SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD F SGC 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTO 3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA:

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1 No. de Pág.: 1 de 11 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD F SGC 02 MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Apoyo administrativo al proceso de ingreso de personas por Ley de la Carrera Administrativa Municipal. 2. AMBITO DE COMPETENCIA: Unidad Organizativa que elabora el procedimiento:departamento de Dirección, Gerencia, Subgerencia, Unidad: Subgerencia del Talento Humano 3. LISTAR MARCO LEGAL, NORMATIVA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA: Ley de la Carrera Administrativa Municipal Acuerdo Municipal 6.7 SE ultimo inciso Numeral 5 Manual de Organización y Funciones(MOF) del Departamento de 4. PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLE (CARGO) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Revisión previa de documentos para solicitar apertura de concursos 1 Recibe de la unidad solicitante, la documentación para validación previa de apertura de concursos: - Solicitud de apertura de concurso de ascenso de nivel o de concurso abierto (Anexo 1), con la firma de la Jefatura de la unidad solicitante, Visto Bueno de la Jefatura de la unidad superior, Visto Bueno del Director según jerarquía. - Formulario de Visto Bueno presupuestario autorizado por el Presupuesto (Anexo 2) - Descriptor del puesto de la plaza en concurso Remite a Colaborador Técnico para que realice revisión. 2 Colaborador Técnico Realiza revisión de documentación y otorga Visto Bueno, coordina con la unidad solicitante para que subsane observaciones, si las hubiere, pasa a Jefe 1

2 No. de Pág.: 2 de 11 PASO RESPONSABLE (CARGO) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES del Departamento de. Apertura de Concurso de Ascenso de Nivel y Concurso Abierto 1 Recibe documentos de la unidad solicitante, revisa y da visto bueno, verificando que la solicitud contenga sus respectivos anexos y traslada al Colaborador Técnico para que inicie proceso. 2 Colaborador Técnico Elabora convocatoria para ascenso de nivel (Anexo 3) o concurso abierto (Anexo 4) y memorando, dirigido al delegado del Alcalde, solicitando la firma en la solicitud de apertura y convocatoria anexos del concurso. Pasa a revisión y firma del Jefe del Departamento de. 3 Revisa convocatoria y memorando, firma y pasa a Asistente Administrativo para Visto Bueno del Subgerente del Talento Humano y despache. 4 Asistente Administrativo Recibe memorando con la convocatoria, obtiene Visto Bueno del Subgerente del Talento Humano, anota en libro de correspondencia y envía al delegado del Alcalde para firma. Una vez firmada remite a Gestión de Personal. 5 Recibe, revisa firmas y traslada al Colaborador Técnico para continuar con el proceso. 6 Colaborador Técnico Recibe convocatoria firmada, elabora memorando dirigido a las Unidades Organizativas, incluyendo las Entidades Descentralizada. Pasa a Jefe del Departamento de para firma y revisión. 7 Recibe y firma memorando con convocatoria anexa y pasa a Asistente Administrativo para Visto Bueno del Subgerente. 8 Asistente Administrativo Obtiene Visto Bueno del Subgerente del Talento Humano, pasa al Colaborador Técnico para continuar con el proceso. 2

3 No. de Pág.: 3 de 11 PASO RESPONSABLE (CARGO) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 9 Colaborador Técnico 10 Colaborador Técnico Recibe memorando y convocatoria, coloca fecha de inicio y de cierre para la recepción de currículos y publica en carteleras; concurso de ascenso de nivel será por 5 días hábiles y concurso abierto por 15 días hábiles, ambas fechas antes del cierre de inscripción al concurso; elabora listado de acuse de recibido y cuadro de inscripción de aspirantes. Elabora diseño de publicación, cuando los concursos abiertos son de nivel de Dirección o de nivel Técnico y se solicita a la Gerencia de Comunicación Social la publicación en un periódico de mayor circulación, con ocho días hábiles de anticipación a la fecha de cierre de inscripción del concurso; pasa memorando para revisión y firma del. 11 Recibe memorando con anexo de diseño de publicación, revisa, firma y pasa a Asistente Administrativo. 12 Asistente Administrativo 13 Asistente Administrativo Recibe memorando con anexo, anota en libro de correspondencia y obtiene Visto Bueno del Subgerente del Talento Humano. Recibe memorando con Visto Bueno envía a la Gerencia de Comunicación Social. FIN DE PROCEDIMIENTO Recepción de currículos e Inscripción de Aspirantes 1 Colaborador Técnico 2 Colaborador Técnico Realiza el proceso de recepción de currículos e inscripción de aspirantes en el plazo estipulado en la convocatoria; efectúa en conjunto con la Jefatura del Departamento, la preselección de aspirantes que cumplen con los requisitos mínimos de la plaza en concurso. Elabora memorando dirigido al jefe de la unidad solicitante, detallando y anexando los currículos de los aspirantes preseleccionados para revisión y elaboración de prueba de idoneidad y pasa a firma 3

