Módulo de Control de Inventarios de Bienes Muebles en Planteles Educativos

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1 Sistema de Información Educativa Manual de Usuario Módulo de Control de Inventarios de Bienes Muebles en Planteles Educativos Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 1

2 Contenido Por qué se debe registrar el inventario en el sistema. 3 Qué hacer antes de registrar el inventario en el sistema. 3 Qué se debe de registrar. 4 Qué hacer si no encuentro un artículo. 5 En que tiempo debo de registrar el inventario. 5 Quién es el responsable de registrar el inventario en el plantel. 5 Quién es el responsable del mobiliario y equipo del plantel. 5 Cuál es el siguiente paso después de haber registrado el inventario. 5 Cómo accesar al módulo del registro de mobiliario y equipo. 6 Cómo iniciar el registro de mobiliario y equipo. 6 Cómo modificar las propiedades y características de los artículos ya registrados. 12 Cómo borrar un artículo ya registrado en el inventario 13 Ejemplos 14 Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 2

3 Por qué se debe registrar el inventario en el sistema? El objetivo del sistema es registrar, administrar y controlar los bienes muebles que están bajo la responsabilidad de Director o Responsable del Plantel Educativo, bajo un instrumento que unifique criterios para su uso y destino, obteniendo con ello los siguientes beneficios: Modernización administrativa orientada a lograr un efectivo y óptimo aprovechamiento de los bienes muebles de que se dispone. Transparentar y agilizar los movimientos de altas, bajas y transferencias de los bienes muebles. Identificar la demanda de infraestructura educativa. Eliminar el llenado manual de la cédula censal. Facilitar el proceso de entrega-recepción cuando el director o responsable deje de prestar sus servicios en el plantel. Cumplir con el proceso de entrega-recepción de la actual administración. Qué hacer antes de registrar el inventario en el sistema? Realizar un levantamiento físico de todo el activo fijo del plantel educativo, concentrando y clasificando los bienes de acuerdo a las siguientes variables y al Catálogo General de Artículos. Descripción del bien. Cantidad. o Individual: Todo bien que tenga marca, modelo y número de serie. o Lote: Los bienes que NO tengan marca, modelo o serie, y que tengan las mismas características, las mismas condiciones físicas y el mismo tipo de adquisición. Características: o Material predominante. o Tipo. o Uso. o Accesorios. o Etc. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 3

4 Condición física: o Bueno: Se encuentra en condiciones adecuadas para su uso. o Malo: Requiere reparación parcial o total, no está en condiciones adecuadas y su uso es riesgoso. o Regular: Tienen deterioros en alguna de sus partes, pero no afecta su funcionamiento. Tipo de adquisición. o Gobierno del Estado: Todos los bienes entregados por la Secretaría de Educación y Cultura, o alguna otra Dependencia de Gobierno. o SEECH: Todos los bienes entregados por los Servicios Educativos del Estado de Chihuahua. o Donaciones: Los bienes adquiridos por la Sociedad de Padres de Familia, entregados por alguna Institución pública o privada, y por particulares. o Recursos propios: Compras directas por actividades propias de la escuela. Número de inventario. Marca. Modelo. Serie. Fecha de adquisición Qué se debe de registrar? Todo el mobiliario y equipo que se encuentre en el plantel y que cumpla con las siguientes condiciones: a. Que haya sido entregado por alguna dependencia de Gobierno del Estado. b. Que haya sido adquirido por la sociedad de padres. c. Que haya sido donado por alguna institución pública, particulares o por la iniciativa privada. d. Que no sea propiedad del personal de la escuela. e. Que no sean bienes entregados por los programas de Enciclomedia y Red Escolar. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 4

