MANUAL DE PROCESOS VENDORS PARA PROVEEDORES

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1 MANUAL DE PROCESOS VENDORS PARA PROVEEDORES Estimado proveedor, Equion ha implementado un portal de autogestión que le permitirá a sus asociados de negocio, interactuar de forma mas ágil y personal al realizar sus solicitudes de vinculación y/o actualización. Con el fin de facilitar el entendimiento de dicho portal, a continuación se detalla el paso a paso de los flujos de creación y actualización de proveedores a los cuales usted podrá acceder como proveedor para realizar la gestión que corresponda según su requerimiento. Les solicitamos utilizar el navegador Google Chrome para acceder al portal y validar que no tenga restricciones de seguridad en su compañía para acceder a este portal web y/o para cargar o descargar documentos. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 1

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INGRESO AL PORTAL DE VENDORS 3 2. PROCESO COMPLETAR SOLICITUD PARA CREACIÓN 5 PROVEEDORES 3. PROCESO PARA ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE 15 PROVEEDORES Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 2

3 1. INGRESO AL PORTAL DE VENDORS Como requisito indispensable para ingresar al portal de vendors de Equion, usted debe contar con un usuario y contraseña. Su usuario, sin importar si se es proveedor nacional o del exterior corresponde a su identificación tributaría. (ID, RUC, CUIT, NIT, etc.). Es posible que lo encuentre con su dígito de verificación o sin él (si aplica). Se le recomienda tener presente digitar el usuario sin puntos, comas o caracteres especiales. Si usted es un proveedor nuevo de Equion, su número de contraseña le será suministrado a través de correo electrónico en el momento en que se requiera su vinculación a la maestra de proveedores. Si por el contrario es un proveedor ya vinculado, usted podrá obtener su contraseña realizando autogesión en el portal, sino recuerda la que debió haber recibido previamente. En cualquier caso, antes de su ingreso, ya sea porque recibió previamente su usuario y/o contraseña o porque realizó autogestión para su recuperación, usted debe conocer estos datos para poder hacer uso del portal. Esta contraseña tambien aplica para acceso al portal de consulta de Estado de cuenta y emisión de los Certificados de Retención. Tenga presente que a través del portal usted puede realizar gestión para su creación, caso en el cual recibirá previamente un correo de invitación a ingresar a la plataforma o actualización (básica o avanzada) para lo cual cuando lo requiera, podrá ingresar en cualquier momento contando con su usuario y contraseña. Finalmente es importante que usted tenga en cuenta que el portal de vendors de Equion es administrado por Carvajal, por lo cual para cualquier duda que se le pueda presentar respecto a su manejo, usted puede comunicarse a través de los siguientes canales, establecidos para este fin: Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 3

4 Proveedores Nacionales Correo electrónico o de las siguientes líneas de atención: Bogotá : (57-1) Yopal : (57-8) Cali : (57-2) Medellín : (57-4) Barranquilla : (57-5) Proveedores del Exterior Correo electrónico vendors@equion-energia.com Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 4

5 2. PROCESO COMPLETAR SOLICITUD PARA CREACIÓN PROVEEDORES 2.1. Para iniciar el proceso de vinculación a la maestra de proveedores de Equion, usted debe haber recibido previamente una invitación por correo electrónico similar a la siguiente, la cual contiene los datos de usuario (número de identificación tributaria) y contraseña: Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 5

6 Dicha invitación es posible, dado que un usuario Equion creó previamente en el portal de Carvajal un caso para su vinculación, por lo cual dicho usuario también recibirá una notificación como la siguiente con la cual podrá hacer seguimiento a su gestión como proveedor. La información de su correo electrónico, razón social, número de identificación y contacto, fueron previamente digitadas en el portal por su contacto en Equion para crear el caso mencionado que usted continuará en el portal para su vinculación. Por favor verifique que su número de identificación este correcto, de lo contrario ubique a su contacto en Equion para que sea creado un nuevo caso, ya que este campo no puede ser editado desde su usuario Si sus datos son correctos, el link enviado en el correo lo dirigirá a la pantalla de ingreso. Allí digite su usuario y la contraseña asignada la cual tendrá solo 4 dígitos. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 6

7 2.3. Con el fin de que solo usteda administre su contraseña, el sistema le pedirá automáticamente que cambie su contraseña por una igual o mayor a 5 dígitos según se muestra en la siguiente pantalla: 2.4. Si presenta algún inconveniente con la contraseña enviada en el correo de invitación, usted puede realizar autogestión de contraseña ingresando al siguiente link: de acuerdo con el procedimiento indicado a continuación: Click en Realizar Transacciones Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 7