4 No. de Pág.: 4 de 11 PASO RESPONSABLE (CARGO) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES de la jefatura del Departamento. 3 Recibe, revisa y firma memorando y traslada a Asistente Administrativo para Visto Bueno del Subgerente. 4 Asistente Administrativo Recibe memorando con anexos, anota en libro de correspondencia y traslada al Subgerente del Talento Humano para la obtención del Visto Bueno. Remite con Visto Bueno del Subgerente a la Unidad solicitante. Aplicación de Prueba de Idoneidad FIN DE PROCEDIMIENTO 1 Asistente Administrativo Recibe de la unidad solicitante pruebas de idoneidad elaboradas y traslada al Jefe del Departamento de. 2 Recibe y revisa prueba de idoneidad elaborada y traslada al Colaborador Técnico para que programe día y hora de aplicación. 3 Colaborador Técnico 4 Colaborador Técnico 5 Colaborador Técnico 5 Jefe de Recibe prueba de idoneidad y programa día y hora de aplicación comunicando a los aspirantes dicha información. Aplica prueba. Aplica la prueba de idoneidad a los aspirantes convocados en día y hora señalada. Elabora memorando para unidad solicitante y remite las pruebas de idoneidad resueltas por los aspirantes, para que califique cuantitativamente y devuelva en 3 días hábiles siguientes. Pasa al Jefe de para firma. Recibe memorando con pruebas de idoneidad resueltas y traslada a Asistente Administrativo para obtención de visto bueno del Subgerente del Talento Humano y remita a unidad solicitante. FIN DE PROCEDIMIENTO 4

5 No. de Pág.: 5 de 11 PASO RESPONSABLE (CARGO) DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recepción de pruebas de idoneidad calificadas 1 Asistente Administrativo Recibe memorando enviado por la Unidad solicitante con prueba de idoneidad calificada y traslada al Gestión de Personal. 2 Recibe, revisa pruebas de idoneidad calificadas y traslada a Colaborador Técnico. 3 Colaborador Técnico Recibe memorando con pruebas de idoneidad calificadas y elabora nota de remisión en la que detalla la documentación anexa a enviar a la Comisión de la Ley de la Carrera Administrativa Municipal. Firma de elaborado y traslada al Jefe del Departamento de. 4 Recibe, revisa y firma nota de remisión con sus anexos y traslada a Asistente Administrativo para Visto Bueno del Subgerente del Talento Humano. 5 Asistente Administrativo 6 Asistente Administrativo 7 Colaborador Técnico Recibe y sella nota de remisión, anota en libro de correspondencia y pasa a Subgerencia del Talento Humano para obtención de visto bueno. Recibe nota de remisión con visto bueno del Subgerente del Talento Humano y pasa al Colaborador Técnico. Recibe, revisa saca copias, envía la documentación a la Comisión de la Carrera Administrativa Municipal y archiva. FIN 5

6 No. de Pág.: 6 de 11 6

7 No. de Pág.: 7 de ANEXOS ANEXO 1: SOLICITUD DE APERTURA DE CONCURSOS 7

8 No. de Pág.: 8 de 11 ANEXO 2: FORMULARIO PARA VISTO BUENO PRESUPUESTARIO 8

9 No. de Pág.: 9 de 11 ANEXO 3: CONVOCATORIA PARA ASCENSO DE NIVEL 9

10 No. de Pág.: 10 de 11 ANEXO 4: CONVOCATORIA PARA CONCURSO ABIERTO 10

11 No. de Pág.: 11 de REGISTRO DE MODIFICACIONES (F- SGC 01) No. MODIFICACIONES 1 Actualización del logo institucional 2 Se modificó el ámbito 4 3 Se reemplazaron los anexos 4 Se actualizaron las firmas de los responsables del procedimientos 11