5 Qué hacer si no encuentro un artículo? PARA ESCUELAS FEDERALES: Comunicarse al Área de Control de Inventarios, a los siguientes teléfonos: , , extensiones 15630, 15631, 15632, y El catálogo de artículos que tiene el sistema, es administrado por el Departamento de Bienes Patrimoniales, por lo cual agregar un artículo o modificar las opciones de sus características requiere un mínimo de 48 horas. En que tiempo debo de registrar el inventario? El período en que debe de ser registrado el inventario inicia el lunes 26 de octubre del 2009 y termina el lunes 30 de noviembre del mismo año. Quién es el responsable de registrar el inventario en el plantel? El director o responsable del plantel educativo. Quién es el responsable (custodia o resguardo) del mobiliario y equipo del plantel? El director o responsable del plantel educativo. Cuál es el siguiente paso después de haber registrado el inventario inicial? Imprimir el acta de Inventario Físico del Activo Fijo: En desarrollo. El orden del desarrollo e implementación de las siguientes etapas del módulo de control de inventarios de bienes muebles son: 1. Altas. 2. Transferencias. 3. Bajas. 4. Inventarios. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 5

6 Cómo accesar al Módulo del Registro de Mobiliario y Equipo? Para iniciar el registro del Mobiliario y Equipo existente en el centro escolar es necesario elegir la opción Escuela del menú principal de la aplicación: A continuación se despliega un submenú que contiene la opción de Mobiliario y Equipo : Cómo iniciar el Registro de Mobiliario y Equipo? Una vez elegida la opción de Mobiliario y Equipo, se despliega una pantalla que muestra el Mobiliario y Equipo registrado a la fecha. Para iniciar el registro de un nuevo Artículo se selecciona el botón, existen dos formas de registrar un artículo, con el número de inventario de la etiqueta o con la descripción del artículo. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 6

7 Es importante mencionar que si el artículo esta inventariado, primero se debe buscar por el número de etiqueta, en caso de que no se encuentre registrado en la base de datos de bienes patrimoniales, se debe de agregar buscándolo por su descripción. Por descripción del artículo: Para ubicar el artículo sólo es necesario teclear su Descripción y elegir el botón, como se muestra a continuación: A continuación el sistema muestra los artículos que coinciden con la descripción especificada, estos artículos aparecen agrupados según el catálogo de Cuentas Contables de la Secretaría de Finanzas y Administración: Los grupos que se deberán utilizar para el registro del mobiliario y equipo son: Mobiliario y Equipo de Oficina: Para todos los bienes que son utilizados por el personal Directivo, administrativo y de apoyo del plantel escolar. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 7

8 Mobiliario y Equipo Escolar: Para todos los bienes ubicados en las aulas, laboratorios, talleres y anexos, utilizados por lo docentes y alumnos del plantel escolar. El siguiente paso es seleccionar el artículo buscado de la lista mostrada y el sistema muestra una advertencia que pide la confirmación para agregarlo al inventario de la escuela: Si no se desea agregar el artículo seleccionado, sólo es necesario elegir el botón y el sistema regresará a la pantalla anterior. Si la elección fue registrar las propiedades y características del artículo:, se mostrara una pantalla, en la cual se deberán Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 8

9 Los datos o campos obligatorios se muestran en negritas, sin embrago es importante para este proceso, completar todos o la mayoría de los propiedades y características solicitadas. A continuación se describe cada uno de los datos solicitados: Propiedades del Artículo: Num. Etiqueta: Este dato lo asigna el Departamento de bienes patrimoniales de la SFA. Cantidad (obligatorio): Cantidad de artículos a registrar, existe la posibilidad de registrar un lote de artículos siempre y cuando cumplan con los siguientes criterios: o Que el lote de artículos tenga las mismas propiedades y características, sobre todo las condiciones físicas. o Que no tenga marca, modelo y número de serie. o Costo (obligatorio): Costo en pesos de adquisición del artículo, en caso de haber capturado un lote de artículos el costo debe de ser unitario, si no se cuenta con la factura es necesario estimar el costo o dejarlo con el valor de 1 peso. Condiciones (obligatorio): Condición actual del estado físico del artículo. o Bueno: Se encuentra en condiciones adecuadas para su uso. o Malo: Requiere reparación parcial o total, no está en condiciones adecuadas y su uso es riesgoso. o Regular: Tienen deterioros en alguna de sus partes, pero no afecta su funcionamiento. Tipo de adquisición (obligatorio): Forma por la cual fue adquirido el artículo. Descripción: Nombre general del artículo, este dato no se puede modificar. Marca: Marca del fabricante del artículo. Modelo: Modelo del Artículo. Serie: Número de serie asignado por el fabricante. Fecha de adquisición: Sólo si se cuenta con la fecha. Fecha de registro: Fecha de captura del artículo, este dato es generado automáticamente por el sistema y no es posible modificarlo. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 9

