Adaptadores de corriente Mini persianas Alfombras Baterías Pápelografos Materas Persianas Extractores de pared. Bases Metálicas para Componentes 8. ANEXOS AF-1 Formato creación de Activo Fijo AF-2 Formato de Movimientos de Activos Fijos (traslado y baja) AF-3 Formato entrega de Activos Fijos Formato Inventario de Activos Fijos Flujograma General de Adquisición de Activos Fijos Flujograma Área de Almacén Adquisición de Activos Fijos Flujograma Comité de Compras Adquisición de Activos Fijos Flujograma Presupuesto Adquisición de Activos Fijos Flujograma Contabilidad Adquisición de Activos Fijos Fecha: Fecha: Fecha: Pag : 58

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