8 Escoger la opción Gestión de Contraseña Realizar el cambio de su contraseña según los criterios establecidos Una vez tenga la nueva contraseña, usted debe ingresar de nuevo a la plataforma, escogiendo la opción de vendors que lo llevará a la pantalla donde se le solicitará ingresar con sus credenciales de acceso. En el portal de Vendors encontrará las siguientes funciones: Nuevo caso: A través de esta opción podrá generar solicitudes de actualización una vez haya sido creado en el portal y en la base de datos de Equion. Bandeja de Entrada: A través de esta opción visualizará todos los casos que se envíen para su gestión, ya sea para completar el formulario de creación o los casos que se devuelven por faltantes en la documentación suministrada. Para tener acceso a un caso existente, dar doble click en el número de Caso. Borrador: A través de ésta opción visualizara los casos que no se han completado para envío y trámite posterior en Carvajal. Nota: Si desea guardar en cualquier etapa del proceso un borrador del caso registrado, debe dar click en Continuar de lo contrario podrá perder la información y tendrá que repetir el proceso. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 8

9 2.6. Ingrese a la bandeja de entrada para abrir el caso que le ha llegado a través del portal para completar su gestión, por favor no olvide, seleccionar término de pago y forma de pago que han sido negociadas con EQUION, tener en cuenta las alertas que el sistema arrojará en caso de escoger las opciones que estén por fuera de las políticas de pago de Equion y lo que debe cumplir en cada caso. Una vez complete estos datos dar click en siguiente Culminado el paso anterior, se abrirá el formulario de creación que debe ser diligenciado completamente. Tenga en cuenta la información en la parte ubicada en la parte superior del formulario, allí encontrará una lista de los documentos que usted debe adjuntar para su aprobación como proveedor. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 9

10 Tip de Funcionalidad No. 1: Opciones de Navegación Los botones paso anterior o siguiente paso, le permitirán movilizarse dentro del portal de Vendors, por lo cual recomendamos NO utilizar los botones auxiliares del navegador para ir y volver de una página a otra. Luego de diligenciar el formulario dar click en Continuar Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 10

11 2.8. Al completar el formulario y dar click en continuar usted encontrará una pantalla que le permitirá descargarlo en su PC utilizando la opción Abrir. Le recomendamos revisar y estar seguro de la información registrada, antes de proceder a imprimir. Si considera necesario realizar algún cambio, puede retroceder y realizar el cambio que requiera, teniendo en cuenta de igual modo que debe dar click en continuar hasta poder visualizar la pantalla de descarga del formulario nuevamente. Cuando imprima el formulario debe asegurarse que contenga toda la información registrada en el sistema correctamente, ya que usted debe hacerlo firmar con huella de su Representante legal y realizar autenticación notarial (esto último para proveedores nacionales). El portal le permitirá adjuntar nuevamente el formulario, y la información contenida en el mismo debe coincidir con lo registrado en el sistema, pues lo contrario puede ser razón de devolución de su caso Cuando de click en Siguiente paso, se abrirá igualmente una pantalla en la que podrá descargar también la Matriz de documentos para creación o actualización de Proveedores, (donde podrá chequear que información o formularios adicionales debe tener en cuenta en el proceso) y el formato Conocimiento de la Contraparte requeridos de acuerdo al tipo de proveedor Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 11

12 al que pertenece. Se le recomienda tener a la mano todos los documentos y/o formularios diligenciados antes de continuar a la página siguiente Una vez cuente con todos los documentos correctamente diligenciados, y autenticados si es del caso, además de los certificados y/o requisitos adicionales solicitados en la Matriz de documentos para creación o actualización de Proveedores, usted estará listo para adjuntarlos a su requerimiento en la pantalla Adjuntar y verificar documentos. Recuerde que de no adjuntar correcta y completamente los documentos, la solicitud puede ser devuelta o rechazada Para adjuntar documentos solo debe dar click en Seleccionar archivo, seleccionar el nombre del documento que está ingresando y adicionalmente ingresar la fecha de expedición de cada documento en el campo Fecha Vigencia. En caso de contener todos los documentos comprimidos en ZIP o RAR, podrá ingresarlos seleccionando el Tipo de documento (Todos) e indicar como fecha de vigencia la del día que los está ingresando. Sin embargo, para mayor control de la vigencia de sus documentos, se recomienda adjuntar los documentos uno a uno. Para terminar, debe dar click en enviar. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 12

13 Tip de Funcionalidad No. 2: Complementos El boton Nuevo permite adicionar líneas para adjuntar más documentos y el boton Borrar le permitirá eliminar las líneas que no desee adicionar Luego de dar click en enviar, podrá visualizar la pantalla que le indica que ha completado su caso de forma exitosa, puede dar click en cerrar para termina y enseguida verá tres pantallas adicionales que le indicarán que su caso ha sido asignado a la tarea siguiente a cargo de Carvajal y le permitirán salir del portal. Pantalla 1: Notificación cargue con éxito de los documentos Pantalla 2: En esta pantalla podrá identificar la persona encargada de la tarea siguiente. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 13

14 Pantalla 3: En el menú principal puede dar click en salir para cerrar el portal Una vez su caso ha sido finalizado y/o enviado a la siguiente tarea, no podrá ser editado desde su perfil de proveedor y será atendido por Carvajal para continuar con el proceso de verificación y análisis de la información. Si es necesario, en este punto del proceso Carvajal le informará a través del portal y notificación automática a su correo electrónico que ajuste, complete o modifique documentos o información. De encontrar todo en orden y acorde con los requerimientos de EQUION, se dará continuidad al caso La información validada será enviada a EQUION, quien se encargará de su aprobación final para ser vinculado en su maestra de proveedores y será el mismo quien le notificará del cierre del caso. FIN DEL PROCESO Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 14

15 3. PROCESO PARA ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE PROVEEDORES 3.1. Para iniciar el proceso de actualización de proveedores de EQUION, usted debe conocer previamente su usuario contraseña, sino la recuerda, tenga en cuenta que puede realizar el proceso de autogestión de contraseña indicado en el punto 2.4 de este manual Ingresar a la dirección de la siguiente manera: Escoger la opción Realizar Transacciones Ingresa por la transacción Vendors Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 15

16 Digite su usuario y contraseña, la que pudo ser notificada por un correo electrónico enviado por Equion a sus proveedores o a través del proceso de creación anteriormente descrito Para la generación de un caso de actualización debera tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Escoger la opción actualización de proveedores 2. Al ingresar visualizará un formulario inicial con los datos básicos que podrá actualizar sin necesidad de adjuntar documentos adicionales. Se consideran datos básicos: El departamento, la ciudad, la dirección, el telefono, el Fax y el Correo electrónico. 3. Si solo requiere actualizar datos básicos Actualización Básica al terminar de sobreescribir los cambios dar click en Enviar para terminar el proceso. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 16

17 4. Si se requiere realizar actualización de datos tales como: Nombre o Razón Social, Representante legal, cambio en las condiciones tributarias y cambio en la información bancaria deberá ingresar por la misma transacción anterior activando el check de Actualización avanzada. Debe tener en cuenta que en este flujo deberá cumplir con la actualización completa de los formularios que se le mostrarán a continuación y adjuntar los documentos solicitados, tal como en el proceso de creación. Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 17

18 La actualización avanzada puede realizarse por diferentes motivos: 1. Por solicitud del EQUION en el momento que requiera actualizar los documentos de sus proveedores. 2. Cuando el proveedor requiera generar actualización de los datos mencionados en el punto Cuando el proveedor es notificado de inconsistencias en sus pagos y debe modificar y/o actualizar la información de sus cuentas bancarias. 4. Vencimiento de los documentos iniciales de creación: RUT y Certificados de Dedicación Exclusiva (cuando aplique) En todos los casos anteriores ustes como proveedor es responsable de ingresar al portal y generar el caso, contando con todos los soportes y documentos necesarios. El no cumplimiento de todos los requisitos, es motivo para que la solicitud sea devuelta o rechazada. (Ver proceso para creación proveedores) Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 18

19 Nota: Para la actualización Básica y Avanzada es obligatorio digitar el nombre o correo electrónico de su contacto en Equion El proceso finalizará con el envío del formulario de actualización con los soportes solicitados. Al igual que en el proceso de creación Carvajal revisará y analizará la información que será enviada a EQUION para que realice el proceso correspondiente de aprobación para captura en SAP. El cierre del caso le será notificado por EQUION. FIN DEL PROCESO Elaborado por CARVAJAL para EQUION ENERGIA LIMITED PÁGINA 19