10 Usuario (obligatorio): Personal directivo, administrativo o docente que tiene la responsabilidad de resguardar el artículo. Características: Las características son variables dependiendo del artículo que se esté registrando, para este ejemplo se muestran las características de una silla del grupo Mobiliario y Equipo Escolar: Material (obligatorio): Material predominante con el que fue construido el artículo. Tipo (obligatorio): Clasificación según el uso. Accesorios: Accesorios del artículo. Plazas: Número de plazas del artículo. Una vez que ya se hayan definido las propiedades y características del artículo sólo es necesario seleccionar el botón, a continuación aparecerá una alerta que nos pregunta Está seguro que desea guardar la información?, si la respuesta es afirmativa sólo es necesario seleccionar el botón para terminar el registro del artículo, en caso contrario, si no se desea registrar el artículo debe seleccionar el botón y el sistema regresara a la pantalla de captura de las propiedades y características. Si se desea cancelar el registro del artículo, estando en la pantalla de captura de las propiedades y características del artículo, se selecciona el botón y el sistema los regresa, sin registrar el artículo, a la pantalla que muestra el listado del inventario registrado en el plantel escolar. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 10

11 Por número de etiqueta: Para ubicar el artículo sólo es necesario teclear el Número de Etiqueta, confirmarlo y elegir el botón. Si el artículo se encuentra registrado en la base de datos de bienes patrimoniales, el sistema mostrará la siguiente pantalla: el siguiente paso es seleccionar el artículo al que corresponde ese número de inventario, confirmar que sí se desea agregar el artículo al inventario y actualizarle sus características en la siguiente pantalla: Una vez actualizadas las características sólo resta elegir el botón agregarlo al inventario del plantel educativo. para Nota: En caso que el artículo cuente con número de inventario y no se encuentre registrado en la base de datos de bienes patrimoniales, se deberá de registrar por descripción del artículo. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 11

12 Cómo modificar las propiedades y características de los artículos ya registrados? Para editar y modificar las propiedades de un artículo, se debe ubicar en la pantalla que muestra los artículos registrados, seleccionando la opción Mobiliario y Equipo del menú Escuela. Una vez ubicado en esa pantalla sólo es necesario seleccionar el artículo que desea modificar, a continuación el sistema mostrará la pantalla que contiene las propiedades y características del artículo, sólo resta modificar la información, elegir el botón y confirmar el registro de las modificaciones del artículo seleccionando el botón. Si se desea cancelar la edición o modificación del artículo, se debe de elegir el botón alerta: y confirmar la cancelación con el botón en la siguiente pantalla de Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 12

13 Cómo borrar un artículo ya registrado en el inventario? Para borrar un artículo se debe ubicar en la pantalla que muestra los artículos registrados, seleccionando la opción Mobiliario y Equipo del menú Escuela. Una vez ubicado en esa pantalla sólo es necesario seleccionar el botón en la parte inferior izquierda y confirmar la eliminación con el botón siguiente pantalla:, ubicado en la Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 13

14 Ejemplos Ejemplo 1 : Como capturar un silla de mobiliario escolar Las sillas del mobiliario escolar se podrán capturar por lotes ya que son artículos que carecen de marca, modelo y serie. En la descripción del artículo se debe sólo capturar la palabra silla La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera: o Material Madera.-Sólo si la silla es completamente de madera. Metal.- Sólo cuando la silla sea totalmente de metal Piel.- Cuando una silla no importando su estructura (metal o madera) se encuentra cubierta de piel. Polipropileno.- Cuando una silla no importando su estructura de metal cuente con una pieza de este material como base del asiento. Tela.- Cuando una silla no importando su estructura de metal cuente con una pieza de este material como base del asiento. Vinil.- Cuando una silla no importando su estructura de metal cuente con una pieza de este material como base del asiento. o Tipo Apilable, Batería, Con paleta, Ejecutiva, Fijo de visita, Giratorio, Plegable, Secretarial, Secretarial neumática, Tubular. En base a los criterios propios del usuario una silla podrá presentar uno o más tipos a la vez por lo que se debe seleccionar el que más defina el artículo. o Uso Para docente. De Preescolar. En el caso de una silla del mobiliario escolar el usuario podrá capturar: Descripción del bien.- Silla Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 14

15 Material.- Madera, o Metal, o Polipropileno Tipo.- Con paleta o Apilable Ejemplo 2: Como capturar un mesa de mobiliario escolar Las mesas del mobiliario escolar se podrán capturar por lotes ya que son artículos que carecen de marca, modelo y serie. En la descripción del artículo se debe sólo capturar la palabra Mesa La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera: o Material Madera.-Sólo si la mesa es completamente de madera. Metal.- Sólo cuando la mesa sea totalmente de metal Polipropileno o Plástico.- Cuando una mesa no importando su estructura de metal cuente con una pieza de este material como base. Melamina.- Cuando una silla no importando su estructura de metal cuente con una pieza de este material como base. o Uso Comedor, Mesabanco, Para Biblioteca, Para computadora, Para diseño, Para impresora, Para juntas, Para máquina de escribir, Para sala, Para trabajo. En base a los criterios propios del usuario una mesa podrá presentar uno o más tipos a la vez por lo que se debe seleccionar el que más defina el artículo. En el caso de una mesa del mobiliario escolar el usuario podrá capturar: Descripción del bien.- Mesa Material.- Madera, o Metal, o Polipropileno Uso.- Mesabanco o Trabajo (en este uso se establece la mesa para el maestro). Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 15

16 Ejemplo 3: Como capturar un equipo de computo que incluye C.P.U., Teclado y Monitor. Los equipos de cómputo se capturan de manera individualizada ya que son artículos que contienen marca, modelo y serie, o al menos uno de estos. En el caso de los equipos de cómputo genéricos pueden omitir algún dato de los mencionados. C.P.U. En la descripción del artículo se debe capturar: Computadora Personal. La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera: o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte trasera o posterior del equipo y se pueden localizar de una manera más accesible. o Existen además otras características técnicas que tiene la Computadora Personal como son: o Disco duro.- Este dato es en Gigabytes y depende del equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque. Ejemplo: 10 Gigabytes, 80 Gigabytes, 40 Gigabytes. o Memoria.- Este dato es en Megabytes o Gigabytes y depende del equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque. Ejemplo: 64 Megabytes, 128 Megabytes 512 Megabytes o 1 Gigabyte o Procesador.- Este dato depende del equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque. Ejemplo: Pentium lll, Pentium IV, AMD, ATHLON Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 16

17 o Velocidad.- Este dato es en Megahertz o Gigahertz y depende del equipo. Si las opciones que el Sistema le muestra no se apegan a la de su Computadora Personal seleccione el que más se acerque. Ejemplo: 400 Megahertz, 750Megahertz, 1.2 Gigahertz, 1.7 Gigahertz Monitor. La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera: o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte trasera o posterior del equipo y se pueden localizar de una manera más accesible. o Dimensiones.- Este dato es que determina el tamaño en pulgadas de la pantalla del monitor. Ejemplo: 14 pulgadas, 15 pulgadas, 17 pulgadas, 21 pulgadas. o Tipo.- Este dato es en base a la tecnología con que se fabricó el monitor. Ejemplo: CRT (son los monitores grandes) LCD y Plasma (son los monitores llamados planos). Teclado. La característica de este artículo es especificada de la siguiente manera: o Marca, Modelo y Serie.-Estos datos se encuentran en la parte trasera o posterior del equipo y se pueden localizar de una manera más accesible. o Tipo.- Para pc únicamente. Sistema de Información Educativa: Control de Inventario de Bienes Muebles en Planteles Educativos 